Aż 1,5 mln euro mniej kosztów, 91% większa dokładność z redukcją błędów z 45 do 4 przy 8500 przetwarzanych miesięcznie faktur oraz 75% mniej czasu poświęcanego jednej fakturze (20 minut vs 4 minuty) – to tylko kilka korzyści wynikających z wprowadzenia Robotic Process Automation w Business Services Finance & Accounting Capgemini. Opracowane w Polsce wdrożenie – dla jednej z wiodących firm inżynierii lotniczej – w zakresie optymalizacji łańcucha dostaw, zaowocowało z kolei skróceniem czasu przetwarzania zapytań dla części samolotowych z 5 do 3 minut, standaryzacją procesu w 3 różnych lokalizacjach i eliminacją błędów ludzkich.
W Business Services Finance & Accounting Capgemini (BSvFA) wykorzystaliśmy wirtualne roboty do emulowania i automatyzowania ręcznych czynności związanych z tworzeniem faktur, takich jak ruchy kursora myszy, naciskanie klawiszy oraz kopiowanie i wklejanie, jak też wykonywanie prostych obliczeń i manipulowanie ciągiem tekstowym. Pozwoliło to na stworzenie środowiska operacyjnego i decyzyjnego działającego w czasie rzeczywistym, z robotami raportującymi postępy na bieżąco do centralnego serwera. Powstał też intuicyjny interface umożliwiający zaprojektowanie oraz wdrożenie procesów biznesowych jako obieg dokumentów. Stworzone mechanizmy kontrolne pozwoliły zwiększyć dokładność faktur i wzmocnić satysfakcję i doświadczenie klientów.
W branży lotniczej problem dotyczył współpracy z dostawcami w zakresie dostarczania części do samolotów, celem utrzymania odpowiednich stanów magazynowych wymaganych do produkcji. Po odebraniu żądania w aplikacji Web Supply Chain klienta, następowała weryfikacja danych SAP i decyzja czy współpraca może zostać zaakceptowana. Proces ten dodatkowo przebiegał różnie w zależności od lokalizacji, w której był wykonywany. Jego zautomatyzowanie – za pomocą wirtualnych robotów – zajęło 5 miesięcy i przyniosło wymierne korzyści w postaci podniesienia efektywności i jakości procesu.
Ewolucja narzędzi Robotic Process Automation
Pierwsze automatyzacje w biznesie wiązały się raczej z wprowadzaniem usprawnień w ramach ciągłego doskonalenia niż stricte z obszarem IT. Sięgano po makra VBA i pakiet Microsoft, nie istniały natomiast narzędzia, które w zindustrializowany sposób i na wielką skalę mogły zautomatyzować proste, powtarzalne procesy. Managerowie nie zdawali sobie wówczas sprawy, że punkt ciężkości związany z redukcją kosztów i upraszczaniem zadań powinien zostać przeniesiony właśnie do działów IT i że to na tym polu należy się rozwijać. Najlepszym tego przykładem jest działalność pioniera rozwiązań RPA – firmy Blue Prism, która powstała już w 2001 roku, jednak od początku borykała się ze zwyczajnym brakiem popytu na swoje rozwiązania.
Framework, w oparciu o który obecnie pracujemy – 3-Steps Methodology – składa się z kilku różnych faz i wymaga zaangażowania osób, których stanowiska i kompetencje pojawiły się wraz z rozwojem RPA. Szczególną rolę odgrywają tu architekci automatyzacji. To osoby, które między innymi identyfikują poszczególne obszary, w których może zostać wprowadzona automatyzacja – to tzw. Opportunity Identification. Należy ocenić jej wpływ na czas przetwarzania danych i oszczędność czasu pracowników i przeanalizować zmienne takie, jak liczba danych czy liczba wyjątków w danym procesie. Następnie przez jakiś czas przyglądamy się jak dany proces funkcjonuje. Zawsze przeprowadzamy jego dokumentację w postaci np. dziesiątek różnych nagrań.
Dopiero zmiana sposobu myślenia i doinwestowanie obszarów IT zaowocowały prawdziwą rewolucją – zaczęto nie tylko usprawniać procesy biznesowe, ale przede wszystkim rozwijać narzędzia IT. Koszty zaangażowania własnych zasobów wciąż były jednak zbyt wysokie, co stworzyło niszę odpowiednią dla startupów technologicznych. Dzięki nim powstało oprogramowanie takie jak np. UiPath czy Workfusion, które pozwalało dużo szybciej implementować rozwiązania RPA w oparciu o niższe kompetencje osób ich tworzących. Startupy szybko zaczęły działać w sposób bardziej zindustrializowany, tworzyć Centres of Excellence i katalogi dobrych praktyk. Powstały Frameworki, według których dzisiaj należy przeprowadzać proces robotyzacji po to, aby jej korzyści dla biznesu były największe.
Fazy projektowania rozwiązań RPA
Framework, w oparciu o który obecnie pracujemy – 3-Steps Methodology – składa się z kilku różnych faz i wymaga zaangażowania osób, których stanowiska i kompetencje pojawiły się wraz z rozwojem RPA. Szczególną rolę odgrywają tu architekci automatyzacji. To osoby, które między innymi identyfikują poszczególne obszary, w których może zostać wprowadzona automatyzacja – to tzw. Opportunity Identification. Należy ocenić jej wpływ na czas przetwarzania danych i oszczędność czasu pracowników i przeanalizować zmienne takie, jak liczba danych czy liczba wyjątków w danym procesie. Następnie przez jakiś czas przyglądamy się jak dany proces funkcjonuje. Zawsze przeprowadzamy jego dokumentację w postaci np. dziesiątek różnych nagrań.
