Zbieramy kompleksowe informacje o przebiegu procesu, który pomagamy zoptymalizować

Z Radosławem Bzomą, CEO oraz Marcinem Kirilenko, Business Area Directorem w Finture rozmawiamy o wyzwaniach optymalizacji i automatyzacji procesów; specyfice projektów realizowanych dla instytucji finansowych; łączeniu kompetencji doradztwa biznesowego i tworzenia rozwiązań aplikacyjnych oraz ambicjach międzynarodowych i planach rozwoju oferty Finture.

Jakie wyzwania rodzi dziś zmienność biznesu po stronie budowy rozwiązań IT?

Radosław Bzoma (R.B.): Rosnące oczekiwania klientów końcowych przekładają się na wzrost dynamiki potrzeb biznesowych. Oczekują oni dostępu do nowych narzędzi w maksymalnie skróconym czasie. Od tego nierzadko zależy przecież ich pozycja na tle konkurencji. Dlatego też kluczowe jest maksymalne skrócenie czasu dostarczenia rozwiązania.

Jednocześnie pewnego rodzaju benchmarkiem dla rozwiązań IT staje się proces zakupowy klienta indywidualnego w kanale e-commerce, który to proces powinien być maksymalnie uproszczony i skrócony. Podobne są dziś oczekiwania względem prac nad nowymi aplikacjami. Dążenie do uproszczeń wymaga jednak nierzadko zmian procesowych po stronie klientów.

Ale musimy też pamiętać, że wszystkie organizacje biznesowe mają dług technologiczny, czyli systemy klasy legacy, które trzeba rozwijać, choć z zupełnie inną dynamiką. Mam tu na myśli wszelkie rozwiązania o krytycznym znaczeniu, takie jak systemy bankowe czy produkcyjne, które muszą być rozwijane w sposób bardziej klasyczny, przemyślany, zaplanowany i uwzględniający kompleksowe testy.

Ważna jest separacja odpowiedzialności, by systemy core’owe implementowały podstawowe funkcjonalności, a systemy satelitarne, które można szybko rozwijać, były interfejsem dla klientów końcowych.

Od czego zależy powodzenie takich projektów?

R.B.: Ważne jest zrozumienie oczekiwań biznesowych względem poszczególnych inicjatyw cyfrowej transformacji. Celem takich projektów może być np. wzmocnienie przewagi konkurencyjnej, ograniczenie kosztów funkcjonowania czy poprawa zadowolenia klienta. Nie zawsze jest jednak tak, że cele te są w pełni spójne w całej organizacji. Często brakuje też pełnego określenia celowości takich inicjatyw.

Jako Finture staramy się przede wszystkim zrozumieć cel klienta w skali całej firmy. Poznajemy interesariuszy, środowisko, w którym nowe rozwiązanie ma funkcjonować. Chcemy zrozumieć potrzebę, we właściwy sposób na nią odpowiedzieć i pokazać możliwości dostępnych technologii.

Marcin Kirilenko (M.K.): W wielu przedsiębiorstwach zaszły znaczące zmiany organizacyjne, ukierunkowane na to, aby móc w lepszy sposób konsumować możliwości nowych technologii i szybciej dostarczać produkty biznesowe. Efektem jest bardziej ścisła integracja zespołów biznesowych i IT. W największych organizacjach dominuje model agile, DevOps czy Platform as a Service jako technika na przyspieszenie rozwoju oprogramowania. W oczywisty sposób wymaga to także zmian po naszej stronie.

Jakie technologie są najczęściej podstawą projektów realizowanych przez Finture?

R.B. Nie narzucamy klientom określonych rozwiązań. Chętnie angażujemy się w projekty już na wstępnej fazie prac – począwszy od analizy wymagań, poprzez projektowanie architektury, po stworzenie stosownego oprogramowania oraz jego wdrożenie i utrzymanie. Mamy również i takie projekty, w których uczestniczymy do etapu stworzenia dopasowanej do potrzeb klienta architektury rozwiązania.

Staramy się pełnić rolę ambasadora nowych technologii, dzielimy się doświadczeniami i wskazujemy możliwości ich wykorzystania. Nie każda organizacja jest w stanie samodzielnie śledzić trendy technologiczne i właściwie oceniać ich potencjał. Tym bardziej że technologie IT zmieniają się coraz szybciej.

