itelligence: Nasze podejście zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu wdrożenia rozwiązań SAP

Z Bartłomiejem Kiermaszem, Head of Project Management w należącej do NTT Data firmie itelligence, rozmawiamy o zarządzaniu biznesowymi projektami IT, aspektach pozatechnicznych warunkujących ich powodzenie, roli infrastruktury IT, a także unikalnym podejściu do wdrożeń systemów ERP i planach rozwoju organizacji projektowej itelligence w Polsce.

Czy to prawda, że projekty IT stają się coraz bardziej złożone?

Złożoność projektów IT zwiększa się wskutek rozwoju technologii i skali jej wykorzystania, ale też rosnącej świadomości wartości biznesowej możliwej do uzyskania dzięki IT. Za tym idą także oczekiwania biznesowe względem rozwiązań informatycznych. Znaczenie ma tu nie tylko ilość rozwiązań technologicznych, które muszą zostać zintegrowane w ramach projektu, ale równie ważne jest to, jakie – oraz jak bardzo skomplikowane – procesy ma wspierać wdrażane rozwiązanie. Niezależnie jednak od stopnia złożoności projektu, zadaniem dostawcy jest zapewnienie rozwiązania w pełni przejrzystego dla klienta.

Celem projektów, w których uczestniczymy, jest wspieranie, a coraz częściej kreowanie biznesu naszych klientów. Ich wartością jest właśnie wymiar biznesowy, więc zaangażowanie osób odpowiedzialnych za najważniejsze obszary działalności firmy, której dotyczy projekt, ma znaczenie kluczowe. W praktyce zaangażowanie tzw. biznesu w projekty IT zależy jednak od rodzaju organizacji oraz jej dojrzałości. Co ważne, świadomość możliwości wykorzystania technologii IT z korzyścią dla działalności biznesowej systematycznie rośnie.

Jak, w przypadku wdrożeń systemów klasy ERP, wygląda dziś podział odpowiedzialności między zespołem IT a pracownikami działów biznesowych?

Faktycznie coraz częściej są to inicjatywy napędzane przez osoby biznesowe. To powoduje, że projekty wdrożenia, np. systemów ERP, w naturalny sposób stają się przedsięwzięciami biznesowymi. Oznacza to m.in. precyzyjne określenie celów biznesowych oraz chęć zaangażowania przyszłych użytkowników wdrażanych rozwiązań już na wczesnym etapie prac. Jako itelligence zawsze dążymy do tego, aby zdobyć jak największe zaangażowanie ze strony użytkowników biznesowych.

Ważne jest nie tylko jednoznaczne zdefiniowanie biznesowego charakteru projektu, lecz także wyznaczenie w ramach firmy sponsora projektu, który odpowiada za końcowy efekt i dba o finansowanie prac, ale też jest głównym odbiorcą korzyści płynących z wdrożenia. Z moich doświadczeń wynika, że sponsorami projektów wdrożenia rozwiązań klasy ERP coraz częściej zostają osoby z najwyższego kierownictwa, nierzadko na poziomie zarządu. To oczywiście dobrze świadczy o zrozumieniu specyfiki i celowości projektów, które realizujemy.

Modernizacja systemu klasy ERP jest często ważnym etapem projektów cyfrowej transformacji biznesu Państwa klientów…

Zgadza się, przy czym kluczowe znaczenie ma tu słowo transformacja. Warunkuje ona zrozumienie tego, w jaki sposób IT może wpływać na zmianę biznesu. Na pewno w tle takich inicjatyw musi być system informatyczny. Jednak sama zmiana powinna mieć charakter biznesowy. To, w jaki sposób zmienimy procesy, jak zakomunikujemy zmiany dotykające zespołów, jak podejdziemy do tego organizacyjnie ma ogromne znaczenie dla efektu końcowego. Dlatego zakres projektu wdrożeniowego, niemal niezależnie od jego skali, nie może ograniczać się jedynie do aspektów technicznych.

