Przy planowaniu wydatków sprawa wdrożenia systemu często przegrywa z bieżącymi potrzebami firmy, a budżet na to przeznaczony jest obcinany do poziomu wykluczającego wybór sprawdzonego rozwiązania i kompetentnego dostawcy. Jakimi argumentami przekonać nasz zarząd, że pewien poziom środków jest konieczny, by wdrożenie zakończyło się sukcesem? Najlepiej korzyściami z jego wykorzystania i uzyskanymi oszczędnościami. System ERP (Enterprise Resource Planning) nazywany jest kręgosłupem współczesnej firmy. Niezależnie od tego, w jakiej branży działamy, to dzięki niemu możemy efektywnie zarządzać zasobami, procesami oraz informacją w organizacji. Warto podkreślić, że inwestycja w system ERP nie jest decyzją jednorazową. Jest procesem, który może korzystnie wpłynąć na funkcjonowanie i rozwój organizacji. Kluczowe zalety nowoczesnych systemów ERP 1. Zdolność do centralizacji informacji To kluczowy aspekt systemu ERP, który pozwala na gromadzenie, organizowanie i zarządzanie danymi z różnych działów i obszarów przedsiębiorstwa w jednym, zintegrowanym systemie. Rozproszone dane i informace z dotychczasowych silosów zostają przeniesione do jednego, centralnego miejsca. Dzięki temu dostępne są dla wszystkich uprawnionych użytkowników w organizacji. Dzięki centralizacji informacji uzyskujemy pełny wgląd w działalność firmy w czasie rzeczywistym. Dane są spójne, aktualne i łatwo dostępne. Pozwala to na szybsze podejmowanie decyzji. Eliminowana jest też redundancja danych i związane z nią błędy. Wszyscy pracownicy korzystają z tej samej, aktualizowanej wersji informacji. 2. Możliwość łatwego współdzielenia informacji Dzięki systemom ERP pracownicy z różnych działów mogą łatwo dzielić się informacjami i współpracować nad wspólnymi projektami. Co warto podkreślić, dzieje się to bez konieczności posiadania wielu kopii tych samych danych lub bez konieczności przenoszenia danych między różnymi systemami. 3. Poprawa zgodności z przepisami i kontroli jakości danych Centralizacja może też przyczynić się do poprawy zgodności z przepisami i kontroli jakości danych. Wszystkie dane są bowiem gromadzone, przechowywane i zarządzane w sposób zorganizowany i zgodny z określonymi standardami. Ułatwia to również audytowanie i raportowanie, co jest szczególnie ważne w sektorach regulowanych. 4. Dostęp do zaawansowanych narzędzi analitycznych Nowoczesne systemy ERP mają szerokie możliwości w zakresie Business Intelligence i analiz. Gdy przedsiębiorstwa stają się bardziej zorientowane na dane, wykorzystują te narzędzia do podejmowania świadomych decyzji biznesowych. Analityka biznesowa i BI obejmują różne narzędzia, takie jak eksploracja danych, wizualizacja danych, narzędzia i infrastruktura danych. W obliczu globalnych wyzwań inteligencja biznesowa stała się kluczowa dla przetrwania i rozwoju przedsiębiorstw, umożliwiając im szybką adaptację do zmieniających się warunków rynkowych. 5. Wykorzystanie AI w zwiększeniu efektywności operacyjnej i redukcji ręcznej pracy Ważnym trendem w systemach ERP jest integrowanie w systemach ERP algorytmów sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML). Z analiz Gartnera wynika, że organizacje mogą obniżyć koszty nawet o 30% w ciągu 3 lat, wykorzystując AI i ML w systemach ERP. Algorytmy sztucznej inteligencji mogą analizować historyczne dane o zapasach, aktualne trendy rynkowe i wzorce popytu w czasie rzeczywistym, aby optymalizować poziomy zapasów, zapobiegać brakom