Proszę zwrócić uwagę, że jeszcze dwa lata temu rozmowy o GenAI były ograniczone do wąskiej grupy pasjonatów technologicznych. Dziś to jedno z głównych zagadnień, i nie tylko. Co nie mniej istotne, ważne jest budowanie zrozumienia możliwości technologii w całej organizacji, nie tylko w obszarze IT.

Jedną z kluczowych usług oferowanych przez Finture jest optymalizacja i automatyzacja procesów. Czy po latach powszechnej presji na poprawę efektywności potencjał do dalszych optymalizacji nadal jest znaczny?

R.B.: Moim zdaniem tak. Większość firm ma już mocno zoptymalizowane najbardziej newralgiczne procesy. Oczywiście ich efektywność jest stale podnoszona. Głównie jednak dzięki nowym możliwościom technologicznym.

Nieco inaczej wygląda kwestia efektywności w przypadku procesów wspierających kluczowe obszary. Mimo że procesy wprost powiązane z tzw. core businessem są często zoptymalizowane wraz z tymi kluczowymi działaniami, to w kolejnej warstwie procesów planowania, operacji, zarządzania czy utrzymania zwykle istnieją spore zaniedbania i znaczący potencjał optymalizacyjny. Optymalizacje można oczywiście wdrażać w sposób niezależny od technologii i od automatyzacji.

M.K.: Automatyzacja pozwala wykorzystać potencjał pracowników w innych obszarach niż potrzeba manualnego wykonywania podstawowych operacji biznesowych. Jest to więc szansa, zarówno z perspektywy konkretnego pracownika, jak i całej organizacji.

Jaka zatem jest zależność między optymalizacją a automatyzacją procesów biznesowych?

R.B.: Dzięki technologii możliwe jest przyspieszenie procesów biznesowych, a także bieżące monitorowanie ich przebiegu na poziomie pojedynczych iteracji czy kroków procesowych. To z kolei zapewnia przestrzeń do kolejnych usprawnień. Poza tym mamy dziś do dyspozycji nieograniczone niemal ilości danych, które zawierają informacje przydatne w kolejnych optymalizacjach. Wszystko to przekłada się na lepsze i bardziej sprawne procesy. Na koniec dnia oznacza to wyższą efektywność organizacji.

M.K.: Kluczowego znaczenia nabiera dziś kwestia pomiaru efektywności procesów. Jeśli nie mamy danych wejściowych, punktu odniesienia, to trudno jest mówić o jakiejkolwiek optymalizacji. Ważne jest zatem precyzyjne odwzorowanie procesów.

Jakiego rodzaju wsparcie w tym kontekście zapewnia Finture?

R.B.: W usystematyzowany sposób zbieramy niskopoziomowe informacje o przebiegu procesu, który pomagamy zoptymalizować. Dzięki takiej analizie nieraz zdarzyło nam się wykryć poważne rozbieżności pomiędzy modelami procesów a ich faktycznym przebiegiem.

W niektórych przykładach różnice te były na tyle znaczące, że np. na poziomie kierownictwa istniało przekonanie, iż w firmie występują trzy okresy wzmożonej aktywności biznesowej. Faktycznie okazywało się, że istnieją tylko dwa takie okresy, bo znaczna część pracy wykonywana była w sposób pozbawiony większego sensu. Innym przykładem był krok procesowy polegający na wypełnianiu żmudnego Excela, którego, jak się później okazało, nikt nie używał. Takie przykłady można mnożyć.

Mylne postrzeganie faktycznego przebiegu procesów i przepływów pracy w organizacji prowadzi do olbrzymich nieporozumień i ogromnych strat finansowych, które w ramach naszej metodyki możemy wprost wskazać.

M.K.: Mamy własną metodę prowadzenia takich projektów. Pracujemy bezpośrednio z użytkownikami biznesowymi i zbieramy informacje o najmniejszych czynnościach, które wykonują w ramach codziennej pracy. Korzystamy też z różnego rodzaju danych dostępnych dla danej firmy.

