Artykuł z magazynu ITwizCIOPolecane tematy
Rośnie poziom skomplikowania integracji systemów firmowych
Potrzeby biznesowe wymuszają kompleksową integrację wykorzystywanego w firmie oprogramowania. Bardzo często podstawowym ogniwem takiej integracji jest firmowy system ERP. Stworzenie sprawnych mechanizmów integracji – obejmujących środowisko ERP, rozwiązania specjalistyczne i niezależne aplikacje biznesowe – nie jest zadaniem trywialnym.
Systemy klasy ERP zostały zaprojektowane w celu możliwie najściślejszego połączenia procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Dzięki centralizacji informacji – na temat planowania, dostaw, gospodarki magazynowej, produkcji czy sprzedaży – możliwe stało się znaczące usprawnienie najważniejszych obszarów organizacji biznesowej. Do tego sprawnego systemu stopniowo wprowadzano także marketing, śledzenie zamówień, obsługę klienta i sprawy kadrowe.
W miarę wzrostu zapotrzebowania na systemy w pełni zintegrowane pojawiała się potrzeba integracji kolejnych systemów dziedzinowych, zarządzających wybranymi procesami w przedsiębiorstwie. Aplikacje takie mogą bazować na zupełnie innych technologiach, realizować wyspecjalizowane zadania lub odpowiadać za obsługę specjalistycznych systemów i maszyn. Część z tych aplikacji może pochodzić jeszcze sprzed wdrożenia systemu ERP. Przed działem IT stoją zatem wyzwania związane z połączeniem ze sobą systemów o różnej konstrukcji, sposobem przechowywania i przetwarzania danych. Połączenia między systemem klasy ERP a poszczególnymi aplikacjami winny odbywać się w obie strony i obejmować wiele różnych danych.
Początkowo firmy wdrażają poszczególne moduły od tego samego dostawcy ERP. W miarę upływu czasu i rozwoju potrzeb biznesowych, organizacje coraz częściej sięgają po oprogramowanie różnych producentów, dostosowane do konkretnych potrzeb. Narzędzia te są integrowane z różnymi modułami ERP. Wymiana informacji odbywa się w obie strony. Prowadzone przy tym migracje stają się coraz trudniejsze i coraz bardziej ryzykowne, ze względu na skomplikowane połączenia integrowanych ze sobą aplikacji. Rosną też koszty. Z kolei ewentualna wymiana systemu ERP staje się z czasem niezwykle kosztowną i pracochłonną operacją.
1. Eksport – import
Historycznie pierwszym narzędziem integracji systemów ERP z zewnętrznymi aplikacjami był eksport i import danych poprzez pliki tekstowe. Integracja tą metodą obejmuje zazwyczaj niewielkie systemy dziedzinowe, które pracują w izolowanym środowisku, a także niektóre przyrządy i instrumenty pomiarowe. Nadaje się też do starszych aplikacji, które nie były projektowane pod kątem wielodostępu i pracy w sieci. Integracja za pomocą innych metod może być nieopłacalna, trudna w realizacji lub wiązałaby się z problemami natury bezpieczeństwa. Jest to również jedyna metoda integracji z aplikacjami, do których producent nie udostępnia żadnej dokumentacji wewnętrznej, jedynie umożliwia eksport wybranych porcji danych. Integracja za pomocą plików ma sporo wad. Odbywa się okresowo i jest trudna w automatyzacji, jeśli producent tego nie przewidział. Za pomocą plików można przesłać jedynie te informacje, które producent umieścił w szablonie eksportu. Wyjściowy plik nie zawsze będzie miał odpowiedni format, niezbędne będą prace przygotowawcze przy opracowaniu szablonu oraz bardzo dokładne testowanie procesu importu danych. Metoda ta z zasady nadaje się do systemów odseparowanych od firmowej sieci, pracujących w dedykowanym środowisku. Chociaż nie zapewnia 100-proc. bezpieczeństwa, ryzyko włamania tą drogą jest o wiele mniejsze niż przy integracji z bezpośrednim połączeniem do bazy przez sieć.
