ThyssenKrupp przeprowadza jeden z największych projektów optymalizacji systemów SAP

Program harmonizacji danych i procesów Daproh ma docelowo objąć prawie 200 systemów wspomagających zarządzanie – w tym 70 instancji SAP – pracujących w ok. 400 spółkach Grupy ThyssenKrupp na świecie. Koszt tego projektu szacowany jest na 1 mld euro! Na razie objął on 20% wszystkich spółek Grupy.

Niezależnie od tego, czy planują Państwo konwersję do S/4HANA, scalenie lub podział systemów SAP ERP, migracja danych i ich harmonizacja będą stanowiły poważne wyzwanie. Grupa ThyssenKrupp – wspólnie z ekspertami niemieckiej grupy SNP (która notabene przejęła w ostatnim czasie największego polskiego partnera SAP – firmę BCC) – dokonuje optymalizacji systemów SAP na niespotykaną dotąd skalę. Jak skutecznie zarządzać tak dużym projektem migracji i transformacji? Jak przeprowadzać czyszczenie danych i eksport ogromnej ich ilości bez przerywania ciągłości działania? W poniższym artykule przedstawiamy najlepsze praktyki zastosowane w Grupie ThyssenKrupp w projektach migracji i transformacji środowiska systemów SAP.

Przedstawiciele Grupy ThyssenKrupp kilka lat temu uznali za naglącą potrzebę nadrobienia zaległości w dziedzinie IT, w tym zwłaszcza uporania się z wieloma, odziedziczonymi przez lata systemami IT. Począwszy od różnych systemów poczty elektronicznej (było ich ponad 40) po różne systemy ERP (ok. 120) w Grupie ThyssenKrupp nie było standardowych rozwiązań IT. Każda z firm Grupy mogła wybrać co chce i w jaki sposób wdrażać u siebie.  W konsekwencji kierownictwo ThyssenKrupp zadecydowało o rozpoczęciu gigantycznego programu Daproh, który ma na celu ujednolicenie danych oraz procesów IT w ramach Grupy. Uruchomienie programu Daproh stanowiło strategiczną decyzję dla całej Grupy.

Jak zapewnić wiarygodność i rzetelność danych

W dobie natłoku informacji i stale zwiększającej się ilości danych coraz większego znaczenia nabiera ich wiarygodność i rzetelność danych. W biznesie niezwykle ważne jest dostarczanie właściwej informacji do właściwej osoby i we właściwym czasie. Od jakości posiadanych i przetwarzanych danych zależy poprawność, niezakłócony przebieg, terminowość, dokładność i skuteczność podejmowanych działań. Dane stanowią kapitał każdej firmy i są niezwykle ważnym czynnikiem w osiąganiu zamierzonych celów. Stanowią fundament dla przebiegu, dokumentowania i obrazowania zdarzeń gospodarczych.

Jednocześnie często mamy do czynienia z tym, że dane systemach IT były i są wprowadzane przez przypadkowe osoby, bez zastosowania specjalnych reguł i bez ściśle określonych ról czy właścicieli. Prowadzi to do sytuacji, że mamy np. kilkukrotnie występujących tych samych klientów, te same produkty sklasyfikowane w różnych kategoriach i często z różnymi parametrami. Zwykle trzeba wówczas dokonywać korekt w sposób manualny. Jednak w Grupie ThyssenKrupp – zatrudniającej 160 tys. pracowników w ok. 400 spółkach, działających w 80 krajach i o obrotach na poziomie 41 mld euro – jest to już niemożliwe.

Nagła zmiana strategii firmy czy polityki sprzedaży może spowodować zwielokrotnienie ilości i wielkości danych, z jakimi mamy do czynienia. Wówczas nikt ręcznie nie będzie w stanie zapewnić ich spójności. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej w przypadku projektów związanych z adaptacją i migracją danych do docelowego środowiska. Zmienia się więc spojrzenie na to zagadnienie. Wiele firm czyni starania w celu ujednolicenia oraz uporządkowania zarządzania informacją. Trendem jest centralne umiejscawianie baz danych, tworzenie danych wzorcowych i ich synchronizacja. Te zaś muszą uwzględniać mnogość potrzeb, specyfikę i wymagania odbiorców.

Do systemów transakcyjnych i analitycznych dodaje się więc dodatkowy komponent – Master Data Management (MDM). Wdrożenia tego typu rozwiązań mają na celu centralizację wzorcowych zbiorów danych. W firmach wyodrębnia się stanowiska i komórki organizacyjne, których zadaniem jest ciągła dbałość o wprowadzane i przetwarzane dane oraz edukacja i zwiększanie świadomości pracowników w tym zakresie.

