Zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie to obszar często nierozumiany i niedoceniany. Nie jest to bowiem to samo, co zarządzanie danymi. Pojęcie zarządzania informacją nie jest również tożsame z zarządzaniem wiedzą, dysponuje jednak dużym potencjałem biznesowym.
Systemy zarządzania informacją, obok Data Governance, były jednym z dwóch głównych tematów konferencji ZIP2015, która na początku czerwca br. miała miejsce w Warszawie. Jej gościem specjalnym był dr Martin White, założyciel i szef firmy Intranet Focus, jeden z najlepszych na świecie fachowców od tematów Search i Information Management. Jego zdaniem zarządzanie wiedzą i informacją wciąż nie znalazły właściwego dla siebie miejsca – brakuje zrozumienia, jak ważne jest to zagadnienie. „To także bardzo złożona dziedzina. Wcale nie jest to takie oczywiste i trzeba wejść jakkolwiek głębiej w temat, żeby zdać sobie z tego sprawę. Dużo uwagi poświęca się zarządzaniu danymi, nie mniej zarządzaniu wiedzą, natomiast brakuje rzetelnego i odpowiednio uważnego spojrzenia na zarządzanie informacją” – twierdzi Martin White.
Jak twierdzi prof. Andrzej Sobczak, Kierownik Zakładu Zarządzania Informatyką w Instytucie Informatyki i Gospodarki Cyfrowej w Szkole Głównej Handlowej – „Projekty związane ze zmianą podejścia do danych i organizacji w firmie niosą ze sobą istotną zmianę kulturową. To wyzwanie, które niełatwo podjąć. Do tego jest to zmiana, która nigdy nie następuje szybko”. Jeśli nie mamy dobrze opisanych informacji, to tak naprawdę nie wiemy, ile i jakich zasobów informacyjnych posiadamy. To zupełnie coś innego niż wiedza o wielkości posiadanych zasobów danych – tutaj łatwo oszacować ją w bajtach. Trzeba umieć sprawować kontrolę nad informacją w całym cyklu jej życia – w szczególności od powstania do jej użycia. Kluczową kwestią jest tutaj wiedza, o właściwej wersji informacji, o jej źródle, o tym jak ją znaleźć w możliwie prosty sposób.
„Decydenci tak naprawdę nie wiedzą, skąd pochodzą dane i informacje, na podstawie których podejmują decyzje” – mówi Martin White. Jest tutaj jeszcze jedna istotna różnica – informacja zwykle powstaje wewnątrz firmy, podczas gdy dane przychodzą w zewnątrz. Dane mogą być zasobem strategicznym firmy, ale jądrem tego zasoby są informacje tworzone przez samą organizację.
Świadomość, do czego w kontekście biznesowym można wykorzystać posiadane zasoby informacyjne firmy oraz dane, oczywiście warunkuje podejmowanie inwestycji w obszarze zarządzania informacją
Dużo już zrobiono w zakresie zarządzania informacją i budowania ładu w danych, ale większość osiągnięć dotyczy danych strukturalnych. Organizacje zazwyczaj nawet nie wiedzą, jaka część informacji jest strukturalna, a jaka nie. W praktyce okazuje się, że bardzo wiele organizacji ponad połowę informacji posiada w postaci niestrukturalnej. To tak często obszar słabo albo w ogóle nie zarządzony. „Nikt nie jest motywowany i zmotywowany do opisywania informacji, do dodawania właściwych metadanych. Nie ma to budżetu, w szczególności na dbanie o jakość informacji, tak jakby zakładano, że to się samo stanie, a to niestety nieprawda” – dodaje Martin White.
Na gruncie polskim
„To nie jest tak, że istnieje tutaj jakaś przepaść pomiędzy Polską a resztą świata. Większość zjawisk i problemów jest bardzo podobnych. Widać jednak pewne prawidłowości – generalnie małe firmy u nas w ogóle nie są tym tematem zainteresowane. Zarządzanie informacją to temat dla dużych organizacji” – twierdzi Paweł Wróblewski, szef polskiego oddziału firmy Findwise. Za pewną granice przyjmuje się, że dana organizacja powinna mieć 200-300 pracowników biurowych, by można było tutaj mówić o rzeczywistej potrzebie zarządzania informacją. Nie można tutaj wskazać jakiejś dominacji branżowej – na pewno systemem zarządzania informacją – zainteresowane są firmy, dla których ważna jest wysoka kultura przetwarzania dokumentów, dojrzałość w zakresie obchodzenia się z nimi, wysokie ambicje dotyczące jakości informacji, które przetwarzają. To są duże firmy przemysłowe czy branży energetycznej – oczywiście jeszcze długa droga przed nimi, bo w obszarach tej kultury i jakości można wiele zmienić.