W itelligence doskonale zdajemy sobie z tego sprawę, dlatego niezbędną częścią każdego projektu, który realizujemy, jest kwestia zarządzania zmianą organizacyjną. Żaden projekt nie będzie w pełni udany bez usystematyzowanego podejścia do tego aspektu. Zmiany towarzyszące implementacji lub modernizacji systemu IT nie dzieją się „przy okazji”. Praktyka pokazuje, że zarządzanie zmianą zdecydowanie minimalizuje ryzyko tego, że system się nie przyjmie w organizacji, a więc nie przyniesie też oczekiwanych korzyści. Możemy przecież wdrożyć świetny system, ale jeśli zespół, który ma z niego korzystać, nie wie, jak to robić, nie zna bądź nie rozumie korzyści, które oferuje nowe rozwiązanie i nie utożsamia się z nowymi procesami, to prawdopodobieństwo niepowodzenia całego przedsięwzięcia znacząco rośnie.

Mówi się, że to aplikacje mają coraz większe znaczenie dla powodzenia i możliwości rozwoju biznesu w większości branż. Czy naprawdę infrastruktura IT stała się już kwestią wtórną?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Nie można nie doceniać roli infrastruktury, bo aplikacje potrzebują do działania określonych zasobów i środowiska uruchomieniowego. Nie jest też tak, że model prywatnej chmury obliczeniowej stał się odpowiedzią na wszystkie problemy i potrzeby w obszarze infrastruktury IT.
Natomiast często sprawdza się podejście hybrydowe, które co prawda zakłada wykorzystanie modelu public cloud computing, jednak w powiązaniu z zasobami pozostającymi pod kontrolą firmy – czy to w lokalnej serwerowni, czy w ośrodku utrzymywanym przez wyspecjalizowanego dostawcę. Warto wspomnieć, że w itelligence coraz częściej realizujemy projekty na bazie własnej chmury prywatnej, nierzadko połączonej z publicznymi usługami chmurowymi wybranych dostawców.

Model chmury obliczeniowej zapewnia również wartość dodaną w postaci dużej elastyczności. Nie trzeba bowiem kupować rozbudowanej infrastruktury na wstępnym etapie projektu, a w zamian można działać w sposób zwinny i na bieżąco sprawdzać, jakie podejście będzie najlepsze. Na pewno ma to znaczenie dla możliwości szybkiego uruchomienia prototypu projektowego, ale też dla kosztów całego rozwiązania w długiej perspektywie.

Na pewno jednak do kwestii wyboru środowiska infrastruktury w celu realizacji konkretnego projektu należy podejść z dużą uwagą. Nie jest to być może czynnik specjalnie ekscytujący, ale zawsze ma spore znaczenie kosztowe. Warto ocenić w długiej perspektywie, jakie podejście będzie najkorzystniejsze w danej sytuacji nie tylko od strony kosztowej, lecz także w kontekście zarządzania ryzykiem oraz planów rozwoju środowiska aplikacyjnego.

Jakie podejścia projektowe i metodyki najlepiej przystają do dzisiejszych projektów?

Podejście do realizacji projektów wdrożeniowych systematycznie ewoluuje w kierunku podejścia agile, działania małymi krokami, angażowania zespołu klienta już na początku prac i osiągania małych sukcesów. Obecnie zarówno klienci, jak i dostawcy oczekują podejścia bardziej zwinnego i elastycznego do wdrożenia.

W itelligence prowadzimy projekty według naszego podejścia, zbudowanego z połączenia klasycznej metodyki projektowej i podejścia zwinnego. Zdajemy sobie bowiem sprawę, że pełne podejście agile w przypadku projektów ERP nie zawsze się sprawdza. Widzimy np. konieczność łączenia elementów typowych dla obu podejść m.in. z uwagi na to, że pewne istniejące w firmie procesy wymagają skrupulatnego przeanalizowania i opisania. Po części wynika to ze specyfiki systemów klasy ERP, gdzie dostarczanie kamieni milowych nazwanych przez klienta jest kluczowe. Z kolei na elementy zwinne stawiamy szczególnie w obszarach technicznych i w zakresie developmentu. To ważne, ponieważ wdrażając systemy oparte na oprogramowaniu SAP – obok konfiguracji standardowego rozwiązania – tworzymy dedykowane funkcjonalności, odpowiadające konkretnym potrzebom klienta. Z podejścia zwinnego czerpiemy też pojęciowo i narzędziowo.

