Brak dojrzałych praktyk i odpowiednich specjalistów powoduje, że zarządzanie zasobami IT nie nadąża za rozwojem biznesu

Jak wynika z globalnego badania Deloitte “IT Asset Management Global Survey 2021”, nawet 84% menedżerów odpowiedzialnych za obszar infrastruktury IT przyznaje, że w ich organizacji nie ma dobrego programu ITAM (IT Asset Management), który pozwalałby na skuteczne zarządzanie zasobami IT. Okazuje się, że największą barierą w tym zakresie jest brak dojrzałości dotychczasowych praktyk ITAM i problemy z pozyskaniem odpowiednich specjalistów.

Prawie 90% respondentów wspomnianego badania jest zdania, że szybko zmieniający się biznes, regulacje i technologie sprawiają, iż trudniej jest im zwiększyć dojrzałość ITAM w organizacjach. Dużo obaw budzi także rosnąca różnorodność zasobów IT oraz wyzwania związane z zarządzaniem nimi, wynikające z infrastruktury opartej na chmurze (44%), zarządzania licencjami na procesory (38%), tzw. „shadow IT” czyli wykorzystywaniem systemów poza kontrolą IT (32%), czy zrozumienia zasad licencjonowania rdzeni i procesorów (29%). I tak, aby skutecznie zaadresować te wyzwania, ponad siedmiu na dziesięciu respondentów widzi potrzebę przeszkolenia pracowników.

Zaskoczeniem może być deklarowana w analizie dojrzałość firm w zakresie rozwoju ITAM, którego tempo w większości organizacji okazuje się być znacznie wolniejsze niż oczekiwano. Tylko 37% respondentów jest obecnie w fazie optymalizacji i zarządzania ITAM, podczas gdy aż 82% dopiero do tego aspiruje, podkreślają autorzy badania.

Główne bariery i wyzwania

Badanie wskazuje również, że brak spójnych i efektywnych procesów biznesowych związanych z ITAM stanowi największą barierę do osiągnięcia dojrzałości organizacyjnej (73%). Drugą co do wielkości barierą są zasoby ludzkie i organizacja pracy (jasny podział ról i obowiązków, przejście odpowiednich szkoleń i posiadanie właściwych umiejętności) – w badaniu czynnik ten wskazało 68% respondentów. Ponad trzy czwarte badanych dostrzega też potrzebę ciągłego rozwoju umiejętności i aktualizacji narzędzi oraz technologii ITAM.

Poza aspektami wynikającymi z rozwoju technologii, uczestnicy badania dostrzegają także inne wyzwania – koszty wprowadzania zmian, sprostanie wymogom regulacyjnym oraz zdolność organizacyjna do ich monitorowania. Aż jedna trzecia respondentów przyznaje, że nie jest zdolna o to zadbać, czytamy w raporcie.

Inwestycje w ITAM

Optymalizacja kosztów firmy jest głównym celem inwestycji w ITAM – deklaruje tak zdecydowana większość ankietowanych (74%). Wyzwanie stanowi jednak mierzenie jego efektów. W najbliższej przyszłości równie istotne powinny stać się korzyści płynące z rozwoju ITAM związane z redukcją ryzyka.

Ponad połowa respondentów uważa, że zwrot z inwestycji w ITAM można osiągnąć poprzez zmniejszenie kosztów ogólnych związanych z inwentaryzacją zasobów IT, zarządzaniem oprogramowaniem i monitorowaniem błędów. Według autorów badania, organizacje powinny rozważyć uwzględnienie następujących dodatkowych środków redukcji kosztów, które obecnie są stosowane tylko przez niewielką część respondentów: jedna trzecia osiąga oszczędności poprzez wdrożenie i utrzymanie programu zarządzania aktywami, podobny odsetek badanych regularnie przeprowadza wewnętrzne przeglądy zgodności licencji, 30% terminowo zarządza zasobami IT, a 18% zmienia przeznaczenie nieaktywnych zasobów IT.

“Przewidujemy, że bardziej postępowe organizacje będą coraz częściej uznawać ITAM za długoterminową inwestycję, która opłaca się nie tylko z perspektywy działu IT, ale całej firmy. W związku z tym inicjatywy zarządzania zasobami informatycznymi zyskają istotną rangę na najwyższych szczeblach zarządczych, by móc korzystać w pełni z jej zasobów w całej strukturze firmy” – komentuje Bartosz Zając, partner associate opowiadający za zespół Extended Enterprise w Deloitte.