2. Od bazy do bazy
Integracja za pomocą dostępu do bazy danych jest o wiele szybszą alternatywą dla wymiany danych poprzez eksport i import plików. Może odbywać się automatycznie, praktycznie cały czas, w porównaniu z plikami nie występuje tu żadne opóźnienie. Przy integracji na poziomie dostępu do bazy danych jedna z aplikacji uzyskuje dostęp do odczytu lub zapisu do tabel, perspektyw lub procedur drugiej aplikacji. Dostęp ten może odbywać się w ten sposób, że procedura jednej aplikacji czyta zapisy w tabelach drugiej z nich, może również zapisywać do wybranych tabel, jeśli będzie taka potrzeba. Jeżeli wymiana danych jest jednokierunkowa, do integracji można wykorzystać replikę tylko do odczytu. Metoda ta jest bardzo szybka, ale ma wady, które wynikają z bezpośredniego dostępu do najważniejszej części każdej z tych aplikacji. Główna z nich dotyczy bezpieczeństwa i spójności danych. Bezpośredni dostęp do bazy w wielu przypadkach wiąże się z odczytem i zapisem informacji do istotnych części aplikacji. Jeśli producent aplikacji dokona zmian choćby po jednej stronie, procedurę integracji należy zmodyfikować. Ponadto obie bazy i aplikacja dokonująca tej integracji muszą być połączone ze sobą przez sieć. Aby uzyskać dostęp do bazy danych, powinna być to baza, do której są stabilne sterowniki dla wykorzystywanych systemów. Dokumentacja integrowanej aplikacji musi również zawierać informacje na temat tabel, perspektyw oraz procedur, z których można skorzystać.
3. Za pośrednictwem API
Od integracji na poziomie bazy danych bezpieczniejsze będzie użycie dedykowanych interfejsów programistycznych (API). Część aplikacji ma gotowe do użycia interfejsy webowe, z których można z powodzeniem skorzystać. Integracja za pomocą interfejsów jest wolniejsza niż w przypadku bezpośredniego dostępu do bazy danych, ale jest stabilna i cechuje się bezpieczeństwem. Jeśli producent utrzymuje dane API w sposób stabilny, pozostanie ono niezmienne, niezależnie od wersji aplikacji lub zmian w bazie danych. Integracja tą drogą jest standardem w przypadku oprogramowania korzystającego z serwerów aplikacyjnych. Dzięki oddzieleniu części integracji od bazy danych i front endu, wymiana danych między systemem ERP i systemami dziedzinowymi odbywa się w sposób uporządkowany i przezroczysty. Jeśli interfejsy API są stabilnie utrzymywane przez producentów po obu stronach, integracja z użyciem API i odpowiednich usług jest jedną z najbezpieczniejszych metod. Metoda ta zapewni działanie przez cały czas życia aplikacji, niezależnie od wersji motoru bazodanowego, platform serwerów aplikacyjnych czy serwerów front end. Przy integracji za pomocą API powszechnie używa się usług webowych (Web Services), które umożliwiają łatwą wymianę informacji między aplikacjami.
4. Budując autostradę danych
W miarę wzrostu liczby systemów, z którymi ERP podlega integracji, rośnie stopień skomplikowania połączeń. Gdy systemów dziedzinowych jest kilkadziesiąt, utworzą prawdziwą sieć połączeń, nad którą coraz trudniej będzie zapanować. Rozwiązaniem problemu będzie szyna danych, która odpowiada za komunikację między aplikacjami. Systemy takie jak ERP, CRM czy dziedzinowe można będzie zintegrować w jednym miejscu z szyną danych, a następnie zapewnić wymianę danych poprzez tę szynę. Integracja z użyciem szyny danych jest prostsza od integracji z każdą aplikacją osobno, ale wymaga utrzymywania dedykowanego narzędzia. Mimo wad – m.in. kosztów oprogramowania – jest to metoda stabilna, sprawna i bardzo elastyczna.
Szerszy zakres wymiany danych
Jednocześnie, dzięki postępującej integracji systemu ERP z innymi, wykorzystywanymi w firmie systemami, staje się on centrum zarządzania firmą. To w środowisku ERP prowadzone będą najważniejsze kartoteki firmowe. Stopniowemu rozszerzaniu funkcjonalności systemu centralnego na kolejne, nawet punktowe obszary biznesu, towarzyszy też wzrost skali korzyści biznesowych. Jak zatem podejść do projektu integracji?
Pierwsze procesy integracji systemów z zewnętrznymi aplikacjami były przeprowadzane w sposób wsadowy, często za pomocą plików tekstowych. Metoda ta spełniała stawiane przed nią zadanie periodycznego transferu informacji z systemów dziedzinowych w kierunku do ERP. Transfer danych w drugą stronę często wykorzystywał tę samą metodę. Odbywał się rzadko i obejmował takie systemy, jak aplikacja podatkowa Płatnik czy prywatna bankowość elektroniczna.
Obecnie z systemami klasy ERP – w tym z obsługą magazynu i produkcji – integrowane są portale webowe oraz aplikacje mobilne. Te zaś muszą być dostępne całą dobę i zawierać aktualne informacje. Razem ze zmianą wykorzystywania informacji zawartych w systemach ERP zmienia się także sposób integracji. W przypadku portalu webowego lub systemu dziedzinowego do obsługi aplikacji mobilnych praca wsadowa nie ma sensu. Komunikacja musi odbywać się online, w obu kierunkach.
