Jesteśmy przede wszystkim kreatywnymi partnerami dla naszych klientów

Z Maciejem Bednarskim, Project Managerem w Clarite Polska S.A., rozmawiamy o szczegółach wdrożenia – na bazie technologii IBM – Centralnego Archiwum Dokumentów dla jednego z klientów firmy oraz funkcjonalnościach platformy IBM Business Automation Workflow.

Zbudowaliście Państwo niedawno Centralne Archiwum Dokumentów w oparciu o technologię IBM. Co spowodowało, że klient zdecydował się stworzyć takie archiwum?

Klient miał archiwa dokumentów w formie papierowej, rozmieszczone w ramach kilku działów i departamentów. Powodowało to, że dostęp do tej dokumentacji był utrudniony dla użytkowników spoza jednostki organizacyjnej, w której się one znajdowały. Dostęp do nich nie był też ani rejestrowany, ani kontrolowany. Ponadto – z racji wielu miejsc rozmieszczenia oraz liczby występujących dokumentów – wyszukiwanie konkretnych informacji było dla pracowników dość kłopotliwe.

Jakie wobec tego cele postawił przed Wami klient?

Określono cztery cele ramowe. Były to: zwiększenie dostępności dokumentów; stworzenie narzędzi do kontroli i zarządzania dostępem do dokumentów; ustalenie procedur dostępu do poszczególnych typów dokumentacji oraz usprawnienie i ułatwienie procesu wyszukiwania dokumentów.

Archiwum zorganizowaliście Państwo za pomocą platformy IBM Business Automation Workflow. Czym ona jest? I dlaczego zdecydowano się akurat na to rozwiązanie?

IBM Business Automation Workflow to zintegrowana platforma do tworzenia aplikacji przepływu pracy, która znacząco zwiększa produktywność. Aplikacje te koordynują pracę pomiędzy zadaniami wykonywanymi przez pracowników a tymi zautomatyzowanymi. Celem jest usprawnienie codziennych operacji biznesowych.

Klient dysponował już kilkoma systemami uruchomionymi właśnie na platformie IBM. Była to więc naturalna kontynuacja wykorzystania funkcjonalności IBM Business Automation Workflow w nowych obszarach działalności.

Jakie funkcje oferuje IBM Business Automation Workflow w tworzeniu przepływów pracy? Czym wyróżnia się wśród systemów klasy ECM?

Zacznijmy od tego, że platforma IBM BAW zawiera funkcjonalności IBM FileNet Content Managera. Zadaniem tego systemu jest zarządzanie cyklem życia dokumentów – od digitalizacji, przez trwałą archiwizację, aż po ich usunięcie z systemu. Umożliwia to użytkownikom skoncentrowanie się na pracy. Oferuje on niezawodność, skalowalność, wysoką dostępność i elastyczność. Ponadto IBM FileNet – jako platforma korporacyjna – umożliwia przechwytywanie, przechowywanie, zarządzanie, zabezpieczanie i przetwarzanie informacji.

Natomiast swego rodzaju podsystemem dla IBM FileNet jest IBM Business Automation Navigator. Udostępnia on narzędzia pozwalające na przeglądanie informacji przechowywanych w repozytoriach. Wyszukiwanie ich odbywa się za pomocą rozbudowanego modułu, który umożliwia budowanie template’ów wyszukiwań i dzielenie się nimi pomiędzy użytkownikami. Umożliwia także dodawanie, usuwanie, edytowanie i przeglądanie dokumentów z zachowaniem uprawnień.

Wśród najważniejszych funkcjonalności platformy IBM Business Automation Workflow wymieniłbym zaś występowanie narzędzi do modelowania procesów odwzorowujących działanie organizacji. Pozwalają one na automatyzację pewnych działań, które dotychczas musiał wykonywać człowiek, np. wysyłanie zadań do wskazanych użytkowników w celu autoryzacji czy weryfikacji przygotowanej umowy. Poza tym system zawiera narzędzia administracyjne do optymalizacji sposobu działania aplikacji, wdrażania nowych wersji i zarządzania zabezpieczeniami.

Natomiast odpowiadając na drugą część pytania, z punktu widzenia integratora, platforma ta zapewnia kompleksową obsługę wszelkich wyzwań technologicznych, jakie w obecnych czasach stawiane są przed nowoczesnymi organizacjami. W naszej opinii, w zestawieniu z pozostałymi rozwiązaniami klasy ECM, jest ona po prostu kompletna. Nie da się też przecenić wsparcia IBM w zakresie szkoleń, szybkiej reakcji na zmieniające się potrzeby użytkowników w kwestii rozbudowy platformy o nowe funkcjonalności.

Jak rozwiązanie to radzi sobie z danymi nieustrukturyzowanymi? Czy u klienta, u którego przeprowadzaliście Państwo wdrożenie, występowały tego typu rodzaje informacji?

W stworzonym przez nas systemie archiwizowanych jest ok. 130 typów dokumentów, część z nich to właśnie tego rodzaju dane. Dokumenty nieustrukturyzowane były „opisywane”, wypracowanymi wraz z klientem, zestawami metadanych. Część z nich była słownikowa czy opisowa, a część pobierana z systemów źródłowych. Sama platforma ma funkcjonalność tzw. wyszukiwania pełnotekstowego dokumentów zeskanowanych CSS.

Jak przebiegło wdrożenie?

