Jak przebiega wdrożenie SAP? Przewodnik po metodyce SAP Activate dla firm planujących projekt

Wdrożenie SAP S/4HANA to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć technologiczno-organizacyjnych, jakie może podjąć przedsiębiorstwo. Oznacza nie tylko instalację oprogramowania, ale również głęboką transformacją procesów, ról i sposobu działania firmy. Organizacje, które rozważają rozpoczęcie projektu, często pytają: jak wygląda taki proces od środka? Z jakich etapów się składa? Jaką rolę odgrywają konsultanci, a jakie obowiązki spoczywają na biznesie? Odpowiedzi na te pytania dostarcza metodyka SAP Activate oparta na doświadczeniach tysięcy wdrożeń na całym świecie.

SAP Activate łączy elementy metodyk zwinnych i klasycznych, a jej siłą jest precyzyjne opisanie kolejnych kroków, ról i rezultatów, jakie muszą zostać osiągnięte, aby projekt zakończył się sukcesem. Ważnym fundamentem jest również wykorzystanie SAP Best Practices – zestawu kilkuset prekonfigurowanych procesów biznesowych, przygotowanych na bazie doświadczeń ponad 440 tys. klientów. Dzięki temu wdrożenie, nawet prowadzone metodą greenfield, może przebiegać podobnie jak rollout – z gotowym wzorcem procesowym, który stanowi punkt wyjścia do rozmów i decyzji projektowych.

Dlaczego metodyka ma kluczowe znaczenie?

Decyzja o wdrożeniu SAP oznacza wejście w fazę znacznych zmian technologicznych i organizacyjnych. Niezależnie od wielkości firmy i zakresu projektu, musi on przebiegać według jasno określonych zasad. Dlatego SAP Activate nie jest zbiorem luźnych zaleceń, ale kompletną, standaryzowaną architekturą prowadzenia wdrożeń, zgodną z podejściem PMI i dodatkowo wzbogaconą o narzędzia, szablony i akceleratory, które skracają czas prac oraz zmniejszają ryzyko błędów. Dzięki temu firmy mogą skupić się na kluczowych decyzjach biznesowych, a nie na projektowaniu podstawowych procesów czy próbach tworzenia dokumentacji od zera.

Warto podkreślić, że wdrożenie SAP to zawsze projekt o strategicznym znaczeniu – trwający często od kilku do kilkunastu miesięcy, obejmujący różne działy i wpływający na obowiązki wielu pracowników. Od początku więc musi towarzyszyć mu odpowiednio zaplanowane zarządzanie zmianą. Metodyka SAP Activate obejmuje też praktyki zarządzania zmianą organizacyjną (Organizational Change Management, OCM), co pomaga przygotować pracowników na nowe procesy, narzędzia i sposoby pracy.

SAP Best Practices: dlaczego są tak ważne?

Jednym z największych atutów współczesnych wdrożeń SAP jest dostęp do bazy najlepszych praktyk – SAP Best Practices. To gotowe procesy – przykładowo sprzedaży z magazynu, produkcji pod zamówienie, kontrolingu kosztów, zaopatrzenia czy obsługi serwisowej – opisane, udokumentowane i dostępne od ręki w systemie demonstracyjnym. Zawierają schematy BPMN, scenariusze testowe, a w niektórych przypadkach także interaktywne przewodniki. Dzięki temu zespół projektowy nie musi zaczynać od „czystej kartki”, jak miało to miejsce w przypadku tradycyjnych wdrożeń typu greenfield.

Wzorzec ten pełni taką samą rolę jak w rolloutach wzorzec korporacyjny. W obu przypadkach analizuje się standard, identyfikuje różnice i określa, co należy dostosować. Podejście Fit-to-Standard, będące w metodyce SAP Activate fundamentem fazy Explore, zakłada, że organizacja korzysta z procesów SAP w takim zakresie, w jakim są one możliwe do przyjęcia. Dostosowania pojawiają się natomiast tylko tam, gdzie stanowią o przewadze konkurencyjnej firmy lub są konieczne ze względu na lokalne wymogi prawne.

Przyjęcie standardu bywa jednak trudniejsze niż się wydaje. Dla wielu pracowników zmiana utrwalonych przez lata procedur jest bardziej wymagająca niż wdrożenie nowej funkcjonalności. Dlatego tak istotna jest rola konsultantów, którzy pomagają odróżnić potrzebę biznesową od przyzwyczajenia, oraz rola działu OCM, który dba o komunikację i gotowość do zmiany.

6 faz wdrożenia SAP: krok po kroku

Metodyka SAP Activate dzieli projekt na sześć etapów – każdy z jasno określonymi celami, produktami końcowymi i kryteriami wejścia/wyjścia.

1. Discover – poznanie rozwiązania przed decyzją o zakupie

Formalnie wdrożenie jeszcze nie ruszyło, ale klient:

• korzysta z systemu demonstracyjnego skonfigurowanego według SAP Best Practices,
• poznaje procesy, interfejs, raporty i mechanizmy automatyzacji,
• ocenia, na ile standard SAP może wspierać jego biznes.

To moment na świadome podjęcie decyzji o wyborze zakresu funkcjonalnego i wariantu wdrożenia (public cloud, private cloud, on-prem). W tej fazie mocno akcentowane są także działania OCM (Organizational Change Management), przygotowujące ludzi do nadchodzących zmian.

2. Prepare – plan projektu, zespół i organizacja prac

W tej fazie powstaje fundament organizacyjny i projektowy:

• budowana jest struktura projektu i zespół (po stronie klienta i partnera),
• definiowane są role i zakresy odpowiedzialności,
• ustalany jest wstępny harmonogram,
• odbywa się kick-off inicjujący projekt.

