BiznesArtykuł z magazynu ITwizAplikacjeCDOCIOPolecane tematy
Systemy wspomagające zarządzanie szyte dla dzisiejszych klientów
Kierunki rozwoju oprogramowania wspierającego zarządzanie firmą są odbiciem najistotniejszych trendów widocznych obecnie w branży IT. Dominującą rolę odgrywa wśród nich chmura obliczeniowa.
Rolą nowoczesnego systemu wspierającego zarządzanie – niezależnie od tego, czy będzie on określony mianem ERP, czy niekoniecznie – jest centralizacja oraz integracja informacji biznesowych, a co za tym idzie – rozbicie silosów informacyjnych wspierane przez funkcje ułatwiające wyciąganie wniosków, podejmowanie decyzji, przepływ wiedzy oraz działania operacyjne. Wszystko po to, aby organizacja mogła działać bardziej efektywnie. Ostatnio jednak jasno artykułowane są wymagania w zakresie elastyczności oprogramowania biznesowego. Użytkownicy takich rozwiązań są dziś świadomi tego, że system wspierający zarządzanie nie może ograniczać dynamiki biznesowej w zakresie dostosowywania modelu działania do szybkich zmian otoczenia.
Następuje też pewnego rodzaju powrót do standaryzacji niektórych funkcji oprogramowania biznesowego – osoby odpowiedzialne za definiowanie wymagań względem rozwiązań wspierających zarządzanie przekonują się, że w wielu mniej istotnych obszarach biznesu niecelowe jest przywiązanie do własnych, często nietypowych procesów, które z powodzeniem można zastąpić podejściem bardziej upowszechnionym. Nie dotyczy to oczywiście obszarów stanowiących o przewadze konkurencyjnej i unikalności danej organizacji. Standaryzacja jest również sposobem na uproszczenie projektów wdrożeniowych oraz działań związanych z utrzymaniem i modernizacją oprogramowania.
Chmura nieuniknionym kierunkiem rozwoju ERP
W ostatnich latach, u boku dostawców klasycznych, wysoce rozbudowanych funkcjonalnie rozwiązań, których korzenie sięgają oprogramowania typu MRP i MRP II, wyrosła silna konkurencja w postaci mniej uniwersalnych, ale mocno wyspecjalizowanych narzędzi. Dostarczane są one najczęściej za pośrednictwem chmury obliczeniowej przez mniejsze firmy i start-upy. Tego rodzaju konkurencja napędza rozwój funkcjonalny systemów wspierających zarządzanie, ale też rozbudza oczekiwania użytkowników takich rozwiązań. Jak podkreślają eksperci Forrester Research, rynek oprogramowania biznesowego ewoluuje. W miarę jak dostawcy – oferowanych w modelu usługowym – narzędzi zyskują kolejnych klientów, także najwięksi producenci oprogramowania klasy ERP są zmuszeni dostosować rozwiązania do możliwości chmury. Efektem są nowe bądź gruntownie zmodernizowane rozwiązania i architektury systemowe. Z perspektywy klientów oznacza to jednak konieczność rewaluacji oferowanych na rynku rozwiązań pod kątem specyficznych potrzeb biznesowych.
Model chmury obliczeniowej ma odgrywać coraz większą rolę w kontekście wdrożeń oraz rozwoju architektury oprogramowania biznesowego. Prognozy Forrester Research zakładają, że dynamika migracji systemów klasy ERP w kierunku środowisk cloud computing istotnie przyspieszy w ciągu najbliższych 3 lat. Do 2020 roku model usługowy ma być preferowanym sposobem wykorzystania zintegrowanych rozwiązań wspierających zarządzanie w wielu branżach. Podobne oczekiwania mają też analitycy IDC. Ich zdaniem do końca 2017 roku co najmniej połowa firm przemysłowych będzie wykorzystywać platformy chmurowe i różnego rodzaju zintegrowane narzędzia dostępne za ich pośrednictwem.
