Office 365: nieporównywalnie większe możliwości dzięki chmurze
EVP

Executive ViewPoint
O ułatwieniach związanych z modelem chmury obliczeniowej, połączeniu aplikacji lokalnych i chmurowych w ramach Office 365, a także unikalnych możliwościach tego pakietu i kompetencjach specjalistów firmy mówi Konrad Nieboj, Microsoft Cloud Team Leader w Senetic.

Czy model cloud computing to ewolucja sposobu używania infrastruktury IT, czy też raczej rewolucja?

To zdecydowanie rewolucja polegająca na zmianie sposobu myślenia o infrastrukturze IT. Mimo że jeszcze niedawno podnoszone były kwestie bezpieczeństwa, przekazywania danych zewnętrznym dostawcom, to obecnie jest ich zdecydowanie mniej. Firmy rozumieją, że to właśnie chmura stanowi o bezpieczeństwie danych. Geolokalizacja serwerów, wielokrotny backup, dostęp do danych z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie – to wyzwania, które spełnia też Office 365, a które idą w parze z nowoczesnym modelem biznesowym i rozwojem firmy. Microsoft dba, aby bezpieczeństwo było dla użytkowników transparentne. Centra danych firmy mają normy ISO 27001 i 27018, w umowach zawarte są zaś klauzule zgodne z regulacjami unijnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych czy amerykańską, federalną ustawą o zarządzaniu bezpieczeństwem informacji FISMA. To tylko niektóre przykłady obszarów zgodności Office 365 z prawem międzynarodowym. Firmy MŚP nie są w stanie zagwarantować takiego bezpieczeństwa danych we własnych lokalizacjach.

Office 365 to usługa chmurowa, jednak w ramach niej dostępne są też tradycyjne, biurowe aplikacje klienckie. Jakie ma to znaczenie?

Office 365 to bowiem nie tylko usługi online, takie jak biznesowa poczta z kalendarzami, dostęp do dysku wirtualnego i wewnętrznego intranetu czy wideokonferencje. To również tradycyjne aplikacje instalowane na praktycznie wszystkich urządzeniach użytkownika, zawsze w najnowszej wersji. Już te funkcjonalności odróżniają usługę w chmurze od tradycyjnego pakietu Office. Jednak połączenie aplikacji lokalnych i funkcjonalności online daje nieporównywalnie więcej możliwości. Przykładowo, możemy pracować na dokumencie lokalnie, zapisać go w folderze synchronizującym się z serwerem, przez co mamy do niego dostęp również z przeglądarki. Współdzieląc plik, będziemy śledzili jego wersję, zobaczymy więc kto wprowadzał konkretne zmiany i zawsze będziemy mogli wrócić do wcześniejszej formy. Nic też nie stoi na przeszkodzie, aby w czasie rzeczywistym nad jednym dokumentem pracowało wiele osób, widząc się nawzajem, prowadząc czat bądź rozmowy głosowe.

Jakie czynniki wpływają na systematyczny wzrost sprzedaży Office 365?

Z pewnością coraz większa jest świadomość użyteczności rozwiązań chmurowych wśród potencjalnych użytkowników. Dochodzi do tego powiększające się grono firm korzystających z tych rozwiązań – jeśli nie przekona mnie reklama czy dzwoniący konsultant, to już kontrahent przesyłający mi link do pliku zapisanego w chmurze albo wysyłający link do wideokonferencji, do której dołączam z przeglądarki, może przybliżyć mnie do Office 365.

Czy Office 365 jest w dłuższej perspektywie konkurencyjny cenowo względem klasycznie wdrożonego pakietu Office? Jakie aspekty warto wziąć pod uwagę podczas budowania business case?

Usług Office 365 nie powinno się porównywać do klasycznego pakietu Office, który jest instalowany na jedno urządzenie. Wspomniałem już o mnogości usług dostępnych w Office 365, których pudełkowy pakiet po prostu nie zawiera. Jeśli przedsiębiorstwo ceni sobie mobilność pracowników, dostęp do pakietu Office na kilku urządzeniach – również tych mobilnych – zawsze wybierze Office 365.

Jakie firmy mogą w największym stopniu skorzystać na zastąpieniu klasycznych narzędzi Office usługą Office 365?

