Executive ViewPoint
O korzyściach wynikających z wdrożenia Office 365, funkcjonalnościach nowych rozwiązań dostępnych w tym pakiecie, różnicach względem instalowanego lokalnie oprogramowania Office, a także przebiegu prac wdrożeniowych i unikalnym podejściu do takich projektów mówi Konrad Nieboj, Microsoft Cloud Team Leader w firmie Senetic.
Największą przewagą Office 365 jest wiele usług wspomagających komunikację i współpracę. Firma może korzystać z poczty wyposażonej w pojemne skrzynki, ochronę antyspamową i antywirusową, a także funkcjonalności wspólnych kalendarzy. Dodatkowe usługi obejmują też przestrzeń na dane o nieograniczonej pojemności oraz możliwość tworzenia bibliotek dokumentów dla poszczególnych użytkowników. Do tego dochodzi m.in. komunikator wraz z narzędziami do prowadzenia konferencji. Już za 11 zł miesięcznie za użytkownika firma może mieć wszystkie usługi, o których mowa.
W jaki sposób Office 365 zmienia komunikację w ramach organizacji i poza jej granicami?
Aby to zrozumieć, należy zastanowić się, jak zazwyczaj odbywa się obieg informacji w przedsiębiorstwie. Jeśli chcemy np. wspólnie pracować nad jednym dokumentem, to w klasycznym modelu pewnie spotykamy się w zespole przy jednym komputerze, albo każdy członek zespołu pracuje osobno i przesyła pozostałym osobom dokument w załączniku wiadomości e-mail. Prosta stąd droga do powstania wielu wersji jednego dokumentu, a w kolejnym kroku – chaosu informacyjnego. Takie podejście to także proces czasochłonny. Kolejnym przykładem pokazującym duże możliwości usprawnień są spotkania. Jeżeli firma działa w strukturze rozproszonej czy wielooddziałowej, to organizacja każdego spotkania zespołowego wymaga zebrania wszystkich pracowników w jednej lokalizacji. Generuje to koszty, a nierzadko również spory zamęt organizacyjny.
Te dwa proste przykłady pokazują, jak można przeciwstawić codzienność z możliwościami Office 365. W pierwszym przypadku, jednym kliknięciem jesteśmy w stanie udostępnić plik wybranym użytkownikom. Będzie on potem dostępny dla nich na dowolnym urządzeniu za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Dzięki zaś wykorzystaniu Skype dla Firm możemy zorganizować taką konferencję bezpośrednio z aplikacji Outlook i zaprosić do niej uczestników korzystających z dowolnego urządzenia. Takich przykładów można wymieniać wiele. Dowodzą one, że za sprawą Office 365 zyskujemy czas i oszczędzamy pieniądze, choćby na kosztach organizacji spotkań czy przejazdów. Co istotne, Office 365 nie zamyka się na naszą organizację. Istnieje możliwość zapraszania do udziału w konferencji użytkowników spoza niej. Podobnie jeśli chodzi o współdzielenie plików i pracę nad tym samym dokumentem.
Na czym polegają różnice pomiędzy Office 365 a instalowanymi lokalnie wersjami pakietu Microsoft?
Przede wszystkim, kupując pakiet Office w formie tradycyjnej, otrzymujemy możliwość zainstalowania oprogramowania na jednym komputerze i z tą konkretną wersją aplikacji pozostajemy, chyba że w jednym z modeli licencjonowania wykupimy dodatkową usługę dostępu do aktualizacji. W przypadku Office 365 mamy gwarancję dostępu do najnowszej wersji aplikacji. Dotyczy to także programów instalowanych lokalnie. Użytkownicy Office 365 mogli się o tym przekonać niedawno, wraz z premierą Office 2016. Jeśli administrator wyrazi zgodę, to zyskują oni możliwość pobrania i swobodnego korzystania z nowych wersji aplikacji. Co ważne, w przypadku Office 365 mamy też możliwość zainstalowania pakietu na 5 urządzeniach, w tym również mobilnych.
Office 365 opiera się na modelu chmury obliczeniowej…
…a co za tym idzie, daje możliwość swobodnego – po miesiącu lub roku, w zależności od wybranego modelu płatności – definiowania ilości dostępnych dla organizacji licencji. Największą przewagą Office 365 jest jednak wiele usług wspomagających komunikację oraz współpracę. Firma może korzystać z biznesowej poczty wyposażonej w pojemne skrzynki, ochronę antyspamową i antywirusową, a także wspólnych kalendarzy ułatwiających planowanie czasu i organizację spotkań. Dodatkowe usługi obejmują też przestrzeń na dane o nieograniczonej – od niedawna – pojemności oraz możliwość tworzenia bibliotek dokumentów dla poszczególnych użytkowników. Do tego dochodzi też m.in. komunikator wraz z narzędziami do prowadzenia konferencji.
W jaki sposób podejść do wdrożenia Office 365?
