Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe od lutego 2026 roku. Najnowsze badanie Asseco pokazuje, że na cztery miesiące przed wejściem w życie regulacji 72% firm jest częściowo lub w pełni gotowych na obsługę e-faktur. Jedynie 10% organizacji nie rozpoczęło jeszcze przygotowań.
Co druga firma skorzystała już ze środowiska testowego KSeF, co dowodzi, że biznes poważnie traktuje nadchodzące zmiany. Nawet 69% respondentów korzysta ze wsparcia dostawców ERP lub integratorów. Jednocześnie 39% przyznaje, że pomoc ta ma charakter częściowy, a 18% nie ma jeszcze wiedzy o pełnym wachlarzu dostępnych możliwości. Eksperci Asseco podkreślają, że testy i współpraca z partnerami są kluczowe przy tak złożonych procesach.
„Deklaracje gotowości to jedno, a codzienna praktyka – drugie. Im większa firma, tym bardziej złożone procesy i więcej wyjątków do obsłużenia. Dlatego ważną rolę we wdrożeniu KSeF pełnią testy, które pozwalają sprawdzić w praktyce działanie poszczególnych mechanizmów. Warto podkreślić, że Asseco Business Solutions już od 2023 roku korzysta z KSeF. To pozwoliło nie tylko przygotować naszą organizację, ale również sprawdzić systemy, które oferujemy klientom” – mówi Dawid Baranowski, Zastępca Dyrektora Pionu Sprzedaży i Wdrożeń Systemów ERP w Asseco Business Solutions.
Autoryzacja – najczęściej podpis i profil zaufany
Ważnym elementem przygotowania organizacji na KSeF jest wdrożenie rozwiązań z zakresu autoryzacji. Najczęściej wybierane są te dobrze znane: podpis kwalifikowany (42%) oraz profil zaufany (33%). Na dalszych miejscach znalazły się pieczęć kwalifikowana (9%) i token autoryzacyjny (4%). Co niepokojące, aż 12% firm nie posiada jeszcze żadnych narzędzi do autoryzacji.
„Na szczególną uwagę zasługuje pieczęć kwalifikowana, która pomimo niezbyt wysokiego udziału w zestawieniu, jest najbardziej uniwersalnym narzędziem autoryzacji w KSeF. Pieczęć może być przypisana do podmiotu, a nie do konkretnej osoby, co czyni ją idealnym rozwiązaniem dla firm, które chcą zautomatyzować procesy poprzez integrację swoich systemów z użytkowanym oprogramowaniem, a także ograniczyć zależność od indywidualnych użytkowników” – tłumaczy Paweł Wojtaszyk, Kierownik Produktu w Asseco Data Systems.
Największe bariery: ludzie i systemy
Najpoważniejszym wyzwaniem organizacyjnym dla badanych firm jest brak zasobów i ekspertów w obszarze KSeF. Aż 48% przedsiębiorstw wskazało ten aspekt jako znaczącą barierę w przygotowaniu organizacji na nowe wymagania. Na kolejnym miejscu znalazła się potrzeba podniesienia świadomości procesów cyfrowych. Niejednoznaczne przepisy dotyczące KSeF stanowią poważne wyzwanie organizacyjne jedynie w opinii 1/3 respondentów. Mniej istotne okazały się również kwestie budżetowe czy opór pracowników wobec cyfryzacji.
Z perspektywy technologicznej największą trudnością jest modyfikacja procesów księgowych i finansowych w systemach ERP. Wyzwanie to określiła jako istotne ponad połowa badanych firm (53%). Kolejnymi kluczowymi obszarami wymagającymi zaadresowania są zapewnienie bezpieczeństwa danych cyfrowych oraz obsługa wyjątków i błędów. Natomiast dostosowanie formatu danych oraz archiwizacja faktur nie są postrzegane jako bariera, co może sugerować, że większość przedsiębiorstw poradziła sobie już z tymi wyzwaniami.
Korzyści przeważają nad obawami
Najczęściej wskazywaną zaletą KSeF jest redukcja kosztów papierowej archiwizacji. Firmy liczą także na przyspieszenie wymiany dokumentów, łatwiejsze rozliczenia i wyższą jakość danych. Dodatkowymi atutami są większe bezpieczeństwo i ograniczenie wpływu na środowisko.
Mimo wysokiego poziomu gotowości, eksperci wskazują, że najbliższe miesiące będą kluczowe dla przetestowania nowych rozwiązań i dostosowania systemów do KSeF 2.0. Sukces wdrożenia będzie mierzony nie tylko spełnieniem wymogów regulacyjnych, ale także realnym usprawnieniem obiegu dokumentów w firmach.
Z pełną treścią raportu Asseco można zapoznać się pod poniższym linkiem.
