Omawiając podstawowe pojęcia z zakresu Lean IT, w szczególności dla osób, które nie mają wykształcenia albo praktycznych doświadczeń z IT, często pojawia się problem dobrania odpowiednich, zrozumiałych dla nich pojęć. Jak definicje usługowego świata IT, w dodatku mocno nacechowane pierwowzorem ze świata przemysłu, przetłumaczyć na język zrozumiały dla osoby spoza IT?
Aby dokonać postępu, trzeba najpierw zacząć. Aby zacząć, trzeba podzielić złożone, przytłaczające zadana na mniejsze, możliwe do opanowania sprawy, a potem zacząć je po kolei rozwiązywać
Mark Twain
Zacząć należy oczywiście od podstawowych definicji takich jak wartość, Klient, strata, strumień wartości itp. Jednak poza tymi pojęciami warto skupić się jakimś wybranym elemencie Lean IT, takim, którego wyjaśnienie ma szansę trafić do ludzi „spoza IT” (bo będzie można wykorzystać go również w świecie „poza IT”). Naturalnym wyborem jest Kanban, jako metoda wizualizacji planowania i monitorowania postępów prac. Jednak definicja zaczerpnięta z Wikipedii i bazująca na Lean Manufacturing:
(…) Kanban to opracowana w latach pięćdziesiątych w Japonii metoda sterowania produkcją. Metoda ta opiera się na poszczególnych kartach wyrobów, ich cyrkulacji i analizie. Kanban rozwijał się i dziś oznacza także system informacyjny, system planowania, rozdziału oraz kontroli czynności i zadań produkcyjnych…
niekoniecznie ułatwia zrozumienie, np. jak może w praktyce to narzędzie pomóc w codziennej pracy. Dodatkowo trudno powyższą definicję przetłumaczyć na bardziej intuicyjny język świata dostarczania i wspierania usług świadczonych klientom. Wydaje się zatem, że warto w tym miejscu skupić się na wycinku wspomnianej metody – tablicy Kanban, której definicję zaproponował Mike Orzen w „Lean IT Foundation Increasing the Value of IT”:
(…) Kanban to system wizualizacji, którego największą zaletą jest prostota przedstawiania informacji w sposób jednoznaczny do zidentyfikowania z pewnej odległości…
Cały szereg filozofii zarządczych, dobrych praktyk oraz metodyk (Lean IT, Agile, Scrum,) omawia szczegółowo sposoby tworzenia takiej tablicy, a także jej zalety i ograniczenia (np. poufność danych). Praktycznymi kwestiami związanymi z tablicą Kanban, omawianymi w części poświęconej tzw. Visual Management, są:
• Sposoby prezentowania danych na tablicy Kanban tak, aby były one wartościowe dla całej organizacji,
• Zakres prezentowanych informacji, oraz
• Czego nie należy umieszczać na takich tablicach.
Poniżej zamieszczono kilka praktycznych propozycji najlepszych praktyk oraz porad odnoszących się do powyższych kwestii adresowanych do potencjalnego użytkownika tablicy Kanban:
2. Należy posługiwać się prostą tabelą – gdzie poszczególne kolumny będą odpowiadały punktom kontrolnym wystarczającym do pełnej kontroli danego zadania. Najczęściej spotykane punkty kontrolne to planowane (ang. to do), w trakcie (ang. in progress), zrobione (ang. done) – stosowanie prostych i zrozumiałych pojęć / nazw ułatwia korzystanie z tabeli,
3. Błędy się zdarzają – pod warunkiem oczywiście, że zostaną one przeanalizowane a wnioski z ich analizy pomogą uniknąć tych samych pomyłek w przyszłości. Błędy się zdarzają, więc powinno się je uwzględnić w kolejnej iteracji tablicy Kanban
4. Opisy zadań powinny być zwięzłe i jednoznaczne – do tego muszą wskazywać osobę odpowiedzialną za ich realizację oraz ramy czasowe dla danego zadania. Dodatkowo warto je formułować w taki sposób, żeby osoby postronne były w stanie na ich podstawie zaproponować konkretną pomoc w ich realizacji
5. Należy opierać się wyłącznie na faktach – buduje to zaufanie i zaangażowanie całego zespołu realizacyjnego oraz pomaga w osiągnięciu pełnego wsparcie kierownictwa
6. Warto komunikować pozytywne efekty prac (sukcesy) – zadania zrealizowane powinny być oznaczone w specjalny, czytelny sposób, dzięki czemu wszyscy, również spoza zespołu realizacyjnego, będą mieli możliwość obserwowania bieżącego postępu prac
7. Tablicę należy regularnie uzupełniać – w ten sposób mamy możliwość budowania kultury pracy opartej na prostych mechanizmach ułatwiających organizację codziennej pracy, pełnej transparentności prezentowanej w sposób ciągły oraz na zdrowych relacjach międzyludzkich (zarówno w zespole realizacyjnym jak i poza nim)
8. A co z resztą zadań? – zadania, które w danym momencie nie są realizowane przez zespół, warto umieścić na dodatkowej tablicy zwanej „parkingiem” – pozwoli to na holistyczne spojrzenie na wszystkie pozostałe zadania i być może ich zagregowanie, delegowanie bądź rezygnację z ich realizacji.
Powyższe propozycje, przede wszystkim dzięki swojej prostocie, uczciwości przekazu oraz regularności stosowania, dają się skutecznie zaimplementować w zespołach zarówno „nie IT” jak i IT, przynosząc wymierne efekty w różnych typach organizacji.
Więcej praktycznych aspektów metody Kanban będzie można poznać na konferencji „IT Manager of Tomorrow 2017”. Dodatkowo, w dniu 7 czerwca 2017 roku i w ramach warsztatów poprzedzających konferencję autor artykułu poprowadzi sesję opartą o grę „GetKanban”. Szczegółowe informacje na temat konferencji i warunków udziału są dostępne na stronie:
http://lmitconf.com/2017-pl/
ITwiz jest patronem medialnym konferencji IT Manager of Tomorrow 2017. Zapraszamy do udziału.
