Nadchodzące miesiące będą dla wielu firm w Polsce testem gotowości cyfrowej. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 wymusi nie tylko zmiany techniczne, lecz także reorganizację procesów finansowych, księgowych i podatkowych. W przedsiębiorstwach korzystających z systemów SAP – a więc w większości dużych organizacji – przygotowanie do KSeF staje się jednym z najważniejszych projektów technologiczno-biznesowych ostatnich lat.
KSeF to centralny system administracji skarbowej, w którym wystawia się, odbiera i przechowuje faktury w jednolitym formacie XML. To nie tylko narzędzie do wymiany dokumentów z fiskusem, lecz fundament nowego modelu ewidencji i raportowania. Od momentu prawidłowego przesłania faktury do KSeF uznaje się ją za wystawioną. Natomiast fakturę uznaje się za otrzymaną w momencie przydzielenia jej numeru KSeF. Zmienia się więc sam rytm obiegu finansowego w firmach – termin płatności faktury będzie liczony od jej akceptacji w systemie KSeF, a nie momentu, w którym podatnik faktycznie ją z KSeF pobierze.
Nowy model upraszcza procesy, ale też odbiera przedsiębiorstwom część kontroli nad momentem „formalnego” wystawienia dokumentu. Dlatego przygotowanie do integracji z KSeF wymaga przemyślanej strategii – zarówno od strony systemowej, jak i proceduralnej.
Dwa tryby komunikacji – jedno wyzwanie dla ERP
Ministerstwo Finansów przewidziało dwa tryby komunikacji z KSeF – standardowy online oraz tryby offline, w tym tryb offline24 (umożliwiający wystawienie faktur w przypadku problemów z KSeF po stronie podatnika), niedostępność KSeF (np. w przypadku prac serwisowych w KSeF) oraz tryb awaryjny KSeF (na wypadek awarii KSeF). Dla firm oznacza to konieczność wdrożenia elastycznego rozwiązania, które zapewni ciągłość działania w każdym scenariuszu.
KSeF to nie tylko narzędzie do wymiany dokumentów z fiskusem, lecz fundament nowego modelu ewidencji i raportowania. Od momentu prawidłowego przesłania faktury do KSeF uznaje się ją za wystawioną. Natomiast fakturę uznaje się za otrzymaną w momencie przydzielenia jej numeru KSeF. Zmienia się więc sam rytm obiegu finansowego w firmach.
System SAP oferuje w tym zakresie kilka możliwości. Integracja może być realizowana z wykorzystaniem standardowych komponentów, takich jak SAP Document and Reporting Compliance, bądź przy użyciu dedykowanych narzędzi partnerskich. Kluczowe jest jednak nie samo narzędzie, ale prawidłowe mapowanie danych z SAP do struktury XML zgodnej z wymogami KSeF – to od tego zależy bezbłędne przesyłanie i walidacja dokumentów.
Faktura w XML zamiast PDF – zmiana nie tylko technologiczna
Wraz z KSeF co do zasady znika możliwość bezpośredniej wysyłki faktury do kontrahenta krajowego. System sam pełni rolę pośrednika, a faktura w formacie XML staje się jedynym wiążącym dokumentem. Wizualizacje faktur, najczęściej udostępniane w formacie PDF i opatrzone odpowiednim kodem oraz numerem KSeF, dla kontrahentów krajowych mają jedynie funkcję pomocniczą,
Dla organizacji to duża zmiana kulturowa. Przez lata faktura była procesowana jako fizyczny dokument (papierowy) bądź elektroniczny np. w formacie PDF często przesyłany e-mailem, odczytywany za pomocą OCR i następnie przekazywany do akceptacji w systemach workflow. Teraz proces ten ulega pełnej automatyzacji – system ERP komunikuje się bezpośrednio z KSeF, a dane są przekazywane w ustandaryzowanej strukturze. Efektem jest znaczne ograniczenie błędów i większa przejrzystość w obiegu informacji.
Standaryzacja, automatyzacja i koniec OCR
Największą wartością KSeF jest standaryzacja. Dane zawarte w strukturze XML mogą być automatycznie przetwarzane przez systemy finansowo-księgowe. Znika potrzeba stosowania technologii OCR, które przez lata służyły do „odczytywania” treści faktur PDF. Dla przedsiębiorstw oznacza to nie tylko eliminację kosztów licencji, lecz także mniejszą liczbę błędów i korekt.
W praktyce KSeF nie zastąpi wszystkich procesów księgowych, ale je uspójni i przyspieszy. Dla wielu organizacji będzie to impuls do pełnej digitalizacji, jednak samo wprowadzenie systemu nie spowoduje automatycznego zniknięcia papieru z biur.
KSeF otwiera również drogę do automatyzacji kontroli krzyżowych i analiz podatkowych. Stały dostęp do kompletnych, ustrukturyzowanych danych pozwoli w przyszłości budować bardziej zaawansowane rozwiązania analityczne – od automatycznego dopasowywania płatności po raportowanie VAT w czasie rzeczywistym.
