Jako były dyrektor finansowy wiem, czym są kryzysy — takie jak choćby wojna w Zatoce Perskiej, ataki terrorystyczne z 11 września 2001 i kryzys finansowy z 2008 r. Problemy finansowe spowodowane przez pandemię koronawirusa są jednak bezprecedensowe. Nasz globalny system gospodarczy i społeczny znalazł się na niezbadanym terenie.
Wśród otaczającej nas niepewności specjaliści ds. finansów mogą generować wartość i stawać się strategicznymi partnerami biznesowymi. Jako biegli rewidenci posiadający tytuły CPA i CGMA® mamy wiedzę, doświadczenie i umiejętności, dzięki którym potrafimy zmniejszać ryzyko i zarządzać działaniami ukierunkowanymi na poprawę sytuacji w naszych organizacjach, firmach i społecznościach.
Międzynarodowe Stowarzyszenie Dyplomowanych Specjalistów ds. Rachunkowości, które w skali globalnej reprezentuje American Institute of Certified Professional Accountants (AICPA) i Instytut Rachunkowości Zarządczej CIMA, przeprowadziło serię seminariów z udziałem liderów specjalizujących się w finansach. Uczestnicy tych wydarzeń mogą poznać refleksje ekspertów na temat planowania biznesowego, które mogą pomóc ich firmom przetrwać kryzys. W ramach prezentowanych seminariów przedstawiciele firmy Oracle opowiadają, jak jej klienci wykorzystują najlepsze procedury w zakresie technologii nie tylko do pokonania aktualnych problemów, lecz także do zwiększenia odporności przedsiębiorstwa w nadchodzących miesiącach.
Pięcioetapowy plan zapewnienia ciągłości działania
Podczas pierwszego webcastu z tej serii (dostępnego również jako podcast) Chris Kite, wiceprezes Oracle ds. strategii globalnej, opowiedziała o swoim podejściu do ciągłości działania, które rozpoczyna się od mającego ją zapewnić planu. Jeśli Twoja firma nie ma planu zapewnienia ciągłości działania, może wykorzystać plan usuwania skutków awarii. Jeśli natomiast przedsiębiorstwo nie ma żadnego z tych planów, musi zacząć od samego początku. Po opracowaniu planu zapewnienia ciągłości działania należy zrealizować poniższe pięć kroków, aby mieć pewność co do jego skuteczności:
1. Przeanalizuj wpływ na działalność
Analiza tego typu może pomóc firmie określić i ocenić potencjalne skutki pandemii na operacje biznesowe. Proces ten obejmuje analizę luk, która pozwala ustalić przygotowanie przedsiębiorstwa na nieprzerwaną pracę. Podczas analizy warto uwzględnić wpływ na następujące grupy interesariuszy:
Pracownicy — najwięcej uwagi należy poświęcić personelowi. Sposób zarządzania pracownikami może mieć długoterminowy wpływ na ich lojalność i utrzymanie. Zacznij od identyfikacji procesów o znaczeniu newralgicznym i wykonujących je pracowników. Następnie określ, czy procesy te muszą być realizowane w siedzibie firmy, czy też można wykonywać je zdalnie. Weź również pod uwagę wszelkie działania, które umożliwią pracę zdalną jak największej części personelu. Kluczowe jest także rozpoczęcie tworzenia rezerw w tym obszarze, ponieważ niektórzy pracownicy mogą zachorować.
Klienci — to, jak firma komunikuje się z klientami i ich obsługuje, jest teraz kluczowe dla budowania lojalności w dłuższej perspektywie. Jeden niewłaściwy krok może na długo zaszkodzić jej reputacji. Ściśle monitoruj poziomy zadłużenia klientów i regularnie oceniaj ich ryzyko kredytowe. Nie stosuj standardowych ocen wiarygodności kredytowej, ponieważ nie sprawdzają się one w obecnej sytuacji. Zamiast nich skorzystaj z ocen niekonwencjonalnych, które pomogą Ci określić, czy dany klient będzie mógł kontynuować działalność po powrocie normalności.
Dostawcy — z uwagi na zakłócenia w globalnych łańcuchach dostaw musisz określić, które dostarczane produkty i którzy dostawcy mają newralgiczne znaczenie dla utrzymania funkcjonowania Twojej firmy. Przejrzyj wszystkie umowy z dostawcami, zapoznaj się z ich konsekwencjami i sprawdź, czy istnieją inne sposoby na kontynuowanie działalności Twojego przedsiębiorstwa, jeśli któryś z dostawców nie będzie mógł dostarczyć Ci zamawianych towarów. Nadszedł czas na przeanalizowanie i przemyślenie wszystkich aspektów. To także okazja do zakwestionowania tradycyjnych sposobów myślenia. Zachęcaj więc do innowacyjności i kreatywności.
