Najważniejsze trendy w nowoczesnych procesach zakupowych

Współpraca między dostawcami technologii i zamawiającymi jest coraz istotniejszym elementem procesów modernizacji infrastruktury IT. Za ważną, a nawet bardzo ważną część procesu przetargowego uważa ją 80% menedżerów ankietowanych przez Dell Technologies. Wyniki badania opublikowano w raporcie „Rola działu zakupów i infrastruktury IT w cyfryzacji firm w Polsce”. Wskazuje on m.in. najważniejsze trendy występujące w nowoczesnych procesach zakupowych, a także podkreśla rolę sprzętu IT w cyfrowej transformacji przedsiębiorstw.

Autorzy raportu zwracają szczególną uwagę na kilka trendów, które kształtują się w nowoczesnych procesach zakupowych – podkreślają przede wszystkim, iż zmieniają się priorytety tych procesów. Ponad 50% menedżerów uważa, że kryterium ceny będzie ustępowało innym kryteriom, takim jak – bezpieczeństwo cyfrowe, stabilność czy zgodności z wymaganiami ESG.

Ewoluuje też znaczenie infrastruktury IT. Przestaje ona być zwykłym kosztem, a jest aktywnie dopasowywana do strategii przychodowych. Ponadto 81% ankietowanych przez Dell menedżerów zamówień wskazuje, że sprzęt IT odgrywa ważną rolę w podnoszeniu satysfakcji pracowników, a tym samym wspiera utrzymywanie talentów w firmach.

Nowoczesne procesy zakupowe a dialog zamawiającego z dostawcą

Z raportu Dell Technologies wynika, że nowoczesne procesy zakupowe nigdy wcześniej nie pełniły tak ważnej roli jak dziś. Twórcy analizy wskazują, że zmiana tego środka ciężkości była możliwa dzięki docenieniu ich roli w ogólnym procesie funkcjonowania organizacji oraz indywidualnego dostosowania działów zakupowych do profilu przedsiębiorstwa.

Co powinno więc być dla organizacji najistotniejsze w procesach zakupowych? „Firmy powinny skupić się na dialogu, który ograniczy asymetrię informacyjną pomiędzy zamawiającym, a dostawcą. Co więcej – zgodnie z rekomendacjami zawartymi w naszym raporcie – podstawą funkcjonowania zarówno działów zakupów, jak i całej organizacji, powinien być stały monitoring, wykrywanie, badanie i reagowanie na zagrożenia w środowisku IT. Standardem powinno stać się zabezpieczanie kopii zapasowych, przy jednoczesnym odciążeniu działów IT” – tłumaczy Krzysztof Ducal, Sales Director w Dell Technologies.

Rośnie rola partnerstwa obu stron kontraktu

Twórcy raportu podkreślają także wzrost znaczenia partnerstwa między firmą a dostawcą sprzętu IT. Otóż relacje te coraz częściej odchodzą od czysto transakcyjnej formuły (przetarg – rozliczenie), a rozwijają się w kierunku modelu współinnowacji. Duże firmy zamawiające sprzęt oczekują, że ich dostawcy będą z góry rozumieć pewne wymagania biznesowe. Coraz częściej mają być oni również źródłem inspiracji dla przedsiębiorstw. Dobry dostawca oferuje więc nie tylko sprzęt, ale wspiera też klienta edukacyjnie. Uświadamia go w obszarze nowych technologii oraz dostępnych narzędzi i możliwości sprzętowych. Warto przy tym dodać, że 82% menedżerów zamówień przyznaje, iż marka dostawcy ma znaczenie dla wyboru sprzętu.

 „Ubolewam nad faktem, iż w Polsce działy zakupów nie przywiązują należytej uwagi do budowania trwałych relacji z partnerami technologicznymi, którzy są kluczem do maksymalizacji efektów procesów zakupowych. Niestety większość przedsiębiorstw nie potrafi samemu prawidłowo ocenić potrzeb technologicznych” – uważa Krzysztof Ducal. „Korzyści ze współpracy z dostawcą jest więcej: poprawa jakości produktów, skrócenie cyklu realizacji zamówień czy preferencyjne ceny, a to tylko niektóre z nich. Rola partnerów technologicznych nie kończy się wyłącznie na procesie zakupowym. Oferują oni też niezbędne wsparcie na etapie użytkowania sprzętu” – dodaje.

Rosnąca rola technologii w funkcjonowaniu organizacji

Zmiany w procesach zakupowych są o tyle istotne, że pandemia spowodowała duże zapotrzebowanie na technologie, m.in. te związane z zapewnieniem hybrydowego modelu pracy. Po 2 latach popyt na tego typu rozwiązania powoli wygasa. Jednak duża część podwyższonego zapotrzebowania na sprzęt, oprogramowanie i usługi będzie zjawiskiem trwałym. Świadczyć mogą o tym choćby dane analityków Gartnera.

O ile w latach 2010-2020 światowe wydatki na technologie cyfrowe rosły średnio o 1,3% rocznie, tak już w latach 2020-2022 dynamika ta sięgać ma 7%. Zmianę tę widać szczególnie jeśli chodzi o wydatki na centra danych i oprogramowanie dla firm. W latach 2010-2020 rosły one średnio w tempie 6,7% rocznie, a w latach 2020-2022 jest to już średnio nawet 11%. I choć przyspieszenie to w jakiejś mierze wynika ze zmiany dynamiki cen, to głównym powodem jest realne zwiększenie zapotrzebowania na aktywa cyfrowe.

