Cyfrowa transformacja MŚP: jak zacząć z ERP i AI, zanim będzie za późno?

Z Michałem Ciuraszkiewiczem, wiceprezesem zarządu SAP Polska – podczas SAP NOW AI Tour, największego, dorocznego spotkania ekosystemu SAP – rozmawiamy m.in.: o cyfrowej transformacji firm z sektora MŚP, barierach spowalniających adaptację nowych technologii w tym segmencie, o tym jak cyfryzować się krok po kroku oraz w jaki sposób proces ten wspierają rozwiązania SAP łączące chmurę, AI i kluczowe aplikacje biznesowe.

Raporty wskazują, że firmy, które nie przyspieszą transformacji cyfrowej, mogą w ciągu najbliższych lat stracić nawet 30% przewagi konkurencyjnej. Czy polskie firmy, zwłaszcza z sektora MŚP, są już na etapie, w którym „nie stać ich na brak decyzji”?

Historia uczy, że wygrywają pionierzy, ci którzy inwestują wcześniej. To samo dotyczy dziś sektora MŚP. Polskie firmy są coraz bardziej aktywne: rozwijają się lokalnie, współpracują z partnerami zagranicznymi, coraz częściej przejmują również przedsiębiorstwa za granicą. W tak dynamicznym otoczeniu rynkowym nie mogą pozwolić sobie na spowolnienie, bo w świecie technologii nawet chwilowy brak decyzji oznacza realne cofnięcie się wobec konkurencji.

Z perspektywy SAP widzimy, że wiele firm wciąż zastanawia się, jak rozpocząć transformację cyfrową. Obawy są zrozumiałe – to często nie kwestia technologii, ale strategii i odwagi decyzyjnej. Tymczasem sektor MŚP, który odpowiada za ponad 80% polskiej gospodarki, nie może dopuścić do narastania długu technologicznego. Naszą rolą jest pokazanie przedsiębiorcom, że cyfryzacja to nie rewolucja, lecz proces – ewolucja, która powinna wynikać z celów biznesowych firmy i być wspierana przez skalowalną, nowoczesną platformę technologiczną.

Jakie są najważniejsze czynniki wpływające na konieczność cyfryzacji polskich firm i jak wygląda ich gotowość do podjęcia takich działań? Czy małe i średnie firmy wyprzedzają tu największe organizacje, czy może jest wręcz odwrotnie?

Cyfryzacja nie zaczyna się od rewolucji technologicznej, lecz od decyzji biznesowej. Gotowość firm do transformacji pojawia się dopiero wtedy, gdy liderzy dostrzegają realną potrzebę zmiany. Niestety często dzieje się to dopiero pod presją: gdy pojawia się problem operacyjny, wymagania wobec dużego klienta lub gdy konkurencja zaczyna działać szybciej i skuteczniej. Wtedy jednak jest już za późno na spokojne, strategiczne decyzje.

W SAP podkreślamy, że transformację warto planować z wyprzedzeniem – wtedy, gdy organizacja ma przestrzeń na analizę, wybór właściwych rozwiązań i stopniową optymalizację procesów. Nie chodzi o to, by wywracać firmę do góry nogami, ale by konsekwentnie budować cyfrową dojrzałość. Nawet niewielka zmiana – usprawnienie jednego procesu czy wprowadzenie elementów automatyzacji – może znacząco zwiększyć efektywność i z czasem przełożyć się na trwałą przewagę konkurencyjną.

Jakie są główne bariery, które spowalniają adaptację nowych technologii w tym segmencie?

Największym wyzwaniem wciąż pozostaje brak wiedzy – wiele firm wie, że musi się zmieniać, ale nie do końca rozumie, od czego zacząć i jakie technologie rzeczywiście przyniosą im wartość. Drugą barierą jest przekonanie, że „skoro działa, to po co ruszać”, czyli brak długofalowego myślenia o przyszłości i przewidywania zmian rynkowych. Trzecia to obawa przed kosztami – utożsamianie cyfryzacji z wielkimi inwestycjami. Tymczasem często to niewielkie, dobrze zaplanowane kroki przynoszą wymierne efekty biznesowe.

