Optimatis: Kompleksowo podnosimy efektywność naszych klientów
EVP

Executive ViewPoint
O planach firmy, realizowanych projektach, problemach klientów oraz sprawnym zarządzaniu usługami IT rozmawiamy z Robertem Gontkiewiczem, współzałożycielem i prezesem firmy Optimatis.

Optimatis działa zaledwie od kilku miesięcy. Co stanowiło inspirację do stworzenia firmy?

Formalnie działamy od lutego 2016 roku, a inspiracją do założenia firmy była potrzeba zdefiniowana przez klientów, zainteresowanych usprawnieniem funkcjonowania organizacji poza działem IT. Bazujemy na wiedzy i praktykach wypracowanych z wieloma branżami, a doświadczenie zawodowe poszczególnych członków zespołu sprawdziło się w obszarach odległych od IT. Celem Optimatis jest wsparcie klientów w budowaniu ich wartości, poprzez efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów, czym wyróżniamy się na tle polskiego rynku, na którym jest wiele firm koncentrujących się albo na etapie planowania, albo na wdrożeniu metodyk. Realizujemy projekty kompleksowo, począwszy od zidentyfikowania potrzeb i dostępnych zasobów, poprzez wspólne warsztaty, umożliwiające ujawnienie rzeczywistego potencjału uczestników, aż po wdrożenia potrzebnych narzędzi – zarówno tych informatycznych, jak i procesów.

Wykorzystujemy rozwiązania komercyjne oraz dostępne na licencjach klasy open source. Chętnie korzystamy zwłaszcza z tych ostatnich, bo zapewniają one niższy koszt inicjalny, dostarczając tę samą wartość co rozwiązania komercyjne. Na co dzień posługujemy się takimi rozwiązaniami, jak: Service Desk PLUS, Jira, Confluence czy OTRS. Jak widać, spektrum narzędzi jest dosyć szerokie.

Rozumiem, że oferta Optimatis jest kierowana nie tylko do działów IT?

Nie ograniczamy naszych działań tylko do „czystego” IT, bo dzisiaj IT to coraz częściej działy back-office, dla których również tworzymy ciekawe rozwiązania. Z naszych usług korzysta wiele różnych działów – od administracji, poprzez biura prawne, po departamenty zakupowe. Usługowy model działania – tj. zdefiniowanie usług i opracowanie struktury relacji z klientami – można wbrew pozorom wprowadzić nie tylko w dziale IT. Poza tym większa część naszego doradztwa dotyczy projektów optymalizacyjnych w różnych jednostkach organizacyjnych, gdzie firma nagle urosła, a systemy IT zostały na poziomie zaawansowania sprzed wielu lat. Wypracowana przez lata metodyka działania pozwala nam dobrać optymalne narzędzia i wdrożyć rozwiązanie dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy.

Poprzez zbieranie danych o zadaniach wykonywanych w poszczególnych działach oraz ich właściwe przetwarzanie i prezentowanie, wspieramy bieżące działania operacyjne i wskazujemy wartość tworzoną przez te działy. Jeden z prowadzonych obecnie projektów dotyczy departamentu compliance. Jest to kilkuosobowy zespół pracowników, który odpowiada za wsparcie działań organizacji w zakresie zapewnienia spójności z obowiązującymi regulacjami prawnymi, a także identyfikuje sytuacje naruszające wymaganą zgodność w operacjach wewnętrznych organizacji. Inspiracją do wprowadzenia nowych rozwiązań było wcześniejsze wdrożenie systemu service desk dla działu IT. Dostrzeżenie wielu korzyści z punktu widzenia użytkownika wyzwoliło chęć
zastosowania podobnych rozwiązań w obszarze „poza IT”. Przeprowadzone zaś wspólnie warsztaty pozwoliły na zidentyfikowanie zadań realizowanych przez zespół – tych zlecanych z innych komórek organizacyjnych oraz zadań wynikających z realizacji podstawowych obowiązków zespołu. Zdefiniowano procesy związane z obsługą tych zadań, przeprowa dzono analizy prowadzące do automatyzacji części uciążliwych i powtarzalnych czynności. Jesteśmy w trakcie implementacji narzędzia, które dotychczas jest używane w IT, teraz umożliwia zlecanie różnych zadań do zespołu w taki sam sposób, jak dokonuje się zgłoszenia zapotrzebowania na dodatkowy nośnik USB.

Zespół rozpoczyna działanie w świecie cyfrowym – łatwy dostęp do potrzebnej informacji, automatyzacja rutynowych i uciążliwych działań. Jednocześnie dzięki zbieraniu danych zespół uzyskał informację o wartości wnoszonej do działania organizacji – liczbie udzielonych informacji, opracowanych dokumentów, zidentyfikowanych niezgodności. Wszystko to za jednym kliknięciem klawiszem, bez konieczności tworzenia kolejnych zestawień w Excelu, po pracowitym przejrzeniu wszystkich e-maili. To praktyczny przykład transformacji cyfrowej, która staje się działem coraz większej liczby zespołów niebędących IT.

