Jak korzystanie z e-Doręczeń może wpłynąć na funkcjonowanie firm

E-doręczenia stają się nie tylko wymogiem regulacyjnym, ale i strategiczną szansą dla administracji i biznesu. Podczas debaty, w której wzięli udział przedstawiciele Asseco Data Systems, do którego należy – oferująca usługi e-Doręczeń – firma Certum, Centralnego Ośrodka Informatyki, ING Banku Śląskiego i Iron Mountain rozmawialiśmy o pierwszych doświadczeniach z wdrożenia e-Doręczeń; wpisaniu tego typu rozwiązań w ideę „firmy bez papieru”; ale także planowanych przez resort cyfryzacji zmianach mających zwiększyć liczbę podmiotów korzystających aktywnie z e-Doręczeń.

Wcześniej mieliśmy debatę o e-Doręczeniach, na której byli głównie przedstawiciele administracji. Ale chciałbym dowiedzieć się jak ich wdrożenie – do czego spółki zarejestrowane w KRS zobowiązane są do 1 kwietnia br. – wygląda w firmach?

Katarzyna Smolak, expert – Facility Management, Real Estate and Facility Management, ING Bank Śląski (K.S.): Od ponad trzech lat jesteśmy użytkownikiem usługi e-Doręczeń. Od stycznia br. nastąpił jednak bardzo duży wzrost liczby korespondencji, która do nas wpływa. Jako firma z sektora finansowego również mamy obowiązek korzystania zarówno z usługi publicznej, jak i z usługi kwalifikowanej.

Czym się różnią obie usługi?

K.S.: Usługa publiczna służy do kontaktu z podmiotami publicznymi m.in. urzędami, natomiast kwalifikowana do komunikacji z innymi firmami albo klientami. Zgodnie z regulacjami klient powinien mieć możliwość wysłania do nas korespondencji za pośrednictwem systemu e-Doręczeń, a my jesteśmy zobowiązani do przyjęcia korespondencji i obsłużenia jej w skuteczny sposób. W przypadku usługi publicznej usługę świadczy Operator Wyznaczony, a dla usługi kwalifikowanej jest kilku operatorów i użytkownicy mają dowolność w ich wyborze.

Anna Durmaj, zastępca dyrektora Departamentu Kanałów Cyfrowych, Centralny Ośrodek Informatyki (A.D.): Na razie mamy jednostronną komunikację. Warto pamiętać, że można mieć adres do doręczeń tylko u jednego operatora i za jego pośrednictwem korzystać z usługi powszechnej czy dostawcy kwalifikowanego.

Jak to wygląda w przypadku przedstawicieli innych sektorów?

A.D.: Zgadza się, banki mają ten obowiązek już od 2021 roku. Ale mamy też szereg podmiotów niepublicznych wskazanych w art. 9 ustawy – m.in. przedsiębiorców wpisanych do CEIDG i KRS, a także przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Wszyscy oni mają obowiązek posiadania adresu do doręczeń oraz odbierania korespondencji.

Na razie przedsiębiorcy i podmioty niepubliczne mają obowiązek posiadania adresu do elektronicznych doręczeń. Planujemy jednak wprowadzenie zmian w ramach tzw. dużej nowelizacji do ustawy o e-Doręczeniach. Chcemy, aby została ona uchwalona jeszcze w 2025 roku.

Nowelizacja nałoży na podmioty z Art. 9 – w tym przedsiębiorców – obowiązek nie tylko posiadania adresu, ale także aktywnego korzystania z niego. Oznacza to odbiór i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną, z wszystkimi skutkami prawnymi. Tak jest dziś w przypadku podmiotów publicznych. Jeżeli coś nie zostanie doręczone w odpowiedniej formie trzeba będzie liczyć się z konsekwencjami, czyli brakiem „skutecznego doręczenia”.