W jaki sposób firmy mogą podejść do cyfryzacji krok po kroku, aby uniknąć kosztownych i skomplikowanych wdrożeń AI?

Sztuczna inteligencja jest dziś wbudowana w większość nowoczesnych rozwiązań, dlatego kluczowe jest nie tyle „wdrożenie AI”, co uporządkowanie procesów i świadome wykorzystanie dostępnych narzędzi. W praktyce oznacza to analizę działań operacyjnych, identyfikację miejsc, gdzie można zwiększyć efektywność i stopniowe wprowadzanie automatyzacji. Takie podejście pozwala firmom budować cyfrową dojrzałość bez ryzyka kosztownych rewolucji, a jednocześnie systematycznie podnosić produktywność.

Jak SAP identyfikuje różnice w potrzebach technologicznych poszczególnych branż i sektorów? Jak dopasowujecie ofertę do tego spektrum?

SAP od przeszło 50 lat współpracuje z firmami z niemal wszystkich branż, co pozwala nam bardzo dobrze rozumieć ich specyfikę. Naszym kluczowym źródłem wiedzy są codzienne rozmowy z klientami – od globalnych koncernów po małe i średnie przedsiębiorstwa. To właśnie firmy z sektora MŚP często potrafią szybciej podejmować decyzje i bardziej elastycznie reagować na zmiany, dzięki czemu efekty transformacji widać u nich niemal natychmiast.

Nasza strategia koncentruje się dziś na chmurze, która pozwala dostarczać innowacje znacznie szybciej niż tradycyjne wdrożenia on-premise. Model subskrypcyjny daje firmom dostęp do pełnego zestawu rozwiązań, z których mogą korzystać w zależności od aktualnych potrzeb – podobnie jak użytkownicy platform streamingowych wybierają treści, które są dla nich w danej chwili istotne. Takie podejście umożliwia szybkie skalowanie biznesu, redukcję kosztów rozwoju i natychmiastowe wykorzystanie nowych możliwości technologicznych.

Wciąż pokutuje przekonanie, że systemy ERP są rozwiązaniem wyłącznie dla dużych firm. Jak SAP obala ten mit i do kogo skierowane są dziś Wasze rozwiązania?

W SAP mamy rozwiązania dla 27 branż, w Polsce koncentrujemy się m.in. na produkcji, handlu detalicznym czy branży utilities. W praktyce jednak szereg procesów biznesowych, jak finanse, jest uniwersalnych niezależnie od branży, dlatego małe i średnie firmy mogą korzystać z doświadczeń dużych przedsiębiorstw, unikając własnych błędów.

Mit drogiego i długiego wdrożenia systemu biznesowego wynika często z braku odpowiedniego planowania: bez sprecyzowanego celu, harmonogramu i dopasowanej technologii projekt rzeczywiście może być kosztowny. W chmurze natomiast można zaczynać od małych, kluczowych obszarów – np. platformy zakupowej czy HR – i stopniowo rozwijać system, w zależności od potrzeb. Przykładowo, jeden z naszych klientów, firma Baltic Towers, wdrożyła 7 modułów HR w 3,5 miesiąca, równolegle do głównego projektu uruchomienia systemu ERP.

Dziś technologia sprzyja sprawnej cyfryzacji: jeśli firma ma chęć, wsparcie partnerów i doświadczenie ekspertów, wdrożenie środowiska ERP w MŚP może być szybkie, elastyczne i przynosić realną wartość.

Jaką rolę odgrywa dziś sztuczna inteligencja w systemach SAP i jak wspiera MŚP w codziennych zadaniach?

AI w systemach SAP pozwala działać szybciej i efektywniej, wspierając procesy produkcji, logistyki czy planowania. Weźmy przykład klienta, który zmaga się z problemem zarządzania magazynem – i nie brakuje mu systemu, lecz pracowników. Rozwiązaniem może być sztuczna inteligencja, która zoptymalizuje układ magazynu, wskaże najlepsze ciągi komunikacyjne oraz rozmieszczenie towarów. Planowanie, które wcześniej zajmowało tygodnie, może trwać zaledwie kilka minut.