To także firmy internetowe, jak Allegro, które wiedzą, że posiadają na prawdę bardzo dużo informacji, które można wykorzystać dla lepszej obsługi klienta i rozwoju usług. Świadomość, do czego w kontekście biznesowym można wykorzystać posiadane zasoby danych i informacji, oczywiście warunkuje podejmowanie inwestycji w obszarze zarządzania informacją. Kto inicjuje projekty zarządzania informacją? „Zazwyczaj to IT jest triggerem nowych przedsięwzięć, ale dla osiągnięcia skali potrzebne jest zaangażowanie biznesu, który potrzebuje rozwoju systemów zarządzania wiedzą i informacją. Zwykle jest tak, ze przy niższym poziomie dojrzałości organizacji to IT jest liderem zmian, ale potem to biznes wychodzi na czoło” – uważa Paweł Wróblewski.
Od wyszukiwarki do doskonałości
Od czego warto zacząć zarządzanie informacją w firmie? Jakie metody zarządzania informacją w przedsiębiorstwie są korzystne? Jak właściwie wykorzystać zasoby informacyjne przedsiębiorstwa?„Zwykle zaczyna się od prostej rzeczy – od wyszukiwarki” – mówi Paweł Wróblewski. Jeśli nie wiemy, jak wyszukać potrzebną informację powstałą w organizacji, to tak jakby w niej istniała czarna dziura, która wsysa istotne sprawy. Dobrym przykładem są wyszukiwarki na firmowych stronach – większość z nich działa na prawdę tragicznie (czego zapewne każdy sam doświadczył, gdy próbował z nich korzystać). Często okazuje się, ze nikt tak naprawdę w firmie nie sprawdzał, jak one funkcjonują – a tymczasem klienci testują je każdego dnia. I jest to bardzo słaba wizytówka firmy. Za pomocą dobrze zrobionej wyszukiwarki można w krótkim czas pokazać realne korzyści – to typowy tzw. quick-win. Potem to musi być proces ciągły. „Nie wystarczy, że zrobimy jeden czy drugi projekt i osiągniemy odpowiedni poziom. W firmie muszą działać odpowiedni komórki i muszą cały czas być aktywni specjaliści od klasyfikacji informacji, od zarządzania obszarem metadanych. Bez ciągłej pielęgnacji tego obszaru rozwiązania zarządzania informacją stają się bezużyteczne” – mówi Martin White.
Zarządzaniem informacją na pewno zainteresowane są firmy, dla których ważna jest wysoka kultura przetwarzania dokumentów, dojrzałość w zakresie obchodzenia się z nimi, wysokie ambicje dotyczące jakości informacji, które przetwarzają.
Czy są to projekty długotrwałe i zasobochłonne? „Oczywiście dużo zależy od możliwości i zasobów danej organizacji, mamy tutaj dużą elastyczność w zakresie celów i zakresu projektu, można się dopasować do konkretnych uwarunkowań. Na pewno nie jest to skala odpowiednia wprowadzaniu systemu ERP czy coś w tym rodzaju” – twierdzi Paweł Wróblewski. Niemniej jednak jest to rozwój krok po kroku i inwestycja, która się nigdy nie kończy. Po osiągnięciu danego poziomu trzeba cały czas dbać, żeby osiągnięcie tego pułapu odpowiednio pielęgnować i oczywiście starać się osiągać kolejne, wyższe poziomy.
Kluczowe pytania dotyczą tego, do czego system zarządzania informacją ma służyć i kto ma być wewnętrznym klientem – użytkownikiem – w firmie. Organizacja do podjęcia projektu zarządzania informacją musi mieć też mieć określone ambicje – wynikające albo z nacisku konkurencyjnego, albo z chęci realizacji wysoko postawionych przez zarząd celów, jak chociażby chęci wyjścia na rynki zagraniczne. Czas właściwego podejścia do zarządzania informacją dopiero nadchodzi. Jej ściśle związany z wewnętrzną kulturą biznesową firmy, a tutaj pole do rozwoju jest wciąż duże.
