Grupa Raben o doświadczeniach zakończonej sukcesem relokacji do nowego data center

Największy i najbardziej złożony projekt IT, zaplanowany w Grupie Raben na 2025 rok, dotyczył przeniesienia kluczowych systemów do nowego centrum danych. Migrację połączono z modernizacją architektury sieciowej i wymianą platformy bazodanowej. Projekt został zrealizowany w ramach współpracy z NTT DATA Business Solutions.

Grupa Raben to jeden z największych operatorów logistycznych w Europie. Oferuje kompleksowe usługi transportowe, magazynowe, spedycyjne, a także usługi logistyki kontraktowej. Dysponuje infrastrukturą magazynową w 17 krajach Europy o łącznej powierzchni ponad 2 mln m kw. Struktura Grupy obejmuje ponad 160 lokalizacji.

Strategiczna współpraca przy utrzymaniu systemów biznesowych

Kluczowe znaczenie dla funkcjonowania tak rozległej organizacji – nastawionej na szybkość, skuteczność i efektywność – ma obszar IT. Od przeszło 15 lat za dostępność i niezawodność infrastruktury DC, na której hostowane są aplikacje krytyczne Grupy Raben, odpowiada NTT DATA Business Solutions (dawniej itelligence). Grupa Raben korzysta bowiem m.in. z usług Managed Services realizowanych na podstawie infrastruktury dwóch, zlokalizowanych w Polsce, centrów danych tego dostawcy.

„Korzystamy z usług w modelu Infrastructure as a Service oraz kolokacji. W ramach wieloletniej współpracy zrealizowaliśmy wiele projektów, w ramach których NTT DATA Business Solutions wspierała nas w tworzeniu środowiska dopasowanego do naszych potrzeb” – mówi Beata Woźniak, Group IT Infrastructure Director w Grupie Raben.

W praktyce, w centrach danych NTT DATA Business Solutions ulokowane zostały rozwiązania krytyczne dla operacji Grupy Raben. „W centrach danych NTT DATA utrzymujemy systemy kluczowe dla funkcjonowania naszej Grupy, wspierające zarządzanie logistyką i transportem wraz z systemami pokrewnymi. Używane są we wszystkich naszych oddziałach. Jest to dosłownie serce naszego biznesu” – podkreśla Leszek Ogończyk-Mąkowski, Group IT Infrastructure Team Leader w Grupie Raben.

Z racji specyfiki działania i znaczenia rozwiązań działających na bazie infrastruktury NTT DATA Business Solutions, musi ona spełniać wysokie wymagania w zakresie wydajności, dostępności i bezpieczeństwa. W kontekście skali działalności Grupy Raben nawet milisekunda opóźnienia jednej operacji może urosnąć do poważnego problemu technicznego.

Migracja do nowego, bezpieczniejszego centrum danych

W 2024 roku, w ramach realizacji ambitnej strategii rozwoju, po stronie NTT DATA Business Solutions zapadła decyzja o konieczności zastąpienia – istniejącego od prawie ćwierć wieku – centrum danych w Tarnowie Podgórnym. Zadecydowano o wykorzystaniu nowoczesnej infrastruktury centrum danych jednego z poznańskich dostawców. Decyzja ta wiązała się jednak z koniecznością przeniesienia zasobów i obciążeń klientów NTT DATA Business Solutions do nowej lokalizacji. Migracja ta była istotą zaawansowanego projektu, którego częścią została także Grupa Raben – jeden z największych klientów spółki.

„Naszym głównym założeniem było uruchomienie nowej, nowoczesnej i zbudowanej od podstaw, platformy zarządzania infrastrukturą. Stanowi ona fundament wielu usług, które realizujemy dla klientów. Zależało nam na wykorzystaniu naszych wieloletnich doświadczeń i wyeliminowaniu ograniczeń, które istniały we wcześniejszym środowisku. W efekcie, wszystkie elementy naszego środowiska, od warstwy dostępu po zautomatyzowane funkcje zarządzania i ochrony, zbudowano od podstaw już w nowej lokalizacji, w większości z wykorzystaniem nowego sprzętu. Ze starej lokalizacji przenieśliśmy do nowego centrum danych tylko część starszych serwerów spełniających określone wymagania” – wskazuje Paweł Bielecki, Head of Cloud Infrastructure Services Poland w NTT DATA Business Solutions.

