W jaki sposób wdrożenie systemu ERP zmienia funkcjonowanie organizacji?

Od pewnej skali zapewnienie optymalnego działania, skutecznego planowania i koordynowania operacji biznesowych staje się nierealne bez rozwiązań integrujących dane i procesy w organizacji. Odpowiedzią na tak sformułowaną potrzebę są systemy ERP (Enterprise Resource Planning). Jak sama nazwa wskazuje, pozwalają na planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Pozwalają zarządzać i automatyzować podstawowe procesy biznesowe (finanse, produkcja, sprzedaż, logistyka, HR), korzystając przy tym z jednej, wspólnej bazy danych. Jak jednak właściwie wybrać i w jakim modelu wdrożyć system ERP? Jak zadbać o szybkie i skuteczne wdrożenie?

Warto pamiętać, że nowoczesne systemy ERP integrują zaawansowane technologie, m.in. sztuczną inteligencję czy czujniki IoT. Pozwala to na szerszą automatyzację procesów i lepsze prognozowanie zarówno na poziomie całej organizacji, jak i poszczególnych działów. Z drugiej strony systemy ERP to rozwiązania modułowe, elastyczne, skalowalne i otwarte na integrację z innymi rozwiązaniami, a więc dalekie od monolitycznych poprzedników sprzed lat. Od lat jednak niezmiennie pełnią kluczowe znaczenie w prowadzeniu działalności w sposób efektywny, optymalny i otwarty na rozwój.

Definicja i ewolucja systemów MRP / ERP wspierających działalność firm

Systemy ERP wywodzą się z rozwiązań typu MRP (Material Requirements Planning), które powstały w latach 60. XX wieku. Były wówczas wykorzystywane do planowania zapotrzebowania materiałowego w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Na przestrzeni lat koncepcja uległa ewolucyjnemu rozszerzeniu do modelu MRP II, który obejmuje również inne, kluczowe obszary w kontekście zapewnienia efektywności procesów wytwórczych, w tym zarządzanie produkcją, finansami czy logistyką.

Pod koniec XX wieku koncepcja MRP II stała się podstawą do powstania systemów ERP, a więc szerszego i bardziej uniwersalnego branżowo pojęcia zakładającego integrację wszystkich kluczowych procesów biznesowych – od finansów, przez sprzedaż, magazynowanie, produkcję, po kadry i płace – w ramach jednego środowiska aplikacyjnego. Istotą ERP jest zapewnienie całościowej obsługi procesów najbardziej istotnych z perspektywy działalności organizacji zarówno na poziomie operacyjnym, jak i zarządczym.

Najnowszym rozdziałem ewolucji ERP jest wykorzystanie architektury chmurowej, rozszerzenie raportowania o złożoną analitykę biznesową, a wreszcie automatyzacja procesów, także przy wykorzystaniu elementów sztucznej inteligencji.

Jednym z pionierów rynku rozwiązań ERP jest – działająca od roku 1972 – firma SAP.

Rosnąca rola systemu ERP w organizacji

System ERP zapewnia platformę, która integruje i wspiera wszystkie kluczowe procesy organizacji, gromadzi związane z nimi dane, a także zapewnia funkcjonalności niezbędne do realizacji istotnych operacji biznesowych. Odgrywa zatem istotną rolę w zakresie poprawy efektywności funkcjonowania organizacji. Stanowi też wsparcie w zakresie raportowania i podejmowania decyzji biznesowych, a także wspiera działania mające na celu optymalizację wykorzystania zasobów.

Scalając dane dotyczące funkcjonowania całej organizacji, nowoczesny system ERP:

• zapewnia dostęp do aktualnych i spójnych danych w czasie rzeczywistym,
• ułatwia podejmowanie trafnych decyzji biznesowych,
• wspiera planowanie, prognozowanie oraz kontrolę wykorzystania zasobów oraz kosztów na różnych poziomach organizacyjnych,
• pozwala na zwiększenie efektywności operacyjnej oraz ograniczenie kosztów i błędów wynikających z manualnej obsługi procesów,
• wspiera raportowanie i działania mające na celu zapewnienie zgodności z przepisami.

