W jaki sposób Grupa Tauron dostosowała się do funkcjonowania w czasie epidemii

Z Szymonem Kowalczykiem, CIO Grupy TAURON rozmawiamy o tym, jak na stan epidemii w Polsce reaguje sektor energetyczny, czy można było się przygotować na taką sytuację, z jakimi, największymi problemami musiał sobie poradzić Tauron i w jaki sposób tego dokonano oraz jakie cele stawia dziś biznes przed pionem IT.

Niektórzy mówią, że obecna sytuacja przyspieszy cyfrową transformację? Zgadza się Pan z takim stwierdzeniem?

Oczywiście tak. Dziś wyraźnie widać, że nawet najlepiej funkcjonujące w świecie cyfrowym branże muszą mierzyć się z wyzwaniem, jakim są zawirowania w prowadzeniu biznesu związane z pandemią COVID 19. Gwałtownie zmieniają się postawy i zachowania klientów oraz możliwości funkcjonowania naszych pracowników w relacjach z klientami. W obecnej sytuacji nie tylko IT, ale również klient zaczyna rozumieć co dają mu kanały cyfrowe. Lepiej rozumiemy także jakie mamy ograniczenia. Wspólnie musimy zadbać o ich efektywność.

Digitalizacja jest procesem, który jest wszechobecny i postępujący. COVID-19 uzmysłowił nam, że w sytuacjach ekstremalnych cyfrowa transformacja pozwala przedsiębiorstwom przetrwać i kontynuować pracę. Digitalizacja jest również z nami w innych obszarach. Przykładowo, kiedy jesteśmy w domu i pracujemy, nasze dziecko „jest w szkole”, przed komputerem korzystając z komunikatorów Zoom, Skype, Discord czy platform edukacyjnych Google Class Room, Padlet czy Trello. Zastanówmy się przez chwilę jak wyglądałaby nasza obecna sytuacja bez tych wszystkich udogodnień technologicznych. Możemy iść z tym pytaniem dalej. Które z wykorzystywanych obecnie narzędzi pozwala nam na przetrwanie, a które jest tylko balastem lub niepotrzebnym wydatkiem? Zastanówmy się nad tym rozpoczynając od naszego stanowiska pracy w sferze zawodowej i w domu, w sferze prywatnej…

Czy standardowe plany Business Continuity wystarczają w sytuacji z jaką mamy dziś do czynienia? Zwykle dotyczą one problemów z funkcjonowaniem infrastruktury IT, a nie brakiem pracowników z powodu powszechnej kwarantanny…

Standardowe plany Zachowania Ciągłości Biznesowej przygotowują organizację na kontynuację pracy w stanach awaryjnych np. braku dostępu do sieci komputerowej i konieczności przejścia do pracy off-line lub w trybie awaryjnym. Praca podczas stanu epidemii wykracza poza standard. Technologia jest w tle i musi funkcjonować. Kluczowe jest nastawienie pracowników i motywacja ze strony kadry zarządzającej do szybkiego dostosowania się do nowych warunków.

Z punktu widzenia IT to, co „uratowało nam życie” to uruchomienie w roku 2019 dużego programu migracji do chmur. W polskiej branży energetycznej jest to projekt pionierski. Do tej pory tego typu wdrożenia nie były zbyt popularne. Nikt ich nie uważał za istotne dla prowadzenia biznesu, bo dotyczyły infrastruktury IT. Tymczasem my – wbrew powszechnym standardom w energetyce – rozpoczęliśmy od migracji do chmury środowiska użytkownika końcowego wdrażając pakiet Microsoft Office 365. Równolegle dokonaliśmy modernizacji infrastruktury sieciowej, która – w niektórych przypadkach – miała już ponad 8 lat. Sądzę, że jesteśmy w awangardzie rozwiązań chmurowych w energetyce w Polsce.

