Z Moniką Zaród, IP Products Manager w NTT DATA Business Solutions sp. z o.o., rozmawiamy o specyfice obsługi e-Faktur w kontekście procesów zakupowych i sprzedażowych; potrzebie zapewnienia bezpiecznej wymiany danych z systemem centralnym, a także o możliwościach aplikacji it.KSeF oraz wsparciu klientów w obliczu platformy KSeF.
Czy nowe regulacje związane z obiegiem faktur to w praktyce duża zmiana biznesowa?
Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w ustandaryzowanym formacie, a także ich wymiany poprzez Krajowy System e-Faktur to znacząca zmiana, do której firmy muszą się dobrze i mądrze przygotować. Forma i szczegółowość e-Faktury oznacza dla wielu firm konieczność wprowadzenia istotnych modyfikacji w procesach i systemach, z których korzystają. Im bardziej złożone procesy sprzedażowe i zakupowe, tym większym będzie to wyzwaniem.
Z dużymi zmianami będą mieć do czynienia m.in. organizacje prowadzące działalność międzynarodową, gdzie potrzebne będzie opracowanie odrębnych procesów na potrzeby działalności w kraju i poza granicami. Ze szczególnymi wyzwaniami muszą liczyć się również lokalne oddziały zagranicznych koncernów, które korzystają z centralnych rozwiązań, a po swojej stronie posiadają jedynie ograniczony zakres aplikacji finansowo-księgowych. Niezbędne będzie tu m.in. przekonanie centrali o konieczności zmiany zasad obowiązujących w całej organizacji, a także przygotowanie i wdrożenie tych zmian. W efekcie proces wprowadzenia nowego podejścia do faktur dodatkowo się wydłuży.
Jednocześnie, potrzebne może być m.in. pozyskanie dodatkowych danych, które muszą znaleźć się w pliku e-Faktury. Trudno jednak oczekiwać, że to systemy w centrali zostaną dostosowane do KSeF. Potrzebne stają się dodatkowe rozwiązania i integracje, pozwalające zgromadzić komplet informacji niezbędnych do właściwego wystawienia faktury w nowym formacie przy zachowaniu spójności danych na linii: systemy księgowe – KSeF.
Nasze rozwiązanie zapewnia wielowarstwową architekturę, która przejmuje komunikację z KSeF i pośredniczy w dwukierunkowej wymianie danych. Szczególny nacisk położyliśmy na zabezpieczenie danych finansowych i uwierzytelniających.
Od jakich działań warto rozpocząć taki projekt?
Przede wszystkim, zapewnienie zgodności z KSeF powinno być realizowane w całościowy, przemyślany sposób. Namawiamy klientów, aby kompleksowo przeanalizowali procesy związane choćby z wystawianiem faktur. Tylko wówczas możliwe staje się stworzenie rozwiązania wspierającego wszystkie możliwe scenariusze. Punktowe projekty nie są tu rozwiązaniem. Zapewnienie obsługi e-Faktur to zmiana wymagająca powołania dedykowanego zespołu angażującego nie tylko przedstawicieli działów księgowości i IT, lecz także sprzedaży, zakupów czy bezpieczeństwa.
Choć wyzwania związane z obsługą e-Faktur są zdecydowanie większe, to jest to kolejny, po wdrożeniu JPK, etap digitalizacji procesów finansowo-księgowych…
Wcześniejsze wprowadzenie JPK stanowi pewne ułatwienie, bo niektóre dane są już odpowiednio uporządkowane i łatwe do wykorzystania. e-Faktura to plik w formacie XML złożony z kilku głównych elementów. Pod każdym z nich kryje się kilkaset obligatoryjnych lub opcjonalnych pól. Część z nich to pozycje znane ze struktur JPK VAT-7 i JPK-FA. Ogromna ilość pól to jednak nowe pozycje, niewystępujące we wcześniejszych strukturach. Pola te dotyczą takich kwestii jak: pozycje faktury, rozliczenia, płatności, rodzaj dostawy czy informacje o zamówieniu. Kluczowe znaczenie ma zapewnienie spójności i rzetelności wszystkich danych. Konieczne staje się uporządkowanie informacji dostępnych w systemach biznesowych.