Można powiedzieć, że podręcznikowo. Pierwszym krokiem była analiza, w której uszczegółowiono wysokopoziomowe wymagania biznesowe użytkowników. Na tym etapie użytkownicy – wraz z analitykiem Clarite – uzupełnili je oraz uszczegółowili podczas wspólnych warsztatów.

Kolejnym krokiem było przygotowanie projektu systemu, który uwzględniał wszystkie aspekty wdrożenia, takie jak m.in.: projekt infrastruktury serwerowej, repozytoriów danych, model procesów niezbędnych do obsługi archiwum, zabezpieczeń systemów i dostępów do danych w systemie czy mockupy ekranów użytkowników oraz raportów. Po potwierdzeniu z użytkownikiem każdego z zaprojektowanych elementów był on przekazywany do realizacji.

Ostatnim etapem były natomiast testy typu UAT (User Acceptance Testing) i uruchomienie produkcyjne platformy IBM.

Czy spotkaliście się Państwo z wyzwaniami podczas implementacji? Jak bardzo złożona była architektura systemu?

W zasadzie nie. Była to raczej standardowa konfiguracja poszczególnych modułów wewnątrz platformy wraz z implementacją dedykowanych funkcjonalności, które miały realizować specyficzne wymagania użytkowników, wybiegające poza standardowe funkcje. Do tego doszła integracja z systemami już funkcjonującymi u klienta, takimi jak Active Directory, czy z systemem do zarządzania majątkiem sieci energetycznej (SID).

Natomiast co do architektury systemu, to była ona bardzo złożona. Musiała uwzględniać takie wymagania, jak: wysoką wydajność – zrealizowaliśmy ją przez budowę klastra wydajnościowego zintegrowanego z posiadanym przez klienta systemem Load Balancer oraz wysoką dostępność – osiągniętą poprzez duplikację poszczególnych komponentów systemu i rozdzielenie ich na wydzielone serwery.

Środowisko na potrzeby systemu zaprojektowaliśmy na 5 serwerach wirtualnych, 4 na system oraz jeden na tzw. generator barecode’ów, który przydziela unikalne oznaczenia dokumentom wprowadzanym do systemu i archiwum.

Jakich kompetencji od integratora wymaga tego typu wdrożenie?

W przypadku każdego wdrożenia podstawową kompetencją jest zrozumienie użytkownika oraz jego problemu. Analitycy Clarite na bieżąco szkolą się w najnowszych rozwiązaniach dostarczanych przez IBM. Przy czym szkolenia te i zdobyta wiedza nie ograniczają się do suchej znajomości funkcjonalności, które integrujemy. Jesteśmy przede wszystkim kreatywnymi partnerami dla klientów.

Reszta, czyli projekt i implementacja to już w zasadzie biegłość w danym narzędziu. Nieskromnie powiem, że Clarite – jako Gold Partner IBM – posiada te kompetencje na bardzo wysokim poziomie. Jest to zresztą dostrzegane przez IBM. Wielokrotnie wskazywał klientom poszukującym integratorów rozwiązania IBM BAW w Polsce i na świecie naszą firmę.

Z jakimi wyzwaniami dla klienta wiąże się implementacja takiego narzędzia? Ile ona trwała?

Dla klienta to przede wszystkim pogodzenie się z pewnym sformalizowaniem zasad postępowania w organizacji. Pracownicy muszą bowiem zacząć działać zgodnie z pewnymi procedurami, które organizacja im narzuca. Oczywiście nie jest to związane z trudnością obsługi systemu, a raczej z tym, że wymusza on pewne działania, do których użytkownicy dotychczas się nie stosowali.

Samo wdrożenie, które trwało ok. 12 miesięcy, też wymagało zaangażowania się klienta. Na szczęście metodyka do współpracy z klientem, którą opracowaliśmy w Clarite, pozwala na minimalizację nakładów z jego strony do absolutnego minimum.

Czy wystąpiły problemy w trakcie uruchamiania systemu?

Problemy wiązały się z rozbudowaną infrastrukturą IT. Sporo czasu zajęła nam odpowiednia konfiguracja i strojenie klastrów tak, aby działały optymalnie. Integracja z działającym u klienta Load Balancerem F5 też dostarczyła nam kilku mocnych wrażeń, wynikających z faktu, że nie mieliśmy wcześniej doświadczenia z tym akurat modelem. Ale nie były to specjalnie uciążliwe bariery.

Jakie korzyści przyniosło klientowi wdrożenie Centralnego Archiwum Dokumentów?

Zwiększono dostępność dokumentów, która wcześniej była mocno utrudniona. Obecnie dokumenty są dostępne dla wszystkich użytkowników systemu. Oczywiście z zachowaniem odpowiedniego poziomu uprawnień. Wprowadzono kontrolę i zarządzanie dostępem do dokumentów, a użytkownicy nie mają fizycznego dostępu do nich. Są one w jednym ze stacjonarnych archiwów. Dzięki temu można precyzyjnie określić, do jakiego typu dokumentów poszczególne grupy mogą mieć dostęp. Co więcej, każdorazowy dostęp do każdego z nich może być rejestrowany.

Natomiast za pomocą standardowego zestawu metadanych – rozszerzonego o wspomniane przeze mnie wcześniej dedykowane oznaczenia dla każdego z typów dokumentów – zapewniono łatwą i sprawną możliwość ich wyszukiwania. Ponadto dokumentacja papierowa przechowywana jest obecnie w dedykowanych do tego celu i specjalnie wyposażonych archiwach.