Co KSeF zmienia w praktyce biznesowej
KSeF nie wpływa bezpośrednio na łańcuch dostaw czy procesy zakupowe. Zamówienia, awiza i potwierdzenia dostaw nadal będą funkcjonować w dotychczasowych systemach, np. EDI. Nowy obowiązek dotyczy wyłącznie dokumentów potransakcyjnych – faktur. Jednak to właśnie faktury i terminowe ich procesowanie decydują o płynności finansowej i wiarygodności rozliczeń.
W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji wielu wewnętrznych procedur – od momentu księgowania po monitorowanie terminów płatności. Warto pamiętać, że zgodnie z nowymi zasadami, faktura staje się wiążąca dla kontrahenta nie w chwili jej faktycznego pobrania z KSeF, ale w momencie jej przyjęcia przez KSeF. To przesunięcie ma realny wpływ na zarządzanie należnościami i zobowiązaniami.
Warto pamiętać także, że choć KSeF wprowadza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie elektronicznym, to nie eliminuje całkowicie papieru z obiegu księgowego. Firmy nadal mogą – i często będą musiały – procesować część dokumentów w formie tradycyjnej, np. faktury od kontrahentów zagranicznych, bilety czy paragony za przejazdu autostradą, a także w okresie przejściowym (faktury z kas fiskalnych, faktury uproszczone, czy faktury od kontrahentów, którzy jeszcze nie wdrożyli KSeF).
Wdrożenie KSeF w środowisku SAP wymaga kilku etapów: analizy procesów, aktualizacji systemu do wersji obsługującej nowe funkcjonalności, konfiguracji interfejsów komunikacyjnych oraz testów integracyjnych. Dodatkowym wyzwaniem jest zgodność z bieżącymi wersjami schem, które są aktualizowane przez Ministerstwo Finansów.
W praktyce KSeF nie zastąpi wszystkich procesów księgowych, ale je uspójni i przyspieszy. Dla wielu organizacji będzie to impuls do pełnej digitalizacji, jednak samo wprowadzenie systemu nie spowoduje automatycznego zniknięcia papieru z biur.
Jak przygotować system SAP do integracji z KSeF
Wdrożenie KSeF w środowisku SAP wymaga kilku etapów: analizy procesów, aktualizacji systemu do wersji obsługującej nowe funkcjonalności, konfiguracji interfejsów komunikacyjnych oraz testów integracyjnych. Dodatkowym wyzwaniem jest zgodność z bieżącymi wersjami schem, które są aktualizowane przez Ministerstwo Finansów (aktualnie obowiązująca jest trzecia wersja schemy).
Nie można też zapominać o kwestii uprawnień. KSeF wprowadza nowy model autoryzacji użytkowników, oparty na certyfikatach i pełnomocnictwach. W dużych organizacjach, gdzie wystawianie faktur odbywa się w wielu jednostkach, prawidłowe zaprojektowanie tej struktury jest kluczowe dla bezpieczeństwa i płynności procesu.
Wdrożenie integracji SAP z KSeF wiąże się z kosztami – zwłaszcza w dużych grupach kapitałowych, gdzie konieczna jest koordynacja wielu spółek i środowisk IT. Jednak inwestycja ta szybko przynosi wymierne efekty – automatyzację obiegu dokumentów, krótszy czas księgowania, redukcję błędów oraz niższe ryzyko sankcji podatkowych.
Dodatkową korzyścią jest wzrost jakości danych finansowych. Spójny format XML i centralne przechowywanie dokumentów w KSeF ułatwiają kontrolę nad procesami i ograniczają ryzyko rozbieżności między systemami. W dłuższej perspektywie może to przełożyć się na bardziej precyzyjne raportowanie, szybsze zamknięcia okresów i łatwiejsze audyty.
Ostatni moment na działanie
Możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF istnieje od 2022 roku, jednak niewielu podatników faktycznie z niej skorzystało. Według danych MF podmiotów, które dobrowolnie wystawiły faktury w KSeF było nieco ponad 7 tysięcy (stan na październik 2025).
Tymczasem wdrożenie integracji z systemem wymaga kilku miesięcy – zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej. Firmy, które jeszcze nie rozpoczęły projektu, powinny zrobić to niezwłocznie.
Okres przejściowy bez kar podatkowych może złagodzić pierwsze miesiące obowiązywania KSeF, ale nie zastąpi gotowości operacyjnej. Brak integracji może prowadzić do opóźnień w wystawianiu i/lub odbieraniu faktur, problemów z rozliczeniami i zakłóceń w przepływach finansowych.
Dorota Zaremba, Partnerka, Advisory, Szef Zespołu SAP, KPMG w Polsce
Agnieszka Smolińska-Wiśnioch, Partnerka, Dział Doradztwa Podatkowego, KPMG w Polsce
