Wdrożenie systemu IFS Applications 9 w UTC CCS Manufacturing Polska, które pomogło zwiększyć efektywność w najważniejszych obszarach działalności firmy, stanowi istotny element cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Biznes wspierany przez IT W fabryce UTC CCS Manufacturing Polska produkuje się powyżej 2,5 mln przenośnych gaśnic rocznie, co zapewnia firmie pozycję czołowego producenta tego sprzętu w Europie. Rozwój działalności spółki UTC CCS Manufacturing Polska nie byłby możliwy bez wsparcia ze strony zaawansowanych narzędzi informatycznych. Od roku 2006 zarządzanie przedsiębiorstwem wspierał system IFS Applications, który został wdrożony na zasadzie transferu rozwiązania z niemieckiej spółki- -siostry. Wraz z rozwojem firmy i rosnącymi wymaganiami w zakresie obsługi procesów biznesowych pojawiła się potrzeba aktualizacji rozwiązania. Poszukiwania dostawcy nowego systemu ERP rozpoczęły się w roku 2015. Po dokładnej analizie funkcjonalnej rozwiązań oferowanych przez wiodących na rynku dostawców i proponowanych metodyk wdrożenia zarząd spółki podjął decyzję o wdrożeniu najnowszej wersji systemu IFS Applications. „Na decyzję o wyborze IFS Applications wpłynęły takie czynniki, jak elastyczność rozwiązania, krótki czas wdrożenia oraz to, że rozwiązanie dobrze wpisywało się w nasze potrzeby. Nie bez znaczenia był także fakt, że wcześniej używaliśmy systemu IFS Applications, wobec czego ten wybór dawał przesłanki do tego, że wdrożenie odbędzie się sprawnie i bezproblemowo” – informuje Stanisław Medygrał, IT Manager w spółce UTC CCS Manufacturing Polska. Aktualizacja do wersji IFS Applications 9 Podczas wdrożenia główny nacisk położono na wykorzystanie standardowych procesów w IFS Applications. „Przyjęliśmy założenie, że potencjalne zmiany funkcjonalne w systemie zostaną ograniczone do minimum” – informuje Stanisław Medygrał. „Jedyna istotna modyfikacja, z którą musieliśmy się zmierzyć, dotyczyła zintegrowania wdrażanego systemu z zewnętrznym systemem operatora logistycznego przy użyciu komunikacji EDI”. W ramach wdrożenia IFS Applications 9 uruchomiono moduły do obsługi finansów, dystrybucji i produkcji oraz moduł wspierający zarządzanie projektami. Wdrożono również rozwiązanie do zarządzania dokumentacją i jakością oraz funkcjonalność analityki biznesowej. Wprowadzono też mobilną obsługę magazynu. Jak podkreśla Stanisław Medygrał, dużym uznaniem użytkowników pracujących w systemie cieszy się interfejs IFS Lobby udostępniający konfigurowalne, oparte na rolach, kokpity zarządcze. Z systemu IFS Applications korzysta w firmie 180 osób. Standaryzacja i optymalizacja procesów Wdrożenie nowej wersji systemu IFS Applications przede wszystkim pozwoliło ustandaryzować i dokładnie opisać procesy biznesowe. Wiele z nich udało się przenieść bezpośrednio do systemu. Ponadto wyeliminowano te elementy procesów, które wymagały pracy w innych programach, np. w MS Excel. „W magazynach wprowadziliśmy bezprzewodowe urządzenia skanujące, dzięki czemu wszystkie operacje magazynowe mają obecnie odzwierciedlenie w systemie ERP w czasie rzeczywistym. Z kolei zarządzanie przepływem materiału w halach produkcyjnych jest teraz oparte na zadaniach transportowych, czyli funkcjonalności systemu, pozwalającej na zlecanie zadań bez użycia wydruków i zleceń papierowych. Dzięki temu całkowicie wyeliminowaliśmy w tym obszarze dokumentację papierową” – wyjaśnia Stanisław Medygrał. Funkcja traceability pozwala w prosty sposób śledzić w systemie pochodzenie surowców i materiałów użytych do wytworzenia danego produktu końcowego. Wprowadzenie funkcji workflow, umożliwiającej akceptację faktur zakupowych w systemie, całkowicie wyeliminowało fizyczny obieg faktur w firmie. Istotną wartością dodaną wdrożenia jest funkcjonalność rozliczania podatku VAT, która pozwala na automatyczne generowanie rozliczeń w systemie IFS Applications. Większa efektywność „Główną korzyścią z wdrożenia nowoczesnego, zintegrowanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem jest poprawa efektywności pracy, i to udało nam się osiągnąć. Usprawniliśmy przepływ informacji w firmie, ujednoliciliśmy i ustandaryzowaliśmy procesy biznesowe, zautomatyzowaliśmy wprowadzanie danych” – podkreśla Stanisław Medygrał. „Wykorzystaliśmy ponadto wbudowaną w IFS Applications funkcjonalność „segregation of duties” ułatwiającą wykrywanie konfliktów uprawnień. Gwarantuje to spójność z politykami SOX, co dla firmy korporacyjnej, takiej jak nasza, ma kluczowe znaczenie”. Po wdrożeniu IFS Applications 9 zwiększyła się efektywność zarządzania zamówieniami i planowaniem produkcji. Udało się zoptymalizować procesy zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa i zapewnić szczegółową kontrolę kosztów. System IFS Applications pozwala łatwo kontrolować zakupy materiałów, nadzorować stany magazynowe i monitorować zapasy. IFS Applications bazą do cyfrowej transformacji „Nowoczesny system ERP jest bardzo ważnym elementem transformacji cyfrowej naszego przedsiębiorstwa, która jest niezbędna do dalszego rozwoju działalności. Wdrożenie systemu IFS Applications 9 wymusiło przegląd i analizę procesów oraz uporządkowanie danych, ale dało nam również nowe spojrzenie na to, co do tej pory wydawało nam się niezmienialne. Jesteśmy dopiero na początku serii zmian, a system ERP jest dla nas bazą do dalszej optymalizacji zasobów informatycznych przedsiębiorstwa i w efekcie zwiększania potencjału do dalszego rozwoju biznesu” – podsumowuje Stanisław Medygrał.
