Grupa TAURON powstała w wyniku konsolidacji wielu różnych podmiotów. Po fuzji rozpoczęto projekt zmiany struktury organizacyjnej. Podczas ciągłych transformacji niezbędne okazało się zapewnienie pracownikom systemu do nowoczesnej komunikacji oraz rozwiązań do pracy grupowej.
Grupa TAURON powstała w wyniku konsolidacji wielu różnych podmiotów. Po fuzji rozpoczęto projekt zmiany struktury organizacyjnej. Podczas ciągłych transformacji niezbędne okazało się zapewnienie pracownikom systemu do nowoczesnej komunikacji oraz rozwiązań do pracy grupowej. Przed połączeniem niektóre spółki wchodzące dziś w skład Grupy TAURON miały własne, lokalne rozwiązania intranetowe, inne nie korzystały w ogóle z tego typu narzędzi. Po kilku latach brak centralnego intranetu dla wszystkich spółek okazał się problemem, który utrudniał komunikację wewnętrzną. „Pracownicy i menedżerowie oczekiwali wspólnej platformy do wymiany danych i wiedzy w organizacji oraz grupowych rozwiązań do zarządzania dokumentami i współpracy” – mówi Łukasz Krause, CIO Grupy TAURON.
Praca grupowa w skali 12, różnych spółek
Efektem tak wyrażonych potrzeb biznesu było rozpoczęcie projektu. Jego głównym celem było zwiększenie efektywności pracy grupowej w Grupie TAURON. Mieli oni otrzymać dostęp do użytecznego i skutecznego systemu, wspólnego dla 12 kluczowych spółek Grupy, ale z uwzględnieniem specyfiki każdej z nich. Poprawie miała ulec funkcjonalności i użyteczności aplikacji do zarządzania treścią i pracą grupową w Grupie.
„W projekcie zdecydowano się skorzystać z doświadczeń TAURON Polska Energia, który jeszcze w roku 2009 wdrożył intranet w technologii Microsoft SharePoint. Koncentrował się on jednak głównie na zarządzaniu dokumentami i współpracy grupowej” – wyjaśnia Łukasz Krause. Wówczas też rozwiązanie to zostało udostępnione innym spółkom z Grupy TAURON, choć w dość ograniczonym zakresie – tylko witryny projektowe zespołów zadaniowych oraz narzędzia do składania sprawozdań. Do zarządzania obiegiem dokumentacji wykorzystywano zaś wiele lokalnych aplikacji, a dokumenty były przechowywane na dyskach sieciowych.
Jednym z największych wyzwań dla projektu wdrożenia intranetu było uwzględnienie struktury organizacyjnej Grupy TAURON i jej zmian, a także członkostwo pracowników w różnych jednostkach organizacyjnych oraz w wielu przedsięwzięciach w tym samym czasie. Dlatego proces projektowania Tauronetu został zaplanowany zgodnie z User Centered Design (UCD) – projektowania zorientowanego na potrzeby użytkownika.
„Jednym z największych wyzwań dla projektu wdrożenia intranetu było uwzględnienie struktury organizacyjnej Grupy TAURON i jej zmian, a także członkostwo pracowników w różnych jednostkach organizacyjnych oraz w wielu przedsięwzięciach w tym samym czasie” – wspomina Łukasz Krause. Dlatego proces projektowania Tauronetu został zaplanowany zgodnie z User Centered Design (UCD) – projektowania zorientowanego na potrzeby użytkownika. Przed rozpoczęciem prac projektowych przeprowadzono wiele analiz oraz badań z użytkownikami. Oczekiwania dotyczące Tauronetu pozyskano podczas 10 warsztatów z ok. 70 pracownikami i kadrą menadżerską, wywiadów telefonicznych oraz za pomocą ankiet, które wypełniło ok. 3000 pracowników.
Zespół projektowy i budowa 300 makiet funkcjonalnych
Przed rozpoczęciem prac dokonano analizy benchmarków, w tym zapoznano się z raportami Intranet Design Annual organizacji Nielsen Norman Group. Przy opracowaniu podejścia do personalizacji korzystano również z doświadczeń firmy z wielu różnych wcześniej używanych systemów CMS. Nadzorujący prace zespół projektowych składał się z 14 grup odpowiedzialnych za różne obszary tematyczne, w każdym zespole był jeden przedstawiciel z każdej z 12 spółek Grupy TAURON. Ich liderzy byli odpowiedzialni za akceptację każdego etapu prac.
Zespół projektowy wskazał obszary i zagadnienia do zaadresowania przez nowy Intranet. Po zebraniu przez jego członków oczekiwań, została opracowana struktura informacji intranetu. Następnie powstało ok. 300 makiet funkcjonalnych dla zwizualizowania zawartości poszczególnych stron oraz stworzono specyfikację funkcjonalną. Na tym etapie ważne było zapewnienie najlepszego dopasowania wzorców użytkowania systemu – 300 makiet – do funkcjonalności dostępnych na platformie Microsoft SharePoint. Wykonano także badanie użyteczności prototypu z użytkownikami.