w magazynie i identyfikować najlepszych dostawców. Sztuczna inteligencja może pomóc firmom w poprawie procesów planowania finansowego i prognozowania. Modele ML mogą identyfikować trendy i wzorce w danych finansowych, umożliwiając dokładniejsze prognozowanie przepływów pieniężnych, wzrostu przychodów i potencjalnych ryzyk finansowych. Wartością dodaną z zastosowania AI i ML w systemach ERP jest ogromny potencjał zwiększenia efektywności operacyjnej, redukcja ręcznej pracy oraz poprawa procesów decyzyjnych w organizacjach. Integracja tych technologii jest kluczowa dla przedsiębiorstw, które chcą pozostać konkurencyjne w dynamicznym środowisku biznesowym. Jak oszacować budżet wdrożenia systemu ERP w organizacji? Oszacowanie kosztów związanych z wdrożeniem systemu ERP wymaga przede wszystkim zrozumienia składników kosztowych, które wpływają na całkowity budżet projektu. Proces zaczynamy od zidentyfikowania wszystkich, potencjalnych kosztów, zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich. 1. Koszty bezpośrednie wdrożenia systemu ERP Koszty bezpośrednie to te, które są łatwo mierzalne i stanowią bezpośredni wydatek związany z projektem. W tym przypadku mogą to być koszty zakupu oprogramowania (licencji lub subskrypcji systemu udostępnianego w modelu chmury obliczeniowej), a także opłaty za usługi wdrożeniowe dostawcy systemu ERP. Do tego dochodzą koszty platformy sprzętowej w scenariuszu wykorzystania go we własnym centrum danych (on-premise). Obecnie systemy ERP hostowane są też w chmurze obliczeniowej. Umożliwia ona łatwe skalowanie zasobów i tym samym dostosowywanie się firm do rosnących wymagań bez konieczności inwestowania w kosztowną infrastrukturę IT. Dodatkowo modele oparte na chmurze często oferują płatności za faktyczne zużycie. Koszty bezpośrednie są najłatwiejsze do zidentyfikowania i obliczenia, ponieważ są one wyraźnie określone przez dostawców. Mogą być oszacowane na podstawie ofert rynkowych. 2. Koszty pośrednie wdrożenia systemu ERP Koszty pośrednie mogą być trudniejsze do zidentyfikowania. Mogą one obejmować szkolenie personelu, wsparcie techniczne, czas poświęcony na zarządzanie projektem i inne zasoby wewnętrzne, które będą zaangażowane w proces wdrożenia. Po zidentyfikowaniu wszystkich potencjalnych kosztów następnym krokiem jest ich agregacja i analiza. Może to wymagać zbierania danych z różnych źródeł, rozmów z dostawcami, konsultacji z firmami, które już wdrożyły systemy ERP, czy też analizy historycznych danych finansowych firmy. Dokładne oszacowanie kosztów pomoże w opracowaniu biznesplanu i uzasadnienia finansowego wdrożenia systemu ERP dla zarządu. Prognozowanie zwrotu z inwestycji w system ERP Bardzo ważny etap w procesie oceny opłacalności wdrożenia systemu ERP to oczywiście wyliczenie zwrotu z inwestycji. Proces ten ma na celu ocenę, w jakim czasie inwestycja zacznie przynosić oczekiwane korzyści finansowe i operacyjne. Prognozowanie ROI zaczyna się od analizy kosztów wdrożenia oraz przewidywanych korzyści związanych z wdrożeniem systemu ERP. Analiza korzyści powinna obejmować zarówno bezpośrednie oszczędności, takie jak redukcja kosztów operacyjnych czy zwiększenie efektywności, jak i korzyści pośrednie, takie jak poprawa satysfakcji klienta czy lepsza zgodność z przepisami. Obliczenie ROI może też obejmować opracowanie scenariuszy najlepszego i najgorszego przypadku. Pozwala to zrozumieć potencjalne ryzyko i zyski związane z projektem. Prognozowanie ROI jest ważnym narzędziem, które pomaga zrozumieć, jak inwestycja w system ERP może wpłynąć na finansowe i operacyjne funkcjonowanie firmy. Przykład obliczenia ROI z wdrożenia systemu ERP Wskaźnik ROI można obliczyć w stosunkowo prosty sposób, dzieląc zysk netto z projektu przez poniesione na jego rzecz koszty i mnożąc przez 100%. Zasada działania wskaźnika jest równie prosta. Im wyższy jego poziom, tym bardziej opłacalna inwestycja. Wyznaczenie wskaźnika ROI wymaga określenia spodziewanych korzyści finansowych z tytułu wdrożenia ERP. Do tego również nie potrzeba wyspecjalizowanej firmy doradczej. Załóżmy, że firma produkcyjna rocznie osiąga 450 mln zł przychodu. Roczne koszty związane z działalnością sięgają zaś 420 mln zł. Załóżmy również, że kapitał własny przedsiębiorstwa to 135 mln zł. Koszt wdrożenia ERP – z uwzględnieniem ryzyka projektowego - wynosi ok. 6,6 mln zł. Cel biznesowy związany z wdrożeniem ERP brzmi: zredukujmy koszty działalności przedsiębiorstwa o ok. 2%. Jak będzie wyglądać wskaźnik ROI dla wdrożenia ERP w perspektywie 3 lat? Dla porównania, ROI dla całego przedsiębiorstwa w tej perspektywie wynosi jedynie 66%. Jak widać na tym prostym modelu, inwestycja polegająca na wdrożeniu ERP jest nie tylko rentowna, ale może przynieść przedsiębiorstwu korzyści większe niż zwiększanie mocy produkcyjnych. Zyski z uruchamianych kolejnych funkcjonalności systemu ERP Załóżmy, że nasze modelowe przedsiębiorstwo użytkuje już ERP, a teraz rozważa rozszerzenie systemu o rozwiązania wspierające komunikację i współpracę z partnerami handlowymi, np. EDI (Electronic Data Interchange). Zdolność firmy do komunikacji za pomocą EDI może przesądzić o nawiązaniu współpracy z kolejnym partnerem biznesowym, np. siecią handlową lub e-commerce. Firmy tego typu preferują bowiem elektroniczną wymianę danych. Tymczasem szacowany przychód naszego modelowego przedsiębiorstwa z tytułu sprzedaży do przykładowej sieci handlowej wynosi ok. 33 mln zł rocznie, średnia marża – 15%. Jednocześnie wdrożenie EDI wzmocni naszą pozycję u dotychczasowych odbiorców (również chętnie komunikujących się z dostawcami drogą elektroniczną), którzy kupują u nas za ok. 105 mln zł rocznie. Zaledwie 10% zysku z tej sprzedaży skalkulujmy jako korzyści z EDI. Tymczasem szacowane koszty związane z wdrożeniem kompleksowego rozwiązania EDI, umożliwiającego komunikację z wieloma partnerami, wyniosły 600 tys. zł, przy zakładanym horyzoncie czasowym inwestycji 1 roku. Zwrot z inwestycji związany z ograniczeniem poziomu zapasów Problem zapasów jest najczęściej polem wzajemnych zabiegów – działu finansów, który dąży do ich minimalizacji, i działu produkcji, który chce mieć pewność, że będzie w stanie sprostać każdemu zleceniu w możliwie najkrótszym czasie. Problem jest ważny z punktu widzenia płynności finansowej przedsiębiorstwa. Zaawansowane ERP dostarczają wielu instrumentów, które pozwalają zarządzać poziomem zapasów, dynamicznie dostosowywać go do rzeczywistych potrzeb. Jak ocenić ROI z rozbudowy systemu ERP o zaawansowane mechanizmy gospodarki materiałowej? Przyjmijmy, iż zebrane przez nas oferty na takie rozwiązania wskazują, że koszty sięgają 1,59 mln zł. Średni roczny poziom zapasów w naszej firmie to ok. 90 mln zł. Korzyści, jakich się spodziewamy dzięki wdrożeniu, to zredukowanie poziomu zapasów o ok. 20%, (18 mln zł). W efekcie wdrożenia nasze przedsiębiorstwo o taką wielkość zmniejszy kredytowanie w banku bądź też uwolnione środki zainwestuje. Dla celów kalkulacji przyjęto koszt kredytu bankowego na poziomie 10% w skali roku. Horyzont czasowy dla inwestycji to trzy lata. Redukcja kosztów związanych z nieprzewidzianymi przestojami w produkcji Systemy ERP obejmują także aspekty związane ze wsparciem gospodarki remontowej. Sfera ta dotyczy głównie przedsiębiorstw produkcyjnych, ale również – w coraz większym stopniu – np. także firmy, które posiadają własne środki transportu. Najbardziej oczywiste korzyści z wdrożenia systemu ERP w tym obszarze to redukcja kosztów przestoju linii produkcyjnej i związanej z tym utraconej produkcji. Tygodniowy przestój w naszym modelowym przedsiębiorstwie spowodowałby utratę ok. 1,41 mln zysku operacyjnego. Awaria i przestój mogą też spowodować opóźnienia w dostawach i w efekcie doprowadzić do naliczenia kary umownej. Przyjmijmy, że takie zdarzenie pociąga za sobą dodatkowe koszty w wysokości 450 tys. zł rocznie. Przedsiębiorstwa starają się minimalizować czas trwania takich zdarzeń, utrzymując zapasy części zamiennych. Taka reaktywna strategia nie zmniejsza częstotliwości występowania awarii. W skrajnych wypadkach prowadzi do utrzymania poziomu zapasu części zamiennych odpowiadającego elementom linii produkcyjnej, a to spore obciążenie. Wdrożenie rozwiązań gospodarki remontowej wiąże się ze zmianą podejścia do tego zagadnienia. Wymiany poszczególnych elementów i podzespołów i przeglądy okresowe dokonywane zgodnie z zaleceniami producenta eliminują zdecydowaną większość nieplanowanych przestojów. Planowanie działań remontowych pozwala też na redukcję zapasów części zamiennych. Proaktywne podejście do zagadnień remontowych istotnie zwiększa żywotność urządzeń, zmniejszając częstotliwość koniecznych modernizacji. Planowanie remontów daje również możliwość określenia mocy produkcyjnych z wyprzedzeniem oraz oceny ich wpływu na zdolność do realizacji zleceń klientów. Przy takim podejściu działy remontowy i produkcji są w stanie wspólnie podjąć decyzję o wcześniejszym lub późniejszym przeprowadzeniu przeglądów, tak aby zrealizować maksymalną liczbę zleceń klienta, zamiast dać się zaskoczyć awarii. Oszacowane korzyści z wdrożenia gospodarki remontowej przedstawiają się następująco: redukcja zapasów części zamiennych z 24 mln zł do 9 mln zł, redukcja wyłączeń linii produkcyjnych o 70%, uniknięcie kar umownych z tytułu nieterminowych dostaw. Całościowe wyliczenie ROI z inwestycji w system ERP Aby podsumować całość zwrotu z inwestycji załóżmy, że w ciągu roku zrealizowaliśmy wdrożenie ERP. Po jego uruchomieniu rozbudowaliśmy zaś system ERP o wszystkie opisane wyżej obszary (EDI, gospodarka zapasami, gospodarka remontowa). Przyjmijmy dla całości perspektywę 3-letnią. W praktyce oznacza to, że korzyści z wdrożenia ERP osiągnęliśmy w ciągu 2 lat po zakończeniu wdrożenia i w ciągu roku z pozostałych wdrożonych rozwiązań. W tym okresie korzyści z wdrożenia wyniosły w przypadku ERP: 2 x 8,4 mln zł, rozwiązań EDI:– 6,53 mln zł, optymalizacji poziomu zapasów:– 1,8 mln zł, a gospodarki remontowej:– 2,94 mln zł; przy łącznych kosztach 9,84 mln zł. Oprócz określenia ROI z powyższego obliczenia łatwo można też stwierdzić, że przy kosztach poniesionych na wdrożenie systemu ERP wynoszących 9,84 mln zł suma korzyści wynikających z ich użytkowania w ciągu 3 lat wyniesie aż 28,06 mln zł. Andrzej Moskalik, Dyrektor ds. Sprzedaży, Członek Zarządu All4One Poland