Eksperci oczekują, że za sprawą chmury obliczeniowej nastąpi demokratyzacja dostępu do zaawansowanych – dostępnych dotąd głównie dla większych korporacji – funkcjonalności biznesowych. Korzystać zaczną z nich także średnie przedsiębiorstwa. Z kolei w dużych firmach, gdzie projekty związane z modernizacją centralnych rozwiązań biznesowych charakteryzują się wyższą inercją, przeniesienie ciężaru wykorzystania systemów ERP do środowisk chmurowych nastąpić ma w ciągu 5 lat. Według analiz Aberdeen Group, w 2016 roku – po raz pierwszy w historii – zainteresowanie rozwiązaniami wspierającymi zarządzanie dostarczanymi w formie usługi lub w modelu chmury (59%) było wyższe niż zainteresowanie analogicznymi systemami licencjonowanymi w sposób tradycyjny (52%).
Ostatnio jasno artykułowane są wymagania w zakresie elastyczności oprogramowania biznesowego. Użytkownicy takich rozwiązań są dziś świadomi tego, że system wspierający zarządzanie nie może ograniczać dynamiki biznesowej w zakresie dostosowywania modelu działania do szybkich zmian otoczenia. Następuje też pewnego rodzaju powrót do standaryzacji niektórych funkcji oprogramowania biznesowego – osoby odpowiedzialne za definiowanie wymagań względem rozwiązań wspierających zarządzanie przekonują się, że w wielu mniej istotnych obszarach biznesu niecelowe jest przywiązanie do własnych, często nietypowych procesów.
Co ważne, własne platformy chmurowe mają dziś praktycznie wszyscy główni dostawcy oprogramowania wspierającego zarządzanie. Niektóre z takich środowisk są oparte na własnej infrastrukturze dostawcy, inne bazują na usługach chmury publicznej świadczonych przez firmy, takie jak Amazon, Google czy Microsoft. Coraz częściej oferowane są też hybrydowe modele wdrożeniowe, pozwalające wykorzystać zarówno własną infrastrukturę lokalną, jak i usługi chmurowe dostawcy oprogramowania ERP. Takie podejście zyskuje na popularności m.in. w zakresie wdrażania funkcjonalności uzupełniających posiadane dotąd narzędzia.
Migracja systemów klasy ERP do środowisk chmurowych przynieść ma korzyści typowe dla tego modelu wykorzystania IT, w tym uelastycznienie rozwiązań, również w aspekcie kosztowym, czy zwiększenie dostępności oprogramowania dla użytkowników biznesowych. Biorąc pod uwagę historię rozwoju środowisk ERP, za bardzo istotną korzyść uznać można przeniesienie obciążeń związanych z utrzymaniem, ale i aktualizacją oraz bieżącym rozwojem funkcjonalnym narzędzi biznesowych wprost na dostawcę – operatora platformy chmurowej. Odpowiedzialność ta dotyczy także działania mechanizmów integracyjnych.
Nowe modele wdrożeniowe sprawiają, że projekty tego typu mogą być realizowane w krótszym czasie i przy niższych nakładach inwestycyjnych. Krytyczne znaczenie ma tu jednak kwestia integracji narzędzi wdrażanych na bazie infrastruktury chmurowej z rozwiązaniami działającymi w ramach firmowego środowiska IT oraz z dodatkowymi źródłami danych. Przedstawiciele firm oferujących chmurowe wersje systemów ERP zapewniają jednak, że obecnie taka integracja nie stanowi problemu.
Przyspieszenie analiz dzięki narzędziom Big Data i sztucznej inteligencji
W kontekście rozwoju systemów ERP znaczenia nabiera trend związany z operacjonalizacją analityki biznesowej i przetwarzaniem zbiorów Big Data. O ile bardziej zaawansowane narzędzia analityczne pozostają domeną rozwiązań typu Business Intelligence, o tyle podstawowe funkcje pozwalające analizować, drążyć i eksplorować dane – zgromadzone w toku operacji biznesowych – ma większość wiodących systemów klasy ERP. W przypadku niektórych oferowanych na rynku rozwiązań rozgraniczenie pomiędzy funkcjonalnościami z zakresu tradycyjnego Business Intelligence a ERP jest mocno umowne.
