Jak rozwiązywać problemy szybko rozwijających się firm przy użyciu technologii

Rok 2020 będzie trudny dla przedsiębiorstw na całym świecie ze względu na nowe wyzwania rynkowe, a także widoczne oznaki możliwego globalnego kryzysu gospodarczego, które stają się bardziej widoczne z powodu rozprzestrzeniania się koronawirusa.

Czynniki te nakładają się na typowe problemy, z którymi borykają się szybko rozwijające się firmy, co jeszcze bardziej utrudnia ich działania. Warto więc opowiedzieć o tym, w jaki sposób dostawcy aplikacji biznesowych mogą pomóc klientom w poruszaniu się w nowej rzeczywistości gospodarczej i prowadzeniu działalności.

Największe wyzwania biznesowe na 2020 rok

Według analityków, największe wyzwania dla szybko rozwijających się przedsiębiorstw to:

• Cyfrowa transformacja polskich przedsiębiorstw. Ze względu na dużą konkurencję, firmy w Polsce muszą przejść na technologię cyfrową, aby wprowadzać wysoce efektywne procesy biznesowe, jednocześnie unikając marnowania zasobów na bezrefleksyjne stosowanie się do najlepszych praktyk branżowych.
• Problemy z infrastrukturą. W szybko rozwijających się przedsiębiorstwach trudno jest uniknąć problemów technicznych. W efekcie, często nie jest możliwe wyskalowanie infrastruktury, która sprawdzała się w przypadku kilkunastu pracowników i garstki klientów, na potrzeby znaczącego zwiększenia skali działalności firmy.
• Nadążanie za potrzebami klientów. Prowadzenie zrównoważonej działalności oznacza konieczność ciągłego i wielokrotnego dokonywania oceny potrzeb klientów i aktualnej sytuacji rynkowej. Produkty i usługi, które były odpowiednie w chwili ich wprowadzenia na rynek, mogą stracić na znaczeniu w obliczu zmieniających się potrzeb nabywców.
• Wdrożenie rachunkowości zarządczej. Wzrost konkurencji sprawia, że coraz trudniejszy staje się intuicyjny rozwój biznesu i prowadzenie działalności bez wdrożenia podejścia opartego na danych, gdzie wszystkie krytyczne decyzje biznesowe podejmowane są na bazie danych i wskaźników. Dlatego tak ważne jest, aby dane uzyskiwać w czasie rzeczywistym.
• Zgodność z przepisami. Każdy kraj ma swoją specyfikę i zasady, których należy przestrzegać, choć mogą one być trudne do wdrożenia w przypadku oprogramowania wspierającego automatyzację procesów biznesowych.

Polska odgrywa istotną rolę w europejskiej i globalnej gospodarce i w związku z tym, wszystkie wspomniane czynniki mają wpływ zarówno na organizacje działające w skali międzynarodowej, jak i na firmy funkcjonujące jedynie na rynku lokalnym. Istnieje również wiele uwarunkowań lokalnych, których nie sposób pominąć, mówiąc o optymalizacji biznesu. Przykładem jest tu choćby podejście do rachunkowości.

Jak technologia może pomóc w rozwiązaniu tych problemów

Nowe rozwiązania w zakresie automatyzacji biznesu mogą być wykorzystywane do rozwiązywania typowych problemów związanych z rozwojem. Narzędzia takie jak 1C:Enterprise mogą być używane do:

• Zwiększenia ogólnej jakości danych wykorzystywanych do podejmowania decyzji. 1C:Enterprise ma wszechstronny silnik raportowania, który umożliwia dostęp do wszystkich kluczowych parametrów biznesowych na jednym ekranie i zapewnia raporty w czasie rzeczywistym.
• Zestawienia w jednym miejscu informacji generowanych przez wiele procesów biznesowych.
• Usprawnienia przepływu dokumentów w firmie, a także dla jej klientów i dostawców.
• Zapewnienia natychmiastowego dostępu do kluczowych danych, takich jak cele sprzedaży lub rentowność, w sposób dopasowany do potrzeb dla kluczowych osób decyzyjnych.
• Ograniczenia ilości pracy wykonywanej w sposób ręczny, a co za tym idzie – zwiększenia wydajności operacji biznesowych.
• Integracji z obecnym oprogramowaniem i systemami zarządzania przedsiębiorstwem.
• Uruchomienia narzędzi, w tym aplikacji mobilnych, zapewniających większą elastyczność i dostęp do danych w czasie rzeczywistym.
• Dostosowania struktur danych do rzeczywistych operacji, w celu lepszej optymalizacji procesów produkcyjnych.
• Kompleksowego zarządzania towarami i księgowania zgodnego z wymaganiami wynikającymi z przepisów celnych.
• Uzyskania zgodności z wieloma rozwiązaniami programistycznymi oraz systemami klasy DBMS.

