Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), która uwzględnia część postulatów zgłaszanych przez środowiska biznesowe.
Zgodnie z przyjętym harmonogramem, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł brutto. Dla pozostałych podatników przewidziano termin 1 kwietnia 2026 roku, natomiast przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo zostaną objęci obowiązkiem z początkiem 2027 roku.
W komunikacie Ministerstwa znalazło się także ujednolicenie daty zakończenia przepisów przejściowych. I tak, do 31 grudnia 2026 roku:
- będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).
Jednocześnie, przed wprowadzeniem obowiązku, administracja skarbowa skupić się ma na edukowaniu i pomaganiu podatnikom.
Kluczowe terminy wdrożenia KSeF
W czerwcu 2025 roku resort udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. w postaci:
- struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy),
- dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.
To pozwoli integratorom i dużym firmom na połączenie KSeF ze swoimi systemami. Szczególnie ważna na tym etapie będzie rola dużych integratorów, tworzących systemy informatyczne służące do wystawiania faktur, z których korzysta wiele firm i osób prowadzących działalność gospodarczą. Dla tych podmiotów szczegółowy harmonogram testów dotyczący integracji zostanie udostępniony razem z dokumentacją API.
Od 30 września będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 (czyli udostępnionej do użytkowania od 1 lutego 2026 r.) w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy.
Natomiast od listopada 2025 roku planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, aby wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu. Takie rozwiązanie umożliwi podatnikom wcześniejsze przygotowanie się do obowiązkowego KSeF, zapoznanie się z obsługą właściwego oprogramowania oraz poznanie funkcjonalności, których będą używać od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. Dzięki temu podatnicy będą mogli pewniej i skuteczniej korzystać z systemu po jego wprowadzeniu. Faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych.
Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.
Ocena środowiska biznesowego
Jak wskazują środowiska biznesowe, zastrzeżenia budzi fakt, że środowisko produkcyjne nowej wersji KSeF zostanie uruchomione dopiero w dniu rozpoczęcia obowiązku. Brak wcześniejszych testów na realnym środowisku operacyjnym stwarza ryzyko poważnych komplikacji.
„Wdrożenie systemu produkcyjnego KSeF 2.0 dokładnie w dniu wejścia obowiązku to bardzo ryzykowna decyzja. Historia uczy, że nawet najlepiej zaprojektowane systemy potrafią zachować się inaczej pod realnym obciążeniem niż w środowiskach testowych. Biznes potrzebuje fazy pilotażowej na produkcji, która pozwoli bezpiecznie przejść przez ten krytyczny moment” – skomentował Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.
Pozytywnie oceniane są natomiast zmiany dotyczące trybu offline24 (nowy art.106nda), który pozwoli na wystawianie faktur z kodem QR bez konieczności komunikacji z KSeF. Dokumenty w tym trybie będą musiały zostać przesłane do systemu najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Dodatkowym ułatwieniem jest ujednolicenie daty wystawienia faktury – niezależnie od trybu (online czy offline) KSeF przyjmie jako obowiązującą tę datę, która została wpisana w treść dokumentu.
„Tryb offline to odpowiedź na potrzeby takich branż jak retail, gdzie faktury często wystawia się w obecności klienta. Taki model pozwala utrzymać płynność działania punktów sprzedaży nawet wtedy, gdy z przyczyn technicznych nie ma natychmiastowego dostępu do KSeF. To również wyraźny sygnał, że Ministerstwo wsłuchuje się w głosy przedsiębiorców” – stwierdził Michał Sosnowski.
Choć projekt uwzględnia wiele oczekiwań rynku, wciąż nie rozwiązuje kilku istotnych kwestii. Nadal brakuje jasnych informacji na temat możliwości stosowania trybu offline24 oraz daty wystawienia faktury w zależności od trybu, nie sprecyzowano limitów plików XML i ich ewentualnych ograniczeń mimo dodania węzła „Załącznik”, a także nie odniesiono się do obowiązku wypełniania pola „Podmiot3” w kontekście JST. Niewyjaśniona pozostaje także kwestia migracji z wersji 1.0 do 2.0 oraz brak odniesienia do europejskiego projektu VIDA (VAT in the Digital Age).
Ministerstwo ogłosiło krótkie konsultacje społeczne dotyczące nowelizacji. Uwagi można zgłaszać do 25 kwietnia 2025 roku.