Szybko zyskują na znaczeniu także mechanizmy sztucznej inteligencji – zwłaszcza rozwiązania Machine Learning – jako wsparcie i rozszerzenie wszystkich niemal funkcjonalności biznesowych. W szerszej perspektywie zastosowanie tego typu mechanizmów może pozwolić na zwiększenie efektywności działania całej organizacji poprzez zautomatyzowanie powtarzalnych – i najczęściej narażonych na błędy ludzkie – prostych operacji. Takie rozwiązania wpłyną na ograniczenie kosztów operacyjnych. Z tego typu rozwiązań korzystają banki w procesie kredytowym.
Konkurencja napędza rozwój funkcjonalny systemów wspierających zarządzanie, ale też rozbudza oczekiwania użytkowników takich rozwiązań. Jak podkreślają eksperci Forrester Research, rynek oprogramowania biznesowego ewoluuje. W miarę jak dostawcy – oferowanych w modelu usługowym – narzędzi zyskują kolejnych klientów, także najwięksi producenci oprogramowania klasy ERP są zmuszeni dostosować swoje rozwiązania do pełni możliwości chmury. Efektem są zupełnie nowe bądź gruntownie zmodernizowane rozwiązania i architektury systemowe.
Sztuczna inteligencja to jednak nie tylko automatyzacja. Dzięki możliwości kontekstowego dostarczenia informacji biznesowych – w sposób dostosowany do bieżących działań – oparte na tego typu mechanizmach rozwiązania stanowią znaczące ułatwienie dla pracy użytkowników biznesowych. Łatwiejszy dostęp do potrzebnej wiedzy przekłada się też na lepsze decyzje biznesowe. Na wzrost skali zastosowania sztucznej inteligencji w roli narzędzia wspierającego procesy biznesowe na poziomie pojedynczych operacji wpływa szersza ich dostępność za pośrednictwem usług cloud computing. W chmurze dostępne są gotowe narzędzia wykorzystywane do tworzenia tego typu rozwiązań. Znacząco skraca to proces ich przygotowania i udostępnienia użytkownikom biznesowym. Model ten pozwala bowiem na użycie zaawansowanych funkcjonalności, bez potrzeby zakupu kosztownych rozwiązań, zapewniających dużą moc obliczeniową niezbędną do sprawnego przetwarzania dużych, dynamicznych zbiorów danych Big Data.
Nowe źródła danych dla systemów biznesowych
Pozyskiwanie danych z nowych źródeł odgrywa też ogromną rolę w zakresie rozwoju funkcjonalności związanej z obszarem CRM, obecnie określanym raczej jako Customer Experience Management (CEM), a nawet CXM. Nastawienie na działania mające na celu maksymalizację pozytywnych doświadczeń klienta wymaga sprawnego pozyskiwania i przetwarzania potencjalnie istotnych danych z wielu źródeł, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Wystarczy wspomnieć o informacjach pochodzących z sieci społecznościowych, aplikacji mobilnych oraz narzędzi do monitorowania zachowań użytkowników firmowych witryn internetowych.
Oczywiście duże znaczenie ma tu analityka biznesowa, także wsparta mechanizmami sztucznej inteligencji i przetwarzania kognitywnego pozwalającego lepiej „rozumieć” sentyment klientów oraz interpretować generowane przez nich komunikaty. Tego typu funkcje docelowo mają na celu zapewnienie jak najszerszych i maksymalnie precyzyjnych informacji o indywidualnych nabywcach, a także – dostarczenie prawdopodobnych estymacji ich potrzeb, budżetów i kolejnych działań zakupowych.
Rozwiązania związane ze sprzedażą, marketingiem i obsługą klienta zyskują też nowe funkcje, dotyczące m.in. obsługi nowych kanałów komunikacji z odbiorcami oraz nowych narzędzi sprzedażowych. Poza obszarem zarządzania relacjami z klientami, w ramach systemów klasy ERP pojawiają się m.in. natywne mechanizmy komunikacji ze środowiskami internetu rzeczy (IoT), które – jak głoszą prognozy – niebawem staną się źródłem informacji o wysokim potencjale wykorzystania biznesowego.