Jak przygotować się do zmian

Aby z powodzeniem wdrożyć oprogramowanie do automatyzacji biznesu, które zapewni rzeczywistą wartość firmie i jej klientom, niezbędne jest precyzyjne określenie potrzeb organizacji. Tego rodzaju ocenę należy przeprowadzić jeszcze przed rozpoczęciem jakichkolwiek dalszych działań. Na tym etapie warto przede wszystkim określić cele i oczekiwania względem rozwiązań wspierających biznes dzięki automatyzacji. Jest to o tyle istotne, że decyzja ta będzie miała wpływ na zestaw niezbędnych funkcji, a także proces obliczania zwrotu z inwestycji. Efektem przeprowadzonej analizy powinna być uporządkowana i jednoznaczna lista wymagań, które nowe rozwiązanie będzie musiało spełniać. Poniżej opisujemy kilka kluczowych elementów do przeanalizowania na tym etapie.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie

W przypadku systemu rachunkowości i zarządzania przedsiębiorstwem, prawie zawsze konieczna jest modyfikacja struktury danych tak, aby odzwierciedlała ona strukturę przedsiębiorstwa. Niezbędne jest więc np. dodanie niestandardowych tabel i pól, a także przygotowanie dedykowanych raportów, formularzy i dokumentów. Należy podkreślić, że rozwijające się przedsiębiorstwo zmienia się każdego dnia. Firma mająca 50 klientów różni się od firmy posiadającej 200, a obsługa 250 klientów to nie to samo co obsługa 5000. Rozwiązanie w zakresie automatyzacji biznesu powinno zatem zapewniać możliwość elastycznego skalowania i dostosowywania do potrzeb zmieniających się wraz z rozwojem firmy.

Przykładowo platforma 1C:Enterprise umożliwia implementację różnych modułów i tworzenie konfiguracji w pełni dostosowanej do indywidualnych potrzeb biznesowych. Ponadto platforma ta ma odrębne tryby działania w kontekście struktury danych i wykorzystanych rozwiązań bazodanowych. Pierwszy z nich jest odpowiedni dla małych i średnich przedsiębiorstw, a drugi idealny dla dużych firm, z wieloma miejscami prowadzenia działalności.

W potrzeby polskiego rynku dobrze wpisuje się także – zbudowane pod kątem kompleksowej personalizacji – rozwiązanie 1C:Drive. Tutejsze firmy często mają własne, unikalne procesy, które pozwalają im na utrzymanie konkurencyjności i umożliwiają uniknięcie marnotrawienia zasobów na stosowanie najlepszych praktyk. Rozwiązanie 1C:Drive może być w łatwy sposób dostosowywane m.in. do wprowadzania na rynek nowych linii produktów, wdrażania nowych procesów biznesowych czy dynamicznego zwiększania liczby pracowników. Co więcej, jest to rozwiązanie dysponujące bogatą funkcjonalnością, które jednocześnie pozwala na odpowiednie skalowanie wraz z rozwojem firmy, bez konieczności przechodzenia na wersję zaawansowaną lub płacenia za dodatki.

Kolejnym istotnym zagadnieniem, które należy poruszyć na etapie wyboru oprogramowania do automatyzacji biznesu, jest kwestia dopasowania aplikacji do lokalnego rynku. Polska ma swoje specyficzne cechy choćby w zakresie obliczania i rozliczania podatku VAT, których nie uwzględnia wiele globalnych rozwiązań. Przekłada się to na konieczność wdrażania kosztownych rozszerzeń albo dodatkowych nakładów pracy związanej z wykonywaniem niezbędnych dostosowań. Warto zauważyć, że tego typu operacje mogą być źródłem błędów, które oprogramowanie do automatyzacji biznesu ma przecież eliminować. Dla porównania – rozwiązanie 1C:Drive w sposób natywny obsługuje m.in. struktury JPK i może łatwo dostosować się do zmieniających się wymagań prawnych.

Ponadto, co nie mniej ważne, firmy potrzebują takiego oprogramowania biznesowego, które będzie można w prosty sposób zintegrować z narzędziami i rozwiązaniami stosowanymi już w danym przedsiębiorstwie. Otwartość oprogramowania wspierającego automatyzację procesów na inne rozwiązania ułatwia wdrożenie nowego narzędzia w bieżących procesach biznesowych firmy i zmniejsza trudności, które w przypadku tego rodzaju projektów zawsze występują

Mikhail Beyrak, Business Development Manager w 1Ci