Czy systemy ERP są gotowe na e-fakturę? Poznaj stanowisko największych dostawców w Polsce

Niedawne przyjęcie przez Sejm przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i ustrukturyzowanych e-fakturach – które według zapowiedzi obowiązywać będą obligatoryjnie od początku 2023 roku – oznacza dla przedsiębiorców dużą rewolucję w fakturowaniu. Wspomniane zmiany legislacyjne to jednocześnie swego rodzaju wyzwanie dla dostawców systemów ERP, którzy muszą m.in. przeanalizować szczegółowe wymagania dotyczące e-fakturowania, wprowadzić odpowiednie zmiany, zaprojektować rozwiązania czy przeprowadzić testy, po to, aby przystosować swoje systemy do obsługi nowych przepisów.

W pierwszej fazie wdrażania nowych przepisów – o których szeroko informowaliśmy już na łamach serwisu ITwiz – a więc od stycznia 2022 roku, e-faktury mają działać jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży – obok faktur papierowych i występujących już w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Zarówno ten etap, jak i wszelkie działania związane z transferem danych pomiędzy stosowanymi dziś rozwiązaniami, a tymi nowymi czy też integracją obecnych platform z KSeFem, wydają się być dość wymagające.

Dlatego też, postanowiliśmy zapytać przedstawicieli największych dostawców systemów ERP w Polsce – jak zapatrują się na to nowe rozwiązanie? Jak się do niego przygotowują oraz jak te nowe przepisy zmienią funkcjonowanie ich systemów? Ich stanowiska prezentujemy poniżej:

• SAP Polska

Podobne rozwiązania jak procedowane teraz przez parlament przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) funkcjonują już w Polsce od kilkunastu miesięcy. E-fakturowanie w oparciu o Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF) może być wykorzystywane w wypadku transakcji między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi. SAP oferuje już zatem rozwiązania, które umożliwiają klientom w Polsce korzystanie z e-fakturowania w konkretnych przypadkach. Obecnie analizujemy wymagania i zgłoszone uwagi dotyczące KSeF. Z niecierpliwością czekamy na finalny kształt przepisów i ostateczną publikację, ponieważ jest to ważna kwestia z punktu widzenia naszych klientów. Elektroniczny obieg dokumentów, w tym finansowo-księgowych, jest jednym z najważniejszych tematów nie tylko w Polsce, ale i innych krajach europejskich. Z uwagą śledzimy proces legislacyjny w Polsce, jednocześnie wdrażając rozwiązania e-fakturowania w innych państwach, w których tego typu przepisy weszły już w życie. Bardziej szczegółowe prace nad rozwiązaniami do e-fakturowania w Polsce były jeszcze do niedawna niemożliwe, ze względu na to, że dopiero 7 października resort finansów udostępnił środowisko testowe, które pozwala budować odpowiednie narzędzia. To zdecydowanie krok w dobrym kierunku. Warto podkreślić, że chociaż wg. aktualnego projektu ustawy e-fakturowanie ma działać opcjonalnie od 1 stycznia 2022, to zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów już od 2023 roku może stać się obowiązkowe.

Małgorzata Sztokfisz, Localization Product Manager SAP Finance & Logistics, SAP Polska

• PwC

Od pojawienia się pierwszych zapowiedzi Ministerstwa związanych z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur śledzimy ten temat bardzo uważnie. Już na tym etapie prac nasi klienci zgłaszają, że dostosowanie obecnych rozwiązań używanych do fakturowania do nowej formy będzie dla nich dużym wyzwaniem. Nowa struktura xsd e-Faktury obejmuje swym zakresem strukturę JPK_FA, ale implementuje również elementy pojawiające się w JPK_V7. Podobnie jak przy raportowaniu JPK kluczowe przy wdrożeniu e-Faktur będzie zidentyfikowanie źródeł danych, z których pochodzić mają dane do przygotowania e-Faktury. Przy e-Fakturach oprócz zgromadzenia danych źródłowych pojawia się konieczność integracji z KSeF. Zdecydowaliśmy się w związku z tym na stworzenie aplikacji, która z jednej strony będzie łączyć możliwość pobierania danych z wielu różnych systemów źródłowych, ich elastyczne mapowanie do wymaganych pól, a z drugiej strony zapewni integrację z KSeF. Będziemy dążyć w kierunku jak największego zautomatyzowania tego procesu, tak, by zapewnić firmom sprawne przejście na nowe wymagania.

Podchodzimy do wdrożenia e-Faktur kompleksowo. Zazwyczaj zaczynamy od analizy procesów biznesowych, która poparta jest analizą techniczną i podatkową. W tym etapie gromadzone są informacje od wszystkich stron zaangażowanych w procesy oraz wyjaśniane są kluczowe wątpliwości. W razie potrzeby rekomendujemy optymalizacje procesowe oraz wspieramy ich wdrożenie. Zapewniamy też wsparcie w postaci PMO i zarządzania procesem zmiany.