W oparciu o tego typu analizę projektujemy rozwiązanie (faza Solution Design). Wskazujemy m.in. jak dany proces można usprawnić jeszcze przed wprowadzeniem robota, aby efektywność urządzeń była jak największa. Następnie przechodzimy do developmentu robota, który ma dany proces przejąć. Przed ostatecznym wdrożeniem czeka nas jeszcze faza testów funkcjonalnych – musimy wiedzieć, że biznes dostał dokładnie to, co powinien dostać i że robot został zbudowany zgodnie z obowiązującymi standardami.
W momencie, kiedy roboty były tworzone głównie przez startupy, liczyło się tylko to, żeby robot zaczął działać. Kiedy przeszliśmy do pracy w oparciu o Frameworki, powstały tak zwane Coding Standards, które zapewniają stabilność rozwiązań. Trzeba też zapewnić robotowi odpowiednią infrastrukturę w zależności od tego, czy ma pracować przy wsparciu człowieka, czy być zupełnie samodzielny (Attended, Unattended RPA Bots). Te pierwsze będą przydatne w przypadku, kiedy nie można zautomatyzować całości procesu. Mogą one pracować w oparciu np. o dane dostarczane przez człowieka. Boty bezobsługowe wchodzą w interakcje z aplikacjami niezależnymi od zaangażowania ludzi.
Korzyści z automatyzacji i robotyzacji są niezaprzeczalne, a jej wdrożenie jest możliwe gdziekolwiek mamy do czynienia z cyfrowymi danymi. Trudno jednoznacznie powiedzieć, jaki jest zwrot z inwestycji. Efekty różnią się w zależności od procesów. Najlepsze wyniki uzyskuje się przy czynnościach, które można uruchomić w trybie wsadowym, nie wymagają podejmowania decyzji przez człowieka w trakcie trwania procesu i zawierają już elementy automatyzacji. Redukcja kosztów w takich przypadkach może przekroczyć 80%. Osiągnęliśmy takie rezultaty m.in. przy wdrożeniach przeprowadzonych we własnej organizacji. Do tej pory zautomatyzowaliśmy kilkaset procesów przy pomocy robotów w naszych centrach usług na całym świecie. Przyniosło nam to zwrot z inwestycji w ciągu kilku miesięcy, 7-krotnie zmniejszając koszty eksploatacji.
Warto wiedzieć, że budowa bota nie musi odbywać się od podstaw. Ze względu na bardzo duży popyt na roboty i mnogość obszarów, w których mogą znaleźć zastosowanie, pojawiła się konieczność tzw. architektury modułowej. Poszczególne elementy robota mogą być przechowywane w repozytorium kodów, z którego można skorzystać przy automatyzacji innego procesu. To oznacza skrócenie cyklu dostarczania robota. W budowaniu najbardziej optymalnych dla biznesu rozwiązań dobrze sprawdza się metodologia agile. Na początku powstaje backlog projektu, który następnie rozwijamy w oparciu o kolejne iteracje. Pozwala nam to na wprowadzenie odpowiednich korekt na każdej z faz powstawania robota oraz optymalizację kosztów.
Zarządzanie zmianą w procesie automatyzacji
Po opracowaniu końcowego produktu przychodzi również czas na zarządzanie zmianą – Change Management. Wprowadzenie zrobotyzowanej automatyzacji pracy to bardzo duża ewolucja procesów zachodzących w firmie czy produkcji. Nie może odbyć się bez zaangażowania pracowników, a według naszych analiz są oni często pomijani przy podejmowaniu decyzji i samym przeprowadzaniu transformacji. W rezultacie, korzyści z transformacji mogą okazać się nie do końca zgodne z oczekiwaniami. Ważne jest więc, żeby wszystkie zaangażowane osoby miały świadomość, czym jest RPA i jak zmieni się funkcjonowanie przedsiębiorstwa po jego implementacji. Można wtedy odpowiedzieć na przykład na często pojawiające się pytania czy roboty zagrażają istniejącym stanowiskom pracy.
Korzyści z automatyzacji i robotyzacji są niezaprzeczalne, a jej wdrożenie jest możliwe gdziekolwiek mamy do czynienia z cyfrowymi danymi. Trudno jednoznacznie powiedzieć, jaki jest zwrot z inwestycji. Efekty różnią się w zależności od procesów. Najlepsze wyniki uzyskuje się przy czynnościach, które można uruchomić w trybie wsadowym, nie wymagają podejmowania decyzji przez człowieka w trakcie trwania procesu i zawierają już elementy automatyzacji. Redukcja kosztów w takich przypadkach może przekroczyć 80%. Osiągnęliśmy takie rezultaty m.in. przy wdrożeniach przeprowadzonych we własnej organizacji. Do tej pory zautomatyzowaliśmy kilkaset procesów przy pomocy robotów w naszych centrach usług na całym świecie. Przyniosło nam to zwrot z inwestycji w ciągu zaledwie kilku miesięcy, 7-krotnie zmniejszając koszty eksploatacji. Z wdrożeń własnych oraz u klientów zewnętrznych wyciągnęliśmy pewien wniosek: to dopiero początek ewolucji robotów, a bycie pionierem w tym obszarze to wyzwanie i jednocześnie fascynująca rola.
Mariusz Mróz, Head of Automation Factory Europe, Capgemini
