Proces zarządzania oprogramowaniem nigdy się nie kończy, ale można go opanować, tworząc stały cykl zbierania informacji, porównywania stanu bieżącego z posiadanym spisem licencji oraz wprowadzając działania korygujące. Proces ten nie może się obyć bez inwentaryzacji stanu oprogramowania na wszystkich serwerach i stacjach roboczych.
Zbieranie informacji o zainstalowanych systemach operacyjnych oraz aplikacjach wydaje się na pozór proste. Ale problemy zaczynają narastać w miarę wzrostu skali działania firmy. Ujawniają się nawet w sektorze MSP. Ręczne zbieranie informacji na temat zainstalowanych aplikacji na każdej stacji z osobna wymagałoby zalogowania do danej maszyny i od dawna nie ma sensu. Zadanie to można wykonać na wielu komputerach za pomocą skryptu wykorzystującego narzędzie WMIC wbudowane w systemy Windows 7 i nowsze.
Aplikacje, których nie widać, a trzeba o nich wiedzieć
Odpowiednio zbudowany skrypt odpyta bazę WMI, wygeneruje plik CSV, a następnie zapisze go na dysk udostępniony z firmowego serwera pod odpowiednią nazwą. W większej skali firma będzie potrzebować narzędzia, które zdalnie zaloguje się na docelową maszynę i zbierze informację o oprogramowaniu, które pracuje na danej stacji roboczej. Będzie też zarządzać powstałymi zmianami.
Część komercyjnego oprogramowania można zainstalować bez użycia procedur instalacji systemu Windows. Takie oprogramowanie nie pojawi się na liście dostępnej w Panelu Sterowania. Nie będzie również figurować na liście sporządzanej przez typowe narzędzia centralnego zarządzania aplikacjami. Poszukiwanie takiego oprogramowania nie będzie proste. Potrzebne jest narzędzie, które sprawdzi wszystkie pliki wykonywalne – razem z bibliotekami – a następnie, na tej podstawie sporządzi, listę zainstalowanych programów. W ten sposób można będzie także wykryć darmowe, ale niepożądane oprogramowanie, którego w firmie być nie powinno.
Jak zanalizować urządzenia pracowników mobilnych
Proces zbierania informacji o zainstalowanym w firmie oprogramowaniu może trwać dłużej niż się początkowo wydaje. Zdalny komputer – często jest nim notebook – musi być połączony do firmowej sieci, aby właściwe narzędzia mogły rozpoznać zainstalowane na nim oprogramowanie. Jeśli w firmie pracuje dużo pracowników mobilnych – którzy często podróżują lub korzystają z komputera sporadycznie – oprogramowanie rozpoznające zainstalowane aplikacje może nie zdążyć z realizacją zadań w zaplanowanym czasie. Niekiedy takiego połączenia nie będzie w ogóle mogło zestawić.
Jeśli pracownik korzysta z komputera firmowego jedynie do sprawdzania poczty i nie ma żadnego zdalnego połączenia – takiego jak VPN – jego notebook może być niedostępny dla firmowego działu IT. Odcięcie od wewnętrznego audytu utrudnia rozpoznanie używanego tam oprogramowania i może prowadzić do problemów. Ryzyko można zmniejszyć, wprowadzając zarządzanie wszystkimi komputerami w firmie oraz dobrze skonfigurowane połączenia VPN. Wdrożenie procedur i rozwiązań do inwentaryzacji oprogramowania można połączyć z centralnym zarządzaniem aktualizacjami w całej organizacji.
Działania korygujące w związku z zarządzaniem licencjami
Zestawienie listy licencji z listą oprogramowania rzeczywiście zainstalowanego na wszystkich maszynach umożliwia określenie obecnego stanu licencjonowania systemów i aplikacji w firmowym środowisku IT. Jeśli w firmie są zainstalowane aplikacje, na które organizacja nie posiada licencji, może podjąć dwa działania korygujące. Po pierwsze może brakujące licencje niezwłocznie zakupić. Po drugie może odinstalować nadmiarowe kopie oprogramowania. Przy podejmowaniu decyzji o ewentualnym zakupie lub deinstalacji, warto sprawdzić, czy użytkownicy rzeczywiście z tych aplikacji korzystają.
Informacje o używanym oprogramowaniu – dostępne z Panelu Sterowania – nie zawsze odzwierciedlają rzeczywiste użycie aplikacji. O wiele lepsze wyniki daje okresowo wykonywany raport na podstawie uruchomionych procesów systemowych. Najlepsze jednak efekty przynosi praca dedykowanych narzędzi, które potrafią dość dokładnie określić kto i kiedy korzysta z każdej z aplikacji. Na podstawie takiego raportu można z dość dużą dozą pewności odnaleźć aplikacje, które są zainstalowane, ale użytkownik z nich nie korzysta.
Po wykonaniu działań korygujących, warto ponowić proces audytu zgodności z zapisami umów licencyjnych. Pozwala to upewnić się, że działania odniosły pożądany skutek.
To jest proces, a nie stan
Chociaż zgodność z zapisami umów licencyjnych można sprawdzić, wynik jest aktualny tylko w danym czasie. Zarządzanie zgodnością z zapisami licencyjnymi warto zatem wprowadzić jako jeden z procesów, podobnie do zarządzania aktualizacjami oprogramowania w organizacji. Po wprowadzeniu procedur zakupu, w których każda instalacja wymaga potwierdzenia stanu licencyjnego i ewentualnych zakupów, utrzymanie stanu zgodności będzie znacznie prostsze niż w organizacji, która takich procedur nie posiada.
Część procedury związaną z ustaleniem zgodności zapisów licencyjnych warto również wprowadzić do procedur zarządzania aktualizacjami oprogramowania. W ten sposób firma uniknie problemów licencyjnych związanych ze zmianą technologiczną spowodowaną przez aktualizację do nowej wersji jednego z elementów infrastruktury IT. Ostrożność w tym zakresie zawsze jest wskazana. Problemy ze zgodnością mogą wystąpić przy wirtualizacji baz danych, systemów i aplikacji. Niekiedy występują tu ograniczenia lub naliczane są opłaty uzależnione od używanego wycinka zasobów. Można temu zawczasu zapobiec, a regularnie prowadzone kontrole zgodności i ewentualne działania korygujące zapewnią korzystanie z oprogramowania zgodnie z prawem, w ekonomicznie uzasadniony sposób.
