Z Andrzejem Mioduskim, pełnomocnikiem zarządu ds. projektów strategicznych w firmie Infinite IT Solutions, rozmawiamy o wyzwaniach związanych z zapewnieniem niezbędnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur w średnich i dużych organizacjach, doświadczeniach zespołu Infinite z realizacji podobnych projektów w innych krajach, a także o propozycji zapewnienia zgodności z KSeF w minimalnym czasie, tj. dwóch tygodni.
Jakie są Państwa doświadczenia z Krajowym Systemem e-Faktur? Czy jako integrator zaczęli Państwo prace jeszcze z poprzednią wersją KSeF?
Oczywiście. Nad KSeF zaczęliśmy pracować w 2023 roku. Dysponowaliśmy rozwiązaniami przygotowanymi do integracji z planowaną wówczas wersją KSeF. Jest to o tyle istotne, że na przestrzeni ostatnich dwóch lat technologiczne i koncepcyjne założenia Krajowego Systemu e-Faktur nie uległy znaczącym zmianom. Bardzo zmieniła się natomiast wewnętrzna architektura KSeF i pewne szczegóły, które w niektórych obszarach radykalnie wpłynęły na zmianę sposobu działania systemu, a więc też powiązanego z nim oprogramowania po stronie firm i instytucji.
Proszę wziąć pod uwagę, że już zmiana jednego pola, jego znaczenia i skutków legislacyjnych, oznacza konieczność przebudowania całego, stojącego za nim procesu biznesowego. Dobrym przykładem jest tu – odpowiadające dacie wystawienia faktury – pole P_1 oraz związane z nim zmiany interpretacyjne po stronie KSeF.
Zmieniło się też podejście do rozwoju tej centralnej platformy. W pracach uwzględniono, przykładowo, uwagi i pomysły przyszłych użytkowników oraz dostawców technologii, także naszych.
Efektem jest większa skalowalność, możliwości zarządzania poszczególnymi sesjami. Od nowa powstała również koncepcja integracji z KSeF. Wszystko to wymagało reimplementacji po stronie rozwiązań wspierających wysyłkę i odbieranie faktur, ale działa lepiej, w przewidywalny i wyjaśnialny sposób. Dostępne są też gotowe biblioteki i przykłady ułatwiające prace po stronie dostawców oprogramowania i integratorów. Z perspektywy użytkownika końcowego widoczne są natomiast głównie zmiany wydajnościowe i jakościowe. Mniejsze jest również ryzyko, że KSeF przestanie działać.
Jak oceniają Państwo aktualny kształt Krajowego Systemu e-Faktur na tle podobnych rozwiązań funkcjonujących na świecie?
Mamy doświadczenia z innych rynków, gdzie nasze rozwiązania pośredniczą w integracji z analogicznymi rozwiązaniami. Znamy więc główne problemy, ale też potencjał kompleksowej digitalizacji faktur w zakresie uporządkowania i optymalizacji innych procesów biznesowych. Myślę, że wdrażane u nas rozwiązanie najbardziej przypomina podejście, które od lat funkcjonuje we Włoszech.
Muszę przyznać, że w Polsce przyjęte zostało maksymalnie scentralizowane podejście. KSeF stał się więc w pewnym sensie centralnym programem do fakturowania i rozwiązaniem kluczowym dla wszystkich podmiotów funkcjonujących w polskim obiegu gospodarczym. Jest to jednak model bardzo wrażliwy na ewentualne awarie czy przestoje.
Przygotowaliśmy specjalne kreatory, mapy translacyjne i mechanizmy pozwalające na szybkie wdrożenie integracji z KSeF. Oczywiście, realizacja takiego projektu w tak krótkim czasie wymaga kompromisów. Koncentrujemy się na zapewnieniu integracji w zakresie, który jest obligatoryjny. Jesteśmy jednak w stanie zapewnić niezbędną integrację nawet w dwa tygodnie!
Jakie kwestie są dziś najistotniejsze, jeśli chodzi o przygotowanie firm i instytucji do obligatoryjnego przejścia na e-Faktury?
Najważniejszy jest fakt, że od wprowadzenia obowiązku wykorzystania KSeF nie ma już odwrotu, a czas ucieka. Operacyjnie dużą zmianą jest natomiast wprowadzenie jednoznaczności daty wystawienia faktury. Obecnie jest to zmienna deklaratywna. Osoba wystawiająca fakturę deklaruje, że dokument księgowy został wystawiony w określonym dniu – i ponosi za tę deklarację ewentualne konsekwencje. Do tej pory też tak było. Nie mają tu zatem znaczenia kwestie techniczne wpływające na datę dostarczenia i zapisania faktury w KSeF.