2. Stwórz scenariusze (modelowanie)
W ramach następnego kroku należy opracować modele reprezentujące najgorszą i najbardziej prawdopodobną sytuację. Dostarczą one firmie adekwatny zbiór danych do dalszych rozważań. Jeśli na przykład przyjrzysz się głównym grupom interesariuszy i ryzyku, które zidentyfikowano dla każdej z nich, możesz określić potencjalne wyniki strategiczne, operacyjne i finansowe na najbliższe 3, 6 lub 12 miesięcy. Znakomitym rozwiązaniem, które może być pomocne w tym procesie, jest narzędzie CGMA do planowania scenariuszy. Nie zapominaj też o potencjalnych czynnikach wzrostowych. Być może istnieją alternatywne modele biznesowe lub nowe sposoby obsługiwania klientów.
3. Przeprowadź analizę i odwzorowanie ryzyka
W ramach tego kroku wykorzystaj scenariusze (stworzone w przedstawionym wyżej drugim kroku) do identyfikacji nowych czynników ryzyka. Pomoże Ci to opracować solidne scenariusze. Weź też pod uwagę inne potencjalne czynniki ryzyka — w tym ryzyko finansowe, strategiczne, operacyjne i zewnętrzne — oraz prawdopodobieństwo ich wystąpienia. W tym obszarze może przydać Ci się mapa ryzyka CGMA Risk Heat Map.
4. Zadbaj o zgranie organizacyjne i komunikację
Jeśli w Twojej firmie nie działa jeszcze interdyscyplinarny zespół ds. reagowania na sytuację wynikającą z pandemii, warto go stworzyć. Pozwoli to uzyskać zgranie organizacyjne przy dążeniu do osiągnięcia najważniejszych celów. Postaraj się też o odpowiednie zatwierdzenia, aby móc realizować plan zapewnienia ciągłości zgodnie z wymogami w zakresie ładu korporacyjnego. Kluczowym elementem każdego takiego planu jest też komunikacja z interesariuszami. Określ treść i częstotliwość, z jaką chcesz komunikować się z grupami interesariuszy. Bardzo przydatne jest stworzenie osobnych stron docelowych dla pracowników, klientów, inwestorów itp. z odpowiednimi zasobami i wskazówkami.
5. Opracuj plan działania objęty nieprzerwanym monitorowaniem
Skuteczny plan zapewnienia ciągłości działania kładzie też nacisk na kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) najważniejszych procesów. Zwiększ częstotliwość pomiarów i monitorowania płynności, sprzedaży, zapasów itp., aby wykonywać je codziennie i/lub co tydzień. Wykorzystaj kanały danych do szybkiego reagowania na zmieniające się ryzyko. Spróbuj wprowadzić ciągłe prognozowanie w najważniejszych działach i na bieżąco się dostosowuj. Jak już wspomniano, płynność ma kluczowe znaczenie. Niezwykle ważni są też pracownicy, możliwość nieprzerwanej obsługi klienta i utrzymanie sprawności linii produkcyjnych oraz łańcucha dostaw.
Dogłębne planowanie scenariuszy i modelowanie strategiczne
9 kwietnia odbyło się drugie seminarium internetowe z naszej serii poświęconej ciągłości działania w dobie pandemii COVID-19 – można go obejrzeć jako webcast dostępny na żądanie. Podczas seminarium zagłębiamy się w techniki planowania scenariuszy i modelowania strategicznego, których można użyć już teraz, aby zorganizować aktualne zasoby pod kątem planu działania firmy i wyprzedzić czekające nas po pandemii zmiany zarówno we własnym przedsiębiorstwie, jak i w całej branży. W seminarium wziął udział Marc Seewald, wiceprezes Oracle ds. zarządzania produktami w dziale zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa i specjalista mający ponad 20 lat doświadczenia w projektowaniu i dostarczaniu znakomitych rozwiązań planistycznych i budżetowych.
Podczas seminarium zastanawiamy się nad tym, jak planowanie scenariuszy może pomóc przedsiębiorstwom, jaka jest rola działu finansów w planowaniu scenariuszy, jakie podejścia i metody warto stosować oraz jakie są dostępne narzędzia. Marc Seewald opowiada o najlepszych procedurach w dziedzinie planowania scenariuszy i pokazuje uczestnikom, jak przejść od dzisiejszego zarządzania awaryjnego i kryzysowego do planowania i modelowania pod kątem zróżnicowanych scenariuszy zachowania ciągłości i poprawy sytuacji.
Zapraszamy do Centrum zasobów organizacji AICPA związanych z pandemią COVID-19, w którym można odtworzyć dotychczasowe seminaria z tej serii i zapoznać się z kolejnymi pozycjami.
Ash Noah, CPA, CGMA, FCMA, dyrektor zarządzający ds. nauki, edukacji i rozwoju w organizacji Association of International Certified Professional Accountants (AICPA).
Artykuł został pierwotnie opublikowany na blogu AICPA Insights.
