CDORynek

Obowiązek e-doręczeń dla przedsiębiorców od 1 kwietnia 2025 roku – jak przygotować na to firmę?

Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce obowiązuje ustawowy wymóg korzystania z e-doręczeń, co radykalnie zmienia sposób zarządzania korespondencją w biznesie. Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, nowo rejestrowane firmy, ale też podmioty, wykonujące zawód zaufania publicznego już teraz muszą posługiwać się adresem do e-doręczeń. Z kolei dla firm zarejestrowanych w KRS przed datą 1 stycznia br., obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2025 roku. A następnie będzie stopniowo rozszerzany na kolejne grupy przedsiębiorców.

Obowiązek e-doręczeń dla przedsiębiorców od 1 kwietnia 2025 roku – jak przygotować na to firmę?

Przypomnijmy, że e-doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która zastępuje tradycyjny list polecony. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą w prosty i zgodny z prawem sposób przesyłać dokumenty – od umów, przez faktury, po wezwania i inne oficjalne pisma. Nowoczesna technologia gwarantuje nie tylko pełne potwierdzenie doręczenia, ale także najwyższe standardy ochrony danych. W erze cyfryzacji stają się one niezbędnym elementem komunikacji biznesowej, eliminując długie kolejki na poczcie i redukując koszty.

Zgodnie ze wspomnianą już ustawą o doręczeniach elektronicznych, od 1 stycznia 2025 roku nowo rejestrowani przedsiębiorcy są zobowiązani do posiadania adresu do e-doręczeń jako integralnej części procesu rejestracji działalności gospodarczej. Dla firm zarejestrowanych w KRS przed tą datą obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2025 roku, a dla przedsiębiorstw zarejestrowanych w CEIDG – 1 października 2026 roku. Przedsiębiorcy, którzy zmienią swój wpis w CEIDG od 1 lipca 2025, będą mieli również obowiązek podania danych do utworzeniu adresu do e-doręczeń we wniosku o zmianę wpisu. Co istotne, każdy podmiot wykonujący zawód zaufania publicznego, taki jak adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy czy notariusz, jest objęty tym obowiązkiem już od 1 stycznia 2025 roku.

Dlaczego warto już teraz?

Obowiązek wdrożenia e-doręczeń to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na zwiększenie efektywności operacyjnej firm. Koszty doręczeń elektronicznych są zdecydowanie niższe niż tradycyjnych przesyłek poleconych – przeciętny koszt e-doręczenia wynosi około 2,20 zł, podczas gdy nadanie listu poleconego to wydatek rzędu 9,90 zł. Dodatkowo, elektroniczna forma korespondencji eliminuje czasochłonne procesy związane z drukowaniem, pakowaniem i fizycznym dostarczaniem przesyłek. Przy liczbie dokumentów przesyłanych rocznie przez polskie firmy oszczędności mogą sięgać nawet 75% kosztów.

Nowe regulacje nie przyczyniają się jednak tylko do obniżania kosztów. E-doręczenia wprowadzają również większą transparentność i bezpieczeństwo w komunikacji. Każda przesyłka jest monitorowana od momentu nadania do chwili jej odebrania, co pozwala uniknąć zagubienia dokumentów i zapewnia pełną kontrolę nad procesem doręczenia. Jest to szczególnie istotne w kontekście korespondencji urzędowej, gdzie kluczowe znaczenie ma terminowość i możliwość potwierdzenia odbioru. Co więcej, e-doręczenia gwarantują wysoki poziom ochrony danych, minimalizując ryzyko ich utraty lub nieautoryzowanego dostępu, co jest kluczowe w obliczu rosnących zagrożeń cyberbezpieczeństwa. Wdrożenie e-doręczeń umożliwia firmom łatwe dostosowanie się do regulacji prawnych, dzięki ustandaryzowanym procedurom, które upraszczają spełnienie wymogów dotyczących komunikacji elektronicznej.

Jak przygotować firmę do e-doręczeń?

Aby dostosować się do nowych wymogów dotyczących e-doręczeń, przedsiębiorcy powinni podjąć kilka kluczowych kroków. Pierwszym z nich jest uzyskanie adresu do e-doręczeń poprzez rejestrację w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Dzięki temu firma zyskuje możliwość odbierania i wysyłania korespondencji elektronicznej w sposób zgodny z nowymi regulacjami.

Kolejnym krokiem jest wdrożenie odpowiednich narzędzi technologicznych, takich jak np. platforma oferowana przez Autenti (Autenti eDelivery), która zapewnia obsługę e-doręczeń zgodną z obowiązującymi standardami. Jednocześnie rozszerzając możliwości o komunikację poza administracją publiczną, do celów komercyjnych. Dobrym przykładem jest tu wysyłanie e-przesyłek między oddziałami lub departamentami wewnątrz firmy oraz komunikacja z klientami biznesowymi i konsumentami.

„E-doręczenia to odpowiedź na potrzeby współczesnego biznesu, gdzie czas, pewność doręczenia i zgodność z prawem mają kluczowe znaczenie. Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma musi przesłać klientowi wypowiedzenie umowy, ważne pisma procesowe lub dokumentację reklamacyjną – w takich przypadkach e-doręczenia zapewniają nie tylko błyskawiczne dostarczenie, ale także pełną zgodność z przepisami, niepodważalne dowody doręczenia, czy zawartości e-przesyłki” – wskazuje Grzegorz Wójcik, CEO Autenti.

Ważnym elementem przygotowań jest również przeszkolenie pracowników, aby zapewnić im odpowiednie kompetencje w zakresie obsługi nowych systemów oraz podnieść świadomość związaną z bezpieczeństwem cyfrowym. Te działania pozwolą firmom sprawnie przejść do cyfrowej formy komunikacji i w pełni wykorzystać jej potencjał, zwiększając efektywność i dostosowując procesy do nowoczesnych standardów.

Tagi

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *