Analiza przedwdrożeniowa – decydujący czynnik gwarantujący sukces wdrożenia systemu ERP

Analiza przedwdrożeniowa pozwala właściwie przygotować się do wdrożenia systemu ERP i maksymalnie wykorzystać potencjał nowego oprogramowania.

Wiele firm szuka rozwiązań, które zwiększają efektywność ich działań. System ERP (Enterprise Resource Planning) jest jednym z narzędzi, które w tym pomagają.

Oprogramowanie przetwarza dane dot. wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie oraz integruje wszystkie jej kluczowe obszary (logistyka, produkcja, magazyn itd.). Jednak wdrożenie takiego oprogramowania wymaga właściwego przygotowania – tzw. analizy przedwdrożeniowej.

Czym jest analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa to działanie, w którym powołany wcześniej zespół rozpoznaje procesy konkretnej firmy. W efekcie powstaje szczegółowy dokument opisujący obecną sytuację przedsiębiorstwa, ale także jej cele, plany oraz całą strukturę i hierarchię pracy (podział zadań, sprzęt, ilość stanowisk itd.).

Dzięki analizie przedwdrożeniowej firmy mają szansę na poznanie swoich mocnych i słabych stron. Ułatwia to ukierunkowanie działań podczas właściwego wdrożenia i późniejszej konfiguracji funkcjonalności.

Dlaczego analiza jest kluczowym etapem projektu wdrożeniowego?

Analiza przedwdrożeniowa dostarcza firmie wielu wskazówek pomocnych na kolejnych etapach projektu wdrożeniowego (konfiguracja systemu, testy czy szkolenia). Bez jasno określonych wytycznych i mierników sukcesu cel wdrożenia często się rozmywa, a cały projekt wydłuża. Analiza przedwdrożeniowa pomaga tego uniknąć, umożliwiając efektywne wdrożenie systemu krok po kroku.

Przebieg analizy przedwdrożeniowej

Analiza polega głównie na spotkaniach z klientem i wywiadach z kluczowymi pracownikami wdrażanych obszarów. Uczestnicy mówią o swoich oczekiwaniach, m.in. wskazują procesy, które system ERP ma optymalizować (np. komunikacja, obsługa zamówień, zwrotów itd.). Pozwala to dostawcy oprogramowania zrozumieć specyfikę danego przedsiębiorstwa i ustalić jego priorytety.

Następnie dostawca weryfikuje stan zasobów, m.in.: sprzętu, serwerów itd. Wspólnie z klientem zastanawia się też, jakie moduły i funkcjonalności wdrożyć, aby zaspokoić potrzeby firmy. Czy lepszym rozwiązaniem będzie skupienie się na standardowych rozwiązaniach czy dedykowanych? A może należy znaleźć złoty środek. Wdrożyć bazową funkcjonalność systemu ERP, ale pozostawić możliwość swobodnej rozbudowy pod kątem specyficznych wymagań danego klienta.

Istotny element procesu stanowi też analiza ryzyka, podczas której zespoły wdrożeniowe starają się rozpoznać potencjalne bariery stojące na drodze do skutecznej realizacji projektu. Zdefiniowanie ich jeszcze przed implementacją to kolejny krok upraszczający wdrożenie.

Prace wieńczy szczegółowy harmonogram wdrożenia zawierający informacje o budżecie oraz przewidzianym czasem realizacji.

Korzyści z przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej

W skrócie analiza przedwdrożeniowa pozwala:

• Określić punkt startowy i końcowy wdrożenia – jasno zdefiniować, od czego zaczynamy i do czego dążymy.
• Podzielić wdrożenie na etapy – uporządkowanie prac gwarantuje łatwiejsze zarządzanie projektem.
• Szczegółowo zaplanować zadania – co dokładnie należy zrobić na każdym etapie.
• Monitorować postępy – ciągłe kontrolowanie, czy zbliżamy się do celu.

Analiza przedwdrożeniowa – mapa drogowa do sukcesu

Na analizę przedwdrożeniową dobrze patrzeć jak na mapę drogową implementacji systemu ERP. Dzięki niej klient oraz dostawca wiedzą, w jakim miejscu się znajdują i czy cały projekt zmierza we właściwym kierunku.

Tak więc realizacja analizy przedwdrożeniowej to inwestycja w przyszłość przedsiębiorstwa. Warto więc poświęcić czas i zasoby na ten etap, aby później doświadczyć wszystkich korzyści, jakie może zapewniać nowoczesny system ERP.

Więcej o systemach ERP przeczytasz tutaj: https://www.streamsoft.pl/systemy-erp/