W systemach MDM przechowywane są tzw. Master Data – czyli niezbędne i kluczowe informacje zapewniające bezproblemowy przebieg procesów i operacji biznesowych. Określane są również jako dane główne, referencyjne, podstawowe czy też słowniki. To zdefiniowane zbiory wolno zmieniających się danych opisujących obiekty biznesowe: klienci (customers), dostawcy (vendors) i produkty (materials). W niektórych organizacjach stosuje się jeszcze szersze znaczenie tego pojęcia, dodając do wymienionych definicji dane finansowe oraz warunki handlowe.

Gdy mamy do czynienia z kilkoma – a w przypadku Grupy ThyssenKrupp kilkuset – rozproszonymi systemami IT o różnym przeznaczeniu, wykorzystującymi i mającymi odmienne w strukturze rejestry klientów, sprawa mocno się komplikuje. Dlatego celem Programu Daproh była harmonizacja procesów i danych, ustalenie tzw. jednego źródła prawdy (Single Source of Truth) i współdzielenie tych samych danych ze wszystkimi aplikacjami.

Docelowy model: 3 systemy i 10 podstawowych szablonów

Kolejnym z celów Programu Daproh było ujednolicenie stosowanych systemów we wszystkich spółkach Grupy ThyssenKrupp. Docelowo mają to być 3 rozwiązania: S/4HANA, SAP ERP i SAP Business By Design. Jednocześnie powstało 10 szablonów systemów SAP dla każdego z obszarów biznesów ThyssenKrupp, w tym np. przemysłu metalurgicznego, samochodowego czy stoczniowego. W przyszłości każda ze spółek Grupy będzie mogła wybrać z tego zbioru najlepiej do niej pasujące rozwiązanie.

Efektem ma być m.in. uproszczenie procesów, umożliwiające szybsze raportowanie w obrębie Grupy i szybsze generowanie sprawozdań finansowych. Jak opisywano to w niemieckiej edycji CIO, do tej pory sprawozdawczość w Grupie ThyssenKrupp opierała się na klasycznej rachunkowości, co skutkowało złożonym, sztywnym systemem raportowania. Po zakończeniu programu Daproh, do integracji danych wykorzystana ma być hurtownia danych SAP BW. Dane z wszystkich systemów będą przekazywane do hurtowni danych tak, aby można je było automatycznie łączyć i zapewnić ogólny obraz wszystkich firm należących do Grupy. Wcześniej konieczna jest jednak poprawa ich danych i stworzenie jednego źródła prawdy. Temu służy właśnie wdrożenie – opisanej wyżej – koncepcji Master Data.

Pierwszym etapem przedsięwzięcia była wykonana przez partnera konsultingowego ThyssenKrupp, analiza wykorzystywanych systemów. Jej efektem była wizja docelowej architektury systemu, a także zdefiniowanie ogólnego kierunku i koncepcji projektu.

Od sierpnia 2015 roku we wdrożenie programu Daproh w Grupie ThyssenKrupp została zaangażowana firma SNP. W migracji do docelowej architektury rozwiązań IT wykorzystywane jest jej narzędzie SNP Transformation Backbone (T-Bone). „Około 80 dokumentów – zwanych RICEWF – musiało zostać przetłumaczonych na blisko 140 indywidualnych mapowań technicznych, białych list, czarnych list i arkuszy konstrukcyjnych. Te dokumenty techniczne musiały zostać następnie wdrożone w naszym narzędziu. Tym samym odpowiadaliśmy za techniczny aspekt migracji wszystkich danych” – mówi Rainer Taddey, Project Manager w SNP Transformation Deutschland GmbH.

Harmonizacja procesów i danych na poziomie 400 spółek

Jak opisywało niemieckie CIO, pilotażowy projekt objął w roku 2013 ponad 30 spółek należących do ThyssenKrupp Materials Services. Aby złagodzić obawy kierownictwa tych firm, jego przedstawicieli zaangażowano już na bardzo wczesnym etapie. Miało to także na celu zapewnienie odpowiedniego wsparcia dla projektu. Przedstawiciele Grupy zdecydowali się także na włączenie – już na początku – audytorów, aby we wstępnej fazie uwzględniać wymagania dotyczące dokumentacji.