Podstawowe cele stojące za wdrożeniami systemów ERP

Głównym celem wdrażania systemów ERP jest uporządkowanie i automatyzacja procesów biznesowych oraz zwiększenie przejrzystości funkcjonowania organizacji. Dzieje się to nierzadko także w ramach szerszego ekosystemu biznesowego obejmującego m.in. partnerów biznesowych i klientów.

W praktyce oznacza to m.in.:

• poprawę jakości i dostępności danych,
• optymalizację przepływu informacji oraz procesów,
• zaostrzenie kontroli nad kosztami działalności oraz użyciem posiadanych zasobów,
• przyspieszenie i poprawę jakości procesów, w tym: sprzedaży, produkcji, logistyki czy finansów,
• usprawnienie obsługi klienta,
• skrócenie czasu realizacji zamówień i poprawę dostępności informacji o realizacji dostaw,
• zbudowanie dobrych fundamentów do dalszego rozwoju organizacji.

System ERP staje się tym samym strategicznym rozwiązaniem wspierającym zarówno organizacje z sektora komercyjnego, jak i instytucje publiczne. Zapewnia bowiem narzędzia pozwalające na zwiększenie przejrzystości i efektywności procesów, wzmocnienie funkcji kontrolnej, a także szybkie reagowania na potrzeby rynkowe oraz regulacyjne.

Jak dobrze wybrać system ERP?

Znaczenie biznesowe systemów klasy ERP w naturalny sposób przekłada się na konieczność zapewnienia odpowiednio wysokiej rangi inicjatywom zmierzającym do wyboru i wdrożenia tego typu systemu. Kluczowe znaczenie ma zaangażowanie kierownictwa organizacji, a także kluczowych użytkowników już na etapie analizy potrzeb oraz dostępnych rozwiązań.

Kryteria wyboru rozwiązania ERP muszą uwzględniać niezbędny zakres funkcjonalny oraz jego zgodność z istniejącymi w organizacji procesami biznesowymi, zdolność adaptacji rozwiązania do potrzeb i zmian zachodzących w organizacji w przewidywalnej przyszłości wskutek rozwoju lub zmian regulacyjnych, a także koszty wdrożenia i przyszłego użytkowania rozwiązania.

Chmura obliczeniowa upraszcza wdrożenia systemów ERP

Model cloud computing stanowi kolejny etap ewolucji architektury oprogramowania. To podejście zakłada uruchomienie aplikacji w ramach centralnej, współdzielonej przez wielu klientów instalacji systemu, często obsługiwanej bezpośrednio przez producenta oprogramowania lub jego partnerów. Chmura obliczeniowa w radykalny sposób wpływa na dostępność i możliwości wykorzystania oprogramowania biznesowego, ale także charakter projektów wdrożeniowych. Znacznie zmienia też modele biznesowe dostawców. Oznacza bowiem przejście od tradycyjnego modelu licencyjnego do sprzedaży usługi dostępu do aplikacji.

Trend ten nie omija także rynku rozwiązań klasy ERP. Kolejni dostawcy systemów ERP skupiają się głównie na rozwoju technologii chmurowych. Nic dziwnego, taki model zapewnia szereg korzyści zarówno dla organizacji decydujących się na wdrożenie środowiska ERP, jak i dla dostawcy.

Warto tu wymienić m.in. niższe koszty początkowe wdrożenia systemu ERP w chmurze. Wynika to z braku konieczności zakupu własnej infrastruktury IT czy zatrudnienia niezbędnych kadr. Model usługowy oznacza zwykle także rozliczenie uzależnione od liczby faktycznie wykorzystywanych stanowisk lub rzeczywistego obciążenia systemów. Pozwala to uelastycznić i rozłożyć wydatki w czasie.

Model chmurowy wdrożenia systemu ERP to też większa elastyczność oraz skalowalność rozwiązania. Oznacza to możliwość stopniowej rozbudowy systemu i dopasowania jego skali do zmieniających się potrzeb organizacji.

Dlaczego warto wybrać system ERP w chmurze?