Po wprowadzeniu poprawek dokumentację przekazano wykonawcy Tauronetu, który opracował techniczną specyfikację wdrożenia w technologii Microsoft SharePoint 2013. System wdrażano etapami. Po każdym etapie przeprowadzano badania z użytkownikami poszczególnych obszarów tematycznych i na podstawie wyników wdrażano poprawki. Po uruchomieniu systemu przeprowadzono badania użyteczności całego systemu.
Witryny projektów, zespołów, procesów, użytkowników…
Najważniejsze funkcjonalności Tauronetu to wspólna książka adresowa pracowników wszystkich spółek, klikalne struktury organizacyjne spółek, aktualności spółki i Grupy, narzędzia dla zarządów i rad nadzorczych oraz sprawozdawczość korporacyjna. Dużą popularnością cieszy się dostęp do dokumentów, szablonów, wniosków, banku zdjęć, regulacji wewnątrzkorporacyjnych – wspólnych dla wszystkich spółek – oraz regulacji wewnętrznych każdej z nich. „Ważne w strukturze intranetu pozostają witryny do pracy grupowej dla projektów, zespołów zadaniowych, procesów, jednostek organizacyjnych oraz narzędzie do tworzenia dowolnych rejestrów. Każdy użytkownik ma do dyspozycji swoją witrynę na dokumenty, które może udostępniać innym” – wyjaśnia Łukasz Krause.
Zespół projektowy wskazał obszary i zagadnienia do zaadresowania przez nowy Intranet. Po zebraniu przez jego członków oczekiwań, została opracowana struktura informacji intranetu. Następnie powstało ok. 300 makiet funkcjonalnych dla zwizualizowania zawartości poszczególnych stron oraz stworzono specyfikację funkcjonalną. Na tym etapie ważne było zapewnienie najlepszego dopasowania wzorców użytkowania systemu – 300 makiet – do funkcjonalności dostępnych na platformie Microsoft SharePoint.
Nowy intranet został przewidziany dla użytkowników pracujących w 270 lokalizacjach. Wykluczało to centralizację zespołów redakcyjnych. Ale nadal konieczne było odpowiednie zarządzanie informacją, aby uniknąć potencjalnego chaosu informacyjnego, wynikającego z redagowania treści przez wiele niezależnych zespołów. Dlatego też na potrzeby zarządzania tak dużym systemem opracowano dokument „Zasady funkcjonowania Tauronetu w Grupie TAURON”, który został wdrożony do stosowania we wszystkich spółkach. Celem było określenie sposobu zarządzania Tauronetem i zasad jego funkcjonowania, w tym odpowiedzialności za zawartość oraz zapewnienie standardów związanych z publikacją, dostępem i zabezpieczeniem zasobów dostępnych w Tauronecie.
Odpowiedzialność za aktualność merytoryczną
W Grupie TAURON została ustalona odpowiedzialność za aktualność merytorycznej informacji w Tauronecie – w tym dokumentów, a także określono role użytkowników w systemie dla każdego obszaru. Istotnym elementem jest fakt przeniesienia odpowiedzialności za zarządzanie uprawnieniami do witryn pracy grupowej na administratora danej witryny. Zastosowane mechanizmy zarządzania treścią pozwalają osobom zarządzającym informacją z poszczególnych komórek organizacyjnych kierować treść do użytkowników z komórek im podległych. Natomiast redaktorzy wyższych poziomów mogą promować treści, które powstają w jednostkach podległych, aby zwiększyć ich zasięg.
Efektem prac jest portal, który zapewnia pracownikom różnych spółek Grupy TAURON dostęp do różnorodnych informacji, które ich dotyczą – zarówno przygotowywanych lokalnie, jak i publikowanych w centrali. Pozwala to uniknąć zalewu zbędnymi informacjami. Jednocześnie nawigacja do sekcji merytorycznych portalu – jak np. HR, finanse, prawo – kieruje pracowników tych działów do odpowiednich obszarów współpracy, podczas gdy inni użytkownicy trafiają do obszaru publikacyjnego zawierającego artykuły i dokumenty z danej dziedziny. Tauronet stanowi jednocześnie elektroniczne miejsce pracy wspierające przechowywanie i udostępnianie dokumentów, prowadzenie spraw i projektów.
Praca grupowa w skali 16 500 użytkowników
Dziś z jednej platformy – Tauronetu – korzysta prawie 16 500 użytkowników (z ok. 25 000 wszystkich pracowników) z 14 kluczowych spółek oraz kilkuset jednostek organizacyjnych, takich jak działy, departamenty i biura, w 270 lokalizacjach. Są to głównie pracownicy biurowi, choć w wielu lokalizacjach są dostępne stanowiska z dostępem dla pracowników pracujących w terenie. Z Tauronetu korzystają specjaliści, pracownicy techniczni, inżynierowie, średni i top menedżerowie oraz członkowie zarządów i rad nadzorczych, a także firmy zewnętrzne.
„Uruchomienie Tauronetu – i rozpoczęcie korzystania z funkcjonalności do pracy grupowej również na dokumentach – pozwoliło m.in. na ograniczenie ilości e-maili z załącznikami. Obecnie trwa przegląd korzyści z projektu, który realizowany jest poprzez badanie efektywności Tauronetu. Mierzony jest np. czas na odnalezienie informacji w naszym intranecie. Wyniki zostaną porównane z danymi zebranymi przed wdrożeniem wspólnego intranetu” – podsumowuje Łukasz Krause.