Istotna jest również możliwość zastosowania trybu offline, a więc akceptacja ze strony regulatora faktu, że rejestrowanie dokumentów księgowych nie musi odbywać się w czasie rzeczywistym. Ważne, aby faktura została wysłana do KSeF w ciągu najbliższego dnia roboczego.
Ta pozornie niewielka zmiana interpretacyjna stanowi znaczące ułatwienie dla wielu organizacji, głównie największych dostawców usług. Są to firmy, które, można powiedzieć, masowo wystawiają faktury na koniec okresu obrotowego. W ich przypadku dostarczenie faktur w trybie online jest technicznie trudne do wykonania, nierzadko wymaga bowiem przeprocesowania danych wymaganych przez KSeF w wielu systemach biznesowych, co może stanowić znaczące obciążenie wydajnościowe.
Zachęcamy klientów, aby uzupełnili istniejące procesy wątkiem KSeF i kontynuowali je dopóty, dopóki rynek nie okrzepnie, a ich kontrahenci przyzwyczają się do nowego sposobu działania. W przypadkach krytycznych zmian bezwładność jest oczekiwana – tym bardziej że każda przeoczona faktura w KSeF to potencjalne opóźnienie w uzyskaniu zapłaty i problem z płynnością.
Dlaczego tryb offline jest tak istotny?
Wydłużenie czasu, w którym faktura ma być przekazana do centralnego repozytorium, niesie zatem pozytywne konsekwencje i niewątpliwie jest pójściem przedsiębiorcom na rękę. Stanowi też ułatwienie dla nas, bo nie musimy już zastanawiać się w jaki sposób obejść limity połączeń z KSeF, tylko po to, aby zapewnić obsługę rzeczywistych potrzeb naszych klientów.
Kolejnym przykładem pozytywnej zmiany jest obsługa wysyłek faktur w trybie wsadowym, czy też hurtowym. Wcześniej, jeśli tylko jedna faktura z danej paczki zawierała błędy – cały wolumen był odrzucany. Trzeba było zatem sprawdzić wszystkie dokumenty z danej puli, poprawić tę jedną błędną fakturę – i wysłać całość jeszcze raz. W przypadku tysięcy faktur wysyłanych jednocześnie było to problematyczne. Obecnie, w takiej sytuacji odrzucane są tylko te faktury, które nie przechodzą weryfikacji pod kątem zgodności ze schemą.
Warte zauważenia są również zmiany dotyczące obsługi faktur zakupowych w jednostkach samorządu terytorialnego, które działają na jednym numerze NIP. Według początkowych założeń KSeF wszystkie jednostki – niezależnie od roli, preferencji politycznych czy skali – miały wgląd do wszystkich faktur wystawionych na dany numer NIP. Istniało więc poważne ryzyko wycieku potencjalnie wrażliwych danych. Teraz, za sprawą wprowadzenia kontroli uprawnień w dostępie do faktur, takie ryzyko jest dużo niższe.
Jakie są obecnie główne ryzyka po stronie organizacji objętych obowiązkiem korzystania z KSeF?
Największe ryzyko dotyczy dziś z pewnością zapewnienia niezbędnych integracji, a więc realnej możliwości wykorzystania KSeF, kiedy tylko stanie się to obowiązkowe. Paradoksalnie jednak, z punktu widzenia przedsiębiorstw większe znaczenie ma proces odbioru faktur z KSeF.
Technicznie i organizacyjnie, proces wysyłki dokumentów do KSeF jest stosunkowo prosty. Trzeba wygenerować fakturę zgodną ze schemą, a następnie dostarczyć taki dokument do centralnego repozytorium. W przypadku odbierania faktur z KSeF nie zawsze jest to tak trywialne. Mniejsza organizacja może zapewne wykorzystać funkcje integracyjne, które zapewnia dostawca oprogramowania finansowo-księgowego, czy nawet właściciel lub księgowy może samodzielnie zalogować się do KSeF i pobrać faktury.
