Oszczędności rzędu 2 mln zł dzięki automatyzacji procesów biznesowych z WEBCON BPS

Od lat systematycznie rośnie grono polskich firm, które na szczycie listy priorytetów strategii rozwoju umieszczają transformację cyfrową. Niebagatelny wpływ na tę tendencję miała w ostatnich miesiącach pandemia koronawirusa, która uzmysłowiła przedsiębiorcom, że wykorzystanie nowoczesnych technologii do digitalizacji i automatyzacji procesów usprawnia komunikację w zespołach rozproszonych, podnosi wydajność pracy i pozwala znacząco obniżyć koszty prowadzenia działalności biznesowej. Ale o jak dużych oszczędnościach mowa i w jakiej perspektywie można na nie liczyć?

W czerwcu 2020 r. jedna z wiodących agencji analityczno-doradczych, Forrester Consulting, przeprowadziła badanie The Total Economic Impact™ of WEBCON BPS, które miało na celu zbadać konkretne wskaźniki i korzyści finansowe wynikające z wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem – opartej na technologii low-code – platformy BPM (Business Process Management). Analitycy przebadali firmę z branży usług finansowych – polski oddział globalnego konglomeratu zatrudniającego ponad 300 000 pracowników na całym świecie. Badanie dostarczyło szereg konkretnych informacji oraz ciekawych obserwacji w zakresie potencjalnych korzyści biznesowych, organizacyjnych i technologicznych, na które mogą liczyć organizacje podejmujące projekty cyfrowej transformacji.

Z epoki papieru i drukarki w rzeczywistość napędzaną cyfrowo

Przed wdrożeniem platformy WEBCON BPS, firma realizowała większość wewnętrznych i zewnętrznych procesów biznesowych manualnie, wykorzystując do tego arkusze kalkulacyjne, wiadomości e-mail oraz dokumenty w formie wydruków, przekazywane z ręki do ręki. Taki model działania nie tylko wydłużał czas obsługi procesów, ale również utrudniał sprawowanie pełnej kontroli nad nimi, a to z kolei podnosiło ryzyko niedotrzymywania założonych terminów realizacji i groziło obniżaniem standardów wykonywanych usług.

Wdrożenie automatyzacji procesów z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, w tym sztucznej inteligencji i mechanizmów optycznego rozpoznawania znaków (OCR), pozwoliło w ciągu 3 lat m.in. przyspieszyć realizację procesów biznesowych z obszaru back-office w firmie o 87% i zaoszczędzić łącznie 21 000 godzin pracy. Usprawniono również obsługę kompleksowych procesów zewnętrznych. Przykładowo, automatyzując obieg (workflow) wydawania decyzji kredytowych, badana organizacja zredukowała aż 4 FTE (Full-Time Equivalent) potrzebne dotychczas do jego obsługi. Oznacza to, że aktualnie tylko w ramach tego jednego procesu 4 pracowników może wykorzystać swoje kompetencje na realizację bardziej skomplikowanych i ambitnych zadań, takich które im przynoszą satysfakcję, a firmie prawdziwą wartość dodaną.

2 mln zł oszczędności i 113% ROI

Wzrost produktywności, zwiększenie poziomu Employer Experience oraz transparentność procesów, umożliwiająca zarządowi wgląd w ich realizację w dowolnym momencie to tylko wierzchołek korzyści płynących z automatyzacji, w tym – co szczególnie ważne i często trudne przy ocenie tego typu projektów – również tych wymiernych, znajdujących odzwierciedlenie w konkretnych kwotach czy innych mierzalnych wskaźnikach. Jak pokazuje badanie TEI Forrestera, automatyzacja procesów biznesowych z WEBCON BPS przyniosła badanej organizacji oszczędności rzędu 2 265 473 PLN w przeciągu 3 lat. Analitycy agencji porównali również tę kwotę do nakładów poniesionych na automatyzację i na tej podstawie wykazali, że ta inwestycja w cyfrową transformację zwróciła się w ciągu 25 miesięcy, a wskaźnik rentowności (ROI) wyniósł 113%.

