Dynamiczny rozwój firmowego oprogramowania – w tym systemów ERP i aplikacji biznesowych – sprawił, że Gaspol na nowo zdefiniował strategię w zakresie IT. Zamiast rozbudowywać portfolio firm zewnętrznych odpowiedzialnych za rozwój oprogramowania, postawił na rozwój własnych zasobów IT.
Impulsem do zmian w Gaspolu były rosnące koszty związane z utrzymaniem systemu ERP, w tym usług zewnętrznych konsultantów. „Na to nałożył się fakt, że w Gaspolu jesteśmy bardzo kreatywni, jeśli chodzi o rozwój naszej działalności. Jako pierwsi w Polsce staliśmy się firmą multienergetyczną i – oprócz gazu płynnego – do oferty wprowadziliśmy energię elektryczną, gaz ziemny sieciowy i skroplony LNG, energię odnawialną i systemy hybrydowe. Dlatego też naszą nową marką jest GASPOL ENERGY” – mówi Michał Kozieł, dyrektor Departamentu IT w Gaspolu. „W połączeniu z tym, że właściwie od zawsze staramy się dostarczać klientom innowacyjne rozwiązania – jak podpisywanie umów piórem elektronicznym, czy ostatnio tzw. wprowadzenie rozszerzonej rzeczywistości do naszego sklepu internetowego – zredefiniowaliśmy naszą strategię” – dodaje.
Koszty dostosowywania rozwiązań do potrzeb biznesu
W ślad za rozbudową oferty w Gaspolu rozpoczęły się prace nad integracją systemów sprzedażowych, marketingowych oraz tworzeniem aplikacji, które ułatwiłyby klientom zarządzanie różnymi mediami, które od niedawna mogą kupować w tej samej firmie. „O ile mogę wyobrazić sobie wynajem od firmy zewnętrznej serwerów czy infrastruktury IT, o tyle rozwój naszego systemu wolałem pozostawić w naszych rękach. Zwłaszcza że nie sprzedajemy standardowych produktów. Moim zamierzeniem było dostosowanie procesów do tego, jak są opisane w systemie ERP, jednak z zachowaniem możliwości elastycznego wprowadzania zmian” – stwierdza Michał Kozieł.
Gaspol potrzebował systemu służącego do obsługi sprzedaży detalicznej gazu i energii elektrycznej. Poza tym potrzebna była funkcjonalność wystawiania kompleksowej faktury za energię elektryczną i gaz ziemny. Wdrożono też system do obsługi procesu zmiany dostawcy energii przez klientów. Trwają prace nad systemem do tzw. grafikowania – czyli prognozowania zużycia energii i planowania zakupów innych jej nośników, np. gazu.
Konieczne było również zintegrowanie sposobów rozliczania się z dostawcami energii elektrycznej. Każdy z nich ma swoje rozwiązania do wymiany danych, w których często wprowadzane są zmiany. Własny dział IT pozwala adaptować się do nich na bieżąco. Co prawda mówi się o zbudowaniu jednolitej, ogólnopolskiej platformy dla wszystkich dostawców energii elektrycznej, ale nie wiadomo, kiedy to się stanie. „Przyglądaliśmy się różnym produktom, ale żaden nie spełniał wszystkich naszych wymagań. Jeden z nich co prawda – od strony funkcjonalnej – przygotowany był pod nasze potrzeby, ale z kolei termin wdrożenia był zbyt długi, a my już z nowym rokiem musieliśmy uruchomić sprzedaż nowych produktów. Ponadto koszt rozwiązania był bardzo wysoki” – dodaje Michał Kozieł
Cykl współpracy z zewnętrznym dostawcą
Aktualnie Gaspol współpracuje z niewielką firmą, która stworzyła dedykowane rozwiązanie pokrywające podstawowe potrzeby w zakresie rozliczania energii elektrycznej i gazu ziemnego. Firma ta świadczy również serwis systemu. „Przeskanowanie przez nas rynku pod względem możliwości firm zewnętrznych potwierdziło, że najmocniejszy know-how o tym, jak funkcjonuje nasz biznes mamy jednak wewnątrz organizacji. To tutaj – w tworzącym się dopiero dziale energetycznym – powstają pomysły na temat przyszłych funkcjonalności docelowego rozwiązania” – wyjaśnia Michał Kozieł.
Na to wszystko nakłada się swego rodzaju „cykl” współpracy z firmą wdrażającą i utrzymującą systemy IT dla Gaspolu. „Zwykle trwa on ok. 7 lat – od rozpoczęcia współpracy do momentu podnoszenia stawek na poziom, którego już nie jesteśmy w stanie zaakceptować. To zmusza nas do poszukiwania nowego dostawcy i rozpoczynania całego procesu na nowo” – dodaje. „Bywało również tak, że na realizację pewnego zlecenia zewnętrzny dostawca potrzebował 3 razy więcej czasu niż pracownik u mnie w dziale. Różnie też bywało z testowaniem. Praktyka pokazała, że testerów też najlepiej mieć u siebie” – dodaje.
Decyzja o rozwijaniu aplikacji biznesowych wewnątrz firmy
„Kiedy kończyłem analizę kosztową naszej nowej strategii IT, zdarzyło się, że jeden z partnerów za dwie modyfikacje związane ze zmianami w prawie zażądał dodatkowego wynagrodzenia za zrealizowanie prac z uwzględnieniem kalendarza legislacyjnego. Tymczasem w ramach umowy miał obowiązek dostosowania naszego rozwiązania do nowego prawa. Ten incydent przyspieszył tylko finalną decyzję” – wspomina Michał Kozieł. W efekcie, w Gaspolu powstaje własny działu rozwoju aplikacji biznesowych. Do 1 kwietnia br. firma zakończy jego budowę. Docelowo dział będzie liczył 32 osoby, z czego 20 konsultantów i programistów będzie odpowiedzialnych za utrzymanie i rozwój systemu Microsoft Dynamics AX (d. Axapta) oraz aplikacje mobilne. Firma wdrożyła metodologię Scrum.
„Gdy policzyliśmy koszty utrzymania systemu ERP siłami wewnętrznymi, są one o ok. 40% niższe niż stawki dostawców zewnętrznych. Do tego dochodzi znacznie szybsza i lepsza jakość wykonania modyfikacji” – mówi Michał Kozieł. „W naszym przypadku mitem okazało się też, że obsługa przez firmę zewnętrzną daje większe bezpieczeństwo. Gdy od dostawcy odchodzili pracownicy zajmujący się projektami dla nas, to nowe osoby również musiały poznać nasz system i jego kod źródłowy, co wymuszało dodatkowy czas, a za nim koszty” – dodaje.
Więcej w najnowszym numerze ITwiz 2/2015.