Podstawą szybkość dostępu do informacji biznesowych
Wobec rozwoju nowych technologii zmienia się sposób używania rozwiązań biznesowych. Dzisiejsze interfejsy obsługi systemów ERP, BI i CRM są dużo bardziej ergonomiczne, przejrzyste i użyteczne niż rozwiązania jeszcze sprzed kilku lat. Są także dużo bardziej interaktywne, dzięki czemu ułatwiają poszukiwanie potrzebnych w danej chwili informacji.
Twórcy dzisiejszych systemów wspomagających zarządzanie – w warstwie obsługi – korzystają z doświadczeń z rynku konsumenckiego. Obsługiwane są też zazwyczaj poprzez przeglądarkę internetową bądź za pośrednictwem dedykowanych aplikacji na urządzenia mobilne. Nie wymagają od użytkowników specjalistycznej wiedzy, choć stosowne funkcje są dostępne dla bardziej zaawansowanych użytkowników. Są również rozwiązaniami scalającymi środowisko informowania użytkowników biznesowych dzięki wbudowanym komunikatorom, czatom i innym platformom, sprzyjającym budowaniu firmowych baz wiedzy.
Zmienia się też skala wykorzystania systemów biznesowych. Do wybranych funkcjonalności oprogramowania wspierającego zarządzanie zyskują dostęp szeregowi pracownicy i zespoły terenowe. Wszystko po to, aby być w stanie szybciej gromadzić atomowe dane o faktycznym przebiegu procesów biznesowych, a także optymalizować procesy na poziomie kolejnych operacji wykonywanych przez pracowników.
Na końcu zawsze jednak najważniejsze jest bezpieczeństwo
W obszarze bezpieczeństwa środowisk ERP zastosowanie znajdują zarówno mechanizmy automatyzacji – głównie w kontekście zarządzania dostępami i kontrolą działań użytkowników, jak i analityki zachowań użytkowników biznesowych, która pozwala wykrywać wszelkie nietypowe działania, potencjalnie zmierzające do kradzieży danych. Dodatkowego wymiaru nabiera kwestia zabezpieczenia danych gromadzonych w centralnych systemach biznesowych, również w kontekście planów rozwoju infrastruktury internetu rzeczy. Aby jednak było to realne, często potrzebne jest wprowadzenie określonych zmian w warstwie architektury oprogramowania zintegrowanego.
KOMENTARZ EKSPERTA
Oczekiwania osób odpowiedzialnych za wybór rozwiązań ERP koncentrują się dziś wokół elastyczności oprogramowania, łatwości obsługi oraz efektywnego wykorzystania funkcji analitycznych. Przyjrzyjmy się tym wymaganiom bliżej.
Klienci mają świadomość, że elastyczność jest kluczowa, aby budować niestandardowe rozwiązania, które będą dobrze dostosowane do indywidualnych wymagań biznesowych. Dla wielu firm ważną cechą jest także podejście modułowe, które skupia się na poszczególnych działaniach firmy i pozwala na zakup licencji do danego modułu dla odpowiednio określonej liczby osób – w zależności od aktualnych potrzeb. Przez modułowość należy rozumieć możliwość wyboru interesujących funkcjonalności w formie pakietów, które dedykowane są konkretnym grupom użytkowników, np. księgowości, sprzedaży, obsłudze klienta itp. Takie podejście bardzo dobrze się sprawdza.
