Z Arkadiuszem Nogalskim, kierownikiem zespołu wsparcia technicznego EZD RP w NASK, rozmawiam o jednolitym, bezpłatnym systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją dla administracji publicznej, uczelni wyższych i innych instytucji sektora publicznego. Jak wygląda wdrożenie w praktyce? Dlaczego sukces w 85% zależy nie od technologii, lecz od ludzi i determinacji kierownictwa? Zapraszamy do lektury.
EZD RP to system, który wprowadza pewną rewolucję, budzi duże emocje w branży i jednocześnie ma niesamowitą skalę. To ważny projekt dla cyfryzacji kraju. Zacznijmy zatem od wyjaśnienia, czym jest EZD RP.
To aplikacja dla jednostek realizujących zadania publiczne. Służy do zarządzania dokumentacją – zarówno elektroniczną, która już praktycznie codziennie przewija się w naszym życiu, jak i papierową, która wciąż istnieje w instytucjach. W praktyce, jest to rozwiązanie, które na co dzień służy kilku tysiącom podmiotów do zarządzania informacjami przetwarzanymi w administracji publicznej.
Docelowo, system EZD RP ma dać szansę na zmianę, ucyfrowienie i szybsze realizowanie powierzanych zadań. Jednocześnie, jest to rozwiązanie połączone z najważniejszymi centrami wymiany korespondencji w Polsce, a więc e-Doręczeniami, platformą ePUAP oraz Krajowym Systemem e-Faktur. Trwają też prace nad integracją z CRU, czyli Centralnym Rejestrem Umów.
Czy to jest w pewnym sensie rewolucja?
Myślę, że tak. Zawsze brakowało w polskiej administracji systemu uszytego na miarę potrzeb tego sektora. I to niezależnie od tego, o jakiej instytucji publicznej mówimy. Szukałem takiego oprogramowania i natrafiłem na jedno z rozwiązań, które spełniało większość moich oczekiwań jako urzędnika. Razem z pracodawcą wdrożyliśmy ten system, zobaczyliśmy jego plusy i tak zaczęła się moja historia w NASK, gdzie poznałem i zacząłem wdrażać i częściowo tworzyć system EZD RP. Wdrożenie tego systemu we wszystkich jednostkach administracji publicznej w Polsce jest ogromnym wyzwaniem. Jestem jednak przekonany, że warto.
Jaka jest rola NASK w tworzeniu EZD RP?
Przede wszystkim dbamy o zgodność z prawem. Cały projekt jest zbudowany w relacji partnerskiej – każdą instytucję, która przychodzi do nas, nazywamy partnerem, ponieważ razem wdrażamy ten system. Dostajemy też wiele zgłoszeń i zbieramy najważniejsze potrzeby. Następnie staramy się przełożyć te potrzeby poszczególnych jednostek administracji publicznej na możliwości systemu teleinformatycznego. Co ważne, rozwiązanie to rozwijamy jednolicie, tak aby był to system dla wszystkich instytucji w Polsce. Nie tworzymy zatem dedykowanych funkcji pod konkretne ministerstwo, gminę czy uczelnię, ale wybieramy takie, które można wykorzystać w każdej instytucji publicznej.
Jest jednak pewne rozróżnienie – mamy usługę chmurową i on-premise. Czym się różnią?
Wersja jest nadal jedna. System EZD RP od strony aplikacji to jedno i to samo rozwiązanie, niezależnie od tego, czy zainstalujemy je na własnej infrastrukturze, czy w infrastrukturze chmurowej. Są pewne elementy, które wpływają na funkcjonalność, ale jest ich niewiele i raczej są etapem przejściowym – mam tu na myśli, przykładowo, integrację z Active Directory czy szynę danych. Na początku te funkcje trafiły do wersji on-premise, ale w najbliższych miesiącach powinny być dostępne także w modelu chmurowym.
Różnice dotyczą przede wszystkim spraw organizacyjnych. Jeżeli jednostka administracji publicznej decyduje się na usługę chmurową, to NASK wspólnie z dostawcą usług chmury decyduje, kiedy robimy aktualizacje i przerwy techniczne – oczywiście poza godzinami pracy instytucji. Natomiast przy rozwiązaniu on-premise to jednostka sama wyznacza termin, kiedy system można wyłączyć. Czasami dostajemy informację z ministerstw, że planowana godzina wyłączenia na 18 czy 19 jest dla nich trudna, bo mają ważne obrady. Są też instytucje pracujące 24 godziny na dobę i w takich przypadkach trzeba sobie zadać pytanie: czy usługa chmurowa będzie wygodniejsza, czy lepszym rozwiązaniem jest przejęcie przez instytucję odpowiedzialności za infrastrukturę i samodzielne decydowanie o przerwach. W praktyce wiele zależy m.in. od możliwości zasobów i ograniczeń kompetencyjnych w poszczególnych jednostkach.
