Z Tomaszem Spłuszką, Principal Value Engineerem w OpenText, rozmawiamy o: wyzwaniach związanych z zapewnieniem zgodności z Krajowym Systemem e-Faktur; specyfice platformy OpenText Business Network; wyzwaniach związanych z integracją systemów klientów z KSeF; niezbędnych zmianach w KSeF; wyczekiwaniu podatników na integrację z systemem, a także nowym możliwym terminie obligatoryjnego wprowadzenia ustrukturyzowanych e-Faktur.
Jakie są główne wyzwania związane z zapewnieniem zgodności z KSeF?
Obecnie większość firm w sektorze B2B przesyła tradycyjne faktury papierowe, faktury PDF na adres e-mail czy faktury EDI. Zmieni się to wraz z wprowadzeniem centralnych procesów e-fakturowania w skali kraju. Wymienione rozwiązania zastąpi faktura ustrukturyzowana, zapisana w formie XML, który trafi do systemu KSeF. Z kolei faktury B2C, w myśl obowiązujących aktualnie wytycznych wyjęte z zakresu KSeF, nadal będą wystawiane jako dokumenty papierowe czy faktury PDF.
Nie jest to więc zmiana rewolucyjna, a bardziej procesowa. Poza wspomnianą zmianą formatu, podatnik musi taką fakturę wysłać do platformy Ministerstwa Finansów w odpowiednim terminie.
Jakie wiążą się z tym wyzwania? Pierwszym z nich jest wspomniana zmiana techniczna, a więc nowy format faktury. Ministerstwo będzie sprawdzać, czy dokument jest zgodny ze schematem XML po kątem technicznym. Jeśli dokument przejdzie tę walidację, to do płatnika wraca informacja, że faktura została przeprocesowana i nadano jej numer w KSeF. Ten identyfikator jest bardzo ważny i należy go przechowywać w systemie, aby móc np. tworzyć faktury korygujące.
Nie każda firma ma obecnie system, który jest w stanie takie procesy realizować. Przed podatnikami stoi zatem kolejne wyzwanie. Muszą zmodyfikować posiadany system, albo przejść na jego nowszą wersję. Wiąże się to oczywiście z kolejnymi inwestycjami i zmianami technicznymi.
Poza częścią techniczną występuje również warstwa biznesowa. Faktury, które trafiają do KSeF, to wyłącznie dokumenty krajowe. W niektórych firmach do systemu KSeF będzie więc wysyłanych i odbieranych 100% faktur, ale w niektórych odbieranych już tylko np. 30%. Pozostałe faktury organizacja otrzymuje od kontrahentów zagranicznych, a ci nie muszą korzystać z KSeF. Taka firma będzie zatem działać w modelu hybrydowym. Część faktur będzie procesować przez KSeF, a część tradycyjnie w formie papierowej, czy też wykorzystując PDF.
Platforma OpenText Business Network umożliwia prostą integrację istniejących systemów klasy ERP czy finansowo-księgowych z systemem KSeF. Jesteśmy więc swego rodzaju pośrednikiem między systemem klienta a platformą rządową.
Jakie rozwiązanie do obsługi tych procesów proponuje OpenText?
Jednym z naszych rozwiązań jest platforma OpenText Business Network, która umożliwia prostą integrację istniejących systemów klasy ERP czy finansowo-księgowych z systemem KSeF. Jesteśmy więc swego rodzaju pośrednikiem między systemem klienta a platformą rządową. Istnieje wiele możliwości jak system wewnętrzny skomunikuje się z naszą platformą – poczynając od tych mniej zaawansowanych, opierających się na komunikacji plikowej, przez SFTP i FTP, a skończywszy na Web Services oraz API.
Tak naprawdę bazujemy na naszych wieloletnich doświadczeniach z komunikacją B2B. Wynika to z historii platformy Business Network służącej do wysyłki i odbioru różnych typów dokumentów, a faktura jest jednym z nich. Oczywiście dokument ten jest specyficzny, bo wiążą się z nim rozliczenia podatków. Mamy więc specyficzne reżimy, jak faktury mają wyglądać i jak muszą być wysłane. Ale co do zasady, platforma umożliwia przesyłanie różnych typów dokumentów.
Nasza platforma jest rozwiązaniem umożliwiającym wysyłkę, procesowanie i odbiór faktur w 48 krajach. Jest to narzędzie chmurowe rozwijane i utrzymywane przez OpenText, a także hostowane oraz oferowane z naszego centrum danych. Działa w modelu multitenancy, czyli jako jedna platforma pozwalająca na komunikację dla wielu partnerów. Nie jest to zatem rozwiązanie on-premise, które instalujemy do systemu wewnętrznego.