Metodyka SAP Activate podkreśla, że projekt to nie tylko IT: kluczowe są osoby reprezentujące biznes, które później będą zarządzać zmianą w swoich obszarach.

3. Explore – warsztaty Fit-to-Standard i projekt docelowego rozwiązania

To najważniejszy moment analityczny w całym projekcie. Zamiast klasycznej analizy wymagań prowadzone są warsztaty Fit-to-Standard, podczas których:

• omawia się każdy proces dostępny w SAP Best Practices,
• przegląda się ekrany, raporty, wydruki oraz interfejsy,
• identyfikuje się dopasowania (fit) i obszary wymagające zmian (gap),
• ustala się priorytety biznesowe i tworzy Project Backlog.

Mechanizm ten działa podobnie jak w rolloutach – lecz wzorcem jest SAP Best Practices, a nie system korporacyjny.

To tu najczęściej pojawia się największe wyzwanie: zmiana przyzwyczajeń. Standardowe procesy SAP mogą wymagać zmiany sposobu pracy. Zespół musi więc zdecydować: co adoptujemy jako standard, a co stanowi unikalną przewagę i faktycznie wymaga customizacji.

4. Realize – budowa rozwiązania w iteracjach

To faza realizacyjna oparta na podejściu agile. Prace dzielone są na krótkie iteracje, w których:

• system jest konfigurowany,
• rozwijane są rozszerzenia (jeśli są konieczne),
• migrowane są dane,
• prowadzone są testy funkcjonalne i integracyjne,
• klient iteracyjnie odbiera kolejne elementy systemu.

Zespoły pracują na danych testowych i sukcesywnie weryfikują backlog – jego priorytety mogą ulegać zmianie wraz z rozwojem projektu.

5. Deploy – uruchomienie produkcyjne

W tej fazie odbywa się:

• migracja danych finalnych,
• konfiguracja systemu produkcyjnego,
• szkolenia użytkowników,
• procedura startu (cut-over),
• przejęcie wsparcia operacyjnego.

Po starcie produkcyjnym organizacja zaczyna pracować w SAP, a projekt przechodzi do fazy stabilizacji.

6. Run – utrzymanie i rozwój

To etap, w którym:

• monitoruje się działanie systemu,
• usuwa problemy zgłaszane przez użytkowników,
• realizuje kolejne usprawnienia,
• przygotowuje się do aktualizacji SAP i nowych innowacji,
• zarządza się środowiskiem produkcyjnym zgodnie z wypracowanymi procedurami.

Warto podkreślić, że faza uruchomienia nie oznacza końca projektu, jest to bowiem początek długofalowego cyklu doskonalenia procesów i rozwoju systemu SAP na potrzeby zmieniających się potrzeb organizacji.

Rola ludzi w projekcie: kto odpowiada za sukces wdrożenia?

Wbrew pozorom wdrożenie SAP nie jest przedsięwzięciem IT – jest projektem biznesowym wspieranym przez technologię. Konsultanci SAP odpowiadają za konfigurację systemu, przygotowanie rozszerzeń, rekomendacje i zgodność z metodyką. Jednocześnie to biznes definiuje potrzeby i podejmuje kluczowe decyzje w trakcie warsztatów Fit-to-Standard. Bez aktywnego udziału właścicieli procesów projekt może łatwo utknąć w martwym punkcie.

Zespół wdrożeniowy po stronie klienta powinien obejmować przedstawicieli kluczowych działów, właścicieli procesów oraz osoby, które będą pełnić rolę liderów zmiany. Po stronie dostawcy pojawiają się z kolei konsultanci funkcjonalni, techniczni, architekci integracji, a także kierownik projektu, dbający o zgodność prac z metodyką SAP Activate. W większych przedsięwzięciach istotną rolę odgrywa również Solution Manager lub narzędzia chmurowe SAP, które wspierają testowanie, konfigurację i zarządzanie zmianą.

Analiza Fit-to-Standard: serce nowoczesnego wdrożenia

Najbardziej intensywną częścią projektu jest faza Explore, gdzie odbywają się warsztaty Fit-to-Standard. Zespół przechodzi proces po procesie, ekran po ekranie, analizując dostępne funkcjonalności i wskazując miejsca, w których wymagane są modyfikacje lub rozszerzenia. Ta analiza nie polega na projektowaniu nowych procesów, ale na krytycznej ocenie, na ile organizacja jest gotowa zaadaptować standard SAP.

To właśnie tutaj często pojawia się wyzwanie zmiany mindsetu: przejścia z myślenia „zawsze robiliśmy to inaczej” na podejście „czy naprawdę musimy to modyfikować?”. Firmy, które najlepiej radzą sobie z wdrożeniami, to te, które akceptują standard tam, gdzie to możliwe, i inwestują czas w tych obszarach, które rzeczywiście tworzą wartość biznesową. To skraca czas realizacji, obniża koszty i zmniejsza ryzyko problemów w utrzymaniu systemu po starcie produkcyjnym.

Co dzieje się po starcie produkcyjnym?

Wiele firm mylnie zakłada, że zakończenie projektu oznacza zakończenie transformacji. Tymczasem faza Run to początek optymalizacji, automatyzacji i rozwoju nowych funkcji. Model SAP Activate przewiduje, że aktualizacje, rozszerzenia czy nowe moduły będą wdrażane systematycznie, a nie przy okazji kolejnych dużych projektów. Dzięki temu organizacja korzysta z innowacji SAP w sposób ciągły, a nie co kilka lat.

Beata Niemiec-Siwek, Manager ds. Presales w firmie All for One Poland