To jedna z większych zmian przewidziana w projekcie nowelizacji ustawy. Wkrótce zostanie on skierowany do konsultacji. Czekamy na ostateczne poprawki. Planujemy, aby pakiet zmian legislacyjnych wszedł w życie 1 stycznia 2026. Wówczas zakończy się okres przejściowy wprowadzony ustawą z listopada 2024 roku.

Jednocześnie 1 stycznia 2026 skończy się możliwość stosowania przez podmioty publiczne platformy ePUAP. Wówczas e-Doręczenia staną się podstawową formą komunikacji między podmiotami publicznymi, ale również niepublicznymi. W tym kontekście warto wspomnieć, że już dziś mamy więcej adresów do doręczeń podmiotów publicznych w e-Doręczeniach niż skrzynek ePUAP.

Przedsiębiorcy i zawody zaufania będą mogli – w przeciwieństwie do sektora publicznego – wybrać z usługi jakiego operatora chcą korzystać. Zakładamy, że stanie się to w kwietniu. Przygotowujemy podsumowanie zmian w punktach, aby móc łatwiej przekazać założenia do wiadomości publicznej.

Mamy już prawie 970 tys. założonych adresów do doręczeń elektronicznych ADE, a od 1 stycznia zostało wysłanych ponad 8,2 mln przesyłek. Obowiązek może nie jest najlepszym rozwiązaniem, ale w przypadku podmiotów publicznych po prostu się sprawdził.

Jakich zmian oczekiwaliby operatorzy systemów e-Doręczeń – tzw. Kwalifikowani Dostawcy Usług – tacy, jak Asseco Data Systems?

Artur Miękina, dyrektor ds. sprzedaży projektowej i rozwoju e-biznesu, Asseco Data Systems (A.M.): Mam 3. główne postulaty. Po pierwsze: szeroko pojęta komunikacja. Powinna być bardziej proaktywna i zachęcająca, nie „zostało X dni na założenie ADE”, ale raczej „jeśli już masz adres, to zobacz, co możesz teraz z nim zrobić”.

Drugi postulat to interoperacyjność pomiędzy wszystkimi dostawcami, która obecnie nie istnieje, a jest niezbędna do sprawnej komunikacji w ramach systemu e-doręczeń. Ponadto na dzień 24 marca 2025 nie ma integracji pomiędzy Pocztą Polską (usługa dodatkowa) a innymi dostawcami kwalifikowanymi.

K.S.: Natomiast za wskazany błąd i niedostarczenie korespondencji w ustawowym czasie odpowiedzialnością klient może obarczyć bank.

A.M.: Drugi problem, to że w przypadku Poczty Polskiej nie można mieć wyłącznie usługi kwalifikowanej. Trzeba najpierw mieć usługę publiczną, a dopiero potem – w ramach jednego konta – przejść na zakładkę z usługą kwalifikowaną. To mechanizm, który z naszej perspektywy i ogólnie biznesu, jest dużym problemem.

Jestem też zwolennikiem podejścia, które zakłada pełne otwarcie rynku. Szczególnie z perspektywy bezpieczeństwa i swobody użytkownika. Powinna być możliwość zakładania dowolnych adresów do doręczeń dla dowolnych podmiotów. Obecnie teoretycznie mamy otwarty rynek, ale technologicznie – w wielu miejscach, np. na biznes.gov.pl – nie ma możliwości wyboru dostawcy usługi e-doręczeń.

Paweł Michalski, Solutions Architect, Iron Mountain (P.M.): Jako przedsiębiorca, widzimy dwa obszary, w których poruszamy się, jeśli chodzi o e-Doręczenia. Po pierwsze jako użytkownik ADE, a po drugie jako podmiot, który – współpracując z Asseco Data Systems – świadczy usługi ADE w ramach rozwiązań dla naszych klientów.

Jeśli chodzi o uwolnienie rynku, to widzimy tu ogromną szansę na usprawnienie procesów naszych klientów i realne oszczędności choćby z tytułu braku konieczności wysyłania tradycyjnych listów poleconych.

W jaki sposób chcecie usprawniać procesy u swoich klientów dzięki e-Doręczeniom?

