Prawidłowe wdrożenie systemu ERP i innych aplikacji biznesowych pozwala zmniejszyć koszty, lepiej zorganizować pracę, daje nowe możliwości analizy i planowania. Nie zawsze jednak tak jest. Często okazuje się, że czas i pieniądze wydane na rozwiązania biznesowe są zmarnowane. Kluczem do skutecznego wdrożenia jest zaangażowanie organizacji. Jak o nie zadbać? Sprawdzamy.
„Najlepsze efekty podczas wdrożenia – ale i w osiągnięciu zakładanych celów projektu – daje współpraca poszczególnych działów oraz elastyczność w kształtowaniu procesów. Nie bez znaczenia jest wsparcie i zaangażowanie zarządu firmy. Jeśli powyższe założenia są spełnione, to na wdrożenie systemu można patrzeć z optymizmem” – mówi Wojciech Pokwicki, niezależny specjalista ds. wdrożeń IT.
Te słowa oddają podstawową zasadę, od której uzależnione jest skuteczne wdrożenie rozwiązań biznesowych. Bez współpracy wielu działów, chęci zmian i zaangażowania ze strony zarządu organizacji, szanse na zakończenie wdrożenia pełnym sukcesem są zerowe. Oznacza to zarazem, że nowy system nie może być jedynie pomysłem działu IT. Wprowadzenie nowych rozwiązań, w szczególności oprogramowania tak rozległego, jak system klasy ERP, musi być powiązane z działalnością firmy, a pracownicy muszą chcieć – i potrafić – na co dzień korzystać z nowych narzędzi.
Jednym z atutów współczesnych systemów biznesowych są funkcjonalności pozwalające automatyzować wiele często wykonywanych działań. Zautomatyzować można m.in. składanie zamówień wybranych komponentów, gdy ich stany magazynowe spadną poniżej ustalonego progu. Można zrobić to także w przypadku naliczania nadgodzin przy elektronicznym pomiarze czasu pracy czy prostego procesu kompletacji. W tym kontekście dodatkowego znaczenia nabiera precyzyjne opisanie wszystkich procesów biznesowych w firmie na etapie analizy poprzedzającej wdrożenie.
Warto przejść ścieżkę, która pozwoli uniknąć wielu błędów, lepiej zdefiniować potrzeby przedsiębiorstwa i finalnie skutecznie wdrożyć system ERP. Oto jej podstawowe kroki:
1. Ustal cele wdrożenia i zadania nowego systemu
Decydując się na wdrożenie nowego lub zmianę istniejącego systemu wspierającego zarządzanie, należy mieć ku temu wyraźnie powody. Niezbędne staje się ustalenie braków w obecnie wykorzystywanych rozwiązaniach, istniejących problemów i nieefektywności procesowych oraz celów, które powinny być osiągnięte za sprawą nowego systemu.
Bardzo ważnym elementem analizy jest identyfikacja faktycznego przebiegu procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Dzięki temu łatwo określić, jakie moduły i rozwiązania są potrzebne, który system ERP spełni stawiane wymagania, jakie są priorytety, a także – jakie modyfikacje warto wprowadzić nie tylko w systemie, ale też w organizacji działania firmy.
Jednym z wyzwań, z którym trzeba się zmagać przy wdrożeniu rozbudowanych systemów wspierających zarządzanie, jest zasilanie ich danymi lub migracja danych z systemów użytkowanych wcześniej. Ważne jest to, aby w nowym rozwiązaniu znalazły się archiwalne informacje – choćby w celach analitycznych – jak też, by zachować wygodny do nich dostęp także po rezygnacji ze starszych aplikacji. Migracja danych to również doskonała okazja do zrobienia porządków. Można wówczas pozbyć się z bazy starych produktów, ofert czy nieaktywnych kontrahentów.
2. Starannie wybierz dostawcę i firmę wdrożeniową
W prace związane z wdrożeniem systemów klasy ERP najczęściej zaangażowany jest nie tylko wewnętrzny zespół IT, lecz także zewnętrzna firma dostarczająca oprogramowanie, a często też sprzęt i usługi wdrożeniowe. Przed podpisaniem umowy wdrożeniowej warto prześledzić ofertę i referencje poszczególnych dostawców, a niekiedy nawet porozmawiać z dotychczasowymi klientami i przekonać się, jak oceniają przebieg i efekty wdrożenia. Atutem będzie oczywiście doświadczenie w realizacji wdrożeń w organizacjach o podobnym profilu działalności.
Należy również upewnić się, jak działa wsparcie techniczne danego dostawcy lub producenta, a także – jaki poziom merytoryczny i pedagogiczny prezentują osoby, które będą przeprowadzać wdrożenie oraz szkolenia dla użytkowników nowego oprogramowania. Do tego dochodzi konieczność porównania ofert, ponieważ często występują duże różnice w cenach usług, zwłaszcza dodatkowych stawek godzinowych, czy szkoleń. W efekcie może się okazać, że z pozoru atrakcyjna oferta wdrożenia, finalnie będzie dużo droższa niż u konkurencji.
Nadziei pokładanych w systemach ERP nie wolno przeceniać. Owszem, systemy wspierające zarządzanie mogą pomagać, a często nawet automatyzować część procesów biznesowych, jednak są tylko narzędziem w rękach pracowników i zarządu. To nie program będzie decydował o tym, czy firma będzie realizować nowe zlecenia produkcyjne, choć – być może – pomoże zwizualizować pewne dane i ułatwi wiele czynności zarządczych. Na końcu jednak, za najważniejsze decyzje zawsze odpowiedzialni będą ludzie.
3. Porównaj możliwości obecnego oprogramowania i systemu, który zamierzasz wdrożyć
Zanim zapadnie decyzja o wdrożeniu systemu ERP, warto dokładnie przyjrzeć się posiadanym już rozwiązaniom. Może bowiem okazać się, że nie są one w pełni wykorzystane, bądź też istnieje nowsza generacja tego samego
oprogramowania. Aktualizacja istniejącego systemu może pozwolić osiągnąć założone cele mniejszym wysiłkiem.
Przed ostatecznym wyborem rozwiązania, które ma zostać wdrożone, należy przyjrzeć się jego możliwościom, wyglądowi, intuicyjności i funkcjonowaniu w praktyce. Oprogramowanie, które nie będzie praktyczne i przyjazne dla pracowników, nie będzie również efektywne. Warto też zdecydować się na rozwiązanie zgodne z polskimi realiami legislacyjnymi, przede wszystkim w kontekście podatków oraz kadr i płac. Decydując się na niszowe oprogramowanie albo własny program, musimy liczyć się z dodatkowymi problemami lub kosztami związanymi np. z bardzo częstym dostosowywaniem tego rozwiązania do szybko zmieniających się przepisów.
4. Pamiętaj, że oprogramowanie jest tylko narzędziem
Nadziei pokładanych w systemach ERP nie wolno przeceniać. Owszem, systemy wspierające zarządzanie mogą pomagać, a często nawet automatyzować część procesów biznesowych, jednak są tylko narzędziem w rękach pracowników i zarządu. To nie program będzie decydował o tym, czy firma będzie realizować nowe zlecenia produkcyjne, choć – być może – pomoże zwizualizować pewne dane i ułatwi wiele czynności zarządczych. Na końcu jednak, za najważniejsze decyzje zawsze odpowiedzialni będą ludzie.
5. Wykorzystaj wdrożenie do przeprowadzenia zmian w organizacji
Wdrażając nowy system biznesowy, warto zadbać o przeprowadzenie w firmie jak najszerszych konsultacji i pozyskać zaangażowanie jak największej liczby przyszłych użytkowników oprogramowania. Wiedza pracowników poszczególnych działów będzie nieoceniona do stworzenia rozwiązania, które będzie sprawdzać się na każdym etapie funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Zaangażowanie pracowników ułatwi też przeprowadzenie niezbędnych zmian organizacyjnych i procesowych. Przykładowo, nowe obowiązki i role dla pracowników pojawiają się m.in. wskutek digitalizacji procesów związanych z obsługą magazynów czy produkcji. Wszystkie tego typu zmiany będą miały wpływ na funkcjonowanie systemu, a pośrednio także całej firmy.
Wdrażając nowy system biznesowy, warto zadbać o przeprowadzenie w firmie jak najszerszych konsultacji i pozyskać zaangażowanie jak największej liczby przyszłych użytkowników oprogramowania. Wiedza pracowników poszczególnych działów będzie nieoceniona do stworzenia rozwiązania, które będzie sprawdzać się na każdym etapie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zaangażowanie pracowników ułatwi też przeprowadzenie niezbędnych zmian organizacyjnych i procesowych. Przykładowo, nowe obowiązki i role dla pracowników pojawiają się m.in. wskutek digitalizacji procesów związanych z obsługą magazynów czy produkcji. Wszystkie tego typu zmiany będą miały wpływ na funkcjonowanie systemu, a pośrednio również całego przedsiębiorstwa.
6. Wykorzystaj możliwości, jakie daje automatyzacja procesów
Jednym z atutów współczesnych systemów biznesowych są funkcjonalności pozwalające automatyzować wiele często wykonywanych działań. Zautomatyzować można m.in. składanie zamówień wybranych komponentów,
gdy ich stany magazynowe spadną poniżej ustalonego progu. Można zrobić to również w przypadku naliczania nadgodzin przy elektronicznym pomiarze czasu pracy czy prostego procesu kompletacji. W tym kontekście dodatkowego znaczenia nabiera precyzyjne opisanie wszystkich procesów biznesowych w firmie na etapie analizy poprzedzającej wdrożenie. Dzięki temu, w toku wdrożenia, najprostsze i najbardziej powtarzalne zadania będą mogły zostać zautomatyzowane.
7. Pamiętaj o odpowiednim przeszkoleniu pracowników
Czynnikiem decydującym o sukcesie danego wdrożenia są ludzie na każdym szczeblu przedsiębiorstwa. Od ich przeszkolenia i zaangażowania w pracę z systemem będzie zależeć efektywność wykorzystania nowego rozwiązania. Dobrze, aby pracownicy mogli przetestować i poznać nowy system, jeszcze zanim zostanie on uruchomiony produkcyjnie. Trzeba liczyć się z tym, że to właśnie szkolenia mogą pochłonąć sporo czasu i kosztów, więc ten etap warto zacząć tak wcześnie, jak jest to możliwe.
8. Zadbaj o uporządkowanie i właściwe przeniesienie danych
Jednym z wyzwań, z którym trzeba się zmagać przy wdrożeniu rozbudowanych systemów wspierających zarządzanie, jest zasilanie ich danymi lub migracja danych z systemów użytkowanych wcześniej. Ważne jest to, aby w nowym rozwiązaniu znalazły się archiwalne informacje – choćby w celach analitycznych – jak też, by zachować wygodny do nich dostęp także po rezygnacji ze starszych aplikacji. Migracja danych to również doskonała okazja do zrobienia porządków. Można wówczas pozbyć się z bazy starych produktów, ofert czy nieaktywnych kontrahentów.
9. Wnikliwie przetestuj system, zanim nastąpi start produkcyjny
Operacje na żywym organizmie zwykle nie kończą się powodzeniem i powodują dodatkowe komplikacje. Dlatego przed ostatecznym przejściem na nową platformę warto przeprowadzić niezbędne testy, a przy starcie stale monitorować nowy system, tak by wyeliminować wszelkie problemy tzw. wieku dziecięcego.
10. Nie zaniedbaj rozwoju nowego systemu
Przygoda z wdrożeniem i optymalizacją procesów biznesowych nie kończy się na uruchomieniu nowego rozwiązania. Warto przyglądać się efektom wdrożenia i stale dostosowywać sposób jego działania do zmieniających się potrzeb organizacji lub realiów biznesu. Tylko w ten sposób można efektywnie konkurować w czasach cyfrowej transformacji biznesu i dynamicznie zmieniającego się otoczenia.
KOMENTARZ EKSPERTA
Długoterminowy horyzont wdrożenia systemu ERP
Ciekawe jest, jak determinacja – czy jej brak – może wpłynąć na losy projektu lub całego społeczeństwa. Na szczęście daleko jesteśmy od rzeczywistości przedstawionej w „Darkest Hour” i determinacji Winstona Churchilla. Nie możemy bardziej zgodzić się, że determinacja i zaangażowanie firmy wdrażającej ERP jest kluczowym czynnikiem warunkującym powodzenie. Analizy – np. Standish Group – wskazują, że największy wpływ na sukces projektu mają właśnie interesariusze, tacy jak zarząd, użytkownicy czy konsultanci. Nasi klienci w analizach poprojektowych wskazywali też na rolę przywództwa.