Ponadto radykalne rozprzestrzenienie się usług chmurowych oraz prawdziwa eksplozja oprogramowania mobilnego sprawiają, że firmy muszą integrować systemy ERP także z zewnętrznymi aplikacjami i usługami. Większa część nowych aplikacji jest udostępniana w modelu usługowym, a zatem integracja musi uwzględniać wymianę danych z aplikacjami eksploatowanymi poza firmowym data center. Decyzja o wyborze metody integracji oraz używanego do tego celu oprogramowania jest trudna. Ze względu na ochronę inwestycji, podejście oraz wybrane rozwiązania muszą być na tyle elastyczne, aby sprostać zmianom w przyszłości. Aplikacje chmurowe cechują się szybką zmiennością, powstają przy tym nowe protokoły, z którymi narzędzie integracyjne będzie musiało sobie poradzić.
Z troską o bezpieczeństwo danych i dostępów
Jeszcze 10 lat temu system ERP należał do aplikacji wewnętrznych, eksploatowanych wyłącznie w sieci lokalnej firmy. Nawet jeśli pracownicy zdalni łączyli się do niego spoza firmowego biura, nadal połączenie odbywało się wewnątrz wirtualnej sieci prywatnej, z firmowego laptopa. Integracja systemów zarządzania przedsiębiorstwem z różnymi systemami dziedzinowymi oraz aplikacjami zewnętrznymi sprawiają, że informacje, które dotąd znajdowały się wyłącznie wewnątrz dobrze chronionego systemu, teraz są dostępne dla aplikacji z zewnątrz, poza firmową siecią.
Połączenie danych sprawia, że z systemu ERP – i z podobnych systemów z nim zintegrowanych – istnieje możliwość pobrania danych bez konieczności bezpośredniego zalogowania się do nich. Dla działu IT oznacza to konieczność bardzo dokładnego opracowania scenariuszy wymiany danych między systemami obsługującymi aplikacje, do których można połączyć się z zewnątrz.
Nowe potrzeby aplikacji i sposoby zbierania danych
W wielu firmach nie bez wpływu na integrację rozwiązań ERP z innymi systemami pozostaje też upowszechnienie różnego rodzaju czujników, stanowiących źródło potencjalnie użytecznych danych biznesowych. Firmy zaczynają na szeroką skalę zbierać informacje z różnych sensorów, skanerów oraz modułów RFID instalowanych np. na paletach. Zebrane w ten sposób dane trafiają do systemu ERP i na ich podstawie podejmowane są działania, uruchamiane procesy, także wewnątrz samego systemu. Jest to np. wprowadzanie towaru do magazynu lub przesunięcia międzymagazynowe. Proces ten musi odbywać się bardzo szybko, gdyż z drugiej strony z tym samym systemem ERP zintegrowane są aplikacje dziedzinowe, które raportują stan magazynowy kooperantom lub klientom sklepów internetowych. W praktyce oznacza to, że jeśli firma prowadzi działanie przez internet i wymaga podawania dokładnych etapów produkcji, niezbędna będzie integracja online, w której informacje między systemami przechodzą niemal natychmiast.
Podobnie zmienia się analityka biznesowa. Jeszcze dekadę temu zasilanie osobnej hurtowni danych zintegrowanej z systemem ERP odbywało się z jednodniowym opóźnieniem. Procesy pobierania, agregowania i zasilania ETL (Extract, Transform, Load) z racji na bardzo silne obciążenie bazy danych wykonywano zwykle w nocy. Wsadowa integracja hurtowni danych z systemem ERP sprawiała, że menedżerowie podejmowali decyzję na podstawie nieaktualnych informacji. Obecnie hurtownia danych staje się standardowym wyposażeniem nowoczesnych narzędzi ERP zawierających moduł analityki biznesowej.
Dostęp do systemów poprzez aplikacje mobilne
Rozwój urządzeń przenośnych sprawił, że pracownicy i zarząd potrzebują zdalnego dostępu do firmowych informacji, w tym także tych, które przetwarzane są w systemach ERP. O ile na notebooku możliwa jest jeszcze sesja z użyciem zdalnego dostępu do aplikacji, o tyle smartfon czy tablet się do tego zupełnie nie nadaje. Różnice w działaniu interfejsu użytkownika praktycznie dyskwalifikują pracę z użyciem aplikacji desktopowej.
W odpowiedzi, producenci oprogramowania biznesowego rozszerzają ofertę aplikacji mobilnych, które łączą się do systemu ERP i umożliwiają wykonanie konkretnych zadań. Aplikacje mobilne przetwarzają względnie małą ilość danych, ale pracują szybko i korzystają z różnych połączeń sieciowych, często dość wolnych. Rozwiązania te wymagają osobnych serwerów, które umożliwiają połączenie aplikacji z systemem ERP. Często nawet zarządzanie aplikacjami odbywa się osobno, zaś same aplikacje mobilne są niekiedy udostępniane za pośrednictwem chmury obliczeniowej. Pod wieloma względami aplikacje mobilne zachowują się jak kolejny system zintegrowany z ERP.