P.M.: Wspieramy klientów w obszarze kancelaryjnym i obiegu dokumentów. Chcemy, aby nasi klienci mogli zarządzać wszystkimi sprawami za pośrednictwem jednej platformy. Chcielibyśmy też, aby odpowiedź na wiadomość otrzymaną przez e-Doręczenia mogła zostać wysłana przez ten sam kanał. Powinny one być głównym kanałem komunikacji. Tym bardziej, że są ekologiczne, minimalizują ilość papieru.

A.M.: System e-Doręczeń powinien działać, jak podpis elektroniczny albo pieczęć elektroniczna – usługa zintegrowana z systemem użytkownika. Osobny interfejs, portal, logowania, formularze nie są potrzebne. Tak działa usługa Certum w oferowanej przez nas wersji Enterprise. Taka usługa mogłaby działać bezpośrednio w koncie bankowym jako kolejna funkcjonalność, a nie osobny proces.

P.M.: Popatrzmy też na komunikację z obywatelami czy np. klientami banków. Możliwość wyszukiwania ich adresu ADE powinna być natywną funkcją systemu. Dlaczego bank miałby wysyłać list polecony, skoro może skorzystać z e-Doręczeń?

A.D.: Pojawia się jednak pytanie czy każdy obywatel chciałby, aby jego adres do e-Doręczeń był widoczny w wyszukiwarce? Czy obywatel chce, aby ktoś inny – np. jego sąsiad – mógł go wyszukać? W tej bazie znajdują się także inne dane, w tym tradycyjny adres do korespondencji. Dlatego na tym etapie jest to zablokowane.

A.M.: Powinni jednak móc to robić przedsiębiorcy. Często pytają nas, czy mogą bezpośrednio się podłączyć do Bazy Adresów Elektronicznych BAE, aby móc sprawdzić dane klienta.

Banki wspominają, że mają problem z brakiem możliwości identyfikacji odbiorcy tylko po imieniu i nazwisku oraz adresie.

A.M.: To jest ogromny problem. Ale nie powinniśmy iść w kierunku dokładania kolejnych danych identyfikujących. Powinniśmy dążyć do sytuacji, w której przedsiębiorca może traktować BAE tak samo, jak np. rejestr PESEL – zapytać czy adres ADE istnieje i jest aktywny. Trzeba potraktować tę bazę jako referencyjną. Adres ADE jest bowiem unikalny i przypisany do konkretnej osoby fizycznej lub podmiotu gospodarczego.

K.S.: Tymczasem dziś zdarza się, że otrzymując korespondencję od osoby fizycznej nie mamy 100% pewności kto ją wysłał, bo nie ma jednoznacznego identyfikatora nadawcy

A.D.: Czyli potrzebna byłaby usługa, która weryfikuje zestaw danych i odpowiada: „tak, numer PESEL i skrzynka ADE dotyczy tej samej osoby”?

A.M.: To byłoby dobre rozwiązanie. Moim zdaniem trzeba też ujednolicić dane, które powinny się znajdować w dowodach doręczeń. Na razie każdy robi to po swojemu umieszczając rożne dane. Nie ma jednolitego podejścia.

A.D.: Adres ADE jest od 1 stycznia 2025 roku widoczny w CEiDG, jak i w KRS.A.M.: I właśnie ADE promowałbym jako identyfikator jednoznacznie określający adresata i odbiorcę elektronicznych doręczeń.

Na jakie problemy z e-Doręczeniami zwrócił uwagę Związek Banków Polskich w liście do Ministerstwa Cyfryzacji?

K.S.: Jednym z głównych powodów, dla których Związek Banków Polskich skierował pismo do Ministerstwa Cyfryzacji był właśnie brak identyfikatora, który pozwalałby bankowi, jako odbiorcy zidentyfikować nadawcę. Obecnie mamy tylko adres ADE, ale nie mamy wyszukiwarki, która pozwalałaby potwierdzić tożsamość osoby, która do nas pisze.