Firmy korzystają często z wielu aplikacji…
Owszem, spotykamy się z wieloma systemami w ramach jednej organizacji – innym do wysyłania faktur, innym do ich odbierania, a w grę wchodzą jeszcze systemy klasy workflow i AP (Accounts Payable). Natomiast cechą szczególną naszego rozwiązania jest to, że jest ono w stanie zintegrować się z wieloma aplikacjami w ramach jednego projektu wdrożeniowego. Platformę integracyjną budujemy globalnie od 30 już lat i dostosowujemy do obsługi wielu typów dokumentów.
Przykładowo, mamy możliwość odwzorowania danych, a więc zmiany języka systemu wewnętrznego np. na strukturę XML. Po naszej stronie są mechanizmy, które mapują dane formaty. Oczywiście nie zamykamy się wyłącznie na integrację faktury. Uruchamiamy też pełne projekty B2B, albo w obszarze Order to Cash, albo Procure to Pay, gdzie mamy zamówienia, awizację i inne typy dokumentów, które są pomiędzy kontrahentami wysyłane i odbierane, a dopiero na końcu jest faktura. Jesteśmy w stanie pokryć pełny proces.
Cechą szczególną naszego rozwiązania jest to, że jest ono w stanie zintegrować się z wieloma aplikacjami w ramach jednego projektu wdrożeniowego. Platformę integracyjną budujemy globalnie od 30 już lat i dostosowujemy do obsługi wielu typów dokumentów.
Jakich rozwiązań wymagacie po stronie organizacji zainteresowanych wdrożeniem platformy OpenText Business Network?
Firmy korzystające z systemów wewnętrznych (np. ERP) są integrowane z platformą OpenText, a jak już wspominałem, tych możliwości integracyjnych jest wiele. Te bardzo proste, opierające się na komunikacji plikowej, np. SFTP albo FTP, wymagają jedynie posiadania mechanizmu umożliwiającego eksport i import dokumentu w dowolnym formacie. Dla bardziej zaawansowanych klientów, tych mających systemy chmurowe, mamy dedykowane API, ale istnieje też możliwość dostosowania naszego API do wymagań klienta.
Wdrożenia od momentu zainicjowania projektu do jego uruchomienia trwają zazwyczaj 3-4 miesiące. Bywają jednak też bardziej skomplikowane projekty, które mogą potrwać nawet 9 miesięcy.
Jak długo trwa statystyczny projekt dostosowania do KSeF w oparciu o Waszą platformę?
Wszystko zależy od poziomu skomplikowania danego wdrożenia, np. liczby systemów po stronie klienta, sposobu integracji, ilości dokumentów do zintegrowania itd. Uśredniając, wdrożenia od momentu zainicjowania projektu do jego uruchomienia trwają 3-4 miesiące.
Bywają jednak też bardziej skomplikowane projekty, które mogą potrwać nawet 9 miesięcy. Mamy np. przypadki, kiedy klient wraz z integracją do KSeF chce wymienić albo wdrożyć systemy klasy Accounts Payable, dzięki którym w ramach organizacji procesuje faktury przychodzące.
Jakie są obecnie – po przesunięciu terminu wprowadzenia obligatoryjnego użycia KSeF – główne wyzwania związane z zapewnieniem niezbędnej integracji?
W chwili obecnej największym wyzwaniem jest brak danych nt. potencjalnych zmian w KSeF, a co za tym informacji czy obecnie rozwiązania, bądź te właśnie wdrażane będą musiały zostać dostosowane – a jeśli tak, to w jakim zakresie. Rodzi to ryzyko dodatkowych kosztów.
Rzecz jasna niewiadomą jest także brak danych dotyczących terminu uruchomienia KSeF. Wiemy jedynie, że nie będzie to 2024 rok. Zakładamy, że nowa data zostanie określona po uzyskaniu wyników audytu, które zdefiniują zakres niezbędnych zmian w KSeF.
Jakiego rodzaju zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur mogą okazać się niezbędne?
Zmiany zapewne będą dotyczyć głównie kwestii wydajnościowych. Pamiętajmy, że w myśl pierwotnych założeń system ten miał być gotowy na obsługę 100 mln e-Faktur dziennie. Nowelizacja ustawy wyłączająca faktury konsumenckie z zakresu KSeF ograniczyła te oczekiwania do poziomu 20 mln faktur dziennie.