Należy zacząć od wyboru funkcjonalności, jakie mają otrzymać poszczególni pracownicy. Na tym etapie warto zastanowić się, jakie są faktyczne potrzeby użytkowników i wybrać odpowiedni plan Office 365 lub zestaw usług. Warto przy tym pamiętać, że zarówno plany Office 365, jak i poszczególne usługi można dowolnie łączyć i dopasowywać do potrzeb danej organizacji. Praktyka pokazuje, że choć w wielu przedsiębiorstwach są jasno sprecyzowane potrzeby, to niekoniecznie dostępna jest wiedza o możliwościach ich zaspokojenia za pomocą jednej usługi, od jednego dostawcy.
Jakie – z Państwa doświadczenia – funkcje Office 365 okazują się szczególnie przydatne dla użytkowników? O jakich istotnych funkcjach administracyjnych warto wspomnieć?
W Office 365 najważniejsze jest to, że usługa ta ułatwia wiele codziennych czynności biznesowych. To korzyść trudna do przecenienia, jeśli wiemy, że biznes staje się coraz bardziej dynamiczny i o wolny czas trzeba coraz częściej walczyć. Przydatny w pracy staje się komunikator upraszczający realizację prostych, pilnych spraw. Przy tym wszystkie wiadomości są zapisywane w historii konwersacji dostępnej z poziomu aplikacji Outlook. Kolejna sprawa to dostępność narzędzi biznesowych, która powoduje, że nie musimy wszędzie zabierać ze sobą komputera, aby np. wziąć udział w wideokonferencji czy odebrać pocztę. Wszystkie funkcje są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej lub za pomocą aplikacji mobilnych. Jeśli zaś chodzi o funkcje administratorskie, to najważniejsza jest łatwość zarządzania Office 365. Wszystkie działania możemy wykonać za pomocą jednego, czytelnego i intuicyjnego panelu. Istotna jest też kwestia bezpieczeństwa – administrator może zdecydować za pośrednictwem jakich urządzeń użytkownicy będą mogli korzystać z usług, a w razie kradzieży autoryzowanego urządzenia – jednym kliknięciem zablokować dostęp.
W ramach pakietu Office 365 dostępne są także aplikacje Delve, Sway i Power BI…
Myślę, że te trzy aplikacje są trochę niedoceniane przez użytkowników. Delve – zapewniając dostęp do wszystkich interesujących nas dokumentów z poziomu jednej strony www – ułatwia pracę przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej. Sway zaś to fantastyczna aplikacja, pozwalająca na tworzenie prezentacji przypominających multimedialny album. Sway umożliwia tworzenie rewelacyjnie wyglądających prezentacji zawierających dowolne załączniki, obrazy czy pliki wideo. Sprawdza się jako narzędzie do tworzenia różnego rodzaju podsumowań. Poniekąd może zastąpić PowerPointa. Natomiast Power BI to nic innego jak rozwiązanie do analiz biznesowych, pozwalające na graficzne przedstawienie danych i procesów. Power BI stanowi podręczne narzędzie, umożliwiające zrozumienie pewnych zjawisk, z którymi ma do czynienia organizacja.
Czym wyróżnia się podejście firmy Senetic do realizacji projektów skupionych wokół usługi Office 365?
Nasze relacje z klientami zainteresowanymi usługami chmurowymi charakteryzuje kompleksowe podejście. Zdajemy sobie sprawę, że wdrożenie Office 365 to implementacja rozwiązania, które ma przynosić długotrwale korzyści i jako takie musi być dobrze przemyślane. Jako Złoty Partner Microsoft jesteśmy w stanie zaproponować ciekawą ofertę licencyjną, a następnie pomóc we wdrożeniu i konfiguracji usługi. Dotyczy to również migracji poczty z obecnego serwera do Office 365, zorganizowania wspólnych przestrzeni na pliki dla poszczególnych działów czy grup projektowych, zbudowania przepływów pracy choćby w zakresie zatwierdzania wniosków urlopowych i faktur.
Skłaniamy się w kierunku szkolenia przyszłych administratorów, aby w kolejnych krokach mogli oni samodzielnie dostosowywać środowisko Office 365 do zmieniających się potrzeb organizacji. Zwracamy też uwagę na to, że przyszły administrator nie musi posiadać umiejętności informatycznych. Za pomocą wielu szkoleń, wideoblogów i konferencji wskazujemy klientom, w jakich obszarach Office 365 może pomóc. Prowadzimy też szkolenia pozwalające użytkownikom na efektywne wykorzystanie wszystkich funkcjonalności, jakimi dysponuje ta usługa. Można powiedzieć, że w ciągu kilku godzin pokazujemy esencję tego rozwiązania. Dla właścicieli firm oznacza to, że pieniądze spożytkowane na wdrożenie usługi będą dobrze wykorzystane.
Jaki jest zakres oferowanego przez Państwa szkolenia dla nowych użytkowników Office 365? Często oferowane są one na promocyjnych warunkach.
Cyklicznie oferujemy rozmaite promocje.
Obecnie np. każda firma, która z naszą pomocą zakupi co najmniej 10 licencji Office 365, otrzymuje bezpłatne szkolenie online w zakresie funkcjonalności usługi. Niebawem zaoferujemy również interesującą cenowo, kompleksową usługę migracji firmowej poczty do Office 365.
