Krótki przewodnik po optymalizacji kontraktów licencyjnych

Kryzysy, których świat doświadczał w ostatnich latach (pandemia COVID-19, czy wojna w Ukrainie) negatywnie odbiły się na kondycji finansowej większości, jeśli nie wszystkich gospodarek europejskich. W praktyce wpłynęło to na zmniejszenie podaży oraz popytu, jak i wzrost cen. W konsekwencji, większość firm zdecydowała się na zwiększenie presji kosztowej – zarówno poprzez cięcia bieżących wydatków, jak i ich ograniczenie w czasie.

Z uwagi na znaczący udział wydatków na oprogramowanie w skali całości wydatków firm w obszarze IT (wg. analiz Deloitte stanowią średnio ok. 40% całości budżetu IT), w sposób naturalny firmy zaczęły upatrywać potencjału wygenerowania oszczędności właśnie w obszarze licencyjnym. Pogłębienie niepewności na rynkach wywołane wybuchem konfliktu izraelsko-palestyńskiego, tylko utwierdziły przedsiębiorców w przekonaniu, że nie nastąpił moment na „poluzowanie pasa”, a temat optymalizacji wydatków nie stracił na aktualności.

Szerzej dostępne kontrakty typu Enterprise

Z handlowego punktu widzenia, sprzedaż licencji na oprogramowanie rządzi się dokładnie takimi samymi prawami, co sprzedaż większości innych produktów oraz usług. Od lat króluje tam zasada „więcej za mniej”. Jeśli spojrzymy na ofertę wiodących producentów oprogramowania, to taka forma sprzedaży licencji znajduje odzwierciedlenie w umowach typu „Enterprise”. Przykładem mogą tu być np. IBM Enterprise License Agreement, Microsoft Enterprise Agreement czy Oracle Unlimited License Agreement.

Nałożenie powyższej obserwacji na obecny krajobraz wszechobecnej presji kosztowej prowadzi do prostego wniosku. Wejście w tego typu umowę jest niepowtarzalną okazją do optymalizacji kosztowej. Przedsiębiorcy i producenci szybko to zrozumieli, wskutek tego, że:

1. Po stronie przedsiębiorców zwiększyła się liczba firm zainteresowanych zawarciem albo zdecydowanych na zawarcie tego typu umów. Ich głównym motywatorem jest możliwość zagwarantowania stałych cen na produkty.
2. Po stronie producentów doszło do uelastycznienia w kwestii kryteriów kwalifikacji tego typu umów, np. relatywnie niska liczba zakupywanych licencji mogła zostać skompensowana poprzez wydłużenie okresu wsparcia w celu zapewnienia skali kontraktu.

Paradoksalnie więc, powyższa sytuacja napędzona przez kryzys, otworzyła przed obiema stronami nowe możliwości, tym atrakcyjniejsze, że takie rozwiązanie zdaje się być scenariuszem win-win dla obu stron. Otwarcie nowych możliwości względem przedsiębiorstw, które do tej pory nie były beneficjentami tego typu kontraktów jest jedną kwestią. Ale co z firmami, które już takie kontrakty posiadały?

Jak pokazuje nasze doświadczenie, potencjał optymalizacji już istniejących kontraktów w momencie ich przedłużenia jest ogromny, a dobre praktyki negocjacji nowych kontraktów, jak i ich przedłużania skupiają się wokół tych samych zasad.

Gdzie tkwi haczyk w umowach typu Enterprise?

Jak mówi popularne polskie przysłowie, „nie ma róży bez kolców”. Choć zatem idea wejścia w umowę typu Enterprise jawiła się jako dobra okazja do optymalizacji kosztów w obszarze licencyjnym, to wyzwaniem okazało się wykorzystanie jej pełnego potencjału w tym kontekście.

Podobnie miało to miejsce w przypadku odnowień kontraktów. Organizacje niejednokrotnie nie wiedziały jak należycie podejść do procesu negocjacyjnego, aby uzyskać możliwie korzystne warunki kontraktowe, nie mówiąc już o obawach związanych z ryzykiem związania się z producentem niekorzystnym kontraktem. Skutkowałoby to efektem odwrotnym do zamierzonego.

O czym należy pamiętać przy negocjacji kontraktu licencyjnego?

Jak zatem podejść do procesu negocjacji takiego kontraktu? Na co zwrócić uwagę? Co robić, a czego nie? Choć nie ma uniwersalnych odpowiedzi na te pytania, to jednak istnieje kilka uniwersalnych zasad, których przestrzeganie jest w mojej ocenie kluczem do sukcesu negocjacji, a którymi chciałbym się z Państwem podzielić.