Magdalena Brzuszczyńska, Senior Menedżer odpowiedzialna za rozwój i wdrożenia aplikacji JPK, e-sprawozdania, e-Faktury w PwC

• Asseco Business Solutions

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga zmiany dokumentowania sprzedaży, obsługi zakupów oraz rozliczenia podatków w systemach ERP. Z kolei nowy format e-Faktury umożliwia automatyczny odbiór faktur z KSeF i ich rejestrację w systemie ERP. Obok zmian w systemach ERP, konieczne jest zapewnienie przedsiębiorstwom komunikacji z KSeF w zakresie przekazywania faktur, odbioru informacji zwrotnych o fakturach oraz odbioru faktur zakupu wystawionych przez dostawców.

W przypadku systemów ERP by Asseco, zadanie to spełnia przygotowana przez nas wcześniej, platforma wymiany dokumentów Businesslink. Obecnie, dzięki publikacji przez ministerstwo roboczej wersji struktury logicznej e-Faktury oraz udostępnieniu pilotażu KSeF, prowadzimy testy przygotowanych rozwiązań.

Rola dostawcy oprogramowania nie ogranicza się tylko do dostosowania systemu. Przedsiębiorcy swoje przygotowania do KSeF mogą prowadzić analogicznie jak w przypadku Jednolitego Pliku Kontrolnego. Warto odpowiednio wcześniej rozpocząć prace i już w 2022 roku przetestować współpracę z KSeF. Dlatego przygotowujemy się do zapewnienia wsparcia naszym Klientom w analizie obecnych procesów, opracowaniu automatyzacji ewidencji danych, wdrożeniu zmian i przy wysyłce pierwszych faktur do KSeF. Bez wątpienia nowe obowiązki będą dla większości firm wiązały się z dodatkowymi kosztami aktualizacji systemu. Natomiast korzyścią dla przedsiębiorców może być automatyzacja procesów odbioru i rejestracji faktur zakupu.

Dawid Baranowski, zastępca dyrektora w Dziale Sprzedaży i Wdrożeń Macrologic ERP, Asseco Business Solutions S.A.

• Oracle Polska

Systemy ERP Oracle – zarówno Oracle Fusion oferowany w chmurze, jak i Oracle E-Business Suite działający w modelu on-premise, to rozwiązania o wyjątkowych możliwościach konfiguracji, które można wykonywać w już działających instalacjach, a także realizować podczas nowego wdrożenia. Dlatego bez żadnego problemu można te systemy przystosować do obsługi nowych przepisów wdrażających Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz faktury ustrukturyzowane.

Od strony technicznej te dostosowania realizuje się przez modyfikację stosownych dokumentów XML w obsługiwanych przez Oracle bibliotekach, tak, aby te były zgodne ze strukturą przyjętą przez ustawodawcę. W przypadku nowych wdrożeń czynności te wykonuje firma integratorska realizująca projekt, zaś w sprawie dostosowania już działających systemów można zwrócić się do Działu Konsultingu Oracle, który oferuje taką usługę w swoim portfolio. Warto zaznaczyć, że w obu tych przypadkach nie będą potrzebne dodatkowe licencje, ponieważ wbudowane narzędzia konfiguracyjne są objęte licencją EBS lub subskrypcją Fusion.

Paweł Jędrusik, dyrektor Sprzedaży Aplikacji w Oracle Polska

• Comarch

Możliwość generowania e-Faktur w formacie XML istnieje w systemach Comarch ERP już od wielu lat dzięki integracji z Comarch EDI (platformą do biznesowej komunikacji elektronicznej dostępnej w chmurze). Nadchodzące zmiany w zakresie e-Faktur, będą jednak na tyle istotne, że zdecydowaliśmy się na zbudowanie przejrzystego, transparentnego, dedykowanego rozwiązania bezpośrednio w systemach klasy ERP. Funkcjonalność pozwoli na intuicyjną i ergonomiczną obsługę ustrukturyzowanych elektronicznych faktur w systemach.

Jesteśmy w stałym kontakcie w pracownikami Ministerstwa Finansów i na bieżąco monitorujemy postęp prac nad uruchomieniem usługi. Na podstawie analiz roboczych struktur plików e-Faktur udostępnianych przez urząd, projektujemy rozwiązanie dla naszych systemów. Weryfikujemy również niedawno udostępnione środowisko testowe oraz szczegółowe informacje na temat specyfiki połączenia Krajowego Systemu e-Faktur z systemami ERP.  Sprawne przekazywanie informacji od ustawodawcy oraz brak kolejnych zmian w strukturach roboczych, to kluczowe warunki aby zgodnie z zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów dobrowolnie zacząć przesyłać pliki XML z fakturami od 1 stycznia 2022 roku. Przy naszej skali działania oraz udziale w rynku, spodziewamy się że część klientów będzie chciała skorzystać z dobrowolnego przesyłania plików od początku udostępnienia takiej możliwości.