Gdybyśmy tego nie zrobili w roku 2019, nie bylibyśmy w stanie tak sprawnie funkcjonować w okresie obostrzeń wprowadzonych w czasie epidemii w marcu i kwietniu br. Dzięki przeprowadzonej transformacji mamy gotową infrastrukturę pozwalającą na jednoczesną, zdalną pracę 11 tys. naszym pracownikom. Do tej pory z pracy z domu korzystało zaledwie kilkaset osób w Grupie TAURON, pomimo że mogli oni korzystać z niej średnio 2 razy w miesiącu. Teraz większość pracowników biurowych robi to pięć dni w tygodniu.

Gdy wprowadzono w Polsce lock-down zarząd zdecydował o konieczności wysłania większości pracowników biurowych na home office. Dzięki wcześniej zrealizowanym przez nas projektom byliśmy na taką sytuację przygotowani. Zadania te były bowiem elementem strategii IT przygotowanej przez nas dwa lata temu i zostały z sukcesem zakończone w skali całej w Grupy TAURON.

Jakie działania w Grupie TAURON podjęto w pierwszej kolejności po ogłoszeniu stanu epidemii i zamknięciu szkół w Polsce? 

Przede wszystkim lawinowy wzrost liczby osób pracujących zdalnie w oparciu o sieci VPN wymusił szybkie zmiany w infrastrukturze IT. Zrekonfigurowaliśmy infrastrukturę dostępową i zwiększyliśmy limity transferu danych na urządzeniach mobilnych, aby zapewnić pracownikom dostęp do sieci informatycznej. Po przejściu na home office bardzo wzrosło wykorzystanie infrastruktury wideokonferencyjnej. Poprosiliśmy więc pracowników o ograniczenie korzystania z kamery podczas spotkań. Obecnie platforma Skype, Teams służy głównie do prezentacji materiałów i dokumentów uzupełnianych rozmową.

Jakie były największe problemy związane z obecną sytuacją, z którymi musieli Państwo sobie poradzić? W jaki sposób je rozwiązano? Czy związane to było z dodatkowymi projektami?

Ewentualne problemy techniczne udaje się na bieżąco rozwiązywać dzięki kadrze Centrum Usług Wspólnych IT Grupy TAURON. Przykładowo bardzo szybko byli oni w stanie przygotować plan awaryjny, który pozwolił nam zapewnić odpowiednie zasoby na potrzeby wzmożonej transmisji danych. Jej wzrost szacujemy na ok. 1200%. W przypadku pojawiających się problemów z przepustowością sieci ograniczamy możliwość transmisji wideo lub ograniczamy pasmo dostępowe dla poszczególnych użytkowników. Dla IT jest to oczywiste działanie, żeby zachować ciągłość usługi. Wiemy też które usługi musimy wyłączyć lub zredukować w pierwszej kolejności w kontekście ograniczeń funkcjonowania infrastruktury VPN. Dla użytkownika – z perspektywy jego stanowiska pracy – nie zawsze jest to zrozumiałe, ale nigdy nie zanotowaliśmy żadnych większych awarii i i przestojów.

Czy widać problemy związane z tym, że większość pracowników musiało nagle przystosować się do pracy zdalnej? Czy widać problemy z zarządzaniem zadaniami w obecnej sytuacji?

Początkowy obserwowaliśmy swego rodzaju opór przed opuszczeniem biura. Hasło epidemia przekonało jednak ludzi do konieczności pracy w home office. Nowa sytuacja generuje także stres jaki udzielił się części naszym użytkownikom, kiedy zostali przydzieleni do grup użytkowników kluczowych dla zachowania ciągłości biznesowej, a inni nie. Ważna jest wówczas dobra komunikacja ze strony kadry zarządzającej i wyjaśnianie podejmowanych decyzji. W dłuższej perspektywie czasowej widać, że pracownicy dobrze przystosowują się do wykonywania zadań w trybie zdalnym, szczególnie gdy mają odpowiednie wsparcie ze strony managerów, którzy umieją zaproponować nowe rozwiązania technologiczne jak np. używanie Planera w Microsoft Teams w celu planowania i rozliczania prac.

Jakie rozwiązania mają szansę nie tylko zyskać chwilowo popularność w związku z epidemią, ale zapewne pozostaną na stałe, gdy wszystko wróci do normy?

