Jakie wyzwania niesie cyfryzacja fiskusa i jak im sprostać?

Administracja państwowa „dedykowana” podatnikowi – firmie – przeszła metamorfozę. Co prawda podatnicy zauważyli ją, ale nie doceniają jej konsekwencji, a także nie potrafią jeszcze dostosować wewnętrznego funkcjonowania do tych zewnętrznych standardów. Tymczasem metamorfoza ta polega na tym, że fiskus inteligentnie i automatycznie kontroluje dane podatnika, wpływające elektronicznie szerokim strumieniem z departamentów finansowych, księgowości i kont bankowych. Wie o podatniku, jego transakcjach i kontrahentach więcej niż on sam. I to od razu! Podatnik zwykle jest też gorzej zinformatyzowany niż fiskus.

W odpowiedzi na zapotrzebowanie dostosowania się do nowych standardów, Klub Dyrektorów Finansowych „Dialog” przygotował program edukacyjno-doradczy Cyfrowy Fiskus. Jego celem jest wskazanie dobrych praktyk, które zarządy i firmy powinny stosować dla własnego bezpieczeństwa i wykorzystania szans rozwojowych. Tylko niektóre dotyczą po prostu naliczania podatków i innych danin. Zdecydowana większość rekomendacji dotyczy Compliance, zarządzania procesem Master Data, procesów biznesowych i dostosowania systemów IT do nowej rzeczywistości.

Cyfrowa metamorfoza fiskusa

Digitalizacja fiskusa rozpoczęła się ponad 10 lat temu. Już wówczas organy podatkowe dążyły do przeprowadzania kontroli podatkowych elektronicznie, widząc ogromny potencjał w tym rozwiązaniu. Problemem był jednak brak odpowiednich narzędzi IT. Sytuacja zmieniła się wraz z wprowadzeniem w Polsce jednolitych plików kontrolnych (JPK). Wprowadzenie jednolitego standardu raportowania pozwala fiskusowi na przeprowadzanie elektronicznych kontroli podatkowych, w szczególności kontroli krzyżowych – weryfikacji prawidłowości rozliczeń dokonanych przez obie strony transakcji. Dzięki JPK organy podatkowe mają natychmiastowy wgląd do informacji podatkowych firmy bez konieczności przeprowadzania żmudnej i niekomfortowej dla obu stron kontroli.

W celu pełnego wykorzystania danych zawartych w JPK_VAT, resort finansów powołał specjalne Centrum Kompetencyjne ds. Analiz i Planowania Administracji Skarbowej przy Izbie Administracji Skarbowej we Wrocławiu. Zajmuje się ono analizą danych przesłanych w formatach JPK. Do dyspozycji ma narzędzia informatyczne umożliwiające wykorzystanie przesyłanych przez podatników JPK do weryfikacji poprawności rozliczeń VAT. Umożliwia ono zidentyfikowanie m.in. rozbieżności w przekazywanych plikach JPK_VAT i deklaracjach złożonych za tożsamy okres, rozbieżności co do kwot jednej transakcji wykazywanej przez dwóch kontrahentów w złożonych przez nich plikach JPK, jak również przypadki wykazania faktur zakupowych wystawionych przez podmioty nieposiadające statusu czynnego podatnika VAT czy też brak wywiązania się z obowiązku złożenia pliku JPK_VAT. Raporty z wykrytymi błędami są przekazywane do urzędów skarbowych celem pogłębionej weryfikacji.

W pełni cyfrowy fiskus kontra „papierowy” podatnik

Przekazanie w ręce skarbówki takiego narzędzia jak JPK_VAT spowodowało, że firmy są kontrolowane niemal przez cały czas. Ponadto, zakres przekazywanych danych jest bardzo szeroki – podatnicy muszą raportować niemalże wszystkie transakcje. Formy pozyskiwania informacji to – oprócz JPK (JPK_VAT, JPK_SF, JPK_FA, JPK_KR, JPK_WB, JPK_MAG) – także e-sprawozdania, MDR, deklaracje CIT/TP, CBC_P, CBC-R. Ponadto obecnie charakterystyka fiskusa obejmuje też cyfryzację kontaktów (np. e-PUAP, VIES i rejestr czynnych podatników, portal podatkowy), narzędzia przetwarzania danych (np. do bardzo drobiazgowej analizy danych JPK, pozwalających fiskusowi wychwycić nawet błędną numerację faktur) czy do przeprowadzania benchmarkingów do zweryfikowania czy cen transferowe są poprawne.