Aby przygotować e-Fakturę, należy ocenić zakres obowiązkowych danych i zapewnić dostęp do potrzebnych informacji. Analizę warto wykonać jak najszybciej, tak aby zweryfikować wszystkie procesy i ocenić, jakie działania będą niezbędne. Część firm musi np. przeprowadzić rozległe zmiany procesowe, które bezpośrednio nie dotyczą integracji z KSeF, ale są konieczne do uporządkowania danych i zasilenia systemów ERP informacjami niezbędnymi do prawidłowego wystawienia e-Faktury. Praktyka pokazuje, że tylko nieliczne, najbardziej uporządkowane organizacje mogą przejść bezpośrednio do prac technicznych. Nie zapominajmy też, że koncepcja KSeF jest rozwojowa, więc spora część potrzebnej do wykonania pracy będzie powiązana z późniejszymi interpretacjami i specyfikacjami.
Jakie są główne wyzwania techniczne związane z dostosowaniem organizacji do obsługi e-Faktur oraz integracji z systemem KSeF?
Zapewnienie obsługi e-Faktur w większych przedsiębiorstwach będzie wymagało wykorzystania dodatkowych rozwiązań, gwarantujących m.in. bezpieczną i stabilną wymianę danych z centralnym systemem Ministerstwa Finansów. Może to wiązać się z koniecznością rozbudowy infrastruktury IT, co z kolei rodzi ryzyko konieczności oczekiwania na wdrożenie nowych, niezbędnych do implementacji całego procesu rozwiązań. Rośnie zatem zagrożenie opóźnieniem całego projektu, na które żadna organizacja nie może sobie pozwolić.
Czy w przypadku projektów mających na celu zapewnienie wymiany e-Faktur poprzez KSeF można mówić o specyfice rozwiązań SAP?
Można powiedzieć, że w środowiskach SAP wystarczy wgrać odpowiedni transport, skonfigurować integrację, wprowadzić brakujące dane i uruchomić niezbędne pola e-Faktury. Tylko tyle i aż tyle. Poza tym, zupełnie nowym obszarem jest kwestia uwierzytelnienia użytkowników w KSeF.
Jako NTT DATA Business Solutions proponujemy dedykowane rozwiązanie, aplikację it.KSeF Integration, która całościowo odpowiada za uwierzytelnienie i w bezpieczny sposób pośredniczy w komunikacji z systemem centralnym poprzez webserwisy. Nasze rozwiązanie zapewnia wielowarstwową architekturę, która przejmuje komunikację z KSeF i pośredniczy w dwukierunkowej wymianie danych. Szczególny nacisk położyliśmy właśnie na zabezpieczenie danych finansowych i uwierzytelniających.
Zdecydowaliśmy się na rozwiązanie działające w ramach infrastruktury klientów. Taki model pozwala dodatkowo ograniczyć zagrożenia związane z wyciekiem wrażliwych danych finansowych i nieautoryzowanym dostępem do tokenów wykorzystywanych na potrzeby uwierzytelnienia w KSeF. Nasza aplikacja korzysta z najnowszych algorytmów kryptograficznych, aby chronić poufność tokena autoryzacyjnego na każdym etapie procesu. Wiele uwagi poświęciliśmy też ergonomii użytkowania. Zależało nam na tym, aby – pomimo wewnętrznej złożoności – it.KSeF było przyjazne i łatwe w obsłudze.
Jaki jest modelowy przebieg wdrożenia aplikacji it.KSeF?
Prace rozpoczynamy od analizy potrzeb, wskazujemy klientom, które kwestie wymagają dostosowania. Często potrzebne jest przebudowanie procesu lub przeprowadzenie burzy mózgów ze wszystkimi zaangażowanymi zespołami biznesowymi. Bierzemy na siebie również stworzenie dokumentacji technicznej oraz przeprowadzenie prac wdrożeniowych. Mamy tu do czynienia z projektami trwającymi po kilka miesięcy. Wiele zależy od zakresu zmian procesowych, biznesowych i prac technicznych, ale też zaangażowania użytkowników i dostępności zasobów.