KOMENTARZ EKSPERTA
Integracja ERP i rozwiązań specjalistycznych
iPCC jest partnerem handlowym i wdrożeniowym firmy Infor w zakresie systemu klasy ERP Infor M3 (www.i-pcc.pl).
Z naszych obserwacji wdrożeń systemu ERP Infor M3 (zaawansowanej aplikacji przeznaczonej dla wybranych branż) wynika, że obecnie najlepszym sposobem integracji wydaje się rozwiązanie z „szyną danych”, która odpowiada za komunikację między aplikacjami. Liderzy światowi, tacy jak Infor – producent Infor M3, tworzą narzędzia oparte na tej idei. Dla swoich produktów, między innymi systemu Infor M3, Infor opracował platformę integracyjno-zarządczą nazwaną ION (Integration Open Network), zapewniającą możliwość łatwego połączenia wszystkich systemów informatycznych wykorzystywanych w przedsiębiorstwie. Oczywiście, Infor M3 zawiera też w standardzie bogaty zestaw interfejsów programistycznych API służących do integracji, ale ION przewyższa je znacznie swoimi możliwościami.
Platforma ta zapewnia możliwość integracji bardzo specjalistycznych rozwiązań oraz pozwala
na łatwe uzyskiwanie informacji zarządczej na różnych szczeblach kierowania firmą. ION zwiększa też efektywność i intuicyjność pracy użytkowników poprzez proaktywne wysyłanie komunikatów i ostrzeżeń do całych grup zainteresowanych użytkowników. W budowie takiego rozwiązania zastosowano najnowsze rozwiązania technologiczne oraz doświadczenia wyszukiwarek internetowych, takich jak Google, a także portali społecznościowych – np. Twitter czy Facebook. Dzięki takim właściwościom Infor M3 i ION, użytkownicy pracują z systemem w trybie podobnym do ich codziennych doświadczeń kontaktu z internetem (również z urządzeń mobilnych typu smartfon czy tablet) i mają dostęp – z jednego pulpitu na swym komputerze – do wszystkich systemów wykorzystywanych w przedsiębiorstwie. Mogą to być, oprócz systemu Infor M3, takie programy, jak: WMS (zaawansowane zarządzanie magazynem), PLM (zarządzanie cyklem życia produktu), MES (bezpośrednie połączenie z automatyką przemysłową) i wiele innych. Zastosowanie ION w sposób znaczący zwiększa efektywność działania przedsiębiorstwa i zachowuje inwestycję poniesioną na specyficzne rozwiązania informatyczne.
Trochę techniki – jak działa ION?
Centralnym elementem systemu ION jest szyna ESB (Enterprise Service Bus), zbudowana na zasadach architektury opartej na usługach (Service-Oriented Architecture – SOA), która zawiera zbiór reguł dotyczących integracji aplikacji. ESB wspiera elastyczność oraz redukuje ilość i złożoność interfejsów i połączeń. Komponenty wchodzące w jej skład to m.in. Document Flow Manager (przepływ dokumentów, integracja systemów), Monitor Engine (alerty), Workflow Engine (przepływy pracy), Security (zarządzanie użytkownikami), Connectors (połączenia) i inne. Komunikacja pomiędzy poszczególnymi systemami oraz komponentami ION odbywa się z wykorzystaniem BOD (Business Object Documents). Jest to standard zdefiniowany przez organizację OAGi (Open Applications Group, Inc.) w specyfikacji OAGIS (Open Applications Group Integration Specification). Technicznie BOD jest komunikatem w formacie XML reprezentującym obiekt biznesowy. Jest on wysyłany z jednej aplikacji do drugiej, w celu poinformowania o zmianie obiektu lub jako prośba o dokonanie takiej zmiany. Zastosowanie tej technologii pozwala na budowanie zunifikowanych scenariuszy do wdrożenia procesów biznesowych oraz integracji systemów.
A co z kosztami?
Wdrożenie ION wydaje się kosztownym przedsięwzięciem. Zastosowanie takiej platformy sprawia jednak, że system informatyczny firmy staje się dla wszystkich jednolitym źródłem zintegrowanych
danych (nawet pochodzących z różnych źródeł), a jego rozbudowa poprzez integrację nowych aplikacji będzie prostsza i mniej kosztowna – całkowity koszt utrzymania właściwego systemu informacyjnego przedsiębiorstwa staje się więc znacznie niższy, a zarządzanie firmą bardziej efektywne.
Sławomir Kasprzycki, Ekspert Infor M3, iPCC sp. z o.o.
