VeloBank modernizuje kluczowe procesy na bazie Flowee – platformy firmy Finture

Transformacja cyfrowa złożonego, wielowariantowego procesu kredytowego w ciągu zaledwie 5 miesięcy nie jest zadaniem trywialnym. Doświadczenia VeloBanku pokazują, że jest ona wykonalna, pod warunkiem zastosowania właściwej platformy procesowej i zaangażowania odpowiedniego zespołu specjalistów.  

Celem zrealizowanego przez VeloBank projektu była m.in. pełna digitalizacja procesu kredytowego w obszarze SME. Jednocześnie bank chciał skrócić czas obsługi wniosków i poprawić satysfakcję klientów. Fundamentem prac miał być nowoczesny system workflow. Poszukiwano rozwiązania, które w przyszłości pozwoli na szybkie wdrażanie nowych produktów i funkcjonalności. Takim rozwiązaniem okazała się platforma Flowee.

Zwinne podejście do odwzorowania procesów wewnętrznych

Pomysł był następujący: zaoferować klientom aplikację, która umożliwi złożenie wniosku i dodanie dokumentów w możliwie prosty sposób, oraz wykorzystać pozyskane dane w całym procesie, bez obciążania użytkownika przepisywaniem ich po kilka razy.

Nie mniej istotne było też zapewnienie, w ramach jednego rozwiązania, wsparcia dla całego, wewnętrznego procesu obsługi wniosków kredytowych z tego obszaru. Projekt obejmował m.in. podprocesy związane z zainicjowaniem procesu kredytowego, uzupełnieniem wymaganych danych i dokumentów przez klienta, wygenerowaniem wniosku kredytowego wraz z podpisem elektronicznym w panelu dla klientów, a następnie weryfikację otrzymanej dokumentacji, przygotowanie aplikacji kredytowej i decyzji kredytowej w wersji elektronicznej w aplikacji (dane z Panelu Klienta przenoszą się i uzupełniają te dokumenty). W kolejnym kroku decyzja kredytowa miała być podjęta w aplikacji.

Ta sama aplikacja miała być podstawą do działania wszystkich uczestników procesu kredytowego po stronie VeloBanku – od doradcy kredytowego, przez analityka biznesowego, po wszystkie jednostki zaangażowane w proces. Tak powstał proces kredytowy VeloFlowee.

Rozwiązanie szybkie, dopasowane do realnych potrzeb biznesu

Nowe rozwiązanie miało również stanowić ważny krok w kierunku modernizacji obsługi procesów biznesowych z perspektywy technologii. „W tym projekcie upatrywaliśmy szansy na zmianę technologii i wprowadzenie nowej architektury, która zapewni nam nowe możliwości rozwoju. Szukaliśmy zatem rozwiązania, które pozwoli zrealizować cele biznesowe w tym projekcie, ale też zapewni szerokie możliwości customizacji i dalszego rozwoju już po stronie naszej organizacji” – wspomina Marcin Morawski, dyrektor Departamentu Rozwoju Aplikacji w VeloBanku.

Na wymagania funkcjonalne złożyły się też m.in. kwestie związane z bezpieczeństwem, dostępnością, a także zgodnością z regulacjami. Kluczowe znaczenie dla wyboru rozwiązania, a następnie przebiegu wdrożenia, miał również aspekt czasowy. Oprócz weryfikacji wymagań oraz możliwości funkcjonalnych i technicznych, projekt pilotażowy miał postawiony bardzo konkretny, choć ambitny cel – jak najszybsze uruchomienie nowego rozwiązania.

Przed rozpoczęciem projektu, w zakresie obsługi procesu kredytowego dla sektora SME bank bazował na mniej rozbudowanych narzędziach informatycznych. Dokumenty zaś przetwarzane były przede wszystkim w formie drukowanej.

