Kolejny etap cyfryzacji administracji publicznej – 2 tys. urzędów będzie cyfrowo zarządzać dokumentami

Ministerstwo Cyfryzacji, we współpracy z NASK i COI, wdroży nowoczesny system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP) dla 2 tysięcy urzędów i instytucji publicznych. Tym samym 300 tysięcy pracowników będzie mogło prowadzić obsługę spraw w pełni cyfrowo, bez konieczności drukowania i archiwizowania papierowych dokumentów. Projekt ten jest finansowany z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności – jego budżet to 194,18 mln zł.

Obecnie jedynie 30,6% jednostek administracji publicznej w Polsce korzysta z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jako podstawowego narzędzia pracy. W wielu instytucjach wciąż dominuje obieg papierowy, co wydłuża procedury, generuje wysokie koszty operacyjne i utrudnia sprawne zarządzanie dokumentacją.

Ministerstwo Cyfryzacji, we współpracy z Naukowo Akademicką Siecią Komputerową – Państwowym Instytutem Badawczym oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki, wdroży system EZD RP oraz jego wersję chmurową SaaS2 EZD RP. Umożliwi to korzystanie z systemu podmiotom, które nie posiadają własnej infrastruktury IT. Instytucje publiczne będą sprawnie i bezpiecznie przechowywać oraz zarządzać dokumentami w formie elektronicznej. Urzędy nie będą musiały przy tym inwestować we własne serwery i infrastrukturę IT, co znacząco obniży koszty utrzymania systemów.

„Budujemy cyfrową administrację, która działa szybciej, sprawniej i bez zbędnej biurokracji. Powszechne wykorzystanie EZD RP pozwoli na znaczną redukcję papierowego obiegu dokumentów i realne ułatwi codzienną pracę urzędników. Usprawni to obsługę obywateli, przyspieszy procedury i obniży koszty funkcjonowania jednostek administracji” – powiedział wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski.

System EZD RP będzie zintegrowany z ePUAP oraz e-Doręczeniami, umożliwiając automatyzację wymiany dokumentów między instytucjami i przesyłanie ich do obywateli oraz przedsiębiorców. Obywatele skorzystają na szybszej obsłudze spraw administracyjnych, a urzędy zyskają nowoczesne narzędzie usprawniające zarządzanie procesami.

„Wychodzimy z ery papieru w administracji publicznej, w tym w naszych gminach i urzędach najbliżej nas, obywateli. To uproszczenie procedur i eliminacja drukowania, transportu i przechowywania dokumentów. Dzięki temu praca naszej administracji będzie bardziej efektywna i łatwiejsza. To także poprawa przejrzystości procesów i usprawnienie podejmowanie decyzji – cała historia procesu będzie dostępna w jednym miejscu” – dodał wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.

Szkolenia i wsparcie we wdrożeniu

Wdrożenie systemu EZD RP to nie tylko inwestycja w infrastrukturę IT, ale także wsparcie dla pracowników administracji publicznej. W ramach projektu, 75 tysięcy urzędników zostanie przeszkolonych z obsługi nowego systemu i zasad elektronicznego zarządzania dokumentacją. Szkolenia będą prowadzone przez ekspertów NASK-PIB i obejmą zarówno warsztaty stacjonarne, jak i kursy e-learningowe, dostosowane do potrzeb poszczególnych instytucji.

Dodatkowo, NASK-PIB zapewni kompleksowe wsparcie techniczne na każdym etapie wdrażania EZD RP. Każda jednostka administracyjna otrzyma indywidualny harmonogram wdrożenia oraz dostęp do doradztwa technicznego. Eksperci pomogą w konfiguracji systemu, jego integracji z ePUAP i e-Doręczeniami oraz dostosowaniu infrastruktury IT do nowych standardów.

„Dokonamy prawdziwej rewolucji w obiegu dokumentów i przeniesienia administracji w cyfrowy wymiar. Pozwoli to na zwiększenie efektywności działań administracji, jej większą transparentność oraz – co bardzo ważne – przyniesie oszczędności dla budżetu” – stwierdził dyrektor NASK, Radosław Nielek.

Korzyści dla administracji i obywateli

Wdrożenie EZD RP to kluczowy krok w transformacji cyfrowej administracji publicznej, który przyniesie wymierne korzyści zarówno dla urzędników, jak i obywateli. Dzięki nowemu systemowi obsługa spraw urzędowych będzie znacznie szybsza i bardziej przejrzysta. Pracownicy administracji zyskają intuicyjne narzędzie do zarządzania dokumentacją, co pozwoli na optymalizację procesów i skrócenie czasu realizacji procedur.

„Udostępnienie nowej usługi w formie chmurowej, za które w tym projekcie odpowiada Centralny Ośrodek Informatyki, przyczyni się do likwidacji bariery technologicznej pomiędzy podmiotami publicznymi” – powiedział Radosław Maćkiewicz, Dyrektor COI. „To dobra wiadomość szczególnie dla mniejszych urzędów, które w ten sposób otrzymają dostęp do najwyższej klasy rozwiązań w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów. Zyskają wszyscy – zarówno administracja, jak i obywatele” – dodaje.

Nowe rozwiązanie przyczyni się do ograniczenia kosztów operacyjnych. Urzędy nie będą musiały utrzymywać własnych systemów IT ani przechowywać tysięcy dokumentów papierowych, co przełoży się na oszczędności w budżetach instytucji. Dzięki pełnej integracji z ePUAP i e-Doręczeniami, wymiana dokumentów między urzędami stanie się szybsza i bardziej efektywna, co pozytywnie wpłynie na jakość świadczonych usług.

EZD RP a e-Doręczenia

Powszechne udostępnienie EZD RP gminom wiąże się z wprowadzonym w styczniu 2025 roku obowiązkiem korzystania z systemu e-Doręczeń.

„Chcemy uruchomić system EZD i rozwiązać kluczowy problem: opór pracowników przed korzystaniem z e-Doręczeń. Pracownicy są przyzwyczajeni do tradycyjnego modelu obiegu dokumentów. Papierowe dokumenty można było szybko przekazać dyrektorowi lub burmistrzowi do podpisu, a następnie zapakować do koperty i wysłać. W przypadku e-Doręczeń proces jest bardziej skomplikowany. Pracownik musi najpierw zweryfikować bazę adresów elektronicznych, sprawdzić, czy adresat posiada skrzynkę do doręczeń, a potem dopiero przygotować dokument w odpowiedniej postaci – papierowej bądź elektronicznej” – wspomniała Karolina Rutkowska, naczelnik Wydziału Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, Urząd m.st. Warszawy, podczas debaty dotyczącej e-Doręczeń w administracji publicznej, zorganizowanej przez ITwiz.

Przypomnijmy, że zgodnie ze strategią Cyfryzacji Polski, już w 2035 roku 100% spraw powinno być rozstrzygane i dokumentowane elektronicznie. Przed krajową administracją jest więc jeszcze całe 10 lat, aby ten cel osiągnąć, ale skala wdrożeń jest ogromna. Tylko w samej Warszawie mamy ponad 1000 jednostek podległych Prezydentowi m.st. Warszawy, w tym 800 to jednostki oświatowe.

Więcej informacji o projekcie EZD RP oraz możliwości zgłoszenia przystąpienia do niego można znaleźć pod poniższym linkiem.