Znalezienie zaufanego partnera-integratora, który wesprze w analizie, jakie rozwiązania wybrać, podzieli się z klientem dobrymi praktykami i w kompleksowy sposób zadba o wdrożenie rozwiązań IT realnie odpowiadających na potrzeby biznesu, urasta dziś do rangi strategicznego wyzwania biznesowego. Decyzja o wyborze oferty konkretnego integratora rozwiązań IT powinna być zatem dobrze przemyślana. Czego należy więc oczekiwać dziś od integratora różnych technologii i co odróżnia tych bardzo dobrych integratorów od tych dobrych?
Cyfrowa transformacja, nabierająca jeszcze większego tempa od momentu wybuchu pandemii koronawirusa, wyraźnie skomplikowała struktury IT. Także spowodowała większe zainteresowanie tzw. biznesu, tym „co tam w tym IT wybierają”. Bo biznes potrzebuje sprawnych rozwiązań „na dzisiaj” a nie „na jutro”. Zauważalne jest także zwiększenie skali automatyzacji oraz przepływów danych wykorzystywanych na potrzeby różnego rodzaju analiz niezbędnych do budowania nowoczesnych, dynamicznych modeli biznesowych. Równie istotne stało się dobranie odpowiedniego sprzętu dla pracowników oraz wybór korzystnej formy finansowania projektów IT. W tym kontekście warto rozważyć korzystanie zamiast kupowania na własność.
Znacząco wzrosłą rola modelu cloud computing, na który już teraz organizacje przeznaczają jedną trzecią środków z budżetów na IT, a także koncepcji multicloud, która zakłada wykorzystanie w ramach jednego środowiska IT zasobów oferowanych przez różnych dostawców usług cloud computing. W tym także stworzenie tzw. chmury prywatnej. Takie podejście pozwala uniknąć nadmiernego przywiązania do jednego dostawcy chmury obliczeniowej i wspiera efektywne gospodarowanie dostępnymi środkami. Komplikuje jednak architekturę środowiska IT i podnosi wymagania w zakresie integracji wdrażanych rozwiązań. Wymaga także innych kwalifikacji od pracowników.
Inny jest też charakter projektów IT. Obecnie cechuje je wysoka dynamika zmian wynikająca z konieczności szybkiego prototypowania, reagowania na nowe realia rynku, ale także na przekształcające się modele biznesowe organizacji. Wdrożenia stają się bardziej zwinne i krótsze. To już standard, że zaangażowani się nie tylko specjaliści IT, ale także użytkownicy biznesowi. Prowadzenie projektów wdrożeniowych w takich realiach wymaga od wszystkich zaangażowanych, w tym integratora IT, innych umiejętności niż w przeszłości.
Do wyboru integratora przygotować musisz się dobrze, a nawet bardzo dobrze
Wobec wymienionych wyżej kwestii znaczenie skutecznej współpracy z integratorami staje się bardzo istotne. Wręcz czasami krytyczne.
Przypomnijmy, że główne obszary usług integracyjnych to te dotyczące infrastruktury (zarządzanie siecią, środowiskami chmurowymi, centrum danych czy bezpieczeństwem), rozwoju aplikacji oraz usług konsultingowych (integracja procesów biznesowych, oprogramowania do pracy grupowej z systemami biznesowymi czy zarządzanie cyklem życia aplikacji).
Organizacja, która szuka integratora powinna na początek odpowiedzieć sobie przynajmniej na podstawowe pytania:
- Dlaczego potrzebna jest nam współpraca z integratorem?
- Czy jesteśmy gotowi dostosować do jego rekomendacji lub propozycji zmian?
- Jakiego doświadczenia oczekuje od wybranego partnera?
- Czy integrator zrozumie czego oczekujemy po zrealizowaniu danego wdrożenia i jest w stanie nas wspierać nie tylko na poziomie dostaw i podstawowej instalacji?
- Czy integrator powinien potrafić zidentyfikować możliwe ryzyka w projekcie oraz przedstawić plan jak im przeciwdziałać?
- Czy współpraca z nim będzie przebiegać w sposób przewidywalny?
Odpowiedzi na te pytania wykorzystane muszą być do stworzenia założeń dotyczących wymagań ramowo definiujących potrzeby względem integratora rozwiązań technologicznych. Dodajmy, że na tym etapie jest doprawdy wiele aspektów, które należy rozważyć – niektórzy integratorzy np. pracują w wybranych branżach, kładą nacisk na specyficzny zestawy usług, konkretne technologie. Inni świadczą kompleksowe usługi, niezależnie od branży, której one dotyczą. Może na przykład warto rozważyć współpracę w danym projekcie z więcej niż jednym partnerem.
Można z całą pewnością stwierdzić, że integratorzy – odpowiedzialni za planowanie, wdrażanie, koordynowanie oraz zapewnienie odpowiednich usług serwisowych – są tak naprawdę spoiwem utrzymującym ją w efektywnym działaniu, zmierzającym do wykonania zaplanowanych zadań i osiągnięcia zamierzonych celów. Jaki więc zestaw cech powinien mieć dobry integrator, a jaki – bardzo dobry? Na jakie czynniki należy zwrócić szczególną uwagę przy jego wyborze?
Odpowiednie narzędzia i udokumentowana wiedza
Podstawowa kwestia to oczywiście znajomość szeregu technologii niezbędnych do osiągnięcia założonych celów, ale też posiadanie dobrych relacji z ich producentami. Duże znaczenie ma także dywersyfikacja oferty oraz kompetencji integratora. Istotna jest również znajomość aktualnych trendów technologicznych, rozwiązań integracyjnych i architektur środowisk IT oraz metodyk projektowych. Należy zatem unikać integratorów oferujących rozwiązania jedynie na podstawie pobieżnych analiz, bez wgłębiania się w mechanizmy działania i procesów w organizacji. Efekt ich pracy będzie najprawdopodobniej tani, ale niskiej wartości, nawet jeśli dysponują najlepszymi kompetencjami technologicznymi.
Ogromne znaczenie dla powodzenia projektów IT mają także praktyczne doświadczenia oraz tzw. dobre praktyki zdobyte podczas realizacji analogicznych wdrożeń uwzględniających specyfikę branżową. Osoby zaangażowane w projekt po stronie integratora – szczególnie konsultanci – powinny zatem dysponować udokumentowaną wiedzą techniczną i biznesową zdobytą podczas realizowania podobnych projektów. Mowa więc nie tylko o referencjach firmowych, ale także certyfikatach technologicznych i imiennych referencjach poszczególnych specjalistów. Jest to z pewnością jeden z elementów wyróżniających tych bardzo dobrych integratorów.
Warto też zweryfikować, czy potencjalny partner, którego ofertę analizujemy, posiada wymaganą liczbę osób do wdrożenia oraz utrzymania rozwiązania, nie tylko w pierwszym okresie po jego uruchomieniu. Dodatkowym plusem będzie także znajomość specyfiki funkcjonowania oraz potrzeb biznesowych w konkretnej branży. Bardzo dobrych integratorów cechuje nie tylko zrozumienie dla istoty działalności w poszczególnych gałęziach gospodarki, ale także doświadczenie w realizacji projektów wykraczających poza standardowe wymagania branżowe.
Inne, równie ważne kompetencje
Szeroki wachlarz odpowiednich narzędzi i udokumentowana wiedza to jednak nie wszystko. Przedstawicieli bardzo dobrego integratora powinna też cechować umiejętność być gotowym na to, że coś pójdzie nie tak – bo przecież tak mówi tzw. prawo Murphy’ego. Co więcej jego rozszerzona wersja mówi, że jeśli wiesz, że coś może pójść źle i podejmiesz stosowne środki zapobiegawcze, to… źle pójdzie coś innego.
Firma taka musi być bowiem nie tylko wyspecjalizowana w planowaniu, organizowaniu i koordynowaniu różnych procesów, ale musi także pozostawać w gotowości do poszerzania horyzontów. Zaangażowani przez bardzo dobrego integratora konsultanci powinni więc posiadać zapał do uczenia się nowych strategii i metodologii oraz szybkiego „łapania” nowych koncepcji. Ich rolą jest bowiem zrozumienie potrzeb interesariuszy, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, w ramach organizacji ich klientów. Praca ta wymaga połączenia funkcji pragmatycznego myśliciela, strategicznego planisty i zaangażowanego specjalisty od rozwiązywania problemów. Doświadczony integrator IT ma być więc nie tylko typowym wdrożeniowcem, ale partnerem w biznesie. Powinien rozumieć wyzwania, jakie stoją przed klientem i dostosowywać rozwiązania do jego potrzeb.
W pracy przy projektach integracyjnych ważne jest też krytyczne myślenie o założonych przez klienta celach. Rolą integratora jest bowiem także doradztwo w zakresie wyboru najlepszych rozwiązań oraz koncepcji technicznych i biznesowych. Zaufany partner musi z jednej strony umiejętnie przesiewać pomysły, oddzielając te przydatne od tych bezwartościowych, a z drugiej – podpowiadać nowe rozwiązania czy dobre kierunki rozwoju środowiska IT.
Z racji na szeroki zakres dzisiejszych projektów wdrożeniowych oraz fakt, że ich efekty często dotykają praktycznie wszystkich działów biznesowych, konsultanci zaangażowani do realizacji prac po stronie integratora powinni posiadać rozległe umiejętności komunikacyjne, które pozwolą porozumieć się ze wszystkimi pracownikami i pozyskać ich zaangażowanie w realizowane prace. Wreszcie, integrator powinien mieć wysokie kompetencje organizacyjne – musi choćby wiedzieć, jak właściwie ustalać priorytety.
Ostatnim z istotnych kryteriów przy wyborze potencjalnego integratora są oferowane przez niego warunki współpracy, a także elastyczność oraz otwartość na niestandardowe rozwiązania.
Przewidywalny we współpracy
Od integratora rozwiązań IT – niezależnie od tego, czy mówimy tu o warstwie oprogramowania, sprzętu, usług, czy dowolnej ich kombinacji – należy oczekiwać nie tylko znajomości technologii, nowoczesnych modeli biznesowych czy metod wdrażania, ale także umiejętności dopasowania się do potrzeb danej firmy, zaangażowania, intelektualnej bystrości oraz efektywnej komunikacji. Cechy te w dużej mierze pozwalają ocenić realną wartość biznesową wynikającą z nawiązania współpracy z konkretnym integratorem IT.
Wszystko to można też podsumować w następujących sposób: bardzo dobry Integrator powinien być przewidujący i przewidywalny we współpracy. Na bazie zebranych doświadczeń z przeprowadzonych wdrożeń powinien przedstawić klientowi możliwe ryzyka oraz plan zapobiegnia im lub zminimalizowaniu ich wpływu na projekt. A także dostarczać wiedzę, co się dzieje na świecie nie tylko w branży klienta. Wtedy obie strony będę odnosić wymierne korzyści ze współpracy.
KOMENTARZ
Im bardziej złożony projekt zamierzasz zlecić́ tym jest ważniejsze z kim go wykonasz
W czasach, gdy czarne łabędzie latają całym stadami coraz ważniejsze staje się nie tyle wybranie odpowiednich dla naszej firmy rozwiązań, a przede wszystkim partnera, z którym zostanie to zrealizowane.
W INNERGO zwracamy uwagę klientów na następujące aspekty realizacji projektu:
- Złożone projekty stają się̨ przewidywalne, gdy integrator zidentyfikuje, zrozumie i zminimalizuje ryzyka w projekcie.
- Bardzo dobry integrator różni się̨ od dobrego przewidywalnością̨ we współpracy. Dzięki doświadczeniu, posiadanej wiedzy daje większą pewność realizacji projektu w określonym czasie i budżecie.
- Im bardziej złożony projekt zamierzasz zlecić́ tym jest ważniejsze z kim go wykonasz.
- Oczekujemy, że klient jest gotowy na wprowadzenie zmian w projekcie, jeżeli przedstawiamy argumenty.
- To samo ma znaczenie przy wydawałoby się prostej dostawie komputerów czy telefonów, które mają wpływ na działanie firmy.
Nie twierdzę, że jesteśmy przygotowani w 100% na każdą okoliczność, ale jesteśmy w pełni przygotowani na to, że może ona wystąpić. Realizowane przez nas projekty nauczyły nas podejmowania decyzji, w sytuacjach, które nie dają komfortu posiadania wszystkich danych. Ważny jest jednak dialog z klientem, przedstawienie możliwych rozwiązań oraz ich wpływu na realizację projektu. Nie mniejsze znaczenie ma też bieżące monitorowanie i korygowanie decyzji, gdy pojawią się nowe okoliczności.
Trzeba pamiętać, że wszyscy funkcjonujemy w coraz bardziej złożonych i współzależnych ekosystemach biznesowych, czego najlepszym przykładem jest wpływ pandemii COVID-19 czy chociażby utknięcie kontenerowca w Kanale Sueskim na światowe łańcuchy dostaw.
Paweł Dąbroś, prezes zarządu INNERGO
