W firmach dość powszechna jest wiedza na temat wartości informacji biznesowych. Do rzadkości należy jednak wiedza na temat ich wykorzystania na szeroką skalę. Analiza firma Canon wskazuje też na braki w efektywności i organizacji systemów zarządzania informacjami.
Badania przeprowadzone przez firmę Canon pokazują, że wdrożenie efektywnej strategii zarządzania informacją może przekładać się na zwiększenie efektywności organizacji, współpracy pomiędzy pracownikami oraz usprawnienie procesów obsługi klienta. Z analiz wynika, że statystycznie tylko co drugi pracownik (54%) potrafi w pełni wykorzystać dostępne rozwiązania biznesowe i za ich pośrednictwem spożytkować potencjał dostępnych informacji.
Niemal połowa badanych twierdzi, że na poszukiwanie potrzebnych plików traci przynajmniej 25 minut dziennie.
Co więcej, podobny odsetek ankietowanych twierdzi, że w ich firmach systemy zarządzania informacjami są źle zorganizowane i nieefektywne. W efekcie większość pracowników ma problemy z odszukaniem informacji – niemal połowa badanych twierdzi, że na poszukiwanie potrzebnych plików traci przynajmniej 25 minut dziennie. Jednocześnie pracownicy najchętniej przechowują dokumenty biznesowe na własnych komputerach, co z jednej strony dodatkowo utrudnia budowanie spójnej, ogólnodostępnej bazy wiedzy w organizacji, z drugiej zaś – budzi obawy co do bezpieczeństwa informacji.
Zadaniem CIO jest także upowszechnianie świadomości powiązań pomiędzy stopniem wykorzystania zasobów informacyjnych firmy, a jej rentownością.
Według autorów analizy osoby odpowiedzialne za firmową infrastrukturę IT powinny aktywnie wspierać tworzenie środowisk pracy zespołowej oraz nowych kanałów przepływu danych, a także zapewniać użytkownikom biznesowym narzędzia niezbędne do dynamicznego budowania kontrolowanych przepływów informacji w firmie. Według przedstawicieli firmy Canon zadaniem CIO jest także upowszechnianie świadomości powiązań pomiędzy stopniem wykorzystania zasobów informacyjnych firmy, a jej rentownością.
Badanie ankietowe przeprowadzono w 2014 roku na grupie 3,2 tys. pracowników biurowych małych i średnich firm z regionu Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki.
