Ile nowych źródeł oszczędności odkryłaby twoja organizacja, gdyby już dziś wdrożyła SAP Ariba?

Source-to-pay to cykl rozpoczynający się od odnalezienia źródła dostawy, pozyskania ofert i ich oceny, negocjacji warunków i zawarcia umowy, a kończący na płatności za dostarczone towary i usługi. Usprawniony proces zakupowy umożliwia nabycie dobrej jakości towarów po konkurencyjnej cenie, co ma bezpośredni wpływ na generowanie oszczędności, których poszukują organizacje w obliczu napływających sygnałów o zbliżającej się recesji. Przyjrzymy się roli S2P w kontekście zwiększania rentowności firmy i tego, w jaki sposób digitalizacja procurementu może wydobyć z biznesu więcej wartości.

Stale ewoluująca sytuacja rynkowa skłania kupców do korzystania z coraz bardziej zaawansowanych systemów informatycznych wspomagających procesy zakupowe. Dojrzałe przedsiębiorstwa wykorzystują ujednolicone platformy, aby zgromadzić w jednym miejscu wszystkie dane o dostawcach wraz z historią zakupów, a tym samym uniezależnić się od jednego źródła zaopatrzenia i pozyskać produkty, których jakość wykonania i poziom innowacyjności odpowiadać będzie bieżącym potrzebom organizacji.

Korzyści wynikające z automatyzacji procesu source-to-pay

Tempo zmian w otoczeniu biznesowym determinuje konieczność inwestowania w narzędzia służące do automatyzacji tych czynności, które zajmują najwięcej wysiłku i są najbardziej narażone na wystąpienie błędów ludzkich. Akceptacja dokumentów, dostaw i faktur, a także obsługa rozliczeń i zatwierdzanie płatności to przykłady zadań, które z łatwością można odwzorować z pomocą rozwiązania IT, aby zwiększyć produktywność, zredukować koszty operacyjne, wyeliminować opóźnienia i skrócić czas trwania całego cyklu zakupowego.

W pełni cyfrowe rozwiązania przechowują potężne ilości informacji, które umożliwiają przeczesywanie rynku w poszukiwaniu dostawców na podstawie takich czynników, jak dotychczasowe zamówienia, dostępność produktów, reputacja czy cena katalogowa. Ponadto narzędzia automatyzujące proces S2P zapewniają dostawcom większą ekspozycję, zaś kupującym – mniejsze ryzyko, gdyż większość decyzji zakupowych bazuje na spostrzeżeniach opartych na danych.

Wzmocnij swój łańcuch dostaw i usprawnij operacje z SAP Ariba

To właśnie dane – przetwarzane w czasie rzeczywistym i dostępne z każdego urządzenia na wyciągnięcie ręki – stają się potężnym orężem wspierającym kadrę menadżerską w podejmowaniu natychmiastowych działań zmierzających do uzyskania lepszej kontroli nad wydatkami. Ma to szczególne znaczenie z punktu widzenia współpracy międzyzespołowej, ponieważ w proces source-to-pay zaangażowani są przedstawiciele różnych działów – dyrektorzy zakupów, kupcy, menedżerowie kategorii, księgowi, specjaliści ds. kontrolingu. Stały wgląd w cały proces przyspieszy wymianę informacji i przepływy pracy pomiędzy poszczególnymi departamentami.

Wśród chmurowych rozwiązań do zarządzania procesami zakupowymi end-to-end, niekwestionowanym liderem rankingów jest SAP Ariba – kompleksowa platforma zakupowa, która przez siedem lat z rzędu figuruje w zestawieniu Gartner Magic Quadrant, klasyfikującym dostawców oprogramowania na podstawie dwóch kryteriów: kompletność wizji i zdolność do realizacji. Flagowy produkt w portfolio firmy SAP maksymalnie upraszcza realizację zamówień i monitorowanie łańcucha dostaw, a także pozwala nawiązywać trwałe partnerstwa z preferowanymi dostawcami. Dzięki spersonalizowanym, opartym na rolach pulpitach nawigacyjnych ułatwiających dostęp do najistotniejszych informacji o stanie zamówień, SAP Ariba nazywana jest „źródłem prawdy” (ang. a single source of truth) o całym cyklu życia zakupów.

Jak sprostać transformacji działu zakupów?

W dobie cyfrowej transformacji papierowy obieg dokumentów i niewykorzystane źródła oszczędności odchodzą do przeszłości. Nasze obserwacje wynikające z realizacji licznych projektów wdrożeniowych pokazały, że inwestycja w nowoczesne technologie jest najlepszym sposobem na wykorzystanie potencjału drzemiącego w przedsiębiorstwie. Z całą śmiałością mogę potwierdzić, że tak długo, jak organizacje będą pomijać proces zakupowy podczas przygotowywania planów optymalizacji działań przedsiębiorstwa, nie osiągną maksymalnej efektywności kosztowej i operacyjnej.

Pierwszym krokiem do udanego projektu wdrożeniowego jest zmiana orientacji biznesowej i pokonanie barier związanych z reorganizacją kultury w przedsiębiorstwie. Implementację rozwiązania poprzedza też szereg spotkań i warsztatów prowadzących do jasnego zdefiniowania potrzeb klienta i uzyskania kompletnego obrazu tego, jak działa dana organizacja i w jakim kierunku zmierza.

W transformacji działu zakupów rekomendowana jest autorska metodyka polegająca na wdrożeniu oprogramowania w czasie dwunastu tygodni z pomocą innowacyjnego podejścia wprowadzającego predefiniowane role projektowe oraz zasady zwinnego zarządzania projektem, które zakładają cykl składający się z sześciu dwutygodniowych sprintów. Sprint to czas, w którym praca jest dostarczana i udostępniana do ewaluacji. Wynik każdego sprintu wpływa na kolejne, dzięki czemu można utrzymać motywację zespołu i szybciej reagować na zmiany.

Podzielenie projektu na krótkie etapy daje ogromną elastyczność, pozwala skoncentrować się na spełnianiu wymagań i doskonaleniu pracy. Ponadto metodologia agile uznawana jest za podejście minimalizujące ryzyko projektowe pod warunkiem, że cały zespół realizuje czynności zgodnie z założonym harmonogramem oraz ustalonym zakresem projektu. Warto pamiętać, że kluczowymi postaciami w tym procesie są użytkownicy końcowi, dział zakupów, dział finansów, dział IT/administrator systemu i dostawca.

Apollogic wspiera przedsiębiorstwa dążące do przekształcenia procesów na każdym etapie transformacji. Oferujemy kompleksowe usługi konsultingowe, począwszy do analizy potrzeb, poprzez doradztwo w zakresie doboru odpowiedniego oprogramowania, aż do pełnego wdrożenia i szkoleń dla użytkowników końcowych. Skontaktuj się z nami, aby poznać indywidualne rekomendacje dla swojej firmy.

Tomasz Radomski, VP Apollogic, doradca klienta w zakresie cyfrowej transformacji, członek PSML oraz CIPS

tomasz.radomski@apollogic.com