„Klienci Dell zaczęli zwracać znacznie większą uwagę na kwestie bezpieczeństwa dostaw oraz rolę odpowiedniego doboru sprzętu technologicznego do profilu działalności. Dziś każda firma jest w gruncie rzeczy firmą IT. I to na tej części biznesu opiera się często funkcjonowanie organizacji. Dlatego tak ważne jest holistyczne spojrzenie na proces budowania strategii cyfryzacji, dostarczania i zarządzania infrastrukturą IT. Dziś bardzo często wykracza to poza prace wewnętrznych działów IT” – podkreśla Krzysztof Ducal.

Najpopularniejsze inicjatywy wspierające cyfryzację

Adaptacja technologii cyfrowych w Polsce jest słabsza niż w Europie Zachodniej, ale powoli zbliża się do poziomu krajów rozwiniętych. Z raportu Dell Technologies wynika, że w najbliższych latach cyfryzacja będzie miała znaczenie głównie w takich obszarach jak:

• zdalne kanały kontaktu z klientami (64% odpowiedzi),
• cyberbezpieczeństwo (64%),
• cyfryzacja łańcucha logistycznego (55%),
• redukcja kosztów środowiskowych (45%),
• automatyzacja produkcji (36%),
• automatyzacja back-office (36%).

Jeśli chodzi o inwestycje w infrastrukturę IT to jednym z głównych trendów są bezsprzecznie jej hybrydowe modele. Potwierdzają to choćby badania Komisji Europejskiej, wskazujące, iż między rokiem 2019 a 2020 odsetek dużych firm korzystających z chmury wzrósł w Polsce z niewiele ponad 40% do 60%. Wynika to głównie z faktu, iż w ramach modeli hybrydowych sprzęt on-premise współpracuje z infrastrukturą zdalną – chmurą publiczną lub prywatną.

„Rozwiązania takie dają bardzo elastyczną możliwość rozbudowy potrzebnych zasobów wtedy, kiedy organizacja tego oczekuje. Oczywistą korzyścią jest również koszt takiego modelu współpracy, szczególnie w nowego typu usługach oferowanych przez Dell Technologies – APEX, łączących w sobie funkcjonalność chmury publicznej i chmury prywatnej zlokalizowanej we własnej serwerowni. Klient w tym przypadku płaci za te zasoby, których aktualnie używa, a nie angażuje całości środków na zakup sprzętu” – tłumaczy Michał Gazda, Account Executive Dell Financial Services w Dell Technologies Polska. „Model hybrydowy daje możliwość wyboru, które dane trafią do chmury publicznej, a które do prywatnej. Pozwala to lepiej optymalizować koszty magazynowania danych przy jednoczesnym zachowaniu ich pełnego bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami prawnymi, np. w przypadku sektora finansowego” – dodaje.

Model IaaS zmniejsza ryzyko zmian technologicznych

Natomiast jeśli chodzi o rodzaje usług chmurowych, coraz częściej wykorzystywanym przez firmy staje się model IaaS, czyli infrastruktura jako usługa. Z danych udostępnianych przez McKinsey wynika, że w Polsce korzysta z niego – w jakiejś formule – 72% dużych i 49% małych firm. Jest on przeznaczony głównie do przechowywanie plików. Co ciekawe, tylko 28% dużych przedsiębiorstw wykorzystuje go do pozyskiwania dodatkowej mocy obliczeniowej. W odróżnieniu od modeli SaaS i PaaS – przeznaczonych głównie dla biznesu – IaaS skierowany jest z kolei dla działów IT.

Jak wynika z raportu Dell Technologies, model IaaS mogą preferować organizacje, które odnotowują wysoką zmienność zapotrzebowania na przestrzeń dyskową oraz moc obliczeniową, a także te, które działają w warunkach szybkich przemian biznesowych, generujących ryzyko zmian technologicznych. Do tej grupy należą również te firmy, które nie chcą – lub nie mogą – zbudować dużych, własnych kompetencji technologicznych.

Na co więc powinny zwracać uwagę organizację decydujące się na usługi IaaS? Przede wszystkim na to, jakie dane muszą magazynować i czy mogą je trzymać w chmurze publicznej. Przykładowo banki i instytucje finansowe nie mogą tego robić. Muszą bowiem znać ich fizyczną lokalizację.

Dostęp do usług IaaS we własnym centrum danych

Poza odpowiedzią na pytanie „jakie dane?”, firma musi wiedzieć także „ile” tych danych będzie magazynowała i jak będą wyglądały ich przyrosty w krótkiej i długiej perspektywie. „To będzie determinowało wybór danego rozwiązania, CAPEX onsite, czy OPEX w chmurze publicznej, a może rozwiązanie hybrydowe również onsite, jak w przypadku APEX” – wskazuje Michał Gazda. „Kolejnym bardzo ważnym elementem jest czas rozbudowy infrastruktury, najdłuższy w przypadku infrastruktury zamawianej w modelu CAPEX, krótszy w przypadku chmury publicznej i w zasadzie bez opóźnień w przypadku APEX, gdzie dodatkowa przestrzeń jest dostępna tu i teraz” – dodaje.

Warto też zaznaczyć, że realizowanie modelu podobnego do IaaS we własnym centrum danych jest jak najbardziej możliwe. Takim rozwiązaniem jest wspomniana już – oferowana przez DELL Technologies – usługa APEX. „Kluczowym założeniem APEX jest zaproponowanie klientowi infrastruktury, która będzie rosła razem z jego biznesem dając mu równocześnie możliwość płacenia tylko za te zasoby, z których aktualnie korzysta” – podsumowuje Michał Gazda.