Jako ING jesteśmy bankiem mocno zdigitalizowanym i jesteśmy zwolennikami rozwiązań cyfrowych. Ale system e-Doręczeń musi być stabilny, aby usterki nie wpływały na nasze relacje z klientami ani nie narażały nas na konsekwencje wobec podmiotów publicznych, do których korespondencja dotarła z opóźnieniem. Czasami korespondencja przychodzi do nas zbyt późno, już po terminie odpowiedzi, albo zostaje nam bardzo mało czasu na reakcję.

A.M.: To pokazuje potrzebę jasnych SLA dla całego rynku. Klienta banku nie interesuje, że była awaria po stronie któregoś z operatorów. Dla niego kluczowe jest to, że nie otrzymał korespondencji. Musimy wspólnie uzgodnić podstawowe zasady i każdy z dostawców musi wziąć na siebie część odpowiedzialności w ramach wspólnego SLA.

Na razie komunikacja skupiała się na obowiązku i korzyściach dla podmiotów publicznych. Ale sukces tej usługi zależy od tego, czy zadziała to także między podmiotami niepublicznymi.

A.D.: Musimy jasno pokazać, co przedsiębiorca może załatwić przez e-Doręczenia, co zyska, jakie procesy może uprościć. Zwłaszcza że przy wielu czynnościach nadal wymagane jest zwrotne potwierdzenie nadania listu poleconego. e-Doręczenia mogą to zastąpić.

A.M.: Dla mnie e-Doręczenia to nie jest tylko zastąpienie listu poleconego, lecz w ogóle zastąpienie listu jako takiego. Tym bardziej, że koszt korzystania z tej usługi jest niższy niż wysłanie zwykłego listu, nie wspominając o poleconym.

W naszej firmie bardzo zależy nam na podkreślaniu transgraniczności e-Doręczeń. Jest mnóstwo transakcji biznesowych realizowanych pomiędzy firmami z innych krajów. Ten segment e-Doręczeń będzie się dynamicznie rozwijać.

Jeśli chcemy mówić językiem korzyści o wykorzystaniu e-Doręczeń, to co dokładnie miałby zyskać bank, gdyby wszystko działało tak, jak powinno? Byłaby pełna identyfikacja nadawcy, sprawna komunikacja pomiędzy różnymi systemami operatorami…

K.S.: Dla nas podstawową korzyścią byłaby rezygnacja z innych kanałów w korespondencji z podmiotami publicznymi. System e-Doręczeń skupiałby całą komunikację. Z naszego punktu widzenia byłaby to ogromna zaleta. Sam proces przygotowania korespondencji stałby się szybki, automatyczny.

Dziś kanały są rozproszone. Różne instytucje używają różnych narzędzi. Skonsolidowanie tego w jednym miejscu to realna wartość dla naszego banku. Aby jednak to zadziałało, cała gospodarka musi przejść na model cyfrowy. Dziś – mimo że wiele podmiotów publicznych ma już obowiązek korzystania z e-Doręczeń – nadal otrzymujemy pisma innymi kanałami. Dopóki więc usługa ta nie będzie wdrożona w 100%, nie osiągniemy efektu skali.

P.M.: My widzimy dużą wartość dodaną w tym, że gdy nasi klienci pomimo, że mają już własne platformy do komunikacji, to e-Doręczenia wprowadzają element tzw. zaufanej trzeciej strony. To oznacza bowiem pełen nadzór nad przesyłkami i dowodami ich doręczenia z udziałem kwalifikowanego dostawcy, audytowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji.

To buduje równość stron, niezaprzeczalność dowodów, integralność korespondencji. Do tego dochodzą wspomniane niskie koszty, niższe niż tradycyjna poczta, szybszy czas reakcji i nieporównywalnie lepsza dostępność. Można odpowiedzieć na wiadomość z dowolnego miejsca na świecie.

Ogromną wartością e-Doręczeń są: transparentność, bezpieczeństwo, oszczędność i szybki czas reakcji.

Transgraniczność też zaczyna odgrywać coraz większą rolę?