„Migracja Grupy Raben była konsekwencją tych zmian. Mieliśmy przygotowane środowisko migracyjne i bardzo precyzyjne plany działania. Najczęściej przenosiliśmy tylko obciążenia, maszyny wirtualne, więc samego przełączenia mogliśmy dokonać przy zachowaniu pełnej dostępności i w sposób niezauważalny dla użytkowników” – dodaje. Z perspektywy Grupy Raben najważniejsze było zapewnienie sprawnego, wydajnego i nieprzerwanego działania kluczowych systemów. „Do projektu migracji staraliśmy się podejść z maksymalną rozwagą i zrozumieniem. Mieliśmy świadomość, że migracja do nowego data center przyczyni się do zwiększenia poziomu bezpieczeństwa, jakości i gwarancji dostępności usług” – zapewnia Beata Woźniak.

Obie strony miały świadomość, że będzie to złożony i czasochłonny projekt. Kluczowego znaczenia nabrała zatem kwestia należytego przygotowania prac. Pierwsze analizy rozpoczęto z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. „Informację o potrzebie przeniesienia naszych usług do nowego obiektu otrzymaliśmy, zanim określiliśmy nasze plany i budżety. Uwzględniliśmy projekt migracji w planach na kolejny rok jako jeden z priorytetów, który musiał być zrealizowany” – mówi Beata Woźniak.

Trzy miesiące planowania i analiz

Pierwsze warsztaty, analizy i prace przygotowawcze rozpoczęto na przełomie sierpnia i września 2024 roku. „Z zespołem Grupy Raben współpracowaliśmy na zasadzie regularnych warsztatów. Pierwsze trzy miesiące poświęciliśmy na prace analityczne i koncepcyjne. Przeprowadziliśmy także analizę potencjalnych ryzyk, które mogą wystąpić podczas migracji. W każdym ze wskazanych obszarów określiliśmy sposoby ograniczenia ryzyka i plany awaryjne” – wspomina Magdalena Uchman, Center Manager Global Business & Managed Services Poland w NTT DATA Business Solutions.

Ryzyka określone na etapie przygotowania projektu koncentrowały się głównie wokół zmiany topologii sieci oraz potrzeby przełączenia ruchu sieciowego. „Ryzyko niepowodzenia migracji platform wirtualnych było minimalne, ponieważ cały proces został wcześniej zweryfikowany przez zespół NTT DATA Business Solutions podczas testów i w ramach migracji innych klientów. W naszym przypadku źródłem potencjalnego ryzyka była kwestia zapewnienia ciągłości komunikacji między bazą danych i kluczowymi systemami” – mówi Leszek Ogończyk-Mąkowski.

Na tym etapie określono również konkretne wymagania względem rozwiązań sprzętowych zainstalowanych w nowym data center. „Zespół Grupy Raben postawił nam twarde warunki w zakresie wykorzystywanego sprzętu, który musiał gwarantować ciągłość działania najbardziej istotnych systemów biznesowych” – dodaje Łukasz Turek, Head of Network Department Poland w NTT DATA Business Solutions.

Co ważne, Grupa Raben niezmiennie korzysta też z usług innego, nieobjętego migracją, centrum danych NTT DATA Business Solutions, które pełni rolę ośrodka zapasowego. Istotne było zatem utrzymanie ciągłości działania oraz komunikacji między tymi ośrodkami, jak również innymi lokalizacjami. Już na etapie planowania migracji duży nacisk położono też na kwestie bezpieczeństwa i wysokiej dostępności. „Ważne dla nas było utrzymanie kluczowych wskaźników wydajności, skalowalności oraz stosowanych polityk bezpieczeństwa, które mieliśmy zagwarantowane we wcześniejszej lokalizacji. Zależało nam na zachowaniu wszystkich elementów naszej strategii zarządzania ciągłością działania włącznie z konkretnym podziałem systemów między poszczególne centra danych” – podkreśla Beata Woźniak.

Migracja jako okazja do modernizacji

Prace mające na celu przeniesienie obciążeń Grupy Raben do nowego data center musiały być również skoordynowane z migracją platformy Disaster Recovery, a więc przeniesieniem replik systemów i baz danych. Proces ten musiał zostać zrealizowany w sposób niewpływający na dostępność i aktualność danych w środowisku zapasowym.