W dużych firmach sprawa wygląda inaczej, bo tam zwykle istnieją uporządkowane zasady akceptacji wydatków, a w proces obsługi faktury zakupowej zaangażowane może być nawet kilkadziesiąt osób. W niektórych organizacjach wszystkie faktury przychodzące były skanowane i digitalizowane. Obecnie, z racji na ustandaryzowany format e-Faktury, proces digitalizacji w wielu przypadkach stanie się zbędny. Będzie to zatem oszczędność, na którą takie firmy czekały od zawsze.
W trudniejszej sytuacji znajdą się jednak organizacje zapóźnione technologicznie – firmy, które dotychczas nie były w stanie uporządkować takich procesów w całej strukturze organizacyjnej, zamiast tego skupiając się np. na cyfryzacji dokumentacji dotyczącej przepływu towarów. Dla takich organizacji wyzwaniem może okazać się włączenie do faktur cyfrowych, a w szczególności dokumentów specyficznych dla holdingów czy grup kapitałowych, do posiadanych procesów workflow. Z kolei dla firm, które z elektronicznego obiegu dokumentów dotąd nie korzystały, trudno o lepszą okazję do wdrożenia takich systemów. Tu znów, duże firmy raczej powinny skłaniać się ku usługom dedykowanym, podczas gdy średnie przedsiębiorstwa mogą sięgnąć po dostępne na rynku rozwiązania zintegrowane z KSeF.
A co z mniejszymi firmami?
W przypadku najmniejszych firm to w ogóle jest największy problem. Większość przedsiębiorców z tego sektora wychodzi z założenia, że ich KSeF jeszcze nie dotyczy, a wszystkie związane z tym obowiązki mają odroczone do 2027 roku. Nic bardziej mylnego.
Oni także, bez wyjątku, od 1 lutego 2026 roku będą musieli odbierać z KSeF faktury od swoich dostawców. Z kolei zwolnieniem z konieczności wystawiania faktur przez centralny system do końca 2026 roku będą objęte tylko te firmy, których sprzedaż w skali miesiąca nie przekracza 10 tys. zł brutto. Z pewnością będzie tylko część organizacji i jednoosobowych działalności gospodarczych. Jednocześnie, takie firmy zwykle mają mocno ograniczone siły i środki, tym bardziej powinny rozpocząć przygotowania do obsługi KSeF z odpowiednim wyprzedzeniem.
Technicznie i organizacyjnie, proces wysyłki dokumentów do KSeF jest stosunkowo prosty. Trzeba wygenerować fakturę zgodną ze schemą, a następnie dostarczyć taki dokument do centralnego repozytorium. W przypadku odbierania faktur z KSeF nie zawsze jest to tak trywialne.
Za wdrożeniem KSeF idzie też zmiana podejścia do komunikacji z kontrahentami…
To prawda. Rozmawiamy o fakturze w ujęciu księgowym, o dokumencie VAT. Tymczasem, patrząc szerzej, jest to dokument handlowy, który zwykle funkcjonuje z całym kontekstem umowy, zamówienia, relacji, rozliczeń itp. Wobec wprowadzenia KSeF takiego kontekstu zaczyna brakować. Dlatego tak ważne staje się dobre zaprojektowanie i wdrożenie narzędzi wspierających obieg dokumentów, które pomogą ten kontekst zachować i w odpowiedni sposób obsłużyć.
Zalecamy naszym klientom, żeby w pierwszym okresie w ogóle nie planowali wygaszania istniejących procesów obsługi faktur, obiegu dokumentów czy korespondencji z kontrahentami. Chodzi przede wszystkim o utrzymanie ciągu płatniczego i zachowanie wspomnianego kontekstu. Tu nie wolno iść na łatwiznę.
Dlaczego jest to tak ważne?
Ponieważ firmy, które generują wiele faktur, ponoszą wymierne koszty obsługi takich dokumentów. Jako Infinite także świadczymy na rzecz dużych organizacji usługi związane z podpisywaniem cyfrowym i wysyłką faktur, mam więc wiedzę z pierwszej ręki. W przypadku wysyłek dokumentów drukowanych – a niektórzy usługodawcy nadal takie dokumenty wysyłają – dochodzi m.in. koszt wydruku, pakowania i fizycznej wysyłki. Pokusa rezygnacji z takich procesów z dnia na dzień jest zatem naprawdę wysoka.