P.M.: Tak. Widzimy duży potencjał w usprawnieniu komunikacji naszych klientów, którzy prowadzą działalność na poziomie międzynarodowym. To może naprawdę wiele zmienić – zarówno w naszej organizacji, jak i u naszych partnerów.

Czy banki też zamierzają wykorzystywać e-Doręczenia w komunikacji transgranicznej?

K.S.: Zdecydowanie tak. Czekamy na rozwój rynku i odpowiednie standardy.

A.D.: Przepisy wskazują, że od 1 stycznia 2025 można stosować komunikację transgraniczną. Usługi zostały udostępnione, teraz czekamy na pierwszych integratorów. Oprócz udostępniania usługi potrzebny jest też integrator po drugiej stronie, aby móc się skomunikować.

A.M.: Mamy własny pomysł na interoperacyjność transgraniczną. Myślę, że w niedługim czasie pojawią się pierwsze informacje o naszych usługach e-Doręczeń w korespondencji międzynarodowej.

Czy banki mogłyby zakładać adresy ADE klientom?

A.M.: To byłoby logiczne. To też rozwiązywałoby problem identyfikacji nadawcy.

P.M.: To miałoby sens. Klient zweryfikowany przez bank to klient realnie zidentyfikowany.

A.D.: Obecnie nie ma podstawy prawnej, aby zakładać skrzynki przez banki.

A.M.: Bank mógłby być tylko pośrednikiem, czyli udostępniać dane logowania, ale nie sam proces zakładania ADE, który realizowałby KDU. Wymagałoby to nowego podejścia, ale takie rozwiązanie przyniosłoby wiele korzyści. Asseco jest otwarte na takie rozwiązanie.

K.S.: Myślę, że jest to temat, który wymaga pogłębionej analizy.

Mówiliśmy o języku korzyści, którymi można by przekonać przedsiębiorców do tego, aby aktywnie korzystali z e-Doręczeń. Jak byście ich zachęcili?

A.M.: Mam jeden, ważny argument związany z wejście w życie dyrektywy NIS2. W ramach procesów jej wdrożenia państwa członkowskie będą zachęcały podmioty objęte dyrektywą do korzystania z szeroko pojętych, kwalifikowanych usług zaufania. Oczekiwałbym, aby transpozycja tej dyrektywy do polskiej Ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa – a jest jeszcze na to czas – zawierała właśnie fragment dotyczący e-Doręczeń.

Patrząc dziś na geopolitykę, cyberbezpieczeństwo i kwestie funkcjonowania kluczowych dostawców – a w wielu przypadkach dotykamy naprawdę krytycznych procesów – powinniśmy uświadamiać przedsiębiorcom, że korzystanie z e-Doręczeń jest w ich interesie. Jest to forma ochrony przed cyberatakami.

Warto przy tym zaznaczyć, że usługi kwalifikowane są nadzorowane przez Ministerstwo Cyfryzacji. Korzystając z nich mamy zaadresowanych szereg ryzyk, a także obowiązków wynikających z dyrektywy NIS2 i wielu, innych przepisów.

Każdy podmiot może być celem ataku. I choć nikomu tego nie życzymy, warto wzmacniać poziom naszej cyberochrony.

Czy Ministerstwo Cyfryzacji planuje działania zachęcające przedsiębiorców do korzystania z e-Doręczeń?

A.D.: Wszystkie argumenty – szybkość czy prostota – są istotne. Ale dla podmiotów niepublicznych najważniejszy będzie właśnie aspekt bezpieczeństwa. Mało się o tym mówi, ale ta usługa jest naprawdę bezpieczna. Regulowana przez normy ETSI, objęta kwalifikacją, dobrze chroniona.

To „trudna” usługa jeśli chodzi o integrację w dużych firmach, ale ta trudność wynika właśnie z aspektów cyberbezpieczeństwa i zgodności z normami unijnymi. Ten właśnie aspekt, moim zdaniem, będzie kluczowym argumentem, który przekona podmioty publiczne i prywatne.