Harmonogram prac musiał uwzględniać też charakterystykę obciążeń poszczególnych systemów, a także niezbędne kwestie wydajnościowe, tak aby migracja w trybie online nie wpłynęła na pogorszenie wskaźników SLA istotnych aplikacji. Niezbędne było zatem wypracowanie skutecznych sposobów komunikacji pomiędzy zespołami Grupy Raben oraz NTT DATA Business Solutions.

Zadecydowano jednocześnie o połączeniu prac związanych z migracją zasobów do nowego centrum danych NTT DATA Business Solutions, z optymalizacją warstwy sieciowej i modernizacją części środowiska po stronie Grupy Raben. „Zmiana architektury sieciowej była jednym z atutów, które przekonały nas do zaangażowania w prace migracyjne. Z naszej perspektywy możliwość wykorzystania nowej infrastruktury w obszarze sieci, a częściowo również pamięci masowych i serwerów, okazała się cenną zaletą migracji do nowego data center. Dodatkową wartością była też możliwość lepszego odseparowania naszej infrastruktury od rozwiązań innych klientów NTT DATA Business Solutions” – mówi Leszek Ogończyk-Mąkowski.

Nowości w nowym centrum danych

Istotą projektu było nie tylko przeniesienie infrastruktury udostępnianej klientom NTT DATA Business Solutions do nowego, wysokiej klasy centrum danych, lecz także modernizacja kluczowych elementów środowiska. „Przyjęliśmy zasadę, że do nowej lokalizacji przenosimy tylko urządzenia, które nie są starsze niż rok i mają wsparcie producenta przez co najmniej 3 kolejne (następne) lata. Oczywiście była to też okazja do wdrożenia zmian na poziomie architektury całego środowiska IT oraz poczynienia odpowiednich zakupów czy modernizacji” – podkreśla Łukasz Turek.

I tak, NTT DATA Business Solutions udostępniła klientom nowoczesne środowisko wykorzystujące koncepcję Cisco Application Centric Infrastructure (ACI). Definiowana programowo, przeznaczona dla centrów danych, platforma Cisco ACI umożliwia m.in. zwiększenie elastyczności i skalowalności warstwy sieciowej pod kątem optymalizacji działania aplikacji, ale też zautomatyzowane zarządzanie oraz nowoczesne mechanizmy bezpieczeństwa.

„Jesteśmy dostawcą niezawodnych, elastycznych i skalowalnych usług, które przewyższą potrzeby klientów dziś, ale także w przyszłości. Projekt daje nam nowe możliwości w tym zakresie” – mówi Paweł Bielecki.

Gruntownie przebudowana sieć rozległa

Przy okazji migracji środowiska Grupy Raben do nowego centrum danych NTT DATA Business Solutions możliwe było wykorzystanie nowych rozwiązań m.in. w zakresie ciągłości działania oraz optymalizacji komunikacji w ramach całego środowiska aplikacyjnego. Środowisko Grupy Raben jest bowiem rozproszone pomiędzy centrami danych zlokalizowanymi w Poznaniu i okolicach.

Zaprojektowaliśmy zupełnie nowy koncept połączeń sieciowych, który umożliwił całkowitą separację zasobów naszych klientów oraz ich usług, a jednocześnie dał możliwość szybkiej rozbudowy infrastruktury w przypadku zmian w poszczególnych segmentach sieci” – wyjaśnia Łukasz Turek. „De facto, dzięki tej operacji, klient zyskał też nowe możliwości zintegrowania szerszego środowiska, rozpiętego łącznie pomiędzy kilkoma data center” – dodaje.

Poza przeniesieniem części sprzętu i migracją oprogramowania w ramach prac uruchomiono również dedykowane łącza światłowodowe pomiędzy nowym centrum danych NTT DATA Business Solutions a głównymi lokalizacjami Grupy Raben. Dużą wagę przykładano do maksymalnego ograniczenia wpływu prac projektowych na ciągłość działania biznesu. Wyzwania w tym obszarze wiązały się także z koniecznością fizycznego przeniesienia części sprzętu sieciowego.