Po drugiej stronie jest podatnik, który rzadko kiedy ma pod pełną kontrolą proces zarządzania danymi podstawowymi, a jeszcze rzadziej kontrolę nad porównywalnymi danymi z rożnych źródeł. W najlepszym przypadku jest on na początku drogi porządkowania i automatyzacji procesów, również tych w wyniku których powstają raporty dla fiskusa. Podatnik jest raczej nastawiony na walkę rynkową, w imię której mniej czasu poświęca na wewnętrzne uporządkowanie.

Jak uniknąć donoszenia na samego siebie?

Podatnik często sam wysyła na siebie donos do fiskusa, ponieważ nie zarządza ani danymi, które przesyła do fiskusa, ani procesami związanymi z ich pozyskaniem. Coraz boleśniej zarządy będą przekonywać się, że ryzyko kary dla firmy i osobistej odpowiedzialności wzrosło tak znacznie, że warto zająć się tą sprawą. Ilość danych, którymi dysponuje fiskus sprawia, że obecnie ma on przewagę nad podatnikiem – widzi bowiem sposób wykazania transakcji zarówno przez samego podatnika, jak i jego kontrahentów. Pozwala to na szybką identyfikację podmiotów, które nie wywiązały się z obowiązku zaraportowania transakcji.

Co więcej, pracownicy urzędów skarbowych nie muszą już przeprowadzać licznych i żmudnych kontroli w siedzibie podatnika. Mając do dyspozycji JPK_VAT znacznie łatwiej jest wytypować te przedsiębiorstwa, w których prawdopodobieństwo wykrycia błędów jest większe, a kontrola podatnika w jego siedzibie jest już tylko zwieńczeniem całego procesu. Sam resort finansów podkreśla, że zmiana modelu typowania do kontroli spowodowała wzrost efektywności. Ogranicza bowiem ilość przeprowadzanych kontroli fizycznych, a jednocześnie zwiększa liczbę podatników, których rozliczenia fiskus bierze pod lupę.

Rekomendacje dla podatników

W programie Cyfrowy Fiskus rekomendujemy, aby skupić się na dwóch rzeczach. Przede wszystkim przeanalizować co jest kluczowym tematem podatkowym w firmie i na nim się skupić. Zważyć to ryzyko i nim zarządzić. Narzędzia analityczne i kontrolne polskiego fiskusa są bardzo nowoczesne, ale niestety nieadekwatne do jakości prawa podatkowego i do praktyki urzędów, co tworzy ryzyko rozbieżności interpretacji między urzędnikiem a podatnikiem. Po drugie, podnieść jakość procesów, zarządzania danymi i raportowania w firmie, aby być dokładnie świadomym, co wysyłamy do urzędu, jaki jest to obraz firmy, czy będzie tożsamy z tym, jaki otrzyma urzędnik, gdy przeanalizuje dane, które o nas i naszych transakcjach napływają również z innych źródeł.

To jest dla firm nowa wiedza. Nie posiadają też narzędzi IT, które pomogłoby im w tym zadaniu. Dostawcy branży IT raczej samodzielnie nie będą w stanie ich przygotować. Wygląda na to, że to doradcy podatkowi szybciej opracowują i zaoferują na rynku rozwiązania IT przybliżające podatnika do poziomu zinformatyzowania fiskusa.

Iwona D. Bartczak i Bartosz Radziszewski zarządzają platformą współpracy Business Dialog www.businessdialog.pl , której częścią jest Klub Dyrektorów Finansowych „Dialog” www.kdfdialog.org.pl oraz inicjatywa Cyfrowy Fiskus www.cyfrowyfiskus.pl