Czy wdrażanie systemów klasy ERP w całości według zasad agile jest błędem?

Podejście w pełni zwinne jest możliwe, ale wymaga bardzo dużej wiedzy i zaangażowania ze strony zespołu firmy, w której wdrażamy nowe rozwiązanie. Nie zawsze jest jednak taka możliwość, bo osoby uczestniczące w projekcie z ramienia klienta często są zaangażowane w bieżącą pracę operacyjną i nie mają możliwości ciągłego i całościowego udziału w pracach wdrożeniowych. Z tego względu najczęściej zalecamy metodykę łączącą oba podejścia. Mamy pewne narzucone sztywnie fazy projektowe, a w ramach tych faz działamy jak najbardziej zwinnie. Wiemy, jakie produkty mamy dostarczyć, ale to, w jaki sposób zostaną one zbudowane, podlega ciągłej dyskusji. Oczywiście bardzo istotne jest tu systematyczne podejście do określenia założeń i przygotowania projektu. Zawsze staramy się jednak działać elastycznie i przyjmujemy pewną zmienność określonych początkowo założeń. Gramy fair. Udawanie, że na początku prac opiszemy wszystkie najdrobniejsze aspekty wdrożenia i one nie ulegną zmianie wraz z upływem czasu, czy zmianami w otoczeniu biznesowym organizacji – w której wdrażamy rozwiązanie – jest marszem ku klęsce.

W itelligence objął Pan nową rolę – Head of Project Management. Jakie są Pańskie zadania i cele? Co zmieni się w podejściu itelligence do prowadzenia projektów?

Moim zadaniem jest zwiększenie wymiany doświadczeń pomiędzy projektami, które realizujemy na gruncie lokalnym, a także wykorzystywanie globalnych doświadczeń itelligence i grupy NTT Data, której jesteśmy częścią. Mamy bowiem dostęp do ogromnej bazy unikalnej wiedzy i narzędzi zbudowanych w oparciu o globalne doświadczenia itelligence i NTT z realizacji projektów wdrożeniowych w wielu krajach i branżach. Zależy mi również na promowaniu naszego autorskiego podejścia do realizacji wdrożeń SAP.

Od lat – zgodnie z zaleceniem producenta – wykorzystujemy metodykę SAP Activate. Na własne potrzeby opracowaliśmy jednak jej rozszerzenie o elementy związane z zarządzaniem projektem – jego zakresem, jakością i ryzykiem na bazie podejścia PMI. Wdrożyliśmy również wspomniane elementy zarządzania zmianą organizacyjną (OCM – Organizational Change Management).

Nasza metodyka SAP Activte+ nie skupia się więc jedynie na implementacji technicznej, ale uzupełnia typowe podejście wdrożeniowe wieloma niezbędnymi dziś działaniami. Jednym z moich celów będzie jak najszersze zastosowanie tego podejścia na rynku polskim. Jestem przekonany, że dzięki niemu możemy oferować klientom największe korzyści z realizowanych projektów. Będę też wspierał kierowników projektów we wdrożeniach, które realizujemy wspólnie z klientami.

Czym wyróżnia się podejście itelligence do realizacji wdrożeń rozwiązań SAP i jaką ma to wartość dla Państwa klientów?

Nasze podejście pozwala zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu wdrożenia. Wybierając itelligence na partnera wdrożeniowego, nasi klienci nie tylko mają zabezpieczoną wiedzę merytoryczną niezbędną do sprawnej realizacji prac technicznych, lecz także wsparcie we wszystkich niezbędnych aspektach biznesowych, organizacyjnych i projektowych. Wiemy z doświadczenia, że sama implementacja techniczna to nie wszystko. Ważne jest też dobre osadzenie zmiany w organizacji i zarządzanie nią.