1. Nie czekaj – Zanim podejmiesz rozmowy z producentem, należy przeprowadzić szereg działań wewnątrz organizacji (o których mowa poniżej). W zależności od scenariusza może to oznaczać konieczność rozpoczęcia prac przygotowawczych nawet na rok przed spodziewanym terminem zawarcia umowy.
2. Przygotuj się – Przede wszystkim dokonaj wnikliwej oceny stanu faktycznego, co w praktyce sprowadza się to do przygotowania bilansu licencyjnego, który da Ci informację o brakach i nadmiarach licencyjnych, ale też będzie stanowił bazę do dalszych działań w tym obszarze. Są nimi:
   1. optymalizacja techniczna (zmiany w środowisku informatycznym lub na poziomie ustawień oprogramowania, które ograniczą liczbę wymaganych licencji);
   2. optymalizacja licencyjna (np. wykorzystanie nieużywanych licencji, identyfikacja zbędnego wsparcia, przywrócenie wsparcia dla nieużywanych licencji vs zakup nowych, itd.).

   W ramach przygotowań dokonaj również dokładnej analizy przyszłych potrzeb. Zadbaj przy tym o odpowiednie zaangażowanie wszystkich interesariuszy, których potrzeby mogą wpłynąć na poziom wykorzystania licencyjnego (z jednej strony potrzeby biznesowe, z drugiej strony potrzeby technologiczne).

3. Bądź w gotowości – Negocjacje w swej naturze są okresem, w którym sytuacja dynamicznie się zmienia. Bądź przygotowany na kolejne oferty producenta, rozważające alternatywne scenariusze licencyjne, aby móc wybrać najbardziej korzystne dla Twojej organizacji opcje. Miej pod ręką opracowane w pkt. 2 materiały oraz zapewnij dostępność interesariuszy (biznes oraz administratorzy aplikacji) do udziału w rozmowach z producentem. Porównuj otrzymywane oferty i notuj wnioski.
4. Bądź elastyczny – Pamiętaj, że nie ugrasz wszystkiego. Vendor nie będzie jednakowo ustępował w każdym negocjowanym obszarze. Nie tracić energii na kwestie, których nie uda się znegocjować i poświęć ją na obszary, w których realnie będziesz mógł coś zyskać.
5. Poznaj kontekst vendora – Najwięksi dostawcy, podobnie do innych dużych korporacji, rządzą się swoimi unikalnymi, obowiązującymi wewnętrznie zasadami. Dobre rozpoznanie w tym obszarze (np. zidentyfikowanie najbardziej premiowanych wewnętrznie produktów) pomoże Ci w dyskusjach oraz przygotowaniu odpowiedniej strategii.
6. Spójrz szerzej – Pamiętaj, że Twój nowy kontrakt nie będzie funkcjonował w próżni, a to, jakie ostatecznie warunki wynegocjujesz może mieć potencjalny wpływ na szersze otoczenie: Czy Twoja organizacja planuje w najbliższym czasie przejęcia? A może będziecie wydzielać spółkę? Co z kwestiami regulacyjnymi? Czy strategia IT na najbliższe lata pozostanie niezmieniona? Co warto zabezpieczyć w Umowie w kontekście ewentualnych zmian, które z dużym prawdopodobieństwem mogą wystąpić w czasie jej trwania?

Podsumowując

Z uwagi na rosnącą presję kosztową, obserwujemy obecnie na rynku trend, w ramach którego firmy coraz częściej decydują się na zawieranie z dostawcami oprogramowania długoterminowych kontraktów typu „Enterprise”, upatrując w tym możliwości wygenerowania oszczędności. Zapewnienie korzystniejszych warunków, o których mowa powyżej, osiągane jest poprzez efekt skali. Niejednokrotnie mówimy bowiem o wielomilionowych kontraktach, stanowiących istotny element budżetu IT firmy i będących dla firm dużym zobowiązaniem.

Z jednej strony obserwujemy na rynku rosnącą świadomość tego, jak angażującym oraz skomplikowanym procesem jest prawidłowe przygotowanie się do zawarcia lub odnowienia takiego kontraktu oraz jego poprowadzenie, oraz widzimy rosnącą świadomość ryzyka zawarcia niekorzystnego kontraktu dla firmy wynikającego z niewłaściwego zarządzenia tym procesem.

Z drugiej strony firmy zaczynają dostrzegać, że moment odnowienia lub zawarcia kontraktu jest jednocześnie doskonałą okazją do optymalizacji ich środowisk pod kątem licencyjnym, jednak wyzwaniem okazuje się przejście przez ten proces w praktyce. Jak wynika z naszych obserwacji, powyższa sytuacja generuje na rynku rosnące zapotrzebowanie na zaangażowanie w ten proces zewnętrznych ekspertów posiadających odpowiednie kompetencje oraz wiedzę.

Maciej Kożuszek, starszy menedżer w dziale Risk Advisory, Deloitte