Do momentu zakończenia migracji warstwy sieciowej do nowego data center ruch sieciowy pomiędzy bazą danych i aplikacjami biznesowymi przebiegał przez wykorzystywane wcześniej centrum danych. Bramę sieciową przełączono dopiero w ostatnim etapie migracji. „Oznaczało to, że przez jakiś czas cały ruch sieciowy między aplikacjami i bazą danych – znajdującymi się już w nowym data center – przebiegał przez dotychczasową lokalizację. Taka organizacja była niezbędna ze względu na topologię naszej sieci, jednak nie mogliśmy z wyprzedzeniem w pełni ocenić wpływu takiej konstrukcji na wydajność aplikacji. Ryzyko było tym większe, że nasz system transportowy jest bardzo czuły na opóźnienia” – wyjaśnia Leszek Ogończyk- Mąkowski.

Ostatecznie, zespół NTT DATA Business Solutions wypracował dla Grupy Raben dedykowane rozwiązanie wykorzystujące dodatkowe, wirtualne bramy, wraz ze zmianą konfiguracji wszystkich serwerów aplikacyjnych i bazodanowych. „Takie rozwiązanie pozwoliło istotnie zmniejszyć poziom ryzyka biznesowego po naszej stronie. Jestem przekonany, że gdyby nie takie zaangażowanie zespołu NTT DATA Business Solutions, to na tym etapie nasz najbardziej krytyczny system biznesowy nie działałby stabilnie” – mówi Leszek Ogończyk-Mąkowski.

Oracle Exadata czekała w nowej lokalizacji

wykorzystanie nieuniknionego w obliczu migracji przestoju środowiska bazodanowego do wdrożenia najnowszej wersji platformy aplikacyjno-sprzętowej Oracle Exadata. Nowe rozwiązanie zostało uruchomione już w docelowym centrum danych. Kluczowe znaczenie miały tu jednak odpowiednie zaplanowanie i koordynacja prac.

Dodatkowo, prace migracyjne wymagały zgrania działań po stronie zewnętrznych dostawców, w tym m.in. kilku operatorów telekomunikacyjnych. Z jednej strony, oznaczało to zwiększenie złożoności prac, ale z drugiej – pozwoliło na zmodernizowanie aktywnych urządzeń również po stronie dostawców łączy. „Przy okazji migracji sprzętu sieciowego przeprowadziliśmy rewolucję w zakresie połączeń między naszymi centrami danych. Przełączyliśmy się z łączy zależnych od operatorów na bezpośrednie połączenia światłowodowe. Taka zmiana pozwoliła zmniejszyć opóźnienia w transmisji danych między naszymi centrami i poprawić stabilność połączeń. Nie jesteśmy zależni od operatorów” – dodaje Leszek Ogończyk-Mąkowski.

Prace nad przeniesieniem infrastruktury podzielono na – realizowane równolegle – strumienie projektowe. „Znaczącym obszarem projektowym były właśnie zmiany w obszarze infrastruktury sieciowej, gdzie poza modernizacją warstwy sieci, dochodziło wiele wątków pobocznych, a także konieczność skoordynowania prac z zewnętrznymi dostawcami. Kolejny strumień projektowy dotyczył przeniesienia, a tam, gdzie było to możliwe, wymiany serwerów na nowsze. Mówimy tu o kilku platformach różnych producentów” – twierdzi Magdalena Uchman. Co ważne, większość prac w zakresie migracji warstwy serwerowej wiązała się z przeniesieniem maszyn wirtualnych na przygotowaną wcześniej infrastrukturę w nowym data center. Prace realizowano podczas uzgodnionych z użytkownikami biznesowymi okien serwisowych, a te najpoważniejsze w weekendy. „Mieliśmy dokładnie rozpisany trzymiesięczny harmonogram zmian w rozbiciu na dni i godziny” – wspomina Magdalena Uchman.

Moment krytyczny – przełączenie do nowego centrum danych

Choć operacyjnie migracja rozpoczęła się na początku 2025 roku, to najbardziej newralgiczny okazał się ostatni, zrealizowany w kwietniu etap prac, a więc przełączenie działania do nowego data center. „Ostatniej fazy prac nie można było podzielić na części. Ten etap mógł się udać lub nie. Mieliśmy oczywiście plan wycofania zmian, który staraliśmy się dopracować w najmniejszych szczegółach. Ponadto przepięcie sieci wymagało niedostępności wszystkich systemów Grupy Raben. Gdyby zmiany na poziomie sieciowym się nie udały w zaplanowanym oknie, musielibyśmy je powtarzać” – dodaje Beata Woźniak.

