Podczas pandemii COVID-19 większość przedsiębiorstw skupiła się na umożliwieniu swoim zespołom telepracy oraz przeniesieniu procesów wewnętrznych do świata on-line. W kolejnych projektach związanych z cyfrową transformacją, blisko połowa organizacji szczególną uwagę chce zwrócić z kolei na możliwość wykorzystania eID oraz usług zaufania – wynika z raportu „Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją”, przygotowanego przez kancelarię prawną Deloitte Legal wspólnie z Obserwatorium.biz i firmą Asseco Data Systems. Premiera badania odbyła się podczas Europejskiego Forum Podpisu Elektronicznego i Usług Zaufania.
W okresie od marca do września tego roku, kiedy najsilniej dało się odczuć ograniczenia wynikające z pandemii COVID-19, wiele przedsiębiorstw oraz jednostek administracji publicznej nie tylko wzmogło istniejący już wcześniej trend przenoszenia komunikacji czy pracy do formuły zdalnej, ale również digitalizację w obszarze transakcji – oświadczeń woli, identyfikacji czy podpisywania umów.
„W tych obszarach już od pewnego czasu mieliśmy do dyspozycji europejskie regulacje jak eIDAS, wprowadzające narzędzia w postaci usług zaufania i elektronicznej identyfikacji. Koronawirus na bieżąco weryfikował, na ile spełniają one swoją funkcję i czy rzeczywiście są wykorzystywane, a na ile firmy czy administracja publiczna stosowały jednak rozwiązania doraźne czy zastępcze. Nowa postcovidowa normalność wymaga, aby wiele z wypracowanych procesów technicznych i prawnych zostało z nami na dłużej, ale to będzie oznaczało konieczność rewizji podejścia biznesu i regulatorów do wykorzystania usług zaufania i eID, aby stały się jeszcze powszechniejsze i bardziej użyteczne” – uważa Simina Mut, partner, CE Legal Leader w Deloitte Legal.
Zwiększa się zainteresowanie digitalizacją
Wśród polskich przedsiębiorców najwięcej wprowadzonych zmian z zakresu cyfryzacji miało umożliwić pracę zdalną – tak odpowiedziało 56% respondentów ankiety przeprowadzonej na potrzeby wspomnianego raportu. Drugim najczęstszym obszarem (51%), w ramach którego realizowano projekty digitalizacyjne, były procesy wewnętrzne w firmie, dotyczące obiegu dokumentów i podpisywania umów on-line. Koronawirus przyczynił się do przyspieszenia już realizowanych działań mających na celu digitalizację procesów w organizacji, a także do natychmiastowego uruchomienia nowych inicjatyw, kluczowych dla bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstw – wskazują autorzy raportu.
Na rynku obserwowane jest zwiększone zainteresowanie biznesu digitalizacją. Dotyczy to zwłaszcza sektora finansowego – banków i spółek leasingowych, gdzie zdalne zarządzanie i podejmowanie decyzji są obecnie mocno eksplorowane. „Również branże, takie jak human resources, które wcześniej nie do końca widziały potrzebę digitalizacji, zastanawiają się teraz jak cyfryzować procesy podpisywania umów, aby zachować zgodność z rygorami kodeksu cywilnego. Również potrzeba realizowania zdalnie tzw. spraw back office’owych jest bardzo duża” – mówi Artur Miękina, dyrektor sprzedaży projektów kluczowych, Asseco Data System.
Jak wynika z badania, 44% respondentów wskazało, że ich organizacje realizowały projekty związane z cyfryzacją szeroko rozumianego obszaru zarządzania kadrami (HR). Z drugiej strony, w pozostałych obszarach wciąż jeszcze firmy nie zdecydowały się na wdrożenie narzędzi cyfrowych, mimo że prawo w dużej mierze daje taką możliwość. I tak, choćby z spośród czołowych polskich dostawców energii i gazu, jedynie dwóch pozwala potencjalnym klientom na zdalne podpisanie umowy. Podobnie wygląda rynek operatorów komórkowych – zaznaczają specjaliści.
Podpis elektroniczny
Obecnie podstawowym narzędziem ułatwiającym zdalne prowadzenie biznesu jest podpis elektroniczny. W Polsce aktywnych jest ponad 600 tys. certyfikatów kwalifikowanych. Liczba ta kontrastuje jednak cały czas z liczbą wydanych kart płatniczych (43 mln sztuk, czyli zdecydowanie więcej niż jedna karta na jednego dorosłego mieszkańca kraju), które są produktami masowymi, podkreślają twórcy badania. Jednocześnie trzeba zaznaczyć wzrost o ok. 100 tys. certyfikatów (17%) w skali rok do roku. Oznacza to, że rewolucja „paperless” jest jeszcze daleko w tyle za szybko postępującą w naszym kraju rewolucją „cashless” – uważają eksperci.