Ściśle określone wymagania

Pierwsze przygotowania do reorganizacji procesu obsługi kredytów dla klientów z sektora SME poczyniono w VeloBanku już wcześniej. Ponownie i z uwzględnieniem różnego rodzaju scenariuszy przemyślany został przebieg procesu. Zmieniły się m.in. kompetencje decyzyjne. Uproszczona została dokumentacja, w tym wniosek kredytowy, lista wymaganych dokumentów i decyzja kredytowa. Zmodyfikowano też niektóre procedury. Były to zmiany, które już na etapie realizacji projektu pozwoliły w krótkim czasie zbudować niezbędną funkcjonalność workflow.

Wśród wymagań stawianych przed nową platformą BPM znalazła się m.in. kompleksowa obsługa mechanizmów workflow dla zamodelowanego procesu, a także możliwość komunikacji z doradcą, wymiana dokumentów oraz złożenie wniosku kredytowego w ramach jednego rozwiązania.

„Poświęciliśmy możliwie dużo czasu na przygotowanie procesu zakupowego i wybór rozwiązania. Wiedzieliśmy, że szukamy rozwiązania, które początkowo ma zaadresować jeden proces, ale zależało nam na tym, aby wybrać na tyle dobrze, by później móc z tego samego rozwiązania korzystać w kolejnych etapach. Duży nacisk postawiliśmy więc nie tylko na wymagania związane z tym konkretnym projektem, lecz także na kwestie dotyczące skalowalności i możliwości późniejszego zaangażowania w rozwój platformy” – mówi Marcin Morawski. Na etapie wyboru rozwiązania do rozmów zaproszono kilku dostawców.

VeloBank postawił na rozwijaną przez zespół Finture platformę Flowee. Jej funkcjonalność w zakresie modelowania procesów, definiowania reguł decyzyjnych i tworzenia zaawansowanych formularzy pozwoliła na łatwe prototypowanie i udoskonalanie zdigitalizowanego procesu  oraz jego swobodną rozbudowę.

„Mieliśmy już wcześniejsze, pozytywne doświadczenia ze współpracy z zespołem Finture. Z rozwiązania Flowee jednak wcześniej nie korzystaliśmy” – wyjaśnia Marcin Morawski. Poza kwestiami technologicznymi i dobrymi doświadczeniami w zakresie wcześniejszej współpracy, duże znaczenie miała gwarancja terminowej realizacji projektu.

Pod tym względem oferta Finture wyróżniała się na tle konkurencyjnych propozycji. Zaproponowana platforma dobrze zaś wpisała się w oczekiwania dotyczące architektury i zastosowanej technologii. „Kluczowe były kwestie wynikające z potrzeb biznesowych, ale platforma Flowee okazała się ciekawym, wychodzącym naprzeciw naszym potrzebom, rozwiązaniem także w zakresie parametrów technicznych” – dodaje Marcin Morawski.

Ambicje umiejętnie dozowane

Prace wdrożeniowe od początku zakładały skoncentrowanie się na ucyfrowieniu i zapewnieniu sprawnego przebiegu procesu obsługi wniosków kredytowych dla sektora SME w niezbędnym do tego zakresie, ale też w całej jego złożoności.

Warto dodać, że w bardziej złożonych sytuacjach lub zmianach struktury transakcji przebieg takiego procesu obejmuje szereg produktów bankowych i angażuje wiele osób w organizacji, a obsługa poszczególnych spraw może wymagać podjęcia zróżnicowanych kroków. Mapa procesu, a więc także przepływów workflow, powinna zatem uwzględniać wiele rozgałęzień, a nawet tzw. zawrotek w procesie, możliwości zadania pytań itp. Są to wymagania typowe dla procesów kredytowych dotyczących większych transakcji.

Zapewnienie obsługi złożonego, wielowariantowego procesu w ciągu ledwie kilku miesięcy oraz – co nie mniej istotne – w ciągle działającej organizacji, było w dużej mierze możliwe dzięki wykorzystaniu dojrzałego technologicznie rozwiązania. „Nie budowaliśmy rozwiązania od podstaw, więc mogliśmy skupić się na zagwarantowaniu właściwej obsługi procesu, a także zbudowaniu potrzebnych interfejsów użytkownika i niezbędnych integracji. Pomocna była również funkcjonalność platformy Flowee, która łączy podejście procesowe z modelem Low Code” – podkreśla Marcin Kirilenko, Flowee Product Owner, Business Unit Director w firmie Finture.