Po uruchomieniu it.KSeF zapewniamy usługę utrzymania, tak, aby rozwiązanie było na bieżąco dostosowywane do wprowadzanych po stronie regulatora zmian w KSeF lub strukturze e-Faktury. Należy mieć świadomość, że Krajowy System e-Faktur to ogromny i stale rozwijany projekt. Zmiany są więc nieuniknione. Dlatego, w ramach usługi utrzymania, będziemy przygotowywać podsumowanie najważniejszych elementów każdej zmiany technicznej i wskazywać kluczowe punkty, które być może mają wpływ na procesy biznesowe.
Na jakie wyzwania związane z logiką czy funkcjonalnością rozwiązań zapewniających komunikację z platformą KSeF należy być gotowym?
Na integrację z systemem KSeF składa się szereg operacji. W ramach obsługi faktur sprzedażowych są to m.in.: uwierzytelnienie, dostarczenie pliku XML o odpowiedniej strukturze, pełna obsługa statusów i danych o tym, co dzieje się z fakturą, a także obsługa błędów, numerów referencyjnych nadanych przez KSeF oraz UPO. Trzeba pamiętać, że tylko e-Faktura prawidłowo przetworzona przez KSeF będzie uznawana za wprowadzoną do obiegu. Dopiero po uzyskaniu numeru referencyjnego faktury z KSeF można poinformować klienta o jej wystawieniu. Nasze rozwiązanie zapewnia stosowną funkcję powiadomienia.
Kwestią otwartą pozostaje natomiast obsługa załączników. Nasze rozwiązanie będzie umożliwiało m.in. wysłanie wizualizacji e-Faktury w formie PDF, ale należy zastanowić się, czy takie podejście nie skomplikuje całego procesu. Potrzebna jest analiza procesów istniejących na styku z kontrahentami. Należy zwrócić uwagę także na używane w firmie rozwiązania do fakturowania. Ich zastosowanie pozwala na podejmowanie mierzalnych działań. W tym kontekście warto dodać, że rozwiązanie it.KSeF współpracuje z systemami FK innymi niż SAP, co umożliwia zapewnienie spójnej i scentralizowanej integracji tym firmom, które równolegle korzystają z takich narzędzi.
Z kolei w kontekście procesu uwierzytelnienia użytkownika, należy wspomnieć o tym, że nasze rozwiązanie wspiera zarówno podpis elektroniczny, profil zaufany, jak i pieczęć elektroniczną przypisaną do danej organizacji.
W jaki sposób aplikacja it.KSeF wspiera obsługę e-Faktur związanych z zakupami?
Na potrzeby obsługi faktur zakupowych nasze rozwiązanie może cyklicznie odpytywać system KSeF, czy dla określonego numeru NIP została wystawiona nowa faktura zakupowa. Jeśli tak, to może ona zostać pobrana, a zapisane w niej dane zasilą wskazany system finansowo-księgowy. Równolegle może być uruchomiony proces obiegu dokumentów, związany choćby z zatwierdzaniem faktur czy akceptacją wydatków.
Zgodnie z aktualnymi przepisami, sprzedawca nie ma obowiązku prawnego przekazywania numerów KSeF. Jeśli się na to zdecyduje, istnieje możliwość wyszukiwana nowych faktur właśnie po otrzymanym numerze referencyjnym. To jednak będzie wymagało uruchomienia kanału komunikacji i dodatkowego procesu. Znów mamy więc do czynienia z istotnymi i unikalnymi dla każdej organizacji decyzjami biznesowymi, które powinna poprzedzić całościowa analiza. Dla każdego procesu i każdego scenariusza trzeba bowiem znaleźć dobre, jak najbardziej neutralne rozwiązanie.