Wspomniane podejście stoi w mocnym kontraście do tradycyjnego sposobu myślenia, który zakłada jednorazową, krótkoterminową naprawę. I choć nie ma wątpliwości, że wspieranie nowych technologii będzie ważnym elementem dobrze prosperującego biznesu, zaś optymalizacja kosztów główną siłą napędową tych zmian, to jednocześnie należy pamiętać, że związane z rozwojem zagrożenia (np. ryzyko w obszarze cyberbezpieczeństwa) również będą rosnąć proporcjonalnie do korzyści, wskazują twórcy analizy. Sprawia to, że kluczowe dla organizacji wydaje się wykorzystanie inwestycji ITAM także do redukcji ryzyka, a nie tylko koncentracja na redukcji kosztów.

Przywództwo i organizacja

Należy pamiętać, że ITAM to przede wszystkim ludzie zarządzający procesami z wykorzystaniem technologii. Dlatego, jak podkreślają specjaliści Deloitte, kluczowe jest zwrócenie uwagi na proces rekrutacji i zatrudnienie odpowiednich osób na różnych poziomach (zarówno wewnątrz firmy, jak i dostawców zewnętrznych).

Największym wyzwaniem zdaje się być uznanie ITAM nie tylko jako wsparcia w obszarze IT, ale jako korzyści płynącej dla całej organizacji. Firmy powinny patrzeć na ITAM całościowo, traktując technologię jako szansę dla wszystkich, nie tylko jednego działu, czytamy w badaniu.

Ogólna odpowiedzialność za ITAM spoczywa zazwyczaj na zespołach IT, ale by w pełni wykorzystać z jego benefitów, należy wpasować ten obszar w inne kluczowe zespoły. Podstawowym celem powinna być maksymalizacja wartości inwestycji technologicznych dla całej organizacji. Osiągnąć to można poprzez zarządzanie „biznesową stroną” IT, czyli współpracą ze wszystkimi kluczowymi zespołami takimi jak finanse, zaopatrzenie, zarządzanie ryzykiem oraz innymi jednostkami biznesowymi, które są organizacyjnie powiązane z IT, wskazują analitycy.

W ponad 75% badanych organizacji ostateczna odpowiedzialność spoczywa na CIO. Z infrastruktury IT czerpie jednak wiele innych działów firm, przy nieproporcjonalnym, kilkuprocentowym poziomie odpowiedzialności. Badanie pokazuje, że wspólna odpowiedzialność to kierunek przyszłości, który pomógłby dostosować specyfikę IT do szerszego wpływu ITAM na biznes.

Aspiracyjna przyszłość działów IT

Badanie pokazuje także, iż organizacje powinny koncentrować się na automatyzacji wspieranej przez odpowiedni personel ITAM oraz korzystać ze wsparcia zewnętrznego, tak by zwiększyć ich rolę do poziomów decyzyjnych.

Jak wynika z raportu, zespoły ITAM tradycyjnie wykonywały w dużej mierze pracę opartą na raportowaniu i analizie danych organizacji (zakupy, wdrożenia, wykorzystanie zasobów). W ostatnich dwóch latach dla 66% respondentów były to główne obowiązki. Niespełna jedna piąta przyznaje, że stanowi ciało doradcze i informacyjne, a tylko 15% twierdzi, że obejmują funkcje doradcze w stopniu decyzyjnym.

Obecnie, wraz z rosnącą świadomością o tym, co może przynieść ITAM organizacji, zespoły IT skupione na raportowaniu stanowią 19%. W przyszłości rola ta zmniejszy się w ciągu dwóch lat o 7%, wynika z badania. Tendencje są jednoznaczne – niemal trzy czwarte uczestników aspiruje do stanowiska doradczego z mocą decyzyjną w zakresie automatyzacji zakupów, użytkowania i wdrażania zasobów IT.

Oczekuje się, że największa zmiana nastąpi w przemyśle, energetyce oraz w sektorze usług publicznych, które obecnie wydają się mieć największe braki w tym obszarze. Dla innych branż (TMT, FMCG, finanse) wydaje się więc jasnym, że odpowiednie pozycjonowanie ITAM znacząco wpływa na wartość biznesu, a transformacja może przynieść korzyści i szanse całej organizacji, podsumowują twórcy badania.

W analizie udział wzięło 2 500 osób, z ponad 18 krajów, a co trzeci respondent był członkiem zarządu lub należał do kadry kierowniczej wyższego szczebla.