W przypadku systemów ERP wykorzystanie modelu publicznej chmury obliczeniowej oznacza m.in. uproszczenie wdrożenia, utrzymania i modernizacji systemu, ograniczenie kosztowych barier wejścia, większą skalowalność czy łatwiejszy dostęp do najbardziej zaawansowanych funkcjonalności. To również większe bezpieczeństwo biznesowe i możliwość skupienia się na prowadzonej działalności.

Utrzymanie systemów on-premise wiąże się z inwestycją nie tylko w sprzęt. Jest to też inwestycja w centra danych, zespoły administratorów i kwestie bezpieczeństwa. Migrując środowisko IT do chmury, wszystkie te elementy przerzucamy na dostawcę. W efekcie, w przypadku systemów chmurowych znacznie niższe są także nakłady pracy związane z ich obsługą i utrzymaniem. Nie znaczy to jednak, że pozostają one pod pełną kontrolą dostawcy. Takimi systemami – w inny sposób, przy dużo mniejszych nakładach – nadal może zarządzać klient, zarówno od strony IT, jak i użytkowników.

Wykorzystanie utrzymywanej centralnie instalacji systemu oznacza też scedowanie na producenta kwestii związanych z bieżącą administracją i aktualizacją oprogramowania. Takie podejście wymaga jednak kompromisów pomiędzy skalą dostosowań systemu ERP do indywidualnych potrzeb a zachowaniem zgodności ze standardową konfiguracją. SAP wypracował rozwiązanie umożliwiające wdrażanie kastomizacji także w realiach współdzielonej instancji systemu, o czym za chwilę.

Jednocześnie przeniesienie ERP do chmury wiąże się z nowymi wyzwaniami, takimi jak rosnąca złożoność systemów i kosztów ich obsługi, szczególnie w bardziej rozbudowanych środowiskach. Warto jednak zauważyć, że najnowsze wersje systemu SAP mogą być uruchomione zarówno w oparciu o publiczną, współdzieloną, chmurę obliczeniową, jak i w modelu bardziej lokalnym, tzw. chmurze prywatnej, która stanowi model pośredni pomiędzy tradycyjnym wdrożeniem on-premise, a projektem opartym na środowisku współdzielonym, chmurowym.

SAP w chmurze publicznej czy prywatnej?

Odpowiem, posługując się porównaniem dotyczącym komunikacji. Chmura publiczna to w pewnym sensie metro. Wsiadamy i w szybki sposób docieramy do ważnych, popularnych i znanych miejsc. Oczywiście, jeśli chcemy dotrzeć do mniej typowej lokalizacji, to możemy skorzystać z autobusu, tramwaju czy taksówki. Jesteśmy więc w stanie w łatwy i szybki sposób znaleźć się w miejscu docelowym. Z kolei chmura prywatna to nasz własny, terenowy i w dodatku wybudowany na zamówienie samochód. Być może będziemy musieli dłużej poczekać na jego dostarczenie, będzie nas więcej kosztował, ale oczywiście dojedziemy nim w dowolne miejsce, niezależnie od nawierzchni.

Wracając do wdrożeń systemów ERP. Jako zespół All for One jesteśmy w stanie realizować wdrożenie standardowej funkcjonalności systemu SAP w chmurze publicznej w ciągu sześciu miesięcy. Po tym czasie organizacja może z powodzeniem korzystać z nowego środowiska i to pomimo całej złożoności projektów ERP. W oparciu o system SAP w wersji public cloud mamy zatem świetną podstawę do tego, aby poukładać procesy, skorzystać z najlepszych praktyk i dodawać kolejne funkcjonalności i procesy w miarę rozwoju działalności.

Model private cloud jest z kolei możliwością zbudowania dedykowanego systemu, który rozwiązuje skomplikowane problemy i wprost odpowiada specyfice danej organizacji. Takie podejście zakłada więc jak najlepsze dostosowanie rozwiązania do istniejących procesów.

Z kolei wdrożenie systemu SAP w modelu lokalnym, on-premise jest dziś bardziej złożone niż w przeszłości i wymaga zaangażowania producenta systemu. Dla niektórych klientów ta ścieżka faktycznie cały czas jest dostępna, ale wymaga indywidualnego podejścia.

Wydawać się może, że naturalnym czynnikiem decydującym o wyborze modelu wdrożenia powinna być wielkość firmy. Jest to jednak założenie złudne. Jeśli firma posiada jasno zestandaryzowany garnitur procesów, to chmura publiczna może być dobrym rozwiązaniem nawet dla bardzo dużej organizacji. Z kolei nawet dość mała organizacja posiadająca złożone, zmienne i unikalne procesy powinna rozważyć model private cloud.

Czy system ERP w chmurze jest bezpieczny?

Dane gromadzone w systemach ERP są niezwykle wrażliwe dla każdej firmy. W związku z tym zabezpieczenie ich przed włamaniem, przed kradzieżą lub zniszczeniem jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania systemu, a więc także ciągłości biznesowej firm z niego korzystających. Utrzymując system ERP w modelu on-premise, musimy wziąć na siebie odpowiedzialność za jego bezpieczeństwo i dostępność. Niestety, znamy firmy, które padły ofiarą ataku i straciły dane. Znamy też wysokość strat poniesionych choćby w czasie dwóch dni, kiedy niedostępny był system ERP.

Dostawcy, który zapewnia infrastrukturę dla tysięcy klientów, dużo łatwiej jest odpowiednio wyskalować zabezpieczenia systemu. Korzystając z systemu ERP w modelu chmury publicznej, przerzucamy odpowiedzialność za ochronę danych i dostępność rozwiązania na tego dostawcę. Poziom wiedzy, kompetencji, a także narzędzia, którymi dysponuje SAP, gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa. Nieporównywalnie bardziej bezpieczne są też centra danych zarządzanie przez dostawców usług cloud computing, partnerów SAP.

W jaki sposób rozszerzać funkcjonalność systemu ERP w chmurze?

Podstawą podejścia SAP jest koncepcja Clean Core. Zakłada ona, że rdzeń funkcjonalny systemu nie powinien być modyfikowany. Nie należy zmieniać kodu źródłowego systemu, jego obiektów czy tabel. W wersji public cloud jest to zresztą niemożliwe. Zamiast tego należy komunikować się z systemem przez wystawione przez SAP obiekty czy interfejsy API. Takie założenie ma pewne ograniczenia, ale jest też źródłem korzyści.

Fakt, że utrzymujemy niezmieniony standard systemu, sprawia, że producent nie ma problemu z wgrywaniem nam nowych wersji. W modelu chmurowym aktualizacje są wprowadzane na bieżąco, w precyzyjnie zaplanowanych cyklach półrocznych. Dzięki temu mamy do dyspozycji zawsze aktualny system dysponujący najnowszymi rozwiązaniami, w tym choćby nowościami z obszaru AI.

Natomiast w opcji private cloud system możemy aktualizować rzadziej, nawet co dwa lata. Proszę pamiętać, że w niektórych organizacjach złożoność projektów migracji do SAP S/4HANA wynika właśnie z nawarstwionych latami modyfikacji systemu. Filozofia Clean Core jest inwestycją w przyszłość.

W jaki sposób zespół All for One realizuje wdrożenia SAP w chmurze?

Ogromną zaletą oraz wartością dodaną wdrożeń w modelu public cloud jest możliwość realizacji projektu w czasie zdecydowanie krótszym niż standardowe wdrożenia systemów SAP. Oszczędność czasu wynika nie tylko z predefiniowanych procesów, które dostosowujemy, a nie tworzymy od nowa, czy też faktu, że nie mamy potrzeby budowania infrastruktury IT, gdyż wszystko działa w chmurze, ale również z możliwości wykorzystania dedykowanych narzędzi do zarządzania projektem wdrożeniowym.

Są to różnego rodzaju instrukcje, scenariusze testowe, gotowe integracje i wiele innych narzędzi dostępnych w ramach rozwiązania SAP Cloud ALM (CALM) oraz metodyki SAP Activate. W efekcie wielomodułowy projekt oparty na standardowych procesach Best Practices jesteśmy w stanie zrealizować w ciągu nawet sześciu miesięcy.

Jest to możliwe, ponieważ SAP CALM jest nie narzędziem, które wspomaga wdrożenia systemu SAP oparte na metodyce Activate, ale – co ważne – jest jego integralną częścią. Dzięki temu narzędziu zespoły projektowe mogą lepiej planować iteracje, ustalać priorytety dla zadań oraz monitorować postęp prac w sposób ciągły, co jest kluczowe w nowoczesnych projektach IT.

Warto wspomnieć, że system ten jest ciągle i dynamicznie rozwijany. SAP CALM ma dogrywane również poprawki i ulepszenia w cyklach dwutygodniowych. Z drugiej jednak strony musimy pamiętać, że CALM został zaprojektowany głównie z myślą o środowiskach chmurowych, co oznacza, że wsparcie – szczególnie w kontekście utrzymania systemów on-premise lub też systemów hybrydowych, stanowiących połączenie chmury z on-premise – może być ograniczone i nie tak rozbudowane, jak w przypadku rozwiązania SAP Solution Manager.

Szybki rozwój funkcjonalności systemu SAP ERP w chmurze

SAP inwestuje ogromne środki w rozwój oprogramowania. Efekty tych prac doskonale widać m.in. w możliwościach dostosowania do potrzeb rozwiązania działającego w chmurze publicznej.

Kilka lat temu praktycznie jedyną możliwością kastomizacji było stworzenie i zintegrowanie osobnych aplikacji opartych na platformie SAP Business Technology Platform. Ograniczona do ok. 400 była też liczba procesów, a więc także funkcjonalności, wspieranych przez tą wersję systemu SAP. Dziś system SAP w wersji public cloud obsługuje niemal 1000 procesów biznesowych. Poza tym ma dużo wyższe – analogiczne do tych, jakie są dostępne w modelu chmury prywatnej – możliwości rozbudowy.

SAP ERP w modelu public cloud staje się pierwszym, domyślnym produktem, z którym producent ten wychodzi na rynek. Jest jednak duża grupa klientów, którzy nie będą nigdy mogli funkcjonować w oparciu o infrastrukturę współdzieloną.  Nie jest to może najpopularniejszy typ klienta, ale np. branża zbrojeniowa również pracuje na produktach SAP. Wojsko Polskie także korzysta z systemu SAP. Tego typu instytucje nie mogą działać na model public cloud. Zawsze istnieć będzie zatem grupa klientów SAP, dla których utrzymywane będzie rozwiązanie private cloud.

Porównanie kosztów systemu ERP w modelu chmurowym i on-premise

Oferta SAP w chmurze jest konkurencyjna, jeśli rzetelnie policzy się wszystkie koszty. Trzeba jednak realistycznie ocenić koszty utrzymania systemu. Jeśli policzymy ryzyka, wzrost kosztów utrzymania środowisk IT, adekwatne zabezpieczenia i zatrudnienie specjalistów IT, którzy są w stanie operować na poziomie zbliżonym do tego, który zapewnia producent, to koszty te są porównywalne.

Proszę pamiętać, że po pandemii COVID-19 wielu naszych klientów doświadczało naprawdę dużych problemów z utrzymaniem kompetencji SAP w firmie i radykalnego wzrostu kosztów utrzymania niezbędnych specjalistów. Jeśli weźmiemy pod uwagę samą kalkulację – koszty licencji i maintenance vs subskrypcja – to oczywiście model cloud computing będzie droższy. Pamiętać jednak trzeba, że zawiera on w sobie szereg dodatkowych usług oraz infrastrukturę IT udostępnianą w modelu chmurowym. O wsparciu specjalistów IT nie wspomnę.

Andrzej Moskalik, dyrektor ds. Sprzedaży, członek zarządu w firmie All for One Poland

Beata Niemiec-Siwek, menedżer ds. presales w firmie All for One Poland

Przemysław Wiktorski, lider Biura Zarządzania Projektami, w firmie All for One Poland