Wprowadzenie e-Faktur niesie również za sobą szereg innych zmian w systemach Comarch ERP, m.in. w plikach JPK. Pierwotny projekt e-Faktur przewiduje m.in. ujmowanie kodów GTU czy procedur szczególnych nie na poziomie całego dokumentu, a na pozycji dokumentu, co jest istotną zmianą w stosunku do obecnej ewidencji danych w systemie.

Paweł Krupa, product manager systemów Comarch ERP

• BPSC

Wyzwaniem, które stoi przed polską gospodarką, jest podniesienie jej ogólnej efektywności. Można to zrobić poprzez automatyzację procesów. To właśnie robią e-faktury; są efektywniejsze, docierają do odbiorcy natychmiastowo i nie wymagają fizycznego przechowywania. Tym ma się zająć Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF.

Czy zamierzamy zintegrować nasz system z KSeFem? Oczywiście. Polska jest jednym z unijnych liderów we wdrażaniu i stosowaniu cyfrowych e-faktur, które są automatycznie przekazywane i przetwarzane w systemach informatycznych, jak choćby za pomocą komunikatów EDI. Podobnie jak w komunikatach EDI, nie będzie to tylko skan papierowego dokumentu, ale jego pełna cyfrowa wersja. Jak będzie wyglądał sam proces wdrażania zmian? Tak szybko jak otrzymamy gotowe API do obsługi KSeFu, tak szybko rozpoczniemy wdrażanie i integrację.

Na obecnym etapie jest wiele znaków zapytania. Nie wiemy jeszcze, jak zorganizowany będzie transfer danych pomiędzy stosowanymi dziś rozwiązaniami, a nowymi. Ustawodawca przedstawił strukturę logiczną dokumentów i ich wzory oraz konsultacje z przedsiębiorcami. To bardzo dobrze. Jednak to za mało, żeby móc zintegrować to ze sobą w ramach obecnie działających ERP-ów.

W przestrzeni publicznej poza KSeFem funkcjonuje inny system, czyli Platforma Elektronicznego Fakturowania. Czy PEF będzie zintegrowany z KSeFem? Czy będziemy musieli integrować dwa publicznie działające systemy ze sobą w ramach naszych rozwiązań? Jest to możliwe i wykonalne. Jednak efektywniejsze byłoby korzystanie z jednego rozwiązania. Dobry system powinien być prosty i możliwie uniwersalny. Zawsze dążymy do osiągnięcia takiego efektu w przypadku naszych rozwiązań i trzymamy kciuki, żeby strona rządowa osiągnęła podobny rezultat.

Sławomir Kuźniak, dyrektor ds. Zarządzania Produktem, BPSC

• Symfonia

Od lat jesteśmy blisko wszelkich zmian dotyczących cyfryzacji podatków i księgowości w Polsce. Muszę przyznać, że od strony technicznej działania związane z wprowadzeniem systemu KSeF przez Ministerstwo wydają się być jednymi z lepiej przygotowanych. Producenci oprogramowani dostali już dostęp do dokumentacji, została uruchomiona platforma testowa. Pomysł z wprowadzeniem jednolitego ustrukturyzowanego formatu faktury elektronicznej jest jak najbardziej słuszny. W dłuższej perspektywie to pozwoli znacznie usprawnić automatyzację w obszarze obsługi faktur – ich wystawiania, przekazywania, odbierania i rejestrowania. Zanim jednak to nastąpi czeka nas dość wymagający okres, gdy na rynku będą funkcjonowały różne formaty faktur. Zaczynając nadal od tych wystawianych ręcznie, poprzez faktury w pdf, które nie są formą ustrukturyzowaną, aż po formaty ustrukturyzowane, których będą co najmniej trzy. Format oparty o KSeF, dotychczasowy format dobrowolnie wykorzystywany w obrocie z podmiotami publicznymi oraz formaty udostępniane przez producentów oprogramowania.

My jako Symfonia też taki format mamy i promujemy już od wielu lat, jednak popieramy jeden format faktury w obiegu i pod tym kątem planujemy aktualizację naszych systemów. Z resztą od blisko 10 lat rozwijamy portal online Serwis Między Firmami, którego funkcjonalność jest zbliżona do rozwiązania proponowanego przez Ministerstwo Finansów.

Bogdan Zatorski, ekspert konsultingu biznesowego i rozwoju produktu w Symfonii