Szybka realizacja wdrożenia była też możliwa dzięki właściwemu przygotowaniu i organizacji prac po stronie zespołu VeloBanku. „Bardzo dobrze zdefiniowane zostały wymagania, w tym gotowość na pewne uproszczenia wynikające z charakteru prac w formule MVP. Poza tym zespół banku efektywnie zarządzał zakresem projektu. Dzięki temu mieliśmy możliwość sprawnego reagowania na zmiany, które zachodziły podczas prac” – mówi Marcin Kirilenko. „Z mojego punktu widzenia dobre przygotowanie i organizacja prac okazały się kluczowe dla powodzenia projektu” – dodaje.

Istotna dla VeloBanku była również możliwość uproszczenia procesów związanych z obsługą dokumentacji i wykorzystania centralnego repozytorium dokumentów cyfrowych, bez konieczności ich kopiowania czy skanowania. Tego typu zmiana pozwoliła zmniejszyć pracochłonność i skrócić czas obsługi wniosków kredytowych. Jednocześnie, wartością dla klientów okazała się możliwość łatwego dostępu do całej dokumentacji związanej z procesem obsługi kredytu.

Podejście zwinne sposobem na terminową realizację projektu

Prace związane z zaprojektowaniem rozwiązania i wdrożeniem platformy Flowee na potrzeby obsługi wspomnianego procesu kredytowego VeloBanku realizowano w sposób zwinny. Cenne okazało się też rozproszenie prac wdrożeniowych na realizowane równolegle wątki dziedzinowe.

„Bardzo skuteczny okazał się podział odpowiedzialności na kilka równoległych nurtów związanych ze środowiskiem, bezpieczeństwem, procesem i integracją. Dzięki temu nie mieliśmy przedłużających się spotkań angażujących cały kilkudziesięcioosobowy zespół” – mówi Marcin Kirilenko. Takie podejście pozwoliło m.in. zaadresować wyzwania wynikające z konieczności uzgodnienia przebiegu procesu pomiędzy wieloma jednostkami biznesowymi banku, w tym zespołami sprzedaży, produktu oraz analizy ryzyka.

Właściwie zorganizowana współpraca, podział kompetencji, precyzyjnie określone zasady komunikacji w ramach zespołów projektowych i spójna wizja celu miały strategiczne znaczenie dla możliwości przeniesienia do świata cyfrowego tak złożonego i kluczowego procesu biznesowego. „Mówimy o 5 miesiącach od momentu podjęcia decyzji biznesowej. W tak krótkim czasie decydujący był proces budowania wymagań i kształtowania zasad współpracy z dostawcą” – twierdzi Marcin Morawski.

Skuteczna integracja z systemami banku

Co ważne, wszystkie tego typu mechanizmy wymagają zapewnienia sprawnego przepływu informacji gromadzonych w różnych systemach biznesowych i bazach danych. „Mówimy tu o systemie, a tak naprawdę jest to cały ekosystem powiązanych ze sobą w bezpieczny sposób rozwiązań, gdzie scentralizowane rozwiązanie dba o właściwy i sprawny przepływ danych oraz procesów decyzyjnych. Całość została zbudowana z myślą o potrzebach klientów oraz możliwościach usprawnienia pracy pracowników banku” – zapewnia Marcin Morawski.

W ramach realizacji prac wdrożeniowych platforma Flowee została zintegrowana z kluczowymi systemami IT VeloBanku. „Żaden istotny proces w banku nie może istnieć bez integracji z systemem centralnym. Podobnie jak nie może funkcjonować bez integracji z BIK oraz połączeniem ze wszystkimi bazami gromadzącymi dane niezbędne do weryfikacji wniosku kredytowego i podjęcia ostatecznej decyzji” – mówi Marcin Kirilenko.