Przykładowo, w towarzystwach ubezpieczeniowych często istnieją silosy danych, zawierające informacje o liczbie szkód, średnich czasach ich likwidacji czy efektywności kluczowych etapów procesu likwidacyjnego. Sztuka polega na tym, aby te dane wydobyć, skorelować z faktycznymi przepływami pracy i zbudować pewnego rodzaju heatmapę, pokazującą, jak bardzo dany proces jest opomiarowany i jakie ma znaczenie biznesowe.

Wartością, którą zapewniamy, jest możliwość wyselekcjonowania tych obszarów, podprocesów, które warto zoptymalizować w pierwszej kolejności, bo dzięki temu organizacja uzyska największą wartość biznesową.

W kontekście automatyzacji często wymienia się też technologie robotyzacji procesów RPA.

R.B.: Z mojego doświadczenia wynika jednak, że RPA jest najczęściej tylko doraźnym rozwiązaniem pewnego problemu i sprawdza się głównie wtedy, kiedy firma nie ma zasobów IT, ale potrzebuje szybko usprawnić manualną pracę np. w odpowiedzi na wprowadzenie regulacji, którym nie można prędko sprostać innymi metodami. Kalkulacja opłacalności opiera się tu na wysokości potencjalnych kar lub strat.

Prawda jest taka, że wdrożenia RPA mogą przynosić dobre efekty dla punktowych procesów. Powinny jednak stanowić początek do szerszej optymalizacji. Odpowiedzią są tu zatem rozwiązania BPM, które adresują potrzebę zwiększenia efektywności na dużo szerszą skalę. Ale wymagają większego zaangażowania.

M.K.: Niezaprzeczalnym atutem rozwiązań BPM jest pełna zarządzalność. W odróżnieniu od koncepcji RPA uwzględniają one m.in. pełną definicję i wersjonowanie procesów, a także dedykowane interfejsy API. Możemy więc mówić o dojrzałym podejściu procesowym.

Na potrzeby optymalizacji procesów rozwijają Państwo także rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję.

R.B.: To prawda. Trenujemy własne modele GenAI, aby na ich podstawie dostarczać innowacje odpowiadające konkretnym potrzebom biznesu. Dla jednego z klientów z branży budowlanej stworzyliśmy rozwiązanie wspierające kierowników budowy w weryfikacji dokumentacji projektowej od podwykonawców. Rozwiązanie to automatycznie weryfikuje wiele kluczowych parametrów takiej dokumentacji i z dokładnością do 90% wskazuje błędy. W efekcie, kierownik budowy zamiast poświęcać kilka tygodni na weryfikację dokumentacji, w ciągu kilku minut otrzymuje wstępnie wytypowane rozbieżności i może w krótkim czasie wskazać podwykonawcom obszary wymagające poprawy.

M.K. To bardzo ciekawe rozwiązanie, które skupia się na technicznych aspektach wykonawstwa budowlanego i wspiera np. weryfikację dokumentacji powykonawczej względem założeń projektowych. Rozwiązanie, które automatyzuje ten proces, niezwykle poprawia efektywność, pozwala ograniczyć skalę ewentualnych niedopatrzeń i tak buduje oszczędności.

Na czym zatem polega strategiczna specjalizacja Finture?

R.B.: Dostarczamy dedykowane rozwiązania IT przede wszystkim dużym organizacjom. Mamy własny zespół inżynierski, a zarazem badawczo-rozwojowy, który obserwuje i testuje nowe technologie. Robimy to, aby – przy zachowaniu niezależności technologicznej – móc skutecznie odpowiadać na potrzeby klientów w sposób, który nie zaburzy architektury ich środowiska IT i będzie sensowny kosztowo.

W ujęciu strategicznym Finture nie jest jednak tylko dostawcą rozwiązań IT. Ważnym wymiarem naszej działalności są usługi konsultingowe. Rozmawiamy z klientami o ich potrzebach i procesach, a następnie pomagamy je zinformatyzować i zautomatyzować, dostarczając mapy procesów i koncepcje architektoniczne konkretnych rozwiązań.

M.K.: Działamy zatem na pograniczu technologii i doradztwa biznesowego. Wyspecjalizowaliśmy się przede wszystkim w realizacji projektów dla organizacji z sektora usług finansowych. Sektor ten pozostaje w centrum naszej działalności, ale szeroki potencjał dla naszych usług obserwujemy również w innych branżach.