Jakie organizacje już korzystają z systemu EZD RP?
Tych instytucji jest naprawdę dużo. Mamy ponad 3700 uruchomień produkcyjnych. Są to gminy, urzędy miast, ich jednostki podległe, przedszkola, żłobki, ministerstwa, urzędy centralne. Z EZD RP korzystają między innymi Najwyższa Izba Kontroli, Kancelaria Sejmu, Centrum Obsługi Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej i KRUS. Pełna lista jest dostępna na stronie ezdrp.gov.pl. Do tych instytucji niedawno dołączyły również uczelnie wyższe. Zakończyliśmy właśnie pilotaż na Politechnice Lubelskiej i Politechnice Wrocławskiej – obie te uczelnie z powodzeniem wdrożyły EZD RP produkcyjnie. Przy tej okazji wypracowaliśmy również dokumenty, które ułatwią pozostałym uczelniom wdrożenie.
Jak w praktyce wyglądało wdrożenie EZD RP na uczelniach? Zapewne trzeba najpierw uporządkować dokumentację…
Te porządki są bardzo ważne. Proces wdrożenia nie zaczyna się od aplikacji – choć oczywiście administratorzy muszą ją zainstalować. Tu chodzi przede wszystkim o zmianę organizacyjną. Trzeba zmienić postrzeganie systemu zarządzania dokumentacją – z tradycyjnego, papierowego na cyfrowy. Dla wielu osób, szczególnie tych, które wcześniej miały tylko pobieżne doświadczenia z cyfryzacją, może to być wyzwaniem. Pracownicy obu politechnik podkreślali, że te zmiany mentalne są kluczowe.
Drugą niezwykle ważną rzeczą jest determinacja kierownictwa. Osoba podejmująca decyzje musi naprawdę zadbać o to, żeby doprowadzić wdrożenie do końca. Co jednak ważne, jako NASK stawiamy na wdrożenia i ewolucję, nie rewolucję.
Wydaje się, że przy średniej wieku w urzędach i na uczelniach to jednak spora rewolucja…
Najistotniejszą rolę odgrywa zespół wdrożeniowy. W takim zespole powinny znaleźć się osoby, które są w stanie przeprowadzić wdrożenie zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej. Oczywiście potrzebny jest przedstawiciel IT, ale najważniejsze są osoby zajmujące się merytoryką – pracownicy kancelarii i merytoryczni.
Wdrożenie systemu EZD RP to w ponad 85% prace merytoryczno-organizacyjne. Technikalia są ważne, ale najistotniejsze są właśnie rzeczy związane z merytoryką: weryfikacja procedur, uporządkowanie dokumentacji i połączenie back-office z zewnętrznym użytkownikiem – obywatelem, urzędnikiem czy studentem.
Jakie są główne korzyści z wdrożenia EZD RP? Na podstawie pilotażu zebraliście ciekawe dane: 1317 uczestników, 11770 spraw, 6133 pism, 3124 korespondencji wychodzącej i tylko 50 zgłoszeń na helpdesk NASK. Co z tego wynika?
To prawda. Są to dane dotyczące wdrożenia EZD RP w jednej z instytucji pilotażowych i myślę, że dobrze pokazują skalę działania naszego systemu. Proszę pamiętać, że liczba pism i spraw to dwie różne rzeczy. Do każdego pisma trzeba zebrać dokumenty wewnętrzne, przygotować projekt odpowiedzi, czasem go poprawić. Są sprawy z dwoma-trzema dokumentami, ale też takie, które wymagają zgromadzenia kilkuset dokumentów.
Bardzo cenna jest dla nas liczba zgłoszeń skierowanych do zespołu helpdesk. Zgłoszenia takie trafiają najpierw do zespołu wdrożeniowego w danej instytucji, który kontaktuje się z nami dopiero wówczas, gdy nie jest w stanie rozwiązać problemu samodzielnie. Pięćdziesiąt zgłoszeń przy takiej skali spraw pokazuje, że ludzie szybko odnaleźli się w systemie.
Na jakie wsparcie ze strony NASK mogą liczyć jednostki, które decydują się na wdrożenie EZD RP?
Nasze wsparcie zaczyna się na bardzo wczesnym etapie przedwdrożeniowym. Organizujemy spotkania, odpowiadamy na pytania dotyczące m.in.: możliwości i zakresu wdrożenia systemu, wymagań związanych z wyborem ścieżki chmurowej oraz on-premise, potrzebnych kompetencji i realnych terminów. Potem przechodzimy do procesu formalnego – zbieramy informacje o administratorze, adresach IP, wybranym modelu wdrożenia.
Następnie organizujemy szkolenia dla osób technicznych. Dotyczy to głównie architektury systemu, wymagań dotyczących instalacji i np. utrzymania w modelu on-premise. Przy modelu chmurowym cała twarda administracja przechodzi na NASK i COI.