„Ciekawym wyzwaniem technicznym, ale też organizacyjnym, było zapewnienie integracji z systemem generowania dokumentów i zagwarantowanie sprawnego działania rozwiązania w obliczu bardzo dużej liczby tworzonych w ten sposób dokumentów o różnej złożoności. Zależało nam na wypracowaniu mechanizmu, który będzie stabilny i możliwy do wykorzystania bez większych zmian także w przyszłości” – wspomina.

Na powodzeniu projektu zaważyły też aspekty techniczne związane z przygotowanymi wcześniej mechanizmami integracyjnymi po stronie kluczowych systemów bankowych. „Dzięki temu, a także za sprawą dobrej współpracy i komunikacji, udało nam się dobrze zarządzić tym tematem. Uniknęliśmy typowych dla projektów integracyjnych problemów, opóźnień i przerzucania się odpowiedzialnością. Za to należą się ogromne podziękowania dla osób koordynujących projekt i całego wielofunkcyjnego zespołu zaangażowanego w to przedsięwzięcie zarówno po stronie banku, jak i dostawcy. Z zespołem Finture nadal współpracujemy ręka w rękę w kolejnych etapach prac” – zauważa Marcin Morawski.

Wbudowane bezpieczeństwo

Jak przekonują przedstawiciele VeloBanku, nowe rozwiązanie zostało od podstaw zbudowane z uwzględnieniem specyfiki działalności instytucji bankowej, również pod kątem CyberSec. Skutkuje to m.in. zastosowaniem konkretnych rozwiązań technicznych, kompleksową weryfikacją aspektów bezpieczeństwa na wszystkich etapach prac, czy rozdzieleniem obszarów dostępnych związanych ze strefą klienta.

Co ważne, nie oznacza to jedynie zastosowania dobrych praktyk na etapie projektowania architektury systemu. „Architektura rozwiązania od początku projektowana pod kątem bezpieczeństwa to jedno. Ale jako dostawca odpowiedzialny za rozwój platformy Flowee i jej wdrożenie, realizujemy także m.in. testy penetracyjne, aby w praktyce zweryfikować odporność rozwiązania, które wspólnie zbudowaliśmy” – mówi Marcin Kirilenko.

Długofalowe perspektywy rozwoju

Ostatecznie, w czasie zaledwie 5 miesięcy, zaimplementowano rozwiązanie obsługujące kilkanaście podprocesów, złożone reguły biznesowe i kilkadziesiąt formularzy.

Uruchomione w ramach projektu MVP rozwiązanie jest obecnie systematycznie rozbudowywane. Realizowane zmiany mają na celu precyzyjne dopasowanie systemu do pojawiających się potrzeb, ale też wprowadzenie innowacji sugerowanych przez użytkowników.

Plany wykorzystania platformy Flowee w VeloBanku zakładają m.in. szersze zastosowanie mechanizmów automatyzujących obsługę procesu kredytowego oraz automatów do generowania standardowych umów.

Równolegle, na bazie platformy Flowee, uruchamiany jest kolejny, kluczowy z perspektywy cyfryzacji banku, projekt. Jeszcze w 2025 roku planowane jest zdigitalizowanie procesu otwierania rachunków dla klientów firmowych. Zapowiadany jest też systematyczny rozwój platformy Flowee.

„Z tyłu głowy mamy również fakt, że zespół banku chce uczestniczyć w rozwoju uruchomionej platformy Flowee, a użytkownicy oczekują możliwości samodzielnego budowania procesów. Zapewniamy więc potrzebne rozwiązania techniczne i staramy się tak organizować prace, aby nie tworzyć konfliktów czy wąskich gardeł. Bardzo pomaga tu architektura mikroserwisowa platformy Flowee. Dzięki niej różne zespoły rozwojowe mogą spotkać się dopiero na etapie testów integracyjnych” – zapewnia Marcin Kirilenko.

Planowane jest m.in. wdrożenie mechanizmów, które – w łatwy sposób – umożliwią doradcom kredytowym i analitykom sięganie do przepływów danych towarzyszących różnym etapom procesu. Tego typu narzędzia mają dodatkowo wzmocnić efektywność realizacji spraw.