R.B.: Dla jednego z największych banków w Polsce zbudowaliśmy proces wspierający onboarding klienta na bazie selfie. Jest to o tyle ciekawy przykład, że wymaga integracji całego spektrum procesów bankowych, zapewnienia najwyższego poziomu bezpieczeństwa, a także szybkości i elastyczności w działaniu. Podobne w swojej złożoności projekty oferujemy dziś firmom z innych branż.

Jaka jest wizja stojąca za platformą procesową Flowee?

R.B.: Flowee pełni rolę platformy Low-Code wyposażonej w kompleksowe mechanizmy zarządzania procesami biznesowymi. Pozwala więc na szybkie tworzenie nowych rozwiązań biznesowych, począwszy od procesu prototypowania, budowania rozwiązania, modelu danych, integracji i interfejsu użytkownika, a skończywszy na wdrożeniu.

Wykorzystanie Flowee nie wymaga znaczących zmian w istniejącym środowisku IT. Jednocześnie zapewnia całościowe wsparcie procesowe – na poziomie danych, zadań i komunikacji. Jest to zarazem platforma rozwijana z myślą o kwestiach związanych z bezpieczeństwem, zarządzaniem uprawnieniami czy dostępami. Wszystko to sprawia, że Flowee dobrze odnajduje się w rozległych i wymagających organizacjach.

M.K.: Poza tym Flowee wyróżnia się na rynku dużą uniwersalnością. Jest to z jednej strony narzędzie wspierające procesy biznesowe, ale z drugiej – zapewnia warstwę abstrakcji, która oddziela rozwiązanie biznesowe od platformy procesowej. To oznacza, że rozwiązania zbudowane na bazie platformy Flowee możemy nałożyć na dowolne mechanizmy BPM.

Flowee pozwala dowolnie budować i przebudowywać procesy, a także gwarantuje aktualność technologiczną. Ma to ogromne znaczenie z perspektywy zespołów IT. Poprzez wbudowane API jest w stanie integrować się z dowolnymi systemami biznesowymi. Przykładowo, w jednej z organizacji bankowych Flowee wspiera udzielanie kredytów klientom korporacyjnym, a w jednym z towarzystw ubezpieczeniowych – obsługuje wielowariantowe procesy scoringowe, również na podstawie danych z UFG. Innym obszarem wykorzystania Flowee jest automatyzacja procesu zarządzania ceną. Platforma Flowee jest rozwijana na bazie architektury Domain Driven Design. Pozwala to wykorzystać jej możliwości na potrzeby zbudowania aplikacji służących do optymalizacji i orkiestracji przeróżnych procesów zachodzących w danej organizacji, i to przy mocno ograniczonych wymaganiach związanych z zaangażowaniem zespołu IT.

R.B.: Jako zespół Finture mamy wieloletnie doświadczenia w pracy z wiodącymi rozwiązaniami BPM, w tym z produktami komercyjnymi. Budując platformę Flowee, wykorzystaliśmy wnioski z wdrażania takich rozwiązań. Dziś korzystamy z niej wewnętrznie, a także stosujemy do realizacji projektów dla klientów.

Jakie są Państwa plany na przyszłość?

R.B.: Oprócz zwiększenia swojej obecności na rynku polskim, chcemy eksplorować możliwości na rynkach zagranicznych. Co prawda, dotychczas realizowaliśmy projekty w Wielkiej Brytanii oraz Stanach Zjednoczonych, ale były one związane z sektorami innymi niż branża finansowa. Chcemy też zaoferować na innych rynkach usługi oparte właśnie na naszych doświadczeniach w realizacji projektów dla tego sektora.

M.K.: W kontekście rozwoju produktów będziemy przyglądali się możliwościom, które pozwolą nam celnie adresować potrzeby klientów i szybko dostarczać potrzebne do tego rozwiązania IT. Na rynku istnieje ogromny potencjał dla punktowych usprawnień, które przyniosą znaczące wartości biznesowe.

Jestem przekonany, że jako Finture jesteśmy dobrze przygotowani do tego, aby takie rozwiązania dostarczać klientom z różnych branż. Nie wykluczam też, że zdecydujemy się na skomercjalizowanie niektórych rozwiązań, tak aby były szerzej dostępne na rynku – podobnie jak Flowee.