Okazuje się, że najczęściej wymienianym przez respondentów badania dokumentem (63%), do sporządzenia którego wykorzystuje się podpis elektroniczny, jest roczne sprawozdanie finansowe. Po 61% wskazań uzyskały z kolei umowy finansowe, takie jak umowy kredytowe, zabezpieczeń, inwestycyjne itp. oraz dokumentacja dotycząca zatrudnienia – w tym umowy o pracę, wewnętrzne dokumenty dotyczące polityki firmy, regulaminy i wnioski pracownicze. Jedynie nieznacznie mniej popularne są pełnomocnictwa (54%) oraz protokoły z posiedzenia zarządu lub pisemne uchwały (51%), czytamy w raporcie.
Przedstawiciele Asseco Data Systems zwracają uwagę, że przez ostatnie pół roku wiele organizacji przekonało się do narzędzi ułatwiających pracę zdalną i pozwalających zachować ciągłość biznesową. „Weźmy na przykład obieg dokumentów w sytuacji, gdy większość pracowników pracuje zdalnie. Odnotowujemy rosnącą popularność digitalizacji tego procesu i zastosowania mobilnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign. W szczytowym momencie lockdown zainteresowanie tym narzędziem było 600% wyższe niż rok wcześniej” – mówi Tomasz Litarowicz, dyrektor pionu usług bezpieczeństwa i zaufania, Asseco Data Systems. Z badania wynika, że większość ankietowanych używa kwalifikowanego podpisu elektronicznego ponad 20 razy miesięcznie. To całkiem sporo, uważają autorzy raportu.
Powszechna transgraniczność usług póki co tylko w teorii
Jednym z głównych aspektów prawnych cyfryzacji procesów gospodarczych zawsze była kwestia skutecznego zawierania umów drogą elektroniczną – zdalnie i bez generowania potrzeby przesyłania papierowych dokumentów. Jednakże, żeby takie rozwiązanie cyfrowe miało rzeczywiście powodzenie musi jeszcze gwarantować swoją prawną skuteczność również w wymiarze transgranicznym, podkreślają twórcy badania. Do zapewnienia wspólnego, wysokiego standardu kwalifikowanego podpisu elektronicznego dąży wspomniane już rozporządzenie eIDAS. Celem takiej standaryzacji jest w pierwszej kolejności zapewnienie uznawania prawnej mocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego we wszystkich państwach członkowskich pomimo wydania go tylko w jednym państwie członkowskim.
Niestety, jak się okazuje, powszechna transgraniczność usług zaufania istnieje na razie tylko w teorii. „W praktyce napotykamy nie tylko na opór psychologiczny przed użyciem „obcych” e-narzędzi do kontraktowania, ale wciąż w dużej mierze mamy do czynienia z barierami prawnymi i praktycznymi. To, że w jednym państwie sporządzenie danego dokumentu w postaci elektronicznej jest prawnie skuteczne, nie koniecznie musi oznaczać, że w innym państwie będzie on egzekwowalny” – tłumaczy Marta Gocał, Managing Associate, radca prawny w Deloitte Legal.
Według autorów raportu, ciekawym trendem we wspomnianym obszarze są platformy do podpisywania elektronicznych dokumentów integrujące narzędzia do e-podpisów od różnych dostawców. Najbardziej rozpowszechnione z nich, występują praktycznie w każdym państwie członkowskim. Być może więc transgraniczność usług zaufania przyjdzie właśnie tą drogą? Doświadczenie ostatnich miesięcy pokazuje, że Europa potrzebuje nie tylko transgranicznych, ale jednocześnie interoperacyjnych rozwiązań w zakresie obiegu elektronicznych dokumentów. Rozwiązaniem może tu być eDelivery, które sprawdziło się już na niektórych rynkach, a na innych jest planowane lub już wdrażane – wskazują twórcy badania.
Ważna współpraca sektora komercyjnego z regulatorami
Zdaniem autorów raportu, wzrost popularności zdalnej rejestracji klientów w sektorze komercyjnym oraz profilu zaufanego w administracji publicznej w Polsce wskazuje na ogromny popyt na usługi elektronicznej identyfikacji, który może być uzupełniony innymi cyfrowymi rozwiązaniami komercyjnymi. Sama elektroniczna identyfikacja staje się kluczową usługą, która powinna mieć przejrzyste ramy funkcjonowania prawnego w administracji publicznej i świecie komercyjnym. Jej wdrożenie musi być wygodne i bezpieczne dla klientów końcowych, a także obejmować możliwie największą liczbę procesów online. Jak wynika z badania, nie tylko e-podpis, ale również elektroniczne doręczenia oraz pieczęci elektroniczne mają potencjał jako narzędzia wychodzące naprzeciw potrzebom firm i konsumentów w zakresie cyfrowej transformacji. Aby je właściwie wdrożyć, niezbędna jest jednak komunikacja i partnerska współpraca sektora komercyjnego oraz regulatorów na poziomie europejskim i krajowym.
Pełny raport „Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją” można pobrać na www.efpe.pl