My jednak zachęcamy klientów, aby uzupełnili istniejące procesy wątkiem KSeF i kontynuowali je dopóty, dopóki rynek nie okrzepnie, a ich kontrahenci przyzwyczają się do nowego sposobu działania. W przypadkach krytycznych zmian bezwładność jest oczekiwana – tym bardziej że każda przeoczona faktura w KSeF to potencjalne opóźnienie w uzyskaniu zapłaty i problem z płynnością. Jest to zresztą jedna z zasad zarządzania zmianą. Warto też zwracać uwagę na ewentualne wyjątki w procesie, przykładowo, faktury o takim samym numerze.
Jakiego rodzaju zmian po stronie firmowych środowisk IT wymaga dostosowanie do obsługi e-Faktur?
Poza oczywistą potrzebą zapewnienia integracji, a więc dwukierunkowej wymiany informacji z systemem centralnym, ważne są też inwestycje w uporządkowanie procesów, a także jakość danych. Chodzi o to, aby istniejące w firmach bazy i słowniki zawierające, przykładowo, zapisane w naszych systemach biznesowych nazwy kontrahentów były bezbłędne i w jednoznaczny sposób identyfikowały poszczególnych kontrahentów. Podobnie, jeśli chodzi o właściwe przypisanie numeru NIP. Jeśli wszystkie dane w naszych systemach będą właściwe, nawet nazwa i numer rachunku bankowego, ale zamieniony zostanie numer NIP – to nasza faktura sprzedażowa za pośrednictwem KSeF trafi do niewłaściwego odbiorcy.
Jakiego rodzaju ułatwienia są tu dostępne?
Praktycznym rozwiązaniem dla organizacji, które prowadzą działalność międzynarodową, a więc muszą potencjalnie zadbać o zapewnienie zgodności z systemem KSeF oraz jego lokalnymi odpowiednikami w innych krajach, jest infrastruktura PEPPOL. Ta stworzona w Europie międzynarodowa sieć i otwarty standard wymiany dokumentów elektronicznych mają na celu usprawnienie procesów wymiany cyfrowych faktur i dokumentów sprzedażowych pomiędzy organizacjami biznesowymi oraz instytucjami publicznymi.
Jako firma Infinite od lat wspieramy przedsiębiorstwa i instytucje z całego świata w wykorzystaniu tego typu rozwiązań. Mamy własną, globalną infrastrukturę, która w bezpośredni sposób pośredniczy w wymianie dokumentacji elektronicznej i z powodzeniem integrujemy ją z odpowiednikami KSeF w różnych krajach. Z naszych rozwiązań korzystają dziś największe, globalne koncerny. Zapewniamy zatem, dostępną w formie usługi, platformę integracyjną pozwalającą na obsłużenie logiki KSeF oraz związanych z tym procesów obsługi dokumentów.
W jakim czasie są Państwo taki projekt zrealizować dla typowej, średniej lub dużej firmy?
Wzorcowo taki projekt w dużej organizacji powinien trwać co najmniej trzy miesiące. Najbardziej czasochłonne jest przygotowanie danych. Oczywiście w firmach o prostej strukturze sprzedaży sytuacja jest dużo łatwiejsza, a projekt możliwy do przeprowadzenia w krótszym czasie. Dysponujemy gotowymi rozwiązaniami, ale kluczowe jest uporządkowanie zróżnicowanych transakcji, scalenie tej wiedzy w organizacji i właściwe odwzorowanie danych, a to zajmuje czas.
Jesteśmy jednak w stanie zapewnić klientom niezbędną integrację nawet w dwa tygodnie!
Przygotowaliśmy specjalne kreatory, mapy translacyjne i mechanizmy integracyjne pozwalające na szybkie wdrożenie integracji z KSeF. Oczywiście, realizacja takiego projektu w tak krótkim czasie wymaga kompromisów. Koncentrujemy się na zapewnieniu integracji w tym zakresie, który jest obligatoryjny. Przykładowo, skupiamy się tylko na obowiązkowych polach e-Faktury.
Bierzemy przy tym pod uwagę nie tylko wymagania wynikające ze struktury danych e-Faktury, lecz także inne przepisy, również branżowe. Przydają się tu nasze doświadczenia z obsługi klientów w branży FMCG, ale też budowy złożonych systemów obiegu dokumentów. Poza tym, po uruchomieniu takiej integracji utrzymujemy istniejące procesy wysyłki faktur i nie planujemy rewolucji, jeśli chodzi o obsługę faktur zakupowych. Proponujemy jednak plan minimum i wsparcie dla firm, które za późno zaczęły przygotowania lub nie są zadowolone z istniejących mechanizmów integracji.