W kolejnym kroku podczas szkoleń konfigurujemy oraz uruchamiamy wersję testową systemu i uczymy użytkowników merytorycznych – zarówno stacjonarnie, podczas warsztatów organizowanych w siedzibie danej instytucji, jak i online. Publikujemy też mnóstwo materiałów edukacyjnych, takich jak: wideo, instrukcje, artykuły poradnikowe i e-learningi, które pomagają użytkownikom sprawniej wejść w nowy model działania i wykorzystać możliwości systemu EZD RP.
Po zakończeniu szkoleń organizujemy asysty produkcyjne – to dedykowane konsultacje pomocne podczas produkcyjnego uruchamiania EZD RP. Zapewniamy też pełne wsparcie powdrożeniowe – helpdesk, portal zgłoszeniowy, dedykowane szkolenia.
Dla modelu chmurowego gwarantujemy SLA: dwie godziny na rozpoznanie problemu, cztery godziny na usunięcie awarii krytycznej i sześć godzin na awarię niekrytyczną. W praktyce większość problemów rozwiązujemy proaktywnie, zanim użytkownik je zauważy.
Jednym z kluczowych zagadnień dotyczących projektów IT w sektorze administracji publicznej są dziś kwestie związane z cyberbezpieczeństwem. Jak EZD RP radzi sobie z wyzwaniami w tym obszarze?
Bezpieczeństwo jest szalenie istotne i powinno stać bardzo wysoko podczas podejmowania decyzji o modelu wdrożenia. W modelu chmurowym cały temat bezpieczeństwa i obrony przed cyberatakami leży po stronie dostawcy – NASK i COI. Dbamy o to na wielu płaszczyznach: technicznej, serwerowej, sieciowej i aplikacyjnej. Monitorujemy ruch sieciowy i pliki w tzw. sandboksach. Do usługi chmurowej nie można wejść z zewnątrz bez odpowiednich uprawnień i dostępów sieciowych.
Architektura systemu jest rozproszona – składa się z wielu niezależnych usług (logowanie, weryfikacja podpisów elektronicznych zgodna z eIDAS i wiele innych). Dzięki temu możemy skalować poszczególne komponenty bez naruszania ciągłości działania całego systemu. Monitorujemy ruch, wykrywamy anomalie, a w razie potrzeby blokujemy podejrzane aktywności, chroniąc całą chmurę. W przypadku projektów wykorzystujących infrastrukturę on-premise ta odpowiedzialność spoczywa na instytucji decydującej się na wdrożenie EZD RP w modelu lokalnym.
Jakie są wymagania techniczne, żeby wdrożyć EZD RP?
Dla modelu chmurowego próg wejścia jest stosunkowo niski – instytucja musi posiadać publiczny, stały adres IP z terytorium Polski. Wyjątkiem jest sieć OSE dla szkół oraz sieć govnet – w takich przypadkach konieczny jest imienny, służbowy adres e-mail w domenie instytucji, a także odpowiednio przygotowana stacja robocza. Wymagania względem stacji roboczej obejmują m.in. wdrożenie systemu antywirusowego oraz instalację dostarczanej przez NASK aplikacji NaskDesk, która zapewnia współpracę z podpisem elektronicznym, drukarkami i pakietem biurowym. Instytucje mogą korzystać z aplikacji Microsoft Office lub LibreOffice – oba pakiety bardzo dobrze współdziałają z EZD RP.
Dla modelu on-premise wymagania są znacznie wyższe – potrzebne są kompetencje zespołu IT zdolnego do instalacji, utrzymania, budowania klastrów wysokiej dostępności, polityki bezpieczeństwa i monitoringu. NASK szkoli administratorów i pomaga, ale odpowiedzialność za działanie całej infrastruktury niezbędnej do uruchomienia i utrzymania EZD RP spoczywa na instytucji.
Który model wdrożenia EZD RP wybrać – chmurowy czy on-premise?
System EZD RP jest dostępny zarówno dla instytucji nastawionych na wykorzystanie rozwiązań chmurowych, jak i tych, które posiadają zasoby niezbędne do wdrożenia lokalnego i chcą pełnej, bezpośredniej kontroli nad środowiskiem. Funkcjonalnie różnice są minimalne. Praktyka pokazuje, że małe instytucje zatrudniające kilkadziesiąt osób bardzo często wybierają model chmurowy, bo nie mają wystarczających kompetencji IT. Większe jednostki często zaczynają od wyboru on-premise, ale po przejściu szkoleń administracyjnych nieraz zmieniają decyzję i stawiają na SaaS EZD RP, bo tak jest dla nich łatwiej i taniej.
Obecnie około 90% jednostek korzysta z usługi chmurowej. Na wdrożenia on-premise decydują się największe instytucje. Aktualnie z EZD RP korzysta już niemal 250 tys. użytkowników z czego ok. 50 tys. w modelu on-premise.
Więcej informacji o projekcie: ezdrp.gov.pl/kpo
