Dlaczego firmy wdrażają SAP? Wyjaśniamy na przykładach z polskiego rynku

System SAP znajduje zastosowanie w wielu firmach i instytucjach o różnej wielkości, charakterystyce i specjalizacji. Decydujące znaczenie ma tu wysoka elastyczność SAP S/4HANA i możliwość precyzyjnego dopasowania sposobu działania systemu do różnych sytuacji, potrzeb, a także skali działalności. Przybliżmy zatem doświadczenia czterech polskich firm, które dowodzą uniwersalności rozwiązania SAP.

Fenomen nowych generacji systemu SAP wynika z głębi funkcjonalności i wysokiej plastyczności rozwiązania, które można zaadaptować do potrzeb organizacji działających w każdej branży i skali. Ta elastyczność jest najbardziej widoczna w najnowszej generacji systemu, SAP S/4HANA.

System ten dysponuje m.in. szeroką gamą funkcjonalności wspierających bardzo konkretne procesy biznesowe – i to w sposób uwzględniający ich charakterystykę oraz dobre praktyki branżowe. Niezależnie jednak od dostępności wielu standardowych funkcji biznesowych, SAP S/4HANA zapewnia też szereg możliwości dostosowania, kastomizacji oraz integracji z innymi narzędziami, w tym również aplikacjami innych dostawców. Wielowarstwowa, oparta na modelu chmury obliczeniowej oraz koncepcji „clean core” architektura rozwiązania wspiera różne scenariusze użycia. Zapewnia też unikalne możliwości aktualizacji oraz rozbudowy systemu o mechanizmy oparte na sztucznej inteligencji i inne funkcje potrzebne w przyszłości. Warto przy tym dodać, że system SAP S/4HANA może być wdrożony zarówno w oparciu o środowisko publicznej chmury obliczeniowej, jak i w ramach prywatnej instancji środowiska cloud computing.

W praktyce za ocenę potrzeb organizacji, a także wybór najlepszego zestawu funkcjonalności i modelu wdrożenia odpowiadają partnerzy firmy SAP. Takim partnerem jest firma All for One. Jej polski oddział, znany początkowo pod marką Business Consulting Center (BCC), obchodzi właśnie rocznicę 30 lat działalności. Dziś zespół, który zrealizował już ponad 2 tys. projektów SAP, ma też do dyspozycji wsparcie globalnych struktur i doświadczeń grupy All for One.

Polski rynek dostarcza konkretnych przykładów, w jaki sposób firmy o złożonych operacjach wykorzystują rozwiązania SAP S/4HANA, aby osiągnąć doskonałość operacyjną. Poniżej przedstawiamy wybrane przykłady wdrożeń zrealizowanych przy udziale ekspertów firmy All for One Poland w różnych sektorach polskiej gospodarki. Każda z tych historii opowiada o innych potrzebach, ale dowodzi, że system SAP jest im w stanie w efektywny sposób sprostać.

Air bp Aramco Poland – szeroki zakres funkcjonalny i rekordowo krótki czas wdrożenia

Działająca w branży paliwowo-lotniczej spółka Air bp Aramco Poland to joint venture dwóch międzynarodowych gigantów sektora paliwowego – firm Air BP oraz Aramco. W tej strukturze spółka działa od grudnia 2022 roku. Po przeprowadzonych wówczas zmianach organizacyjnych i właścicielskich niezbędne stało się wykorzystanie nowoczesnego systemu, który zapewni wparcie dla kluczowych procesów biznesowych Air bp Aramco Poland.

Co ważne, ze względu na transformację organizacji oraz wspomniane zmiany właścicielskie nowy system był potrzebny dość szybko. Wymagający był także zakres wdrożenia – obok szerokiej funkcjonalności rozwiązania potrzebne było wdrożenie dodatkowych, mocno wyspecjalizowanych funkcjonalności i aplikacji dedykowanych. Na to nakładały się również liczne wymagania raportowe i regulacyjne.

Ostatecznie firma Air bp Aramco Poland zdecydowała się na wdrożenie systemu SAP S/4HANA Cloud Private Edition w modelu RISE with SAP. Projekt przeprowadzono w rekordowo, jak na skalę i rangę rozwiązania, krótkim czasie – od lutego 2024 roku do stycznia 2025 roku.

Wykorzystano przy tym m.in. branżowe rozwiązanie SAP IS Oil & Gas. Ze względu na specyfikę obrotu paliwami lotniczymi niezbędne było uwzględnienie niestandardowych jednostek miary i parametrów produktu m.in. do celów opodatkowania i naliczania akcyzy. W ramach prac realizowanych przez zespół All for One powstał również dedykowany kokpit menedżerski, który centralizuje informacje na temat transakcji objętych akcyzą. Rozwiązanie to spełnia m.in. wymogi polskiej ewidencji akcyzowej.

Z kolei do obsługi tankowania statków powietrznych wykorzystano aplikacje mobilne zbudowane w oparciu o platformę SAP Fiori. Ich zadaniem jest m.in. rejestrowanie w czasie rzeczywistym ilości tankowanego paliwa, co jest niezbędne do obliczenia ceny sprzedaży z uwzględnieniem akcyzy i podatku VAT.