Trudno mówić o takim podziale. Jest to doskonałe rozwiązanie zarówno dla firm rozpoczynających przygodę biznesową, jak i dla dużych korporacji. Te pierwsze za kilkadziesiąt złotych miesięcznie otrzymują wszystko, co niezbędne do prowadzenia własnej działalności – pocztę e-mail, kalendarze, aplikacje do planowania zadań, wideokonferencje, przestrzeń na pliki. Duże korporacje, oprócz samych funkcjonalności, zwracają uwagę na bezpieczeństwo, łatwość zarządzania środowiskiem, brak przerw w działaniu usługi oraz zaawansowane funkcje kontrolne.

Na ofertę Office 365 składa się wiele rozwiązań, wykraczających poza typowe aplikacje biurowe. Jakie mniej typowe narzędzia – i potrzeby, na które odpowiadają – warto wymienić w tym kontekście?

Duże skrzynki pocztowe z nieograniczonym archiwum na e-maile, nieograniczony dysk wirtualny to tylko niektóre z nich. Warto wspomnieć również o mniej rozpoznawalnych usługach. Przykładowo, SharePoint mocno synchronizuje się z programem Project. Dzięki temu możliwe jest tworzenie projektów w aplikacji lokalnej oraz ich synchronizacja z SharePoint, gdzie pozostali członkowie zespołu mogą raportować wykonywanie projektów. Z kolei Sway, to doskonała aplikacja do tworzenia prezentacji, które wyglądają jak multimedialne katalogi.

Które z wprowadzonych w ostatnim czasie rozwiązań Office 365 są szczególnie ciekawe z perspektywy polskich użytkowników?

W Office 365 pojawiło się wiele ciekawych narzędzi. Dzięki aplikacji Flow tworzenie przepływów pracy jest naprawdę proste. Teraz każdy może stworzyć obieg dokumentów, gdzie po jego wstawieniu automatycznie zostanie wysłany np. e-mail do danej osoby. Kolejnych akcji może być dużo więcej. Natomiast usługa Delve Analytics pozwoli sprawdzić nad czym spędzamy najwięcej czasu oraz z kim najczęściej i w jakiej formie się komunikujemy, z jakim opóźnieniem odpowiadamy na e-maile, a także – ile czasu przeznaczamy na spotkania.

Jakie firmy korzystają ze wsparcia Senetic, jeśli chodzi o projekty związane z Office 365? O jakich ciekawych wdrożeniach warto wspomnieć?

Dzięki grupie doświadczonych specjalistów codziennie wdrażających rozwiązania Office 365 możemy realizować wszelakie projekty. Migrujemy pocztę z innych rozwiązań, wdrażamy obiegi dokumentów na SharePoint, i to zarówno dla niewielkich firm, jak i dużych korporacji. Jesteśmy w trakcie dużego
wdrożenia dla firmy ubezpieczeniowej, która zdecydowała się skorzystać z wszystkich dobrodziejstw Office 365. Aby potwierdzić wysokie standardy bezpieczeństwa oferowane przez usługę Microsoft, warto wspomnieć o podobnym projekcie dla jednej ze znanych kancelarii prawnych. Dokładnie prześledziła ona warunki korzystania z Office 365 i zdecydowała się właśnie na to rozwiązanie.

Systematycznie przygotowują Państwo poradniki, webinaria i szkolenia dla użytkowników – także potencjalnych – Office 365. W jaki sposób wybierają Państwo ich tematykę?

Staramy się pokazać polskim i zagranicznym firmom, jakie funkcjonalności skrywa Office 365. Wiele organizacji kojarzy go tylko z aplikacjami Office w subskrypcji, co jest krzywdzące dla tej usługi. Na webinariach, które prowadzimy dwa razy w tygodniu, przedstawiamy codzienną pracę i możliwości komunikacji przy użyciu narzędzi Office 365. Ich uczestnicy mogą przekonać się, o ile efektywniej można komunikować się i współpracować zdalnie. Regularnie publikujemy wideoposty. Jeden z nich to swoiste Q&A, gdzie odpowiadamy na codziennie zadawane pytania przez klientów. Drugi z kolei to portal „Krok Po Kroku”, gdzie edukujemy, jak w pełni korzystać z Office 365. Takich aktywności będziemy prowadzili coraz więcej, aby zwiększać świadomość dotyczącą tej usługi i tym samym zmniejszać grono firm uważających cloud za Office w chmurze.