Nie mniej ważne są dziś potrzeby związane z łatwością wykorzystania i ergonomią obsługi systemów zintegrowanych. Nieprzypadkowo zespoły deweloperskie największych producentów oprogramowania ERP wciąż dopracowują interfejs pod kątem nowych wymagań i kolejnych grup użytkowników, aby z ich perspektywy aplikacja była przejrzysta, intuicyjna i oferowała łatwy dostęp do potrzebnych funkcji. Interfejsy obsługi systemów ERP są dziś często budowane na zamówienie, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb firmy. Takie systemy zawierają oczywiście konieczne podstawy i bazową technologię, ale w dalszym ciągu są dostosowywane pod kątem dobrze zdefiniowanych potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. W tym obszarze ważna jest również kwestia mobilności oraz wsparcie wielu kanałów komunikacji i pozyskiwania informacji o klientach. Mobilne wersje aplikacji zintegrowanych oraz integracja m.in. z systemami bankowości elektronicznej są już standardem systemów ERP, a w systemie Dynamics NAV są w pełni dostępne od kilku wersji. Najnowsze systemy, typu ERP, BI czy CRM, oferują też szerokie możliwości działania w obszarze sieci społecznościowych, takich jak Facebook czy Twitter.
Trendem nadal utrzymującym się jest szeroko pojęta chmura obliczeniowa. Potrzeba zapewnienia wydajności systemów, która musi iść w parze z wymaganiami stawianymi przez klientów, powoduje, że coraz częściej klienci wybierają rozwiązanie NAV oparte na platformie Microsoft Azure. Zespół EIP Dynamics NAV realizuje też projekty migracji środowiska dla systemu ERP do chmury.
W przypadku oczekiwań związanych z analityką biznesową rynek nastawiony jest głównie na dostosowywanie się do klienta i przewidywanie trendów. Narzędzia takie jak LS Retail są szczególnie ważne dla firm, które działają na rynku B2C i oferują sprzedaż detaliczną. Tutaj liczy się krótki czas oraz trafność analizy. W przypadku systemów Microsoft Dynamics NAV świetnie sprawdza się też rozwiązanie Power BI. Pozwala ono w łatwy sposób zwiększyć sprawność firmy w zakresie planowania biznesu i reagowania na zmiany otoczenia.
Jeśli chodzi o konkretne rozwiązania, to oferowane przez nas oprogramowanie firmy Microsoft wyróżnia się na rynku. Do głównych zalet systemu Microsoft Dynamics NAV należy zaliczyć dostosowanie do prawa polskiego i szybkie reagowanie na zmieniające się wymagania prawne i finansowe na polskim rynku, a także rozbudowaną sekcję raportowania i analiz, unikalną wśród wielu systemów ERP funkcjonalność prognozy przepływów pieniężnych, obszerny moduł finansów, efektywne mechanizmy zabezpieczające przed niespójnością danych oraz ewentualnymi manipulacjami. W ostatnich miesiącach bardzo cenne dla użytkowników okazało się też szybkie wprowadzenie funkcjonalności Jednolitego Pliku Kontrolnego. System Dynamics NAV wyróżnia się również dużą dostępnością modułów specjalistycznych – dodatkowych narzędzi rozbudowujących podstawową funkcjonalność oprogramowania lub związanych z dostosowanymi pod konkretne branże. Jest to cecha, na której często zależy klientom.
Marta Osiak, Dynamics NAV Department Director w EIP
Artykuł ukazał się na łamach Raportu ITwiz BEST100 edycja 2017. Szczegóły dotyczące tematyki Raportu wraz z formularzem dla osób zainteresowanych zakupem wydania dostępne są na stronie: itwiz.pl/kiosk
Prawdziwą elastyczność oprogramowania osiągniemy tak na prawdę przy użyciu rozwiązań opensource takich jak na przykład system ERP Odoo, którego baza jest napisana w pythonie a modułowa struktura pozwala na wybranie modułów z 12tyś już dostępnych lub dopisanie w prosty sposób własnych modułów, które dopasują system pod każde wymagania biznesowe. System jest zbudowany od początku z myślą o elastycznych rozwiązaniach i nowych funkcjonalnościach, które zawsze można dodać i będą one kompatybilne z całą resztą oprogramowania firmy. Jest to bardzo dobry punkt wyjściowy dla indywidualnych rozwiązań klasy ERP i zintegrowanych systemów informatycznych. Polecam rozważyć zanim podejmie się decyzje wdrożenia.