Innym, kluczowym elementem wydajności rozwiązania jest ilość obsługiwanych równocześnie połączeń z KSeF. Przekłada się ona na to, ilu podatników może w tym samym momencie wystawiać i odbierać faktury z centralnego repozytorium.
Jaki może być zatem nowy termin obligatoryjnego wprowadzenia ustrukturyzowanych e-Faktur?
Trudno powiedzieć. Były firmy, które uruchomiły projekty nawet 3 lata temu, zakładając, że KSeF będzie obligatoryjny już pod koniec 2022 czy 2023 roku, bo te terminy kilkakrotnie się zmieniały. I te organizacje, które dostosowały się do KSeF na etapie fakultatywnym, na pewno poniosły dodatkowe koszty, wynikające choćby z faktu, że od września 2023 roku mamy nową wersję schemy, a w październiku nastąpiły zmiany w API. W pewnym więc stopniu nie ma się co dziwić, że większość firm nadal czeka, przyglądając się czy to rozwiązanie jest stabilne i czy nie będzie kolejnych zmian.
Warto jednak korzystać z odpowiednio elastycznych rozwiązań – bo firmy muszą być gotowe do zapewnienia e-fakturowania, choć ich środowiska aplikacyjne będą się zmieniać. Trudno jednak jednoznacznie wskazać dziś jakiekolwiek terminy graniczne, bo choć wprowadzająca obowiązek e-fakturowania nowelizacja unijnej dyrektywy VAT (ViDA) ma obowiązywać od 2028 roku, to coraz częściej mówi się o odroczeniu tego terminu.
Jak zatem wygląda obecnie zainteresowanie tematem KSeF?
Z moich obserwacji wynika, że firmy, które nie wdrożyły, czy nawet nie wybrały rozwiązania do obsługi KSeF obserwują sytuację i najprawdopodobniej będą reagować odpowiednio do nowych wytycznych Ministerstwa Finansów.
Z kolei organizacje, które są już gotowe do KSeF – a na pewno ich część – rozważają wykorzystanie możliwości KSeF w wersji fakultatywnej. Zakładają, że skoro wiele współpracujących z nimi firm również dostosowało się już do stosowania e-Faktur, to w ramach współpracy z nimi możliwe będzie przejście na faktury ustrukturyzowane i ograniczenie kosztów związanych m.in. z procesowaniem faktur.
Wracając do Waszej platformy chmurowej – jak ona sprawdza się w kontekście polskich realiów prawnych?
OpenText Business Network spełnia wszystkie obowiązujące przepisy i klienci korzystający z naszego rozwiązania mogą mieć pewność, że ich faktury są procedowane zgodnie z literą polskiego prawa.
Warto podkreślić, że w krajowych przepisach nie ma żadnych zastrzeżeń, które nie pozwalałyby na wykorzystywanie platformy chmurowej. Nasze rozwiązania są oczywiście dostępne w obszarze Unii Europejskiej, jak również same dane przechowywane są na terenie UE.
Dodam, że podobne rozwiązanie wykorzystywane jest obecnie we Włoszech. Nasza platforma jest zintegrowana z analogiczną platformą o nazwie Sistema di Interscambio (SDI). Naturalnie występują różne detale i niuanse, które nie pozwalają porównywać obu tych rozwiązań do siebie jeden do jednego, ale co do samej zasady są bardzo zbliżone.
Mamy w Polsce dużo małych i średnich przedsiębiorstw, które niekoniecznie są świadome, że w ogóle istnieje coś takiego jak KSeF. Ministerstwo musi zatem jeszcze mocniej skupić się na edukowaniu podatników w tym zakresie.
Na jakie kwestie warto zwrócić uwagę, przygotowując się do zapewnienia integracji z KSeF?
Jeśli mówimy o małych i średnich firmach, które korzystają z usług księgowych, to mogą one po prostu delegować ten temat do biura rachunkowego. Z kolei w przypadku dużych firm, operujących tysiącami faktur miesięcznie, nie ma innej opcji – trzeba się zintegrować. Dla nich najważniejsza będzie na początek analiza strony technicznej, a zatem sprawdzenie, czy posiadany system umożliwi wygenerowanie danych, które będzie można przeprocesować do KSeF i czy zawiera wszystkie dane, które są niezbędne w wymaganej strukturze logicznej.
Trzeba zatem zweryfikować, czy jesteśmy technicznie gotowi na KSeF. Jeśli nie jesteśmy, musimy zacząć rozglądać się za odpowiednimi rozwiązaniami. Warto też „ugryźć” temat od strony biznesowej, a więc przeanalizować, jaki wpływ będzie miał KSeF na naszą organizację.