W podobny sposób sztuczna inteligencja wspiera m.in. optymalizację produkcji, zwłaszcza w okresach szczytów popytu. System wskazuje, jak zwiększyć wydajność, uwzględniając zmienną sytuację rynkową. Dzięki temu firmy mogą planować w trybie „Just in Time” – nie miesiące do przodu, lecz w horyzoncie najbliższych 24 godzin, a decyzje podejmowane są na podstawie dokładnych danych, z pełnym wsparciem analitycznym AI.

Od czego małe firmy mogą zacząć, by zrobić pierwszy krok w stronę wykorzystania AI w ich działalności, choćby w kontekście automatyzacji procesów?

Niestety nie ma tu uniwersalnej odpowiedzi. Każda firma ma swoje wyzwania, z którymi się mierzy, powinna więc najpierw sprawdzić, czy AI może pomóc w ich rozwiązaniu. Jeśli tak, kolejnym krokiem jest określenie, jaka technologia i jakie rozwiązanie będą najbardziej odpowiednie oraz jaki realny efekt biznesowy można dzięki nim uzyskać.

Dla wielu firm punkt wejścia w AI to właśnie przełamanie obaw przed „rewolucją technologiczną”. W rzeczywistości to naturalna kolejna faza rozwoju – cykl zmian w systemach, procesach i zespole trwa nieustannie. Kluczowe jest więc jasne zdefiniowanie, do czego technologia ma służyć i jakie konkretne problemy lub pomysły może wspierać.

Jakie są najważniejsze korzyści, które sektor MŚP może osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu ERP z elementami AI – zarówno tu i teraz, jak i w dłuższej perspektywie rozwoju?

Potencjalne korzyści to przede wszystkim lepsza analiza danych i przewidywanie trendów rynkowych. Dzięki sztucznej inteligencji firmy mogą szybko identyfikować wyjątki i potencjalne zagrożenia, co pozwala nie tylko utrzymać konkurencyjność, ale też wyprzedzać rynek. AI wspiera monitorowanie działań konkurencji i pozwala reagować tam, gdzie standardowe procesy zawodzą.

Kolejną korzyścią jest możliwość skoncentrowania się na kluczowej działalności biznesowej. AI przyspiesza procesy poboczne, takie jak zarządzanie personelem, planowanie wymiany parku maszynowego czy przygotowywanie projektów. W tym kontekście sztuczna inteligencja nie wyręczy ludzi, ale dostarczy precyzyjnych informacji, które umożliwiają szybsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji strategicznych.

SAP ma za sobą pół wieku działalności, w tym 30 lat w Polsce. Jak te doświadczenia przekładają się na wsparcie mniejszych firm, które dopiero rozpoczynają cyfrową transformację?

W Polsce panuje przekonanie, że SAP jest rozwiązaniem wyłącznie dla dużych firm, co jest błędem. Aż 80% globalnych klientów SAP to firmy z sektora MŚP. Podobnie w Polsce – większość użytkowników systemów SAP to małe i średnie przedsiębiorstwa, często rodzinne, które zaczynały od kilkunastu użytkowników, a dziś korzystają z naszych rozwiązań na setkach stanowisk. Technologia SAP rośnie razem z firmą, wspierając rozwój i skalowanie biznesu dzięki elastycznym rozwiązaniom chmurowym.

Jakie rady dałby Pan właścicielom MŚP, którzy zastanawiają się nad cyfryzacją i wykorzystaniem AI w swoich firmach?

Najważniejsze to nie bać się zmian technologicznych. Powtórzę – historia pokazuje, że pionierzy wygrywają – przykłady to cała masa firm, które wykorzystały nowe technologie. AI daje dziś możliwość znaczącego skoku rozwojowego. Działając teraz, MŚP mogą szybko testować i korygować ważne decyzje – jeśli odłożą to w czasie, może być już za późno.