Na pewno będzie to szersze wykorzystanie pracy zdalnej, a także wideokonferencji do organizowania spotkań biznesowych. Podczas pandemii nauczyliśmy się efektywniej wykorzystywać te rozwiązania, a przy okazji dbamy o środowisko, bo nie musimy się przemieszczać, aby spotkać się w sprawach biznesowych. Na popularności zyskają także zapewne wszelkiego rodzaju rozwiązania do cyfrowego podpisywania dokumentów, w tym podpis kwalifikowany czy podpis domenowy.

Jakie są dziś najważniejsze cele, które przed IT stawia dziś biznes?

Na pewno są to kolejne projekty związane z zapewnieniem możliwości pracy zdalnej i skutecznej komunikacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Dodatkowo biznes oczekuje zapewnienia usług IT na zbliżonym poziomie SLA jak to miało miejsce przed epidemią. Jak większość branż będziemy musieli przeanalizować ponownie nasze plany rozwojowe i wybrać w które projekty będziemy wchodzić, a w które będziemy musieli odłożyć na przyszłość.

Z pewnością skupimy się na tych związanych z utrzymaniem systemów IT, zapewnieniem ciągłości ich działania i bezpieczeństwem. W przypadku pierwszych dwóch zagadnień planujemy jeszcze bardziej zwirtualizować nasze środowisko IT, a w kolejnym kroku stworzyć chmurę hybrydową z otwartymi „furtkami” do chmur publicznych. Z pewnością nie będziemy też oszczędzać na cyberbezpieczeństwie.

A propos bezpieczeństwa, czy masowe przejście pracowników na pracę zdalną zwiększa ryzyko tzw. cyberataków? Hakerzy już wykorzystują strach przed COVID-19…

Oczywiście, ryzyko wzrosło, tym bardziej, że użytkownicy łączą się z sieci domowych, dużo słabiej zabezpieczonej. Na specjalistycznych forach wciąż pojawiają się informacje o kolejnych atakach. Ze swojej strony przeciwdziałamy temu zagrożeniu poprzez całkowite przekierowanie ruchu na szyfrowane dostępy VPN. Każdy komputer firmowy jest również zabezpieczony programem antywirusowym i ograniczeniem możliwości administracyjnych. To wszystko powoduje, że, w sensie technicznym praca zdalna jest odpowiednio zabezpieczona.

Czy trzeba było jakoś dodatkowo zabezpieczyć – w obecnej sytuacji – działanie funkcjonowanie centrów danych i działających w nich systemów IT?

W tym zakresie, w Grupie TAURON musieliśmy uzupełnić istniejące procedury o sytuacje związane typowo z epidemią COVID-19, a więc np. działania na wypadek ewentualnego zarażenie się pracowników naszego centrum danych i konieczności odbycia przez nich kwarantanny. Plany te muszą uwzględniać również sytuacje, fizycznej obecności w naszym centrum danych osób spoza Grupy TAURON. Musieliśmy sobie odpowiedzieć na pytania: Kto może podjąć taką pracę? Jakie zastosować środki ochronny i monitoringu w jej trakcie? Jakie kroki musimy podjąć w momencie, gdy osoba pracująca w naszym data center okaże się, że była nosicielem wirusa?

Jednym ze sposobów na zabezpieczenie się są wywiady wykluczające możliwość pracy osób z grupy ryzyka oraz zachowanie ściśle określonych standardów – jednej osoby na każdej zmianie, pracy w maseczce, dezynfekcji rąk, pracy w jednorazowych rękawiczkach. Wprowadziliśmy też obowiązek poinformowania o ewentualnym zagrożeniu zachorowaniem na COVID-19 u naszego pracownika, jak i wśród jego bliskich. Warto pamiętać, że w Grupie TAURON nie wszyscy mogą przejść na pracę zdalną. Część służb – odpowiedzialnych za systemy automatyki przemysłowej, Operational Technology – musi być na miejscu. To też stanowi dodatkowe wyzwanie dla służb IT, ale jesteśmy przygotowani.