Jaką rolę w transformacji cyfrowej odgrywa obecnie model usługowy?

Model usługowy to zrozumienie, że dzisiaj organizacja to powiązani ze sobą klienci i usługodawcy. Rolę każdego z nich pełnią zespoły, wydziały, departamenty. Wszyscy razem pracują dla klienta biznesowego firmy, tworzą wartość dostarczaną z każdym produktem lub usługą. Dlatego takie podejście – w momencie wdrożenia w przedsiębiorstwie strategii cyfrowej – może stanowić podstawę struktury operacyjnej, umożliwiającej sprawne funkcjonowanie w świecie cyfrowym.

Również z tej przyczyny model usługowy, znany z działów IT, jest dziś wykorzystywany z sukcesem przez działy back-office. Okazuje się bowiem, że procesy i narzędzia wspierające działania operacyjne i usługowe podejście do realizowanych zadań są wspólne dla wszystkich komórek organizacyjnych. W dzisiejszych, dynamicznie zmieniających się realiach biznesowych wszyscy z nich korzystamy, bo wszyscy potrzebujemy lepszego zorganizowania się, aby działać efektywniej, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności i branżę.

Jak tego typu projekty wpływają na działanie organizacji?

Zastosowanie potencjału IT, uzupełnione zrozumieniem procesów wpływających na sprawne funkcjonowanie działów back-office w firmie, umożliwia dwie rzeczy – wykorzystanie doświadczeń i zaoferowanie innowacyjnych rozwiązań, które te doświadczenia zoptymalizują i wykorzystają do budowy efektywności w organizacji. Zastosowanie modelu usługowego to znaczące usprawnienie komunikacji, skrócenie czasu poświęconego na obsługę uciążliwych zadań oraz intuicyjna dostępność do informacji. Ponadto, organizacja zyskuje większą transparentność działania każdego zespołu. Wiadomo czego, na jakich warunkach można oczekiwać, kierując swoje potrzeby do określonych zespołów. To przyczynia się do zwiększenia efektywności działania organizacji, a także pozwala obserwować i wpływać na kształt wykreowanej przez firmę wartości dla klienta końcowego.

Jakie jest Państwa podejście do realizacji takich projektów?

Po pierwsze, staramy się – wspólnie z klientem – określić, jakie usługi są wytwarzane przez dany dział, i co tworzy ich wartość. Po drugie, standaryzujemy te usługi, zachowując, tam gdzie to konieczne, ich indywidualność. Kolejny krok to kwestia wyboru właściwego narzędzia wspierającego realizację tych usług. Podsumowując, można powiedzieć, że w dużych przedsiębiorstwach zwykle pomagamy dokonać transformacji już obowiązujących procedur. W małych firmach pomagamy zaś budować dobre fundamenty działania pionów biznesowych.

Mówi się, że konsultanci są przywiązani do stosowania wybranych metodyk. Jakie metodyki stosują Państwo?

W naszej pracy wykorzystujemy wiele praktyk, doświadczeń, metodyk, nie przywiązując się jednak do wybranych. Zawsze staramy się znaleźć te praktyki, które będą wnosiły wartość w określonej sytuacji. W każdym przypadku, kluczowym zagadnieniem jest budowa świadomości usługowego podejścia do realizacji codziennych zadań. Tutaj najbardziej pomagają nam nie wybrane metodyki, ale rozumienie ludzkich postaw, potrzeb, motywacji. Umiejętna współpraca w trakcie realizacji projektów pozwala na szybkie osiąganie sukcesu.

Czy Optimatis oferuje usługi dla konkretnej branży?

Nasza oferta sprawdza się praktycznie w każdej branży. Prowadzimy projekty w firmach z sektora bankowego, telekomunikacyjnego, mediów, ale także w administracji publicznej. Oczywiście, łatwiej jest realizować takie projekty w firmie o wyższej dojrzałości organizacyjnej – tam gdzie funkcjonują odpowiednie struktury organizacyjne, a działanie operacyjne odzwierciedlają procesy organizacji. Naszymi klientami są takie departamenty, jak: administracja, zakupy, compliance, a nawet dział prawny. Zwłaszcza ten ostatni przypadek pokazuje, jak interesujące i wartościowe efekty może przynieść wdrożenie naszych rozwiązań. W wyniku takiego projektu, okazało się, że ok. 50% czasu prawnicy spędzali na odpowiadaniu na pytania dotyczące terminu realizacji przesłanych zapytań. Wdrożenie naszych rozwiązań pozwoliło na zajęcie się przez pracowników bardziej wartościowymi zadaniami.

Jakie plany ma Optimatis na najbliższe 12 miesięcy?

Rozwijamy się dynamicznie, przybywa nam nowych projektów i stajemy się coraz bardziej rozpoznawalni na rynku. Za rok chcielibyśmy być już postrzegani jako znaczący gracz na rynku, będący godnym zaufania partnerem.