Powyższe liczby nie dziwią Łukasza Wróbla, CBDO i wiceprezesa firmy WEBCON:
“Digitalizacja procesów ułatwia zarządom skuteczne podejmowanie i egzekwowanie decyzji. Umożliwia zbieranie danych o tym, jak zmiany wpływają na firmę i na tej podstawie pozwala na bieżące korygowania przyjętego kursu” – mówi. “Bieżąca sytuacja pokazała wielu firmom, w jak dużym stopniu umiejętność szybkiego dostosowania procesów biznesowych do nowej rzeczywistości jest decydująca dla ich przetrwania na rynku. Chodzi o zdolność rzeczywistej zmiany sposobu działania i przezwyciężenie starych przyzwyczajeń. Odpowiednie narzędzia wspierające procesy umożliwiają zwinną rekonfigurację – bez ryzyka destabilizacji pracy organizacji – i nawet w trudnych warunkach kryzysu można dalej skutecznie zwiększać udział firmy w rynku” – dodaje.

Biznes jest więc bez wątpienia najbardziej oczywistym beneficjentem automatyzacji (przeczytaj szersze opracowanie korzyści biznesowych automatyzacji procesów na bazie raportu z badania). Nie należy jednak zapominać o tym, że również dla IT niesie ona ze sobą szereg konkretnych korzyści i możliwości.

Nowe wyzwania i perspektywy dla CIO

Rola dyrektorów IT znacznie zmieniła się w ciągu ostatnich lat. Technologia coraz częściej pełni funkcję motoru napędowego rozwoju całej organizacji, a od ekspertów IT oczekuje się, że z biernych dostawców narzędzi i „kontrolerów ruchu” staną się strategicznymi partnerami w biznesie.

“CIO ma dziś coraz większy udział w kształtowaniu przyszłości przedsiębiorstwa, a jego wizja wykorzystania technologii w prowadzeniu działalności biznesowej powinna być nieodłącznym elementem strategii rozwoju firmy. To szczególnie ważne w czasach ciągłej zmiany, gdy przewagę zyskują te organizacje, które potrafią na bieżąco dostosowywać kluczowe procesy biznesowe do zmieniających się wymagań rynku” – tłumaczy Łukasz Wróbel.

Do licznych obowiązków współczesnego CIO należy zatem już nie tylko zagwarantowanie wydajnej i niezawodnej infrastruktury IT, ale również zapewnienie dobrego przepływu informacji w firmie i proaktywne zaangażowanie w definiowanie oraz realizowanie strategii cyfryzacji i skutecznego zarządzania zmianą.

Digitalizacja i automatyzacja za pomocą tzw. aplikacji biznesowych, umożliwiających usprawnienie i optymalizację obsługi procesów, coraz częściej okazuje się być najbardziej skutecznym sposobem realizacji powyższych celów. Wykorzystanie do niej nowoczesnych narzędzi, takich jak platformy low-code klasy BPM, pozwala działom IT skutecznie wdrażać cyfrową transformację w firmie z szybkimi efektami i przy stosunkowo niewielkim ryzyku niepowodzenia. CIO natomiast daje to szansę do zaprezentowania się przed kadrą zarządzającą jako eksperci, którzy identyfikują potrzeby, błyskawicznie implementują rozwiązania i za pośrednictwem technologii zwiększają efektywność operacyjną firmy.

Małe zwycięstwa o dużym znaczeniu

Dzięki wdrożeniu automatyzacji, procesy w organizacji stają się bardziej przejrzyste, ustandaryzowane, audytowalne i lepiej zarządzane, a to pozwala szybciej identyfikować i adresować obszary wymagające optymalizacji. Usprawniając kolejne, nawet bardzo proste, wspierające procesy, CIO budują portfolio mniejszych sukcesów, które składają się na całościowy obraz tego, jak zarząd postrzega dział IT. To ważne, by móc pochwalić się serią tzw. „małych zwycięstw” (quick wins) zwłaszcza wtedy, gdy jednocześnie w firmie prowadzone są duże i długoterminowe projekty IT, na korzyści z których przyjdzie beneficjentom dłużej poczekać.

Koniec mówienia „Nie da się”

Nie bez znaczenia jest również umacnianie w oczach współpracowników z pionu biznesowego wizerunku działu IT jako elastycznych specjalistów oferujących rozwiązania informatyczne w trybie „szybko albo wcale”. Tym bardziej, że korzystając z systemów low-code do automatyzowania procesów biznesowych, dostarczanie aplikacji realnie wspierających biznes nie musi być ani czasochłonne, ani wymagać zaangażowania dużych zasobów ludzkich i technologicznych. Warunkiem jest wybranie odpowiedniego narzędzia, które będzie na tyle funkcjonalne i elastyczne, że umożliwi tworzenie zdecydowanej większości rozwiązań IT potrzebnych użytkownikom biznesowym w ramach jednej platformy.