Zwróćmy uwagę jeszcze na horyzont długoterminowy i ciągłe uczenie się. Organizacje po wdrożeniu mają perspektywę kilkunastu lat pracy z nowym, żyjącym, rozwiązaniem. Producent i dostawca powinien mieć nie tylko duże doświadczenie, ale i bezpieczną perspektywę przetrwania z sukcesem w takim czasie. Technologia jest też istotna: warto sprawdzić, jakie możliwości daje standardowy system – często oparty na kilkudziesięcioletnim doświadczeniu w danym obszarze i wieloletniej praktyce firmy wdrażającej. Twarde programowanie dodatkowych funkcjonalności w ramach wdrożenia, często długoterminowo kosztownych w utrzymaniu, powinno być wyjątkiem, a nie regułą. Warto potencjalnego dostawcę zapytać o to, jak takie modyfikacje będą przenoszone do nowych wersji i czy nie zablokują drogi do rozwiązań chmurowych.
Projektowanie nowych funkcjonalności we wdrożeniu znacząco wpływa na ryzyko niedotrzymania harmonogramu, a od terminowości zależy szybkie czerpanie korzyści z nowych możliwości, zwrot z inwestycji i ocena wdrożenia. Project Excellence Baseline z kolei zwraca uwagę na uczenie się w czasie projektu. Warto konsultantów nauczyć rozumienia firmy, nie tylko procesów związanych z systemem, ale też codziennych i strategicznych priorytetów poszczególnych specjalistów i działów. Nasi klienci to doceniają i uważają za kluczowy czynnik sukcesu. Uczenie na tym się nie kończy.
W naszej praktyce obserwowaliśmy korzyści z otwartej komunikacji i starannego badania opinii głównych specjalistów przedsiębiorstwa w trakcie projektu, co umożliwiało wczesną identyfikację ryzyk i właściwe odniesienie się do nich. Pozostaje nam życzyć sobie, abyśmy – niezależnie od swoich sukcesów czy doświadczenia – nie stracili tej chęci do uczenia się.
Przemysław Domański, Operations Director w S&T Services Polska
Artykuł ukazał się na łamach Magazynu ITwiz nr. 3/2018. Szczegóły dotyczące wydania wraz z formularzem dla osób zainteresowanych zakupem wydania dostępne są na stronie: https://itwiz.pl/kiosk
My w firmie skorzystaliśmy z pomocy firmy Anegis przy etapie wdrożenia. Uważam, że system ERP jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw. Jest wiele zalet tego systemu. Wdrażając je w swojej firmie, warto wziąć pod uwagę te aspekty, które są wymienione w artykule. Szczególnie wybór firmy, której to zlecamy jest bardzo ważne i konieczne. Taka jest kolej rzeczy, aby pozostać na rynku konkurencyjnym, należy inwestować w swoich pracowników, jak i przedsiębiorstwo. Dlatego tak ważny jest to aspekt.
Jeśli chodzi o pkt. 2, to uważam, iż wizyty referencyjne u klientów powinny być wpisane jako standard i stały element analizy przedwdrożeniowej. A już szczególnie w firmach, w których taki system jest wdrażany po raz pierwszy. Oczywiście należy pamiętać, iż dostawca systemu raczej nie zabierze nas tam, gdzie wdrożenie nie poszło mu najlepiej, ale tam, gdzie było przeprowadzone wzorcowo, jednakże i tak warto zobaczyć działanie systemu w praktyce.
W artykule zabrakło mi trochę “rad od serca” dla firm, które spotykają się z takimi systemami zupełnie po raz pierwszy. Z reguły pracownicy wdrażający system po stronie klienta nie mają doświadczenia w tej materii i nie są w stanie zadać wszystkich najpotrzebniejszych pytań, o które warto zapytać – i tu ma pole do popisu dostawca rozwiązania.
Niestety mam też taką smutną obserwację, że wiele firm, szczególnie tych mniejszych, ma problem już na etapie identyfikacji faktycznego przebiegu procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie, nie mówiąc o przygotowaniu wdrożenia zgodnie z tym przebiegiem.