Dla każdej organizacji wejście w życie nowych przepisów prawnych oznacza konieczność wdrożenia zmian w dotychczasowym sposobie działania. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma usprawnić procesy księgowe, ale wpłynie także na inne działy w firmie. Rozwiązanie to zapowiada nową erę efektywności m.in. w logistyce i sprzedaży.
Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak począwszy od 1 lipca 2024 roku przedsiębiorcy krajowi będą już zobowiązani do wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych za pomocą tego systemu. Celem wprowadzenia nowych przepisów jest poprawa komunikacji pomiędzy podatnikami a administracją oraz uszczelnienie systemu podatkowego.
Warto mieć na uwadze fakt, że system KSeF nie dotyczy tylko działów czy biur księgowych. Obowiązek wdrożenia spoczywa bowiem na całej organizacji, a skutki wprowadzenia nowego systemu będą odczuwalne we wszystkich segmentach kluczowych do zarządzania przedsiębiorstwem. Z informacji zawartych w fakturach korzystają przecież takie działy jak logistyka, obsługa klienta czy sprzedaż. “Elektroniczne faktury otwierają drzwi do usprawnienia obowiązujących procesów, lepszej komunikacji oraz nowych możliwości analitycznych dla wszystkich działań firmy” – wskazuje Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.
Jednak póki co, nawet 35% polskich spółek generuje wyłącznie faktury papierowe, a zaledwie 17% przedsiębiorstw korzysta tylko z e-faktur. Co więcej, według danych GUS, około 1,5% przedsiębiorców wciąż nie ma dostępu do internetu, który jest niezbędny do obsługi KSeF.
Jakie działy w organizacjach odczują wdrożenie KSeF?
KSeF otworzy nowe możliwości m.in. dla działu logistyki. Elektroniczne fakturowanie umożliwi szybki dostęp do informacji o złożonych zamówieniach oraz ich statusie. Pozwoli to na bardziej precyzyjną koordynację dostaw oraz zarządzanie zapasami. W efekcie będzie można dostosować harmonogramy wywozowe i dokładnie zaplanować zamówienia surowców, minimalizując opóźnienia. Zdaniem hiszpańskiej grupy zrzeszającej logistyków, koszty administracyjne w tym obszarze po wdrożeniu dokumentacji elektronicznej mogą spaść nawet o 70%.
Zyska również obsługa klienta. Nowoczesny system umożliwi błyskawiczny dostęp do faktur, co usprawni rozwiązywanie zgłoszeń i reklamacji. Z kolei z perspektywy przedstawicieli handlowych, dostęp do takich danych jak historia zamówień i płatności, pozwoli dostosować ofertę do rzeczywistych możliwości finansowych klienta. Ułatwi to negocjacje i umożliwi podejmowanie bardziej trafnych decyzji w zakresie sprzedaży. Ponadto, mniejsza ilość czasu poświęconego na przygotowanie papierowych faktur sprawi, że przedstawiciele handlowi będą mogli skupić się na budowaniu relacji z klientami oraz poszukiwaniu nowych możliwości sprzedażowych.
“Wdrożenie KSeF stanowi niezaprzeczalnie wyzwanie dla całej organizacji, wymaga zaangażowania wszystkich obszarów firmy. Nowy system wymagać będzie dostosowania procedur, przeszkolenia pracowników, ale wartość, jaką przyniesie przedsiębiorstwu jest nieoceniona. E-faktury nie tylko przyspieszą i usprawnią procesy, lecz także zapoczątkują nową erę współpracy między działami. Właściwe wykorzystanie KSeF pozwoli nam na lepszą komunikację, szybsze podejmowanie decyzji oraz bardziej efektywną realizację celów” – komentuje Bogdan Zatorski.
Koszty operacyjne w firmie a KSeF
Przejście na e-faktury przyczyni się również do redukcji kosztów związanych z drukiem, dystrybucją i przechowywaniem tradycyjnych dokumentów papierowych. Mniejsze zużycie papieru oraz bardziej efektywne procesy pozwolą obniżyć koszty operacyjne, co będzie miało pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy.
Co więcej, elektroniczne faktury dostarczą dużej ilości danych, które mogą być wykorzystane do analizy efektywności operacyjnej i identyfikacji obszarów do optymalizacji. Działy zarządzania będą mogły dokładnie śledzić trendy sprzedażowe, ocenić efektywność kampanii czy strategii, co umożliwi podejmowanie lepszych decyzji strategicznych.