Wyzwaniem w ThyssenKrupp Materials Services była wielkość systemu, który miał ulec konwersji. Sama baza danych SAP MaxDB miała ponad 10 TB. Przez 10 miesięcy wdrażano i testowano koncepcję harmonizacji systemów ERP, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów w systemie produkcyjnym. Ostatecznie projekt zrealizowano w ciągu weekendu bożonarodzeniowego. Efektem konwersji systemu ERP było np. to, że obecnie salda częściowe można elastycznie wyodrębnić z systemu, w zależności od potrzeb analitycznych, bez konieczności reorganizacji rachunkowości.

„Docelowo spółki w każdym z obszarów biznesowych przeprowadzić muszą proces harmonizacji danych i procesów wg stworzonego przez nas modelu. Dla każdego z biznesów powstał inny szablon w systemie SAP. Trudno więc mówić o jednym projekcie” – stwierdza dr Volker Manns, Head of SAP Landscape Transformation & Optimisation Global Shared Services IT (GSS IT) w Grupie ThyssenKrupp.

Elementy nowej architektury systemów Grupy ThyssenKrupp

Na docelową architekturę systemów składają się trzy elementy. Pierwszym jest daproh Core, czyli wybrane dla danego obszaru biznesu BA (Business Areas) rozwiązania aplikacyjne, ale także zestaw danych podstawowych (Master Data). Ten ostatni spina całość procesów wykorzystywania danych we wszystkich systemach IT – od ich powstawania do końcowej konsumpcji w systemach zarządczych. Master Data są dystrybuowane w ramach infrastruktury daproh. W Grupie ThyssenKrupp wdrożono także Master Data System oparty o rozwiązanie SAP MDG.

Drugim elementem infrastruktury jest daproh Library, gdzie przechowywane są informacje o najlepszych praktykach w zakresie procesów i funkcji systemów SAP w określonych obszarach biznesowych. Ostatni element nowej architektury to specyficzne funkcjonalności systemów ERP dedykowane danemu obszarowi biznesowemu. Program Daproh to także wiele mniejszych projektów, które miały usprawniać proces harmonizacji. Stworzono np. dedykowane narzędzie ułatwiające proces transformacji danych. Stało się to konieczne, gdy okazało się, że wielokrotnie, w ciągu zaledwie jednego weekendu trzeba będzie migrować miliony rekordów.

W pierwszej fazie projektu w Grupie ThyssenKrupp wyodrębniło Master Data w zakresie takich obiektów biznesowych, jak klienci, dostawcy i produkty. Zasilić miały one Global Master Data System, w którym następnie nastąpić miała deduplikacja i czyszczenie tzw. danych niezgodnych. Niektóre działania związane z czyszczeniem danych podstawowych zostały wykonane przez pracowników ThyssenKrupp dzięki wykorzystaniu odpowiednich kryteriów lub ręcznie np. dzięki oznaczaniu danych, które nie są już potrzebne, a zatem nie powinny znaleźć się w nowym systemie. W pozostałych przypadkach Grupa ThyssenKrupp skorzystała z pomocy partnera – firmy SNP.

„Nasza rola w tym etapie projektu polegała na wyodrębnieniu – zgodnie z założonymi kryteriami – danych podstawowych z systemów źródłowych, a następnie wprowadzeniu ich do budowanej struktury, wzbogaceniu ich o dodatkowe atrybuty i dostarczenie do systemu GMDS w celu dalszej harmonizacji. Z GMDS dane podstawowe trafiły w kolejnym kroku do wyznaczonego systemu docelowego” – opowiada Rainer Taddey.

„Pozostałe dane – główne i transakcyjne – zostały migrowane bezpośrednio z systemów źródłowych do tabeli systemu docelowego na podstawie dostarczonych map oraz białych i czarnych list. Jednocześnie – dzięki wykorzystaniu mapowania – wszystkie dane importowane do docelowego systemu są dostosowywane do nowych procesów i funkcjonalności w docelowym systemie. Z kolei dane tworzone w dostarczonych dokumentach są importowane do nowego systemu ERP za pomocą standardowych narzędzi SAP, takich jak BAPI, BatchInput lub LSMW. Otwarte pozycje klientów i dostawców, a także aktywa i księgowania zapasów są zaś przetwarzane przez dostarczone dokumenty i publikowane za pośrednictwem BAPI, LSMW i BatchInput” – dodaje.

Równolegle do programu harmonizacji procesów i danych Daproh prowadzone są projekty związane z konsolidacją infrastruktury IT w ramach projektu unITe. ThyssenKrupp wdraża też projekt digitalizacji zasobów, który obejmuje zasięgiem obszary biznesowe.

• ·               ujednolicone i zharmonizowane procesy,
• ·               zharmonizowane i jednorodne dane podstawowe,
• ·               porównywalne dane we wszystkich systemach IT.