Przełączenie warstwy sieciowej wiązało się z koniecznością zaplanowania ważnej przerwy w działaniu wszystkich istotnych systemów Grupy Raben. Przeprowadzenie tego etapu migracji przewidziano zatem w ramach jednego z cyklicznych okien serwisowych, odbywających się co dwa miesiące. „Zarezerwowaliśmy sobie ponad 24-godzinną niedostępność systemów. Faktycznie prace udało się zrealizować szybciej. W testy pozwalające zweryfikować prawidłowe działania systemów zaangażowani byli użytkownicy ze wszystkich oddziałów Grupy Raben. Była to największa tego typu operacja w historii naszej firmy” – mówi Leszek Ogończyk-Mąkowski.

„Ostatecznie, zgodnie z planem, poprosiliśmy kluczowych użytkowników biznesowych o potwierdzenie, że po migracji usługi IT działają zgodnie z ich oczekiwaniami” – mówi Beata Woźniak. W testach wzięło udział ponad 300 osób ze wszystkich jednostek biznesowych Grupy. Nie bez znaczenia był też fakt, że projekt migracji był objęty nadzorem prezesa zarządu, który osobiście uczestniczył w ostatniej fazie odbiorów systemów. „Przy tak ważnym projekcie kluczowe było także zaangażowanie i zrozumienie po stronie zarządu. Istotna była świadomość, że realizujemy ponadstandardowy projekt, który jest bardzo ważny z perspektywy IT, dlatego potrzebowaliśmy wsparcia biznesu oraz weryfikacji prawidłowego działania wszystkich elementów” – dodaje.

Precyzja planowania i skuteczna komunikacja

Projekt zakończył się pełnym sukcesem. „Zależało nam na tym, aby możliwie najwięcej obciążeń przenieść w sposób niewpływający na biznes. W pełni się to udało. Nie wydarzyła się żadna nieprzewidziana sytuacja, która wpłynęłaby na niedostępność platformy, która została przewidziana do migracji online” – podkreśla Leszek Ogończyk-Mąkowski.

O powodzeniu projektu zadecydowała m.in. regularna współpraca osób zaangażowanych w projekt podczas warsztatów projektowych, ale też na bieżąco, poprzez dedykowane kanały w środowisku Microsoft Teams, w tym współdzielona dokumentacja projektowa, a także precyzyjny podział ról i odpowiedzialności oraz ścisła koordynacja działań np. podczas testów. „Każdy wiedział, co się dzieje, bo był na bieżąco informowany o postępach ostatniej fazy migracji. Nie było nerwów. Dzięki temu wszystko udało się wykonać zgodnie z harmonogramem” – dodaje Leszek Ogończyk-Mąkowski.

Kluczowe znaczenie miały jednak kompleksowa analiza ryzyka i stworzenie całościowego harmonogramu prac. „Muszę podkreślić ogromną wagę precyzji planowania, skutecznej komunikacji i otwartości w naszym projekcie. Dobrze przygotowany plan to 80% sukcesu. Wspólnie przewidzieliśmy wszystkie potencjalne ryzyka i zaadresowaliśmy je. Stworzyliśmy dopracowany plan, który miał ogromne znaczenie dla powodzenia projektu” – mówi Beata Woźniak.

Na ostatnim etapie prac ujawnił się też dodatkowy efekt zaangażowania użytkowników biznesowych oraz działań mających na celu zbudowanie świadomości znaczenia projektu dla całej organizacji. „Migracja do nowego centrum danych była najważniejszym projektem IT w tym roku. Projektem, który został zrealizowany wzorowo, zarówno jeśli chodzi o nasze spojrzenie na współpracę z NTT DATA Business Solutions, jak i ocenę naszej pracy przez zarząd” – mówi Leszek Ogończyk-Mąkowski.

Nie bez znaczenia był też fakt, że po zakończeniu projektu nie wystąpiły żadne nieprzewidziane sytuacje. Zespół IT otrzymał zaś bardzo pozytywne opinie ze strony biznesu, zespołów aplikacyjnych, a także lokalnych działów IT w poszczególnych krajach. „Projekt migracji usług IT między centrami danych wymagał ogromnej precyzji, wiedzy eksperckiej, zaangażowania, doskonałej komunikacji i koordynacji, a przede wszystkim – zaufania. To właśnie zapewniła nam NTT DATA Business Solutions. Czuliśmy się bezpiecznie od pierwszych etapów planowania, aż po ostateczne wdrożenie” – podsumowuje Beata Woźniak.