Mając jedno kompleksowe i dobrze poznane narzędzie, dział IT jest w stanie szybko i tanio dostarczać kolejne, ustandaryzowane aplikacje, bezpieczne je testować oraz tanio weryfikować ich przydatność w rozwijaniu współczesnego biznesu. W ten sposób zamiast rozkładać ręce w geście „nie da się”, IT może efektywnie wspierać rozwój biznesu i być skuteczną siłą napędową dla innowacji (przeczytaj szersze opracowanie korzyści i nowych możliwości dla CIO i IT, wynikających z automatyzacji procesów biznesowych).

Biznesowi i IT wreszcie jest po drodze

Niektóre projekty automatyzacji pochodzą „z góry” i stanowią element globalnej strategii firmy. Jednak zdecydowana większość z nich to inicjatywy oddolne: użytkownicy biznesowi zgłaszają się do IT z prośbą o usprawnienie realizacji konkretnych powtarzalnych i czasochłonnych zadań. Projekty te są stosunkowo proste w implementacji, a biznes chętnie się w nie angażuje.

Tak rodzi się szczególny model współpracy, określany przez WEBCON mianem Citizen-Assisted Development, w którym pion biznesowy jako siła inicjująca, merytoryczna i doradcza jest stale obecny w trakcie tworzenia nowych rozwiązań na swoje potrzeby, ale fazę faktycznego budowania samej aplikacji pozostawia ekspertom IT, docelowo odpowiadającym za sprawne i bezpieczne funkcjonowanie całego ekosystemu informatycznego firmy.

Model ten znacząco ogranicza ryzyko wystąpienia zjawiska shadow IT w firmie, a także pomaga zbudować dobrą relację i zaufanie pomiędzy IT i biznesem, co ma szczególne znaczenie podczas długoterminowych i kompleksowych inwestycji, takich jak wdrożenie systemu CRM czy ERP. Wsparcie ze strony użytkowników końcowych ma wtedy ogromny wpływ na powodzenie projektu, a w niektórych przypadkach wręcz decyduje o tym, czy dane rozwiązanie przyjmie się w organizacji czy zostanie przez pracowników odrzucone.

Strategiczny dobór narzędzi

Potrzeby biznesu są zależne od wielu czynników, dlatego stale ewoluują. To oznacza, że narzędzia IT mające wspierać procesy biznesowe również powinny dynamicznie zmieniać się, aby za nimi nadążyć. Wybierając rozwiązanie BPM do automatyzacji procesów warto z pewnością przyjrzeć się bliżej platformom low-code, ale warto zwrócić też uwagę na to, by nie tylko umożliwiały szybkie i łatwe dostarczanie aplikacji biznesowych, ale także pozwalały na (również szybkie i łatwe!)  wprowadzanie zmian, na każdym etapie cyklu ich życia – również po uruchomieniu w środowisku produkcyjnym.

Kolejnym istotnym aspektem jest wszechstronność systemu i standaryzacja budowanych narzędzi IT dla biznesu. Przykładowo, WEBCON BPS umożliwia budowę praktycznie dowolnej aplikacji dla każdego, nawet najbardziej niestandardowego procesu (wg użytkowników WEBCON: dla ok. 90% scenariuszy biznesowych) – w ramach jednego środowiska. Korzystanie z jednej platformy ułatwia pracę użytkownikom końcowym, którzy nie muszą z każdą nową aplikacją uczyć się jej interfejsu oraz logiki działania, tylko mogą praktycznie od razu zacząć używać nowe narzędzie, pracując z nim analogicznie jak w przypadku innych procesów. Jedno środowisko do budowy zdecydowanej większości potrzebnych aplikacji biznesowych i ich standaryzacja sprawiają, że niezależnie od tego, kto zaprojektował rozwiązanie, dowolna osoba z zespołu IT może z łatwością kontynuować jego rozwój i dalsze utrzymanie. To kluczowe zarówno w przypadku krótkoterminowych nieobecności i zastępstw, jak i poważniejszych zmian kadrowych czy reorganizacji w dziale IT.

Wykorzystanie zaawansowanych platform low-code do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych, które cechują się wysokim poziomem wydajności i bezpieczeństwa, a do tego są skalowalne oraz umożliwiają efektywne i elastyczne zarządzanie zbudowanymi aplikacjami, daje dyrektorom IT pewność, że kiedy system stanie się krytyczny dla biznesu, będzie potrafił sprostać rosnącym i ewoluującym wymaganiom przedsiębiorstwa. Wspierać rozwój firmy, zamiast go hamować.