Projekt zrealizowany w firmie Air bp Aramco Poland pokazuje, że choć system SAP S/4HANA dysponuje naprawdę bogatą funkcjonalnością, to nawet w szerokim zakresie jest możliwy do wdrożenia w krótkim, jak na realia tego typu projektów, czasie.

Szczegóły projektu na stronie.

Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne – obsługa sezonowości oraz optymalizacja łańcucha dostaw

Ciekawe są również doświadczenia Wydawnictw Szkolnych i Pedagogicznych (WSIP). Specyfika działalności tej firmy oznacza, że kluczowe procesy biznesowe muszą być realizowane w sposób zwinny i uzależniony od sezonowości. Nowe, często zmienione, podręczniki trzeba wydrukować i wysłać przed rozpoczęciem roku szkolnego.

O skali działalności tej firmy dość powiedzieć, że WSIP dostarcza 5 milionów podręczników rocznie, z czego większość wysyłek przypada na trzy letnie miesiące poprzedzające nowy rok szkolny. Kluczowe znaczenie ma tu zatem sprawna obsługa procesów produkcyjnych, a także magazynowych.

Od 2024 roku WSIP korzysta z systemu SAP S/4HANA wyposażonego dodatkowo w funkcjonalność SAP Extended Warehouse Management (EWM).  Rozwiązanie SAP EWM w kompleksowy – i dopasowany do działalności WSIP – sposób wspiera kluczowe procesy związane z obsługą procesów magazynowania, pakowania, wysyłek, zwrotów, a także rozliczeń.

W ramach projektu zrealizowanego przez All for One Poland wdrożono również mechanizmy pomagające w efektywnym funkcjonowaniu procesów, także w obliczu sezonowych pików obciążenia. Jednym z nich jest możliwość tworzenia gotowych zestawów produktów (Set) oraz ich wstępnego pakowania (Prepack). Za sprawą tego rozwiązania możliwe było kilkunastokrotnie skrócenie ścieżki kompletacji zamówień. Rozwiązanie zintegrowano z systemami przewoźników, a także z automatyką magazynową, co przyczyniło się do zmniejszenia liczby pomyłek i reklamacji. Wdrożone rozwiązania pozwoliły skrócić czas obsługi przyjęcia i wydania towaru.

Szczegóły projektu na stronie.

Polskie Elektrownie Jądrowe oraz Duna Polska – sprawne wdrożenia w modelu chmurowym

Na szybkie wdrożenie systemu SAP postawiły też Polskie Elektrownie Jądrowe oraz firma Duna Polska. Oba projekty, choć tak różne pod względem specyfiki działalności, łączy chmurowy model podejścia do wdrożenia systemu ERP.

Wspomniane organizacje zdecydowały się bowiem na wykorzystanie platformy SAP S/4HANA w modelu Public Cloud. Istotna okazała się zarówno możliwość skrócenia prac, jak również szerokiego wykorzystania standardowych funkcjonalności rozwiązania i dobrych praktyk branżowych.

Spółka Polskie Elektrownie Jądrowe, strategiczny inwestor budowy pierwszej elektrowni jądrowej, wdrożył system S/4HANA Cloud wraz z rozwiązaniem SAP SuccessFactors w zaledwie osiem miesięcy. Było to możliwe dzięki ograniczeniu zmian funkcjonalnych tylko do niezbędnego minimum, a także szerokiemu wykorzystaniu zaimplementowanych w systemie SAP praktyk i modelowych procesów biznesowych. Takie podejście okazało się szczególnie korzystne dla tej, rozwijającej się i pozbawionej bagażu rozwiązań typu legacy organizacji ze względu na możliwość wykorzystania gotowego, zaszytego w systemie SAP i sprawdzonego w praktyce modelu działania.

Natomiast firma Duna Polska wybrała chmurowe podejście do wdrożenia systemu SAP S/4HANA m.in. po to, aby uniknąć długu technologicznego, zapewnić elastyczność rozwoju oraz stały dostęp do nowych funkcjonalności i regularne aktualizacje, jednocześnie minimalizując ryzyko związane z wykorzystaniem przestarzałego oprogramowania.  Firma, która specjalizuje się w realizacji projektów drogowo-mostowych, kubaturowych oraz elektroenergetycznych, stawia bowiem na cyfrową transformację jako jeden ze sposobów na zwiększenie możliwości rozwoju biznesu w przyszłości. Podobnie jak w przypadku Polskich Elektrowni Jądrowych ważna była też możliwość wykorzystania zaszytych w systemie dobrych praktyk, a także wsparcie producenta, firmy wdrożeniowej oraz przewidywalność kosztów.

Szczegóły projektów na stronach:

ERP w chmurze – Polskie Elektrownie Jądrowe oraz Chmura publiczna SAP w Duna Polska

Powyższe przykłady pokazują, że rozwijane od przeszło czterech dekad oprogramowanie SAP w swojej najnowszej odsłonie na dobre ugruntowało swoją pozycję jako krytyczny element środowiska aplikacyjnego najbardziej wymagających organizacji biznesowych oraz kluczowych instytucji publicznych na całym świecie. Dominacja SAP jest pochodną możliwości systemu, doświadczeń producenta i partnerów SAP, a także uniwersalności SAP S/4HANA.