Od października 2025 roku w Polsce zacznie obowiązywać system kaucyjny obejmujący butelki plastikowe (do 3 l), puszki aluminiowe (do 1 l) i szklane butelki wielorazowe. Dla handlu detalicznego oznacza to istotne zmiany organizacyjne i technologiczne – od przestrzeni sklepowej po systemy sprzedażowe i obsługę klienta.
- Obowiązki prawne i organizacyjne
Sklepy o powierzchni powyżej 200 m² będą zobowiązane do przyjmowania pustych opakowań i zwrotu kaucji. Mniejsze placówki mogą dołączyć do systemu dobrowolnie, choć w przypadku sprzedaży napojów w butelkach wielorazowych, również muszą obsługiwać zwroty.
Pierwszym krokiem jest analiza wymogów i ocena wpływu systemu na procesy w sklepie: logistykę, zarządzanie personelem i interakcje z klientami.
- Przestrzeń i logistyka
Sklepy powinny przygotować miejsce do przyjmowania zwrotów – manualnie lub automatycznie. Obie formy wymagają przemyślanej organizacji – przyjmowanie ręczne sprawdza się w mniejszych placówkach, natomiast automaty zyskują na znaczeniu w większych lokalizacjach lub tam, gdzie zakłada się duży wolumen zwrotów.
Ważne, aby już dziś zastanowić się, gdzie w sklepie znajdzie się miejsce na przechowywanie pustych butelek i puszek, jak będzie prowadzona segregacja, oraz w jaki sposób opakowania będą przekazywane operatorowi systemu kaucyjnego.
- Technologie sprzedażowe
Obsługa kaucji wymaga dostosowania systemów kasowych i fiskalnych. Konieczne jest wdrożenie funkcji naliczania i zwrotu kaucji, prowadzenia ewidencji oraz generowania raportów wymaganych przez operatora i regulatorów.
„Warto upewnić się, że systemy sprzedażowe będą nie tylko prawidłowo rejestrować sprzedaż i zwroty, ale też umożliwią bieżące raportowanie transakcji oraz generowanie zestawień wymaganych przez operatorów i regulatorów” – podkreśla Michał Pląska, dyrektor operacyjny Centrum Innowacji Retail w COMP S.A.
- Pracownicy i procedury
Nowy system to nowe obowiązki dla personelu: od obsługi zwrotów po komunikację z klientami i prowadzenie dokumentacji. Konieczne są szkolenia oraz opracowanie prostych procedur, które zminimalizują ryzyko błędów i poprawią jakość obsługi.
Dobrze przeszkolony personel ma nie tylko sprawnie przyjmować opakowania, ale też potrafić rozwiać wątpliwości klientów i budować pozytywne doświadczenie zakupowe – co w obliczu dużych zmian może mieć kluczowe znaczenie dla lojalności konsumentów.
- Komunikacja z klientem
Klienci muszą wiedzieć, skąd wynika wzrost ceny, ile wynosi kaucja i gdzie mogą oddać opakowania. Przejrzyste plakaty, oznaczenia produktów i informacje przy kasach pozwolą ograniczyć frustrację i usprawnią obsługę, szczególnie w początkowym okresie działania systemu.
W pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu to właśnie zrozumienie zasad przez klientów będzie decydować o jego skuteczności – i o tym, czy zwroty będą realizowane w sposób płynny.
- Finanse i raportowanie
Sklepy będą pośrednikiem finansowym – pobierając i zwracając kaucję. Niezbędne będzie zabezpieczenie środków w kasie, rozliczenia z operatorem i zgodność z wymaganiami sprawozdawczymi. Odpowiednie wsparcie IT może znacząco uprościć te procesy.
- Zysk zamiast problemu
System kaucyjny to nie tylko regulacyjny obowiązek, ale też szansa – na poprawę wizerunku, zwiększenie lojalności klientów i wpisanie się w trend zrównoważonego handlu. Sklepy, które odpowiednio wcześniej rozpoczną przygotowania, zyskają